İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Üstler yalnızca adil davranmakla yetinmelidir.

Yeniden izin istemeye gerek yoktur.

Güçlü olmak

CIP

Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilir.

Astlar, sosyal yaşamda üstleriyle ne kadar samimi olurlarsa olsunlar, resmi ortamlarda protokol kurallarına uymak zorundadırlar.

Protokolde temsil kurumsaldır.

(U) Düzeni

Saygı-Üstünlük-Karşılıklılık

20 dakika

Sayın gibi bir nezaket sözcüğünden sonra, kişinin adı söylenmeyecekse, “sayın” sözcü- ğü makamdan önce kullanılır (Sayın Rektör). Üstler, astları için sayın sözcüğü kullanacak iseler, astın soyadını, sayın sözcüğü ile birlikte kullanırlar (Sayın İpek). Ancak, astlar sayın sözcüğü ile üstlerin soyadlarını birleştiremezler. Bir sekreterin yöneticisi Nihat Selçuk’u arayan biri için “Sayın Selçuk yoklar efendim” demesi yanlış olur. Bunun yerine ya, “Sayın Nihat Selçuk yoklar”, ya da “Sayın Genel Müdürümüz yoklar” demesi gerekir.

İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları ise şöyle sıralanabilir: • Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir. • Dürüst olmak. Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Kısaca sözünde ve davranışlarında doğruluktan ayrılmayan insan dürüst insandır. Bunların yanında gerçekçi, olmak da gerekir. • Gerçekçi olmak. Gerçeği içeren ve ona göre davranma anlamındadır. Buradaki gerçekçilik aynı zamanda içtenlikle de ilgilidir. Yapmacık nezaket, görgü değil görgüsüzlük, saygı değil, saygısızlıktır. • Görgülü olmak. Hem iş yaşamının, hem de özel yaşamın bir gereğidir. Toplumsal ilişkiler bakımından da görgülü olmanın önemi büyüktür. Toplumsal yaşam açı- sından görgülü olmak, toplumda geçerli olan kurallara, kısaca davranış düzlemine uygun davranmakla olur

Oval veya Yuvarlak Düzen. Başkansız ya da eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık demokratik bir toplantı düzenidir. Oval veya yuvarlak masa düzeninde otorite azalır; iletişim ve katılım artar. Yuvarlak masa, toplantıda başkan ve katılımcılar arasında eşitlik sağlar.

Törenlerde konuşma sırası daima asttan üst’e doğrudur. Ancak ilk konuşmayı davet sahibi olan kurum amiri, son konuşmayı onur konuğu yapar. Açılış konuşması, program sunucusunun daveti üzerine evsahibi yönetici tarafından yapılır. (Kurumiçi törenlerde açılış konuşması ilgili birim amiri tarafından yapılır.)

Resmi Kabul (Resepsiyon). Ulusal gün ve bayram kutlamalarında düzenlenen toplantılardır. Günün herhangi bir saatinde olabilir. Koyu renk elbise koşulu aranır. Resepsiyonlarda, makam sahipleri, onur konukları veya resepsiyonu düzenleyenler, salona giriş hattında durarak misafirleri karşılarlar. Resepsiyon, resmi bir amaçla verilmiş ise kabul hattında resepsiyonu veren kişi ve varsa eşi yer alır. Ev sahipleri ve onur konukları kabul hattında yer alarak konukları birlikte karşılarlar. Resepsiyonlar yaklaşık iki saat sürer, konukların davete en geç davetin başlama saatinden 20 dakika sonra varmaları ve bitiş saatinden 15-20 dakika önce ayrılmaları beklenir. Konuklar salonuna girerken, genelde önde erkek arkada kadın olmak üzere girmelidirler.

Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır.

İlke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Karşılamada, makam sahibi (ev sahibi) olan, gelen konuğa ilk önce “hoş geldiniz” ya da “Şeref verdiniz Beyefendi” ya da “Sayın Bakanım” vb. hitaplarla karşılar. Uğurlamada ise, en son ev sahibi, konuğa “Saygılar Beyefendi” der. Yani, konuk ayrılırken en son ev sahibine “Allahaısmarladık/Teşekkür ederim” der ve tokalaşarak ayrılır.

Karşıdakinin unvanı ve mesleği hakkında bilginizin olmaması durumunda ise hitaplarda “sayın”, “efendim”, “beyefendi” gibi toplumsal görgü kurallarına uygun sıfatların kullanılmasında bir sakınca yoktur. “Dayı”, ”teyze”, “amca”, “ağabey” gibi akrabalık ilişkileri çağrıştıran ifadelerin kullanılması, laubaliliğin yanında aynı zamanda bir kabalık ve görgüsüzlük örneğidir.

Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir.

Öndegelme: Protokol öndegelme sıralamasıdır. Protokolde öndegelme “öncelik-sonralık” olarak
belirtilmektedir. Bunun anlamı makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olmasıdır. Kurumsal
etkinliklerde de tören, toplantı, davet ve ziyaretlerde öndegelme hakkı önemlidir. Protokolde makam,
unvan ve rütbe sahibi önde gelir. Protokolde öndegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama, makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.