İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Kurumlarda bir üstün, astan isteyeceği iki temel tutum ve davranış vardır. Bunlar:

Üstlerin uymaları gereken protokol kuralları şunlardır:
• Üstler, kurumlardaki pozisyonlarını düşünerek hareket etmelidir. Yöneticiler; beceri, nezaket, örgütsel kurallara ve hedeflere bağlılık bakımından kendilerinden
örnek alınacak insanlar olmalıdırlar.
• Üstler, hiçbir zaman yetki ve sorumluluk devretmekten kaçınmamalı, kendisi sürekli yetkiyi kullanan, astları ise sorumluluk taşıyan insanlar konumunda olmamalıdır. Astların kararlara katılmasını sağlamalıdır. Bu bir nezaket kuralı, hem de çağdaş yönetim anlayışının bir gereğidir.
• Üstlerin astlarına karşı adaletli davranmaları, astların kendilerinden olan beklentilerinin başında gelir. Üstler yalnızca adil davranmakla yetinmemeli, aynı zamanda çalışanların iş tatminini arttırmak ve örgütsel amaçlara bağlanmalarını sağlamak için onlara karşı sevgi ve saygı beslemelidir.
• Yönetimin fonksiyonlarından biri de kontrol fonksiyonudur. Ancak, çağdaş yönetim işgörenlerin değil, işin yönetimini dolayısıyla kontrolden işin kontrolünü anlamak gerekecektir. Bu nedenle üstler, astlarını kontrol adı altında sıkı bir disipline sokmamalıdır.
• Üstlerin, astlarına karşı göstermeleri gereken önemli bir kurumsal protokol de çalışanları isteklendirerek çalıştırmaktır. Bunun için üstler astlarını gerektiğinde takdir etmeli ve ödüllendirmelidirler. Üstler, astlarının yanlışlıklarını görmede gösterdikleri duyarlılığı, onların başarılarını görmede de göstermelidirler. “İnsan
iltifata susuzdur” anlayışıyla üstler astlarının susuzluklarını giderme konusunda gerekli duyarlılığı göstermelidirler.

Bu durumda doğru cevap "b" şıkkıdır.Yani"Üstler,altlarını hiç bir zaman rahatsız etmemelidir."

Ekip halinde çalışabilmenin ilk kuralı; protokol kurallarına uygun davranmaktır.

Dürüst olmak: Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir.

Karşılamada insanların yaşları, makamları ve sosyal statüleri gibi faktörler rol oynar.

Uçaklardan karşılama ve uğurlamalarda hava limanı ve alanlarında kullanılan özel mekânlar şöyledir;

• Büyük Şeref Salonu. Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur.
• VIP. Devlet protokolüne dahil kişilerin hava limanı ve alanlarından karşılama ve uğurlama sırasında kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandırıldıkları özel mekânlardır.
• CIP. Topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekândır.

Yöneticiler, ast konukları ağırlarken odalarında makam koltuklarında oturmalıdırlar.

Kurum ve kuruluş çalışanları, kendisiyle aynı ya da daha küçük yaşta olanlara hitap ederken de “siz” diye hitap etmelidir.

(U) Düzeni; Çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir.

Göreve başlayan kişi, ilk yöneticiyi ziyaretle başlar.

Üstler, hiçbir zaman yetki ve sorumluluk devretmekten kaçınmamalı, kendisi sürekli yetkiyi kullanan, astları ise sorumluluk taşıyan insanlar konumunda olmamalıdır. Astların kararlara katılmasını sağlamalıdır. Bu bir nezaket kuralı, hem de çağdaş yönetim anlayışının bir gereğidir. Doğru cevap B'dir.

Bireysel öncelik ve sonralık sıralamasında üst unvan/rütbe ve kıdem esastır. Üst olan önde, kıdemli olan önce gelir. Kamusal alanda ve kamusal etkinliklerde makam, mevki, statü, unvan/rütbe sahibi olanlar önde ve/veya önce gelirler. Doğru cevap E'dir.

Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olması bireyin dengeli olması ile ilgilidir. Doğru cevap A'dır.

Karşılamada, makam sahibi (ev sahibi) olan, gelen konuğa ilk önce “hoş geldiniz” ya da “Şeref verdiniz Beyefendi” ya da “Sayın Bakanım” vb. hitaplarla karşılar. Uğurlamada ise, en son ev sahibi, konuğa “Saygılar Beyefendi” der. Doğru cevap B'dir.

Resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Doğru cevap B'dir.

Hava limanlarında topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekân CIP. ’dir. Doğru cevap B'dir.

Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır. Aksi takdirde bu kişileri kendi astı durumuna koymuş ve saygısızlık etmiş olur. Ancak, bu kişileri kendi makam koltuğuna “Buyur” etmesi ve
oturtması da doğru değildir; makam daima sahibine aittir. Doğru cevap E'dir.

Resmi ortamlarda üst yönetici (makam sahibi) gelince, kadın memurlar dahil, ayağa kalkılır. Ancak, sosyal ortamlarda yönetici gelince memurlar ayağa kalkmazlar; başla hafif selamlarlar. Doğru cevap E'dir.

Üst içecek ikram ederse ast kabul etmeli, içildikten sonra teşekkür edilmeli, ancak bardak veya fincan üstün masasına konulmamalıdır. Doğru cevap C'dir.

Karşıdakinin unvanı ve mesleği hakkında bilginizin olmaması durumunda ise hitaplarda “sayın”, “efendim”, “beyefendi” gibi toplumsal görgü kurallarına uygun sıfatların kullanılmasında bir sakınca yoktur. “Dayı”, ”teyze”, “amca”, “ağabey” gibi akrabalık ilişkileri çağrıştıran ifadelerin kullanılması, laubaliliğin yanında aynı zamanda bir kabalık ve görgüsüzlük örneğidir. Doğru cevap E'dir.