İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Yukarıda sözü edilen ve etkinlik yönetiminde uygulanması gereken süreçlerin yanısıra
kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri
kaçınılmazdır. Bunlar;
• Etkinliklerde bir koordinatör bulunmalı,
• Etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli,
• Konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış
davetiyeler hazırlanmalı,
• Etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli ve bu kişiler iyi
bir şekilde organize olmalı,
• Etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir

Doğru cevap C şıkkıdır.

Protokol kuralları her alanda olduğu gibi kurumsal etkinliklerde de hukuksal, yönetsel ve sosyal olarak bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu ilkeler şunlardır;

Kurum/kuruluşların açılış törenlerinde program sunumu için bir sunucunun bulunması önemlidir.
Açılış törenlerinde sunucu ya da diğer konuşmacılar söze başlarken, törende bulunan resmi kişilere
unvanlarıyla (üsten asta doğru) hitap etmesi gerekir. Örneğin; Anadolu Üniversitesinin yeni öğretim yılı açılış törenine davetli protokol; “Vali”, “Milletvekili”, “Garnizon Komutanı”, “Rektörler”, “Konuklar” ve “Basın Mensupları”ndan oluşuyorsa, sunucu ya da konuşma yapanların hitap şekli ya “Sayın Vali”,“Sayın Milletvekili”, “Sayın Garnizon Komutanı”, “Sayın Rektör”, “Sayın Konuklar” ve “Sayın Basın Mensupları” şeklinde yapılmalı ya da sadece törene onur konuğu olarak davetli olan kişinin unvanı“Sayın Vali ve Sayın Konuklar” gibi söylenerek yapılmalıdır.

Doğru sıralama B şıkkında verilmiştir.

Kurum/kuruluşların etkinlik temeline dayalı olarak gerçekleştirdikleri toplantı türleri aşağıda
açıklanmaktadır:
Kongre: Bilimsel bir kuruluştan siyasi partiye kadar farklı alanlarda ulusal ya da uluslararası boyutta
gerçekleştirilen ve kişilerarası bilgi alış-verişinin yapıldığı ve çok sayıda katılımcının yer aldığı
toplantılardır.
Konferans: Kültür, sanat, bilim, çevre, ekonomi v.b konularda, konu uzmanı kişi tarafından
gerçekleştirilen ve katılımcılara bilgi vermeyi amaçlayan bir toplantı türüdür.
Panel: Belirli bir konuda ve o konuda uzman olan bir panel yöneticisinin başkanlığında, belirli sayıda
panelistin konuyu belli zaman sınırında tartıştıkları ve görüşlerini aktardıkları toplantı türüdür.
Sempozyum: Bilimsel konular başta olmak üzere farklı konularda çok sayıda katılımcının katkılarıyla aynı anda farklı oturumlarda bildiri ve çeşitli paneller şeklinde tartışıldığı toplantılardır.
Seminer: Mesleki ve teknik konularda bir uzman kişinin eğitim amaçlı olarak bilgilerini aktardığı ve
katılımcıların bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantı türüdür.
Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi
alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.
Genel kurul: Kurum/kuruluşların yasalar gereği belirli sürelerde yapmak zorunda olduğu toplantı
türüdür.
Çalıştay: Bilim, sanat, kültür, ekonomi, iletişim gibi çok farklı alanlarda, bilgi ve özellikle beceri
edinmek amacıyla gerçekleştirilen ve katılımcıların birbirleriyle iletişim içinde birbirlerini eğittikleri
toplantılardır.

D şıkkında Çalıştay'ın tanımı doğru verilmiştir.

Toplantılarda mekân düzenlenmesi konusunda dikkat edilmesi gereken noktalar ise şu şekilde belirtilebilir:
• Toplantı yeri seçilirken fiziksel koşullar göz önüne alınmalı; salonun ısısı, havalandırması,
aydınlatılması ve ses tesisatı iyi olmalıdır.
• Salon, katılımcı sayısına göre seçilmeli ve çok küçük bir salonda katılımcı sayısı fazla olan bir
toplantı, çok büyük bir salonda ise katılımcı sayısı az olan bir toplantı düzenlenmemelidir.
• Toplantı katılımcılarının isimlikleri masada bulunmalı, ayrıca masada kâğıt, kalem, bloknot ve
su gibi ayrıntılar da unutulmamalıdır.
• Toplantı salonu büyükse katılımcılara mikrofon sağlanmalı, ayrıca soru sormak ve toplantıya
katkıda bulunmak isteyenler için de mikrofon bulundurulmalıdır.
• Yabancı katılımcılarla yapılan toplantılarda ise simültane (anında) çeviri sistemi ve çevirmen
olmalıdır.
• Toplantı salonunda mutlaka çiçek bulunmalıdır.

Doru cevap E şıkkıdır.

Resmi toplantılarda;

Katılımcı sayısının 8-10 kişi olduğu ve eşit statüdeki kişiler arasında bilgi  alışverişinde bulunulacak toplantılarda yuvarlak masa düzeni,

4-5 kişilik kısa sonuç alınacak bir toplantı gerçekleştirilecekse kare masa düzeni,

Bir otorite başkanlığında 5-8 kişi ile gerçekleştirilecek toplantı için dikdörtgen masa düzeni,

Otorite başkanlığında ancak bilgi vermeye yönelik, yönetimi ve iletişimi kolaylaştıran bir etkisi olan ve 10-15 kişinin katılımında yapılacak toplantı için U veya T masa düzeni 

Kalabalık toplantılar için ise “sınıf” veya “tiyatro” düzeni kullanılması daha uygundur.

