İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Özetle bir etkinliğin yapılabilmesi için öncelikle yukarıda anlatılanlar doğrultusunda bir etkinlik tasarımının yapılması ve bu tasarımı yaparken de aşağıda belirtilen soruların sorulması önemlidir. Neden: Kurum neden böyle bir etkinliğe ihtiyaç duymaktadır? (Etkinliği gerçekleştirmek için kurum/kuruluşun varmak istediği temel hedefin ne olduğu belirlenir).Kim: Etkinliğe katılması beklenen ya da hedeflenen kişiler kimlerdir? (Örneğin, bir üniversitenin yeni öğretim yılı açılış töreninin hedef kitlesi o üniversitenin öğretim üyeleri, öğrencileri, basın mensupları ve devlet erkânıdır). Ne zaman: Etkinlik ne zaman gerçekleştirilmek istenmektedir? (Bir üniversitenin öğretim yılı açılış töreni, öğretim yılının başında gerçekleştirilmelidir). Nerede: Etkinliğin gerçekleştirileceği mekân neresi olacak? Dış mekan mı kullanılacak, iç mekan mı? (Aynı örnek üzerinden açıklayacak olursak, bir üniversitenin yeni öğretim yılı açılış töreni için gerçekleştirilecek etkinliğin yeri, üniversitenin konferans salonu olabilir). Ne: Etkinlik sırasında neler yapılacaktır? (Örneğin, bir açılış töreni akışında konuşmalar, konser veya gösteriler yer alabilir). Nasıl bir etkinlik olacak? Kurum açısından etkinliğin başarısı ne olacak ve kuruma ne katkı sağlayacak?

Öncegelme: Bu ilke eşdüzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli olmak” anlamına gelmektedir. Aynı düzeyde olan kişi ve kurumlar arasında ast/üstlük oluşturmamak için öncelik sırası yatay olarak gerçekleştirilir. Bunu bir örnekle açıklayacak olursak; bir kurumda aynı unvanı taşıyan mühendisler, doktorlar, uzmanlar veya aynı rütbeyi taşıyan subaylar, göreve başlama tarihlerine göre önceliğe sahip olmaktadır. Kurum/kuruluşlarda öncegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken kriterler; göreve başlama tarihi, mezuniyet tarihi ve derecesi, kurum sınavına giriş puanı, yaş ve alfabetik sıradır.

İL PROTOKOL LİSTESİ

Vali

Orgeneral ve Oramiraller (varsa)

TBMM Üyeleri

Büyükşehir Belediye Başkanı 

İl Cumhuriyet Başsavcısı 

Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanı

Bölge İdare Mahkemesi Başkanı

Üniversite Rektörleri 

Baro Başkanı 

İlçe Belediye Başkanları

Bireylerin toplumsal yaşamındaki davranışlarında etkili olan ve davranışları düzenlemeyi hedefleyen
kurallar; sosyal düzen kuralları olarak belirtebileceğimiz ahlak kuralları, din kuralları, hukuk kuralları ve görgü kuralları olarak karşımıza çıkmaktadır.

Kurum/kuruluşların halkla ilişkiler, kurumsal iletişim, insan kaynakları ve pazarlama gibi birimlerinin
görev alanlarında yer alan, iç ve dış hedef kitlelerle ve paydaşlarla birebir temas sağlanan, içeriğin
iletilmek istenen mesajlar doğrultusunda kurgulandığı; toplantı, lansman, fuar katılımı ve tören gibi
faaliyetler etkinlik olarak adlandırılmaktadır.

Kurum/kuruluşların yaptıkları bu etkinlikler; etkinlik öncesinde, etkinlik sırasında ve etkinlik sonrasındaki süreçlerin-projelendirme, bütçelendirme, tasarım planlama, operasyon, ölçme ve değerlendime ve raporlama gibi- stratejik esaslara dayalı olarak, belirlenen hedefler doğrultusunda planlı biçimde yürütülmesini gerektirir ki, etkinliklerde uygulanan bu süreçler de etkinlik yönetimi olarak tanımlanmaktadır.

