İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılır.

Resmî yazışmalarda Cumhurbaşkanlığı tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Metin, “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır.

“OLUR”un altında onay tarihi yer alır.

Dilekçede şu temel başlık ve bölümler bulunmalıdır:
• Tarih
• Makam adı
• Anlatılmak istenen konuyu ele alan metin
• Dilekçeyi yazan kişinin imzası
• Dilekçeyi yazan kişinin adı
• Dilekçeyi yazan kişinin adresi

Bu durumda doğru cevap "c" şıkkıdır.Yani " kurum adı"dır.

Bir olayla ya da konuyla ilgili inceleme ve araştırma sonucunda elde edilen bilgilerin sunulduğu yazılara rapor denir.

Diğer Resmî Yazılar

• görevlendirme yazıları,
• soruşturma yazıları,
• izin belgesi
• mezuniyet belgesi
• not dökümü (transkript) vb

Bu durumda doğru cevap "e" şıkkıdır.Yani "Denetleme raporu"dur.

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere baş- vurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi:” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) “ konularak kullanılır. İlgide, “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere baş- vurulması gerektiğini belirten bölümdür. “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, “İlgi:” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “) “ konularak kullanılır. İlgide, “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

Dilekçe yazılırken uyulması gereken kurallar şunlardır:

• Çizgisiz, düzgün, beyaz, A4 boyutundaki kâğıdın tek yüzüne yazılır

Resmî yazışmalar protokol kurallarına göre düzenlenir. Yazılı protokol kurallarının resmî yazışmalardaki düzenlemeleri önceden belirlenmiştir. Eski gelenekte, üst ve aynı düzeydeki makamlara yazarken “Bilgilerinize/İlgilerinize arz olunur.” denilirken yeni gelenekte “Bilgilerinize/İlgilerinize saygıyla sunulur.” denilebilmektedir. Alt düzeydeki makamlara yazarken ise “Bilgileriniz/İlgileriniz rica olunur.” ya da “Gereğini saygıyla rica ederim.” denilmektedir

Protokolün yapı taşları şunlardır;

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-.... konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, Ek-.... Konuldu” ifadesi yazılır

Dilekçe kısa ve öz olmalıdır. Anlatılmak istenen konu, gereksiz ayrıntılara girilmeden aktarılmalıdır. Kanunlara aykırı olmayan her konu, dilekçede ele alınbilir. Dilekçede şu temel başlık ve bölümler bulunmalıdır: • Tarih • Makam adı • Anlatılmak istenen konuyu ele alan metin • Dilekçeyi yazan kişinin imzası • Dilekçeyi yazan kişinin adı • Dilekçeyi yazan kişinin adresi

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek 4.6: B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

Tanışma ve tanıştırma ayakta ve ilk karşılaşmada gerçekleştirilmelidir. Tanışma, bire bir yapılan bir eylemken; tanıştırma, üçüncü bir kişinin aracılığıyla gerçekleşen bir eylemdir. Tanışmada, tanışacak kişilerden, sonra gelen kendini tanıtmalıdır. Kişiler tanıştırıldıklarından dolayı memnun olduklarını belirtirken el sıkışırlar. Öncelikle büyüklerin ya da kadınların el uzatması gerekir. Tanıştırma sırasında “Sizi arkadaşıma tanıtayım.” demek yanlıştır. Doğrusu, “Sizi arkadaşımla tanıştırayım.”dır.

Tutanak yazmak için A4 veya A5 kâğıdı seçilir. Bilgisayar ortamında ve daktiloyla yazılabileceği gibi, okunaklı bir el yazısıyla da hazırlanabilir. El yazısı kullanılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır ve aynı kişi tarafından ve aynı kalem kullanılarak yazılır.

Konuşmada sözcükler ve ses, akla ilk gelen öğelerse de protokol kapsamında, bilinmesi ve dikkat
edilmesi gereken birçok ayrıntı vardır:
1. Üst düzeydeki bir kişi dinlenirken, “hı, hı” şeklinde sesler çıkarılmamalı, kendisinin dinlenildiğinin
belirtilmesi için için ara sıra “evet” “evet efendim” denilebilir.

2. Karşılıklı konuşmalarda karşıdaki kişinin düşüncelerine katılınmadığında “Hayır.”, “Öyle
değil.”, “Yanlış söylüyorsunuz.” yerine “Ben aynı düşüncede değilim.”, “Ben daha farklı
biliyorum.”, “Ben daha başka düşünüyorum.”, “Ben katılamıyorum.” gibi, haddi aşmayan
cümleler kurulmalıdır.
3. Bazen üstler, doğrudan “Emrediyorum.” “Yapın.” demeyebilirler. Sözlerinin genel akışı içinde
isteklerini iletebilirler. Bu nedenle her an, dikkatli olunmalıdır.
4. Bir konuda görüş belirtilirken “Şöyle yaparız.” “Böyle yapmak daha iyi.” “Arkadaşlar bir
incelesin.” “Sanırım, böylesi daha iyi.” benzeri üstü kapalı cümleler kullanılabilir. Altta yatan
anlamın kavranabilmesi için söz edilen konu, çok iyi bilinmelidir.

Özel ve tüzel kişilerin, kamu kurum ve kuruluşlarına ya da özel kuruluşlara, bir isteğini bildirmek için yazılır.
Dilekçe kısa ve öz olmalıdır. Anlatılmak istenen konu, gereksiz ayrıntılara girilmeden aktarılmalıdır.
Kanunlara aykırı olmayan her konu, dilekçede ele alınbilir.
Dilekçede şu temel başlık ve bölümler bulunmalıdır:
• Tarih
• Makam adı
• Anlatılmak istenen konuyu ele alan metin
• Dilekçeyi yazan kişinin imzası
• Dilekçeyi yazan kişinin adı
• Dilekçeyi yazan kişinin adresi

Dilekçe yazılırken uyulması gereken kurallar şunlardır:
• Çizgisiz, düzgün, beyaz, A4 boyutundaki kâğıdın tek yüzüne yazılır,
• Daktiloda ya da bilgisayar ortamında yazılıp çıktısı alınabileceği gibi el yazısıyla da
düzenlenebilir,
• El yazısında, lacivert ya da mavi renkte mürekkepli kalem kullanılır. Kurşun kalem ve kırmızı
renkte kalem kesinlikle kullanılmaz. Olağanüstü bazı durumları belirtmek için idari yazışmalarda
kırmızı renk kullanılabilir.
• Kâğıdın alt-üst ve sol kenarlarından 4’er cm kadar boşluk bırakılır. Metin, sayfanın ne çok
yukarısında ne de çok aşağısında kalmalıdır.