İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Yukarıda sözü edilen ve etkinlik yönetiminde uygulanması gereken süreçlerin yanısıra kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri kaçınılmazdır. Bunlar;
• Etkinliklerde bir koordinator bulunmalı,
• Etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli,
• Konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış davetiyeler hazırlanmalı,
• Etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli
ve bu kişiler iyi bir şekilde organize olmalı,
• Etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir (Odabaşı ve Oyman, 2002: 158).

Bir etkinliğin planlanması ve gerçekleştirilmesinde göz önünde bulundurulması gereken temel ayrıntılar ise Howard tarafından şu şekilde belirtilmektedir:
Etkinlik tarihinin belirlenmesi
Etkinlikte konuşacak konu ve konuşmacıların belirlenmesi
Konuk listelerinin hazırlanması
Hedef kitlelere ve özellikle basına yönelik davetlerin hazırlanması
Basılı ve görsel materyallerin hazırlanması
Konuşma metinlerinin yazımı ve gözden geçirilmesi
Protokol sırası
Rezervasyonların yapılması
Ayrıntıların organizasyonu ve kontrol edilmesi

Protokol ve sosyal davranış kurallarının (nezaket ve görgü) önemli olduğu ve tam olarak uygulandığı kişi, yer, alan, iş ve işlevler şunlardır:
• Protokolde kişiler: Yöneticiler, konuklar ve kadınlar
• Protokolde önemli yerler: Makam odaları, makam otomobilleri, toplantı, tören,
resmi davet ve ziyaret ortamları
• Protokolde önemli konular: Davetler (yemek, kokteyl, resepsiyon), karşılama ve uğurlamalar, yazışmalar, yönetsel ve sosyal davranışlar (ast-üst ilişkisi), konuşmalar

Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri
Saygı ve Nezaket
Öndegelme
Öncegelme
Temsil
Düzey Eşitliği ve Denklik
Karşılıklılık

Karşılıklılık: Hukuki anlamda; devletin-devletle, kurumun-kurumla anlaşmış olduğu herhangi bir konuda, birbirlerine tanınmış olan işlem eşitliğidir. Yukarıdaki örnekten hareketle, bir üniversite rektörü davetli olarak bir başka üniversiteye gittiğinde kendisini üniversitenin genel sekreteri karşılarsa, diğer üniversitenin rektörü geldiğinde de kendisini o kurumun genel sekreteri karşılamalıdır.

Öncegelme: Bu ilke eşdüzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli
olmak” anlamına gelmektedir

Kurumsal etkinliklerde protokol türleri:

Açılış Protokolü

Toplantı Protokolü

Konuk ve ziyaret Protokolü

Davet Protokolü

Kurum/kuruluşların etkinlik temeline dayalı olarak gerçekleştirdikleri toplantı türleri aşağıda açıklanmaktadır:
Kongre
Konferans
Panel
Sempozyum
Seminer
Kolokyum
Çalıştay

Toplantılarda mekân düzenlenmesi konusunda dikkat edilmesi gereken noktalar ise şu şekilde belirtilebilir:
• Toplantı yeri seçilirken fiziksel koşullar gözönüne alınmalı; salonun ısısı, havalandırması, aydınlatılması ve ses tesisatı iyi olmalıdır.
• Salon, katılımcı sayısına göre seçilmeli ve çok küçük bir salonda katılımcı sayısı
fazla olan bir toplantı, çok büyük bir salonda ise katılımcı sayısı az olan bir toplantı düzenlememelidir.
• Toplantı katılımcılarının isimlikleri masada bulunmalı, ayrıca masada kâğıt, kalem, bloknot ve su gibi ayrıntılar da unutulmamalıdır.
• Toplantı salonu büyükse katılımcılara mikrofon sağlanmalı, ayrıca soru sormak ve toplantıya katkıda bulunmak isteyenler için de mikrofon bulundurulmalıdır.
• Yabancı katılımcılarla yapılan toplantılarda ise simültane (anında) çeviri sistemi ve çevirmen olmalıdır.
• Toplantı salonunda mutlaka çiçek bulunmalıdır

Ziyaretlerde uyulması gereken ilke ve kurallar aşağıda belirtilmektedir:
• Ziyaretlerde küçük büyüğünü, ast üstünü, kıdemsiz kıdemliyi ve genç yaşlıyı ziyaret eder.
• Ziyaret yapılacak zaman çok iyi belirlenmeli ve mutlaka önceden randevu alınmalıdır. Protokol kuralları gereği küçük büyüğüne tabi olduğu için büyük istediği bir zamanda randevu verebilir. Eşit düzeyde yapılan ziyaret taleplerinde ise tarih olarak seçenek sunulabilir ve iki tarafa uygun olan zaman için konuşulabilir.
• Resmi ziyaretler protokol kuralları, özel ziyaretler ise nezaket ve görgü kuralları
çerçevesinde gerçekleştirilmelidir.
• Ziyaretler amacına göre farlılık gösterdiği için ziyarete giderken çiçek ya da temsili bir hediye götürmek uygun bir davranış olarak kabul edilir.
• Ziyaretler ister özel isterse resmi olsun, ziyaret süresi dikkate alınmalıdır.
• Ziyaretlerde randevu saatlerine uyulmalıdır (Yılmaz, 2009: 13 ve 114; Altınöz ve Tutar, 2006: 119).