Doğru cevap A şıkkıdır.

Kokteyl, resepsiyon ya da yemek gibi davetler için hazırlanan davetiyelerde;
• Üstte davet eden kişinin ismi ve unvanı yazılmalı
• Davetin türü ve nedeni belirtilmeli
• Davetiye metni nezaket sözcükleri ile ve üçüncü şahıs fiil kullanılarak yazılmalı
• Davetiyenin alt bölümünde davetin “yeri”, “tarihi” ve “saati” ile “kıyafet” belirtilmeli
• LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi konulmalıdır.

Doğru cevap E şıkkıdır.

Konferans şeklindeki düzenlemelerde katılımcı sayısı önemli oduğundan
farklı masa düzenleri söz konusudur. Az kişinin katıldığı toplantılarda “yuvarlak”, “E”, “U” ve “T”
şeklinde masa düzeni kullanılmaktadır. V şeklinde masa bunların içinde yer almadığından cevap D seçeneğidir.

Resmi Ziyaretler: Yabancı hükümet ve devlet adamları ya da kamu kurum başkanlarının ülkemizde
dengi olan kişi ve kurumlara iş görüşmesi, anlaşma, toplantı, kongre v.b gibi etkinliklere katılma
amacıyla yaptıkları ziyaretlerdir. Resmi ziyaretlerde özellikle devletlerarası ilişkiler açısından protokol
kurallarına eksiksiz uyulması gerekmektedir. E seçeneğinde yer alan teşekkür ziyareti özel ziyaretler arasında yer aldığı için cevap E olmalıdır.

Sosyal yaşamın önemli etkinlikleri arasında yer alan davetler, kurum/kuruluşlar tarafından resmi, yarı
resmi ya da özel davetler olarak gerçekleştirilmektedir. Kurum/kuruluşların yöneticileri tarafından verilen
davetlerde hem yöntecilerin hem de davete katılanların uygulanan protokol kurallarını bilmesi, başka bir
ifade ile davete katılan kişilerden kurumsal, toplumsal ve kişisel ilişkileri düzenleyen nezaket ve görgü
kurallarına uymaları beklenmektedir (Aytürk, 2009: 271, Yılmaz, 2009: 119). Davetler genel olarak üç
bölüme ayrılmaktadır.Bunlar şöyle sıralanabilir.

Resmi davetler

Yarı resmi davetler

Resmi olmayan davetler (özel davetler). Buna göre cevap B seçeneğidir.

Bir etkinlik tasarımı yapılırken sorulması gereken sorular neden, kim, ne zaman, nerede, ne ve nasıl soruları olmalıdır.

Özel gösterilerin planlanması: Etkinliğin amacına ve hedef kitlesine uygun olarak, et­kinlik içerisinde farklılık yaratmak ya da ilgi çekmek amacıyla yapılan özel müzik ya da sahne gösterilerinin yer alması kurumlar açısından önemlidir. Örneğin, resmi bir açılış töreninde 5-10 dakikalık bir klasik müzik dinletisi hem program akışına katkıda buluna­cak hem de izleyenlerin ilgisini çekebilecek ve etkinliğin değerini artırabilecektir

Protokolde önemli yerler: Makam odaları, makam otomobilleri, toplantı, tören, resmi davet ve ziyaret ortamlarıdır.

Protokolde önde­gelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama, makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.

Örneğin, bir üniversite etkinliğinde salona veya alana davetli kişiler için “Öğ­retim Üyeleri”, “Konuklar”, “Personel”, “Öğrenciler” ve “Basın Mensupları” için yer belir­ten yazılar konulmalıdır.

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda ka­tılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.

Sınıf düzeni, genellikle 100 kişiden az olan toplantılar için uygundur -Konferans düzeninde ise; az kişinin katıldığı toplantılarda “yuvarlak”, “E”, “U” ve “T” şeklinde masa düzeni kullanılmaktadır.

Onur konuğu: Kamusal yaşamda onur konuğu, davet sahibi kişi olan yöneticinin üstü ya da davet edilenler arasında protokol yönünden devlet yetkilisi ya da eşit derecedeki yabancı kişidir.

Yarı resmi davetler: Bu tür davetler resmi davetlerden daha az formal olan ve tercihe göre basılı davetiye ya da telefonla yapılabilen, resmi olmayan davetlere göre mönünün biraz daha geniş tutulduğu davetlerdir. Resmi olmayan davetler (özel davetler): Özel davetlerde yapılacak davet hem davetiye ile hem telefonla hem de şahsen yapılabilir. Eğer katılımcı sayısı 20’den fazla ise bu davet­ler de yazılı olarak yapılabilir. Masa düzenlemesi ve mönü diğer davetlere göre daha sade yapılmaktadır.

Yeni göreve atanan bir kişiye yapı­lacak ziyaret nezaket ve protokol ziyaretidir. Göreve yeni atanan kişi ilk 15 gün içerisinde ziyaret edilmelidir.