Farklı bir tanımda ise Edward Bernays kurumsal etkinliği; kurum/kuruluşların halkla ilişkiler amaçlarını gereçekleştirebilmek için halkla ilişkiler açısından sürekli olan ve monotonlaşan aktiviteleri farklı hale getirerek ve sıradanlığın dışına çıkararak, hedef kitlelere ulaşabilme ve onların dikkatini çekebilmenin bir yolu olarak ifade etmektedir.

Protokol kuralları devlet hayatında, iş dünyasında ve bireylerin günlük yaşamlarında bilinçli ya da
bilinçdışı olarak uyguladıkları görgü ve nezaket kurallarının tümü olarak tanımlanmaktadır.

Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri
Protokol kuralları her alanda olduğu gibi kurumsal etkinliklerde de hukuksal, yönetsel ve sosyal olarak bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu ilkeler daha önceki ünitelerde de belirtildiği gibi şöyle
özetlenebilir.
Saygı ve Nezaket: Protokol kurallarının temel ilkelerinden biri davranışsal kurallardan oluşan saygı
ve nezakettir. Devlete, kuruma ve kişiye hak ettiği önemi, değeri vermek, saygı ve nezaketi gösterir. Hem kamusal hem de toplumsal yaşamda protokol ve sosyal davranış kurallarının temel ilkesi olarak sayılan saygı ve nezaketin davranışsal olarak temelini üstlere, büyüklere, yaşlılara, kadınlara ve konuklara saygı duymak oluşturur.
Öndegelme: Protokol öndegelme sıralamasıdır. Protokolde öndegelme “öncelik-sonralık” olarak
belirtilmektedir. Bunun anlamı makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olmasıdır. Kurumsal
etkinliklerde de tören, toplantı, davet ve ziyaretlerde öndegelme hakkı önemlidir. Protokolde makam,
unvan ve rütbe sahibi önde gelir. Protokolde öndegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama, makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.

Tablo 6.1: İl protokol ve üniversite protokol listesini göstermektedir.
İL PROTOKOL LİSTESİ ÜNİVERSİTE PROTOKOL LİSTESİ
Vali Rektör
Orgeneral ve Oramiraller (varsa) Rektör Yardımcıları
TBMM Üyeleri Genel Sekreter (akademik)
Büyükşehir Belediye Başkanı Dekanlar (kuruluş yıllarına göre)
İl Cumhuriyet Başsavcısı Enstitü Müdürleri (kuruluş yıllarına göre)
Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanı Yüksekokul Müdürleri (kuruluş yıllarına göre)
Bölge İdare Mahkemesi Başkanı Dekanlar Yardımcıları (kuruluş yıllarına göre)
Üniversite Rektörleri Enstitü Müdür Yardımcıları (kuruluş yıllarına göre)
Baro Başkanı Yüksekokul Müdür Yardımcıları (kuruluş yıllarına
göre)
İlçe Belediye Başkanları Genel Sekreter (idari)
Genel Sekreter Yardımcısı
Daire Başkanları

Tablo 6.1: İl protokol ve üniversite protokol listesini göstermektedir.
İL PROTOKOL LİSTESİ ÜNİVERSİTE PROTOKOL LİSTESİ
Vali Rektör
Orgeneral ve Oramiraller (varsa) Rektör Yardımcıları
TBMM Üyeleri Genel Sekreter (akademik)
Büyükşehir Belediye Başkanı Dekanlar (kuruluş yıllarına göre)
İl Cumhuriyet Başsavcısı Enstitü Müdürleri (kuruluş yıllarına göre)
Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanı Yüksekokul Müdürleri (kuruluş yıllarına göre)
Bölge İdare Mahkemesi Başkanı Dekanlar Yardımcıları (kuruluş yıllarına göre)
Üniversite Rektörleri Enstitü Müdür Yardımcıları (kuruluş yıllarına göre)
Baro Başkanı Yüksekokul Müdür Yardımcıları (kuruluş yıllarına
göre)
İlçe Belediye Başkanları Genel Sekreter (idari)
Genel Sekreter Yardımcısı
Daire Başkanları