Kokteyl, resepsiyon ya
da yemek gibi davetler için hazırlanan davetiyelerde;
• Üstte davet eden kişinin ismi ve unvanı yazılmalı
• Davetin türü ve nedeni belirtilmeli
• Davetiye metni nezaket sözcükleri ile ve üçüncü şahıs fiil kullanılarak yazılmalı
• Davetiyenin alt bölümünde davetin “yeri”, “tarihi” ve “saati” ile “kıyafet” belirtilmeli
• LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi konulmalıdır (Aytürk, 2009: 273).

Kurum/kuruluşların yurt içi ya da yurtdışından gelen kişi ya da heyetleri karşılaması,
ağırlaması ve uğurlamasında protokol kurallarına uyulması ve bu nedenle de konukların
belirlenen bir program doğrultusunda ağırlanması gerekmektedir. Davet sahibi tarafından hazırlanan taslak program, konukların bilgi ve görüşüne sunulduktan sonra ya kabul
edilir ya da üzerinde değişiklikler yapılabilir. Üzerinde uzlaşılan program ise temel olarak
yer ve saatleriyle birlikte şu adımlardan oluşur:
• Karşılama
• Otele veya konuk evine yerleşme
• Konuğun ziyareti
• Konuk ile resmi görüşme ya da toplantı
• Yemek
• Dinlenme
• İlgili kişi ve kuruluşlara nezaket ziyareti
• Sosyal etkinlikler (gezi, dinleti, gösteri v.b)
• Serbest zaman
• Uğurlama

Ziyaretlerde uyulması gereken ilke ve
kurallar aşağıda belirtilmektedir:
• Ziyaretlerde küçük büyüğünü, ast üstünü, kıdemsiz kıdemliyi ve genç yaşlıyı ziyaret eder.
• Ziyaret yapılacak zaman çok iyi belirlenmeli ve mutlaka önceden randevu alınmalıdır. Protokol kuralları gereği küçük büyüğüne tabi olduğu için büyük istediği
bir zamanda randevu verebilir. Eşit düzeyde yapılan ziyaret taleplerinde ise tarih
olarak seçenek sunulabilir ve iki tarafa uygun olan zaman için konuşulabilir.
• Resmi ziyaretler protokol kuralları, özel ziyaretler ise nezaket ve görgü kuralları
çerçevesinde gerçekleştirilmelidir.
• Ziyaretler amacına göre farlılık gösterdiği için ziyarete giderken çiçek ya da temsili
bir hediye götürmek uygun bir davranış olarak kabul edilir.
• Ziyaretler ister özel isterse resmi olsun, ziyaret süresi dikkate alınmalıdır.
• Ziyaretlerde randevu saatlerine uyulmalıdır (Yılmaz, 2009: 13 ve 114; Altınöz ve
Tutar, 2006: 119).
Kurum ve kuruluşlarda yapılan ziyaretler amacına göre temelde “özel” ve “resmi” ziyaret olarak iki başlıkta ele alınmaktadır

Resmi Ziyaretler: Yabancı hükümet ve devlet adamları ya da kamu kurum başkanlarının ülkemizde dengi olan kişi ve kurumlara iş görüşmesi, anlaşma, toplantı,
kongre v.b gibi etkinliklere katılma amacıyla yaptıkları ziyaretlerdir. Resmi ziyaretlerde özellikle devletlerarası ilişkiler açısından protokol kurallarına eksiksiz uyulması
gerekmektedir.

Panel: Belirli bir konuda ve o konuda uzman olan bir panel yöneticisinin başkanlığında, belirli sayıda panelistin konuyu belli zaman sınırında tartıştıkları ve görüşlerini
aktardıkları toplantı türüdür.

İL PROTOKOL LİSTESİ                   ÜNİVERSİTE PROTOKOL LİSTESİ
Vali                                                      Rektör
Orgeneral ve Oramiraller (varsa)            Rektör Yardımcıları
TBMM Üyeleri                                        Genel Sekreter (akademik)
Büyükşehir Belediye Başkanı                  Dekanlar 
İl Cumhuriyet Başsavcısı                        Enstitü Müdürleri 
Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanı        Yüksekokul Müdürleri 
Bölge İdare Mahkemesi Başkanı              Dekanlar Yardımcıları 
Üniversite Rektörleri                               Enstitü Müdür Yardımcıları
Baro Başkanı                                         Yüksekokul Müdür Yardımcıları 
İlçe Belediye Başkanları                          Genel Sekreter (idari)
                                                           Genel Sekreter Yardımcısı
                                                           Daire Başkanları

