İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Yönetim; en genel tanım ile kişileri ortak bir amaca
ulaştırmak için yapılan planlama, uygulama ve değerlendirme süreci olarak belirtilebilir.

Protokol kuralları, kamusal yaşam kurallarıdır.

Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri;

Bu durumda doğru cevap "d" şıkkıdır.Yani "Uygulama"dır.

Salonda orta merkezdeki koltuğa onur konuğu oturur.

En temel tanımı ile toplantı, kişilerin birbiri ile bilgi alış-verişinde bulunduğu, belli bir yer ve zamanda yapılması planlanan ve önceden düzenlenen etkinliklerdir.

Genel kurul: Kurum/kuruluşların yasalar gereği belirli sürelerde yapmak zorunda olduğu toplantı türüdür.

Üzerinde uzlaşılan program ise temel olarak
yer ve saatleriyle birlikte şu adımlardan oluşur:
• Karşılama
• Otele veya konuk evine yerleşme
• Konuğun ziyareti
• Konuk ile resmi görüşme ya da toplantı
• Yemek
• Dinlenme
• İlgili kişi ve kuruluşlara nezaket ziyareti
• Sosyal etkinlikler (gezi, dinleti, gösteri v.b)
• Serbest zaman
• Uğurlama

Bu durumda doğru cevap "d" şıkkıdır.Yani "Hediyeleşme"dir.

Resmi olmayan davetlere ,özel davetler de denilmektedir.

Protokolde önemli olan resmi yerler şunlardır: Makam odaları, makam otomobilleri, toplantılar, törenler, ve resmi davet / ziyafetler.

Etkinlik yönetiminde uygulanması gereken süreçlerin yanısıra
kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri kaçınılmazdır. Bunlar;
• Etkinliklerde bir koordinatör bulunmalı,
• Etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli,
• Konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış davetiyeler hazırlanmalı,
• Etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli ve bu kişiler iyi bir şekilde organize olmalı,
• Etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir

Davetin resmiyet derecesine göre kişiler ya telefonla ya da davetiye ile davet edilmektedir. Davetiyelerde mutlaka LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi bulunmalı ve LCV’ler telefonla alınmalıdır. Davet edilen kişi açısından da LCV ibaresine uyulması ve katılım durumunun belirtilmesi protokol ve nezaket kuralları açısından önem taşımaktadır. Ayrıca bu tür etkinliklerde davet edilecek kişi yüksek bir statüye sahipse, kurum/kuruluş yöneticisinin daveti bizzat ziyaret ederek yapması gerekmektedir.

Toplantılar koordinasyon, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir.

Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir.

Davet edilen kişilerin etkinliğe katılım durumunun belirlenmesi için mutlaka LCV (lütfen cevap veriniz) alınması gerekmektedir. Özellikle protokolün yoğun olduğu etkinliklerde LCV, etkinliğin olmazsa olmazları arasında yer almaktadır.

Cumhurbaşkanının katıldığı tören, toplantı, kongre ve konferanslarda yalnızca Cumhurbaşkanına hitap edilir (“Sayın Cumhurbaşkanım” denir). Salonda TBMM Başkanı olsa dahi anılmaz. Çünkü Cumhurbaşkanı devleti ve milleti temsil eder.

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.

Sosyal yaşam ve protokol içinde ziyaret türlerini 7 ana başlık altında toplayabiliriz. Bunlar; 1. Göreve başlama ziyareti, 2. Çalışma ( iş ) ziyareti, 3. Tebrik ziyareti, 4. Veda ziyareti, 5. Bayram ziyareti, 6. Baş sağlığı ziyareti, 7. Hasta ziyaretidir.

Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilir.

Kurum/kuruluşların yaptıkları bu etkinlikler; etkinlik öncesinde, etkinlik sırasında ve etkinlik sonrasındaki süreçlerin-projelendirme, bütçelendirme, tasarım planlama, operasyon, ölçme ve değerlendime ve raporlama gibi- stratejik esaslara dayalı olarak, belirlenen hedefler doğrultusunda planlı biçimde yürütülmesini gerektirir ki, etkinliklerde uygulanan bu süreçler de etkinlik yönetimi olarak tanımlanmaktadır.