Toplantı Potokolü
Kurum/kuruluşların gerçekleştirdikleri etkinliklerden bir diğeri ise “toplantılar”dır. En temel tanımı ile
toplantı, kişilerin birbiri ile bilgi alış-verişinde bulunduğu, belli bir yer ve zamanda yapılması planlanan
ve önceden düzenlenen etkinliklerdir. Toplantılar farklı amaçlarla yapılabilmekte ve kurumsal, yerel,
ulusal ve uluslararası nitelik taşıyabilmektedir. Toplantıların temelde dört işlevi bulunmaktadır. Bunlar; bilgi ve haber vermek, bilgi alış-verişinde bulunmak, sorunları belirlemek, sorun çözmek, karar almaktır.

Tiyatro Şeklinde Yerleşim Düzeni: Bu yerleşim düzeninde tüm katılımcıların konferans veren kişiyi
görebilmesine olanak sağlayan bir düzen oluşturulmaktadır. Bu nedenle sandalyelerin ya da sıraların
yerleştirlmesi “V” şeklinde yapılmaktadır.

Toplantıların amacı, düzeni ve katılımcıları farklıdır ve toplantılar yarı resmi ve resmi olarak düzenlenebilirler. Kurum/kuruluşlar genel kurul ya da yönetim kurulu gibi kurumsal açıdan karar verme toplantıları düzenlerken; işbirliği ve eşgüdüm toplantıları ise uluslararası ve kurumlararası düzenlenen toplantılardır. Bu temel amaçlar doğrultusunda gerçekleştirlen toplantı türleri ise sorun çözme toplantıları, bilgilendirici toplantılar, istişare toplantıları, koordinasyon toplantıları, emir toplantıları ve kurul toplantıları olarak belirtilmektedir

Kurum/kuruluşların etkinlik temeline dayalı olarak gerçekleştirdikleri toplantı türleri aşağıda açıklanmaktadır:

Panel: Belirli bir konuda ve o konuda uzman olan bir panel yöneticisinin başkanlığında, belirli sayıda panelistin konuyu belli zaman sınırında tartıştıkları ve görüşlerini aktardıkları toplantı türüdür.

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.

Konferans düzeni: Konferans düzeninde amaç bilgilendirme, yönlendirme ve eğitme olduğundan, bu düzen tek başkanlı toplantılar için uygundur. Yönetici önde, katılımcılar ise yöneticinin karşısında belli bir düzen içerisinde otururlar. Konferans şeklindeki düzenlemelerde katılımcı sayısı önemli oduğundan farklı masa düzenleri söz konusudur. Az kişinin katıldığı toplantılarda “yuvarlak”, “E”, “U” ve “T” şeklinde masa düzeni kullanılmaktdır.

Tiyatro Şeklinde Yerleşim Düzeni: Bu yerleşim düzeninde tüm katılımcıların konferans veren kişiyi görebilmesine olanak sağlayan bir düzen oluşturulmaktadır. Bu nedenle sandalyelerin ya da sıraların yerleştirlmesi “V” şeklinde yapılmaktadır

Ziyaretlerde uyulması gereken ilke ve kurallar aşağıda belirtilmektedir: • Ziyaretlerde küçük büyüğünü, ast üstünü, kıdemsiz kıdemliyi ve genç yaşlıyı ziyaret eder. • Ziyaret yapılacak zaman çok iyi belirlenmeli ve mutlaka önceden randevu alınmalıdır. Protokol kuralları gereği küçük büyüğüne tabi olduğu için büyük istediği bir zamanda randevu verebilir. Eşit düzeyde yapılan ziyaret taleplerinde ise tarih olarak seçenek sunulabilir ve iki tarafa uygun olan zaman için konuşulabilir.Resmi ziyaretler protokol kuralları, özel ziyaretler ise nezaket ve görgü kuralları çerçevesinde gerçekleştirilmelidir. • Ziyaretler amacına göre farlılık gösterdiği için ziyarete giderken çiçek ya da temsili bir hediye götürmek uygun bir davranış olarak kabul edilir. • Ziyaretler ister özel isterse resmi olsun, ziyaret süresi dikkate alınmalıdır. • Ziyaretlerde randevu saatlerine uyulmalıdır