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır

Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri
Protokol kuralları her alanda olduğu gibi kurumsal etkinliklerde de hukuksal, yönetsel
ve sosyal olarak bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu ilkeler daha önceki ünitelerde de
belirtildiği gibi şöyle özetlenebilir.
Saygı ve Nezaket: Protokol kurallarının temel ilkelerinden biri davranışsal kurallardan oluşan saygı ve nezakettir. Devlete, kuruma ve kişiye hak ettiği önemi, değeri vermek,
saygı ve nezaketi gösterir. Hem kamusal hem de toplumsal yaşamda protokol ve sosyal
davranış kurallarının temel ilkesi olarak sayılan saygı ve nezaketin davranışsal olarak temelini üstlere, büyüklere, yaşlılara, kadınlara ve konuklara saygı duymak oluşturur.
Öndegelme: Protokol öndegelme sıralamasıdır. Protokolde öndegelme “öncelik-sonralık” olarak belirtilmektedir. Bunun anlamı makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olmasıdır. Kurumsal etkinliklerde de tören, toplantı, davet ve ziyaretlerde öndegelme
hakkı önemlidir. Protokolde makam, unvan ve rütbe sahibi önde gelir. Protokolde öndegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama,
makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.
Öncegelme: Bu ilke eşdüzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli
olmak” anlamına gelmektedir. Aynı düzeyde olan kişi ve kurumlar arasında ast/üstlük
oluşturmamak için öncelik sırası yatay olarak gerçekleştirilir. Bunu bir örnekle açıklayacak olursak; bir kurumda aynı unvanı taşıyan mühendisler, doktorlar, uzmanlar veya
aynı rütbeyi taşıyan subaylar, göreve başlama tarihlerine göre önceliğe sahip olmaktadır.
Kurum/kuruluşlarda öncegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken kriterler;
göreve başlama tarihi, mezuniyet tarihi ve derecesi, kurum sınavına giriş puanı, yaş ve
alfabetik sıradır.
Temsil: Protokol, kişisel temsil anlamına gelmemektedir. Protokolde herkes kendisini değil kurumu-nu, makamını, unvanını temsil etmektedir. Her yönetici kurumu adına
konuşmak ve hareket etmek durumundadır. Bundan dolayı protokolde temsil niteliği taşımak, yer ve ortamına göre giyinmek, konuşmak ve davranmak önemlidir. Kurumsal olarak temsil hakkı ve yetkisi taşıyan kişiler; kurum amiri, vekil yönetici, kurum temsilcisi,
yönetici temsilcisi ve yönetici eşinden oluşmaktadır.
Düzey Eşitliği ve Denklik: Toplumsal, siyasal ve kamusal yaşamdaki tüm ilişkilerde toplantılarda, davetlerde, konuşmalarda ve resmi yazışmalarda düzeylerin eşitliği ve
denkliğine göre hareket edilmektedir. Örneğin, Üniversitelerarası yazışmalarda rektör
imzasıyla gelen yazıya rektör imzası ile yanıt vermek gerekir. Bu yazıya rektör yardımcısı
imzası ile yanıt verilirse kurumun itibarı azalacaktır.
Karşılıklılık: Hukuki anlamda; devletin-devletle, kurumun-kurumla anlaşmış olduğu herhangi bir konuda, birbirlerine tanınmış olan işlem eşitliğidir. Yukarıdaki örnekten
hareketle, bir üniversite rektörü davetli olarak bir başka üniversiteye gittiğinde kendisini
üniversitenin genel sekreteri karşılarsa, diğer üniversitenin rektörü geldiğinde de kendisini o kurumun genel sekreteri karşılamalıdır (Aytürk, 2009: 23-33).

Özetle bir etkinliğin yapılabilmesi için öncelikle yukarıda anlatılanlar doğrultusunda
bir etkinlik tasarımının yapılması ve bu tasarımı yaparken de aşağıda belirtilen soruların
sorulması önemlidir.
Neden: Kurum neden böyle bir etkinliğe ihtiyaç duymaktadır? (Etkinliği gerçekleştirmek için kurum/kuruluşun varmak istediği temel hedefin ne olduğu belirlenir).
Kim: Etkinliğe katılması beklenen ya da hedeflenen kişiler kimlerdir? (Örneğin, bir
üniversitenin yeni öğretim yılı açılış töreninin hedef kitlesi o üniversitenin öğretim üyeleri, öğrencileri, basın mensupları ve devlet erkânıdır).
Ne zaman: Etkinlik ne zaman gerçekleştirilmek istenmektedir? (Bir üniversitenin öğretim yılı açılış töreni, öğretim yılının başında gerçekleştirilmelidir).
Nerede: Etkinliğin gerçekleştirileceği mekân neresi olacak? Dış mekan mı kullanılacak, iç mekan mı? (Aynı örnek üzerinden açıklayacak olursak, bir üniversitenin yeni
öğretim yılı açılış töreni için gerçekleştirilecek etkinliğin yeri, üniversitenin konferans
salonu olabilir).
Ne: Etkinlik sırasında neler yapılacaktır? (Örneğin, bir açılış töreni akışında konuşmalar, konser veya gösteriler yer alabilir).
Nasıl bir etkinlik olacak? Kurum açısından etkinliğin başarısı ne olacak ve kuruma ne
katkı sağlayacak?

Etkinliklerde uygulanan  süreçler;etkinlik yönetimi olarak tanımlanmaktadır.