İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Bir konuda görüş belirtilirken “Şöyle yaparız.”, “Böyle yapmak daha iyi.”, “Arkadaşlar bir incelesin.”, “Sanırım, böylesi daha iyi.” benzeri üstü kapalı cümleler kullanılabilir.

Tanıştırma ilişkileri şu şekildedir:

Erkek, kadına;
genç, yaşlıya;
yeni gelen, önce gelene;
alt düzey makamdakiler, üst düzey makamdakilere;
alt düzey rütbedekiler, üst düzey rütbedekilere;
tek kişi, gruba tanıştırılır.

Konuşurken, “Anladınız mı?” yerine “Anlatabildim mi?” denilebilir. Telefon eden kişi selam verdikten sonra hemen kendisini tanıtmalıdır. Telefonla konuşurken yönetici ya da amir, odaya girerse, telefon görüşmesi yapılan kişiye “Bir dakika.” denilerek ayağa kalkılmalı; yönetici/amir dinlendikten sonra yöneticinin/amirin izniyle konuşmaya devam edilebilir. Alınan notlar anlaşılır ve kısa olarak yazılmalıdır. Yanlış numaranın arandığı düşünülüyorsa, “Orası neresi?”, “Sen kimsin?” demek yanlıştır.

Sekreterlerin telefonla konuşurken dikkat etmeleri ve söylemeleri gerekenler şunlardır:

Üstler, sekreterler aracılığıyla aranmamalıdır.

Numaranız kendisinde var mı? yerine - Numaranızı alabilir miyim, lütfen?

İsminizi tekrar söyler misiniz lütfen? yerine - İsminizi doğru alabilmem için kodlar mısınız, lütfen?

"Kendisi şu anda dışarıda, daha sonra arayın." yerine - "Kendisi şu an ofiste değil. Mesaj bırakmak ister miydiniz?"

Kimsiniz? yerine - Kim arıyor? denmelidir.

Faks ile iletişim kurulduğunda da yazılar, beş gün içerisinde onayı alındıktan sonra
resmi yazı olarak değerlendirilir

Resmi yazılar, bir asıl bir kopyası olmak üzere iki nüsha hazırlanır.

Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılır.

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür.

Konuşmada sözcükler ve ses, akla ilk gelen öğelerse de protokol kapsamında, bilinmesi ve dikkat edilmesi gereken birçok ayrıntı vardır:

Doğru cevap B'dir.

Tanışma ve tanıştırma ayakta ve ilk karşılaşmada gerçekleştirilmelidir. Tanışma, bire bir yapılan bir eylemken; tanıştırma, üçüncü bir kişinin aracılığıyla gerçekleşen bir eylemdir. Tanışmada, tanışacak kişilerden, sonra gelen kendini tanıtmalıdır. Kişilerin makamlarına ve unvanlarına göre konuşulmalıdır.

Kişiler tanıştırıldıklarından dolayı memnun olduklarını belirtirken el sıkışırlar. Uzatılan elin sıkılması bir görgü ve saygı kuralıdır. Elin sıkılmaması, havada bırakılması karşı tarafa saygısızlıktır. Öncelikle büyüklerin ya da kadınların el uzatması gerekir. Üst makamdaki kişi elini uzatmamışsa, karşı taraf, tokalaşmak için ısrar etmemelidir.

Ayrıca erkek kadına; genç yaşlıya; yeni gelen önce gelene; alt düzey makamdakiler üst düzey makamdakilere; alt düzey rütbedekiler üst düzey rütbedekilere; tek kişi gruba tanıştırılır.

Doğru cevap E'dir.

Telefonla Konuşurken Söylenebilecekler:

Doğru cevap E'dir.

Resmî yazılar, bir asıl bir kopyası olmak üzere iki nüsha hazırlanır. Paraflı nüshalar, yazıya ait olan birimde saklanır. Yazı, genel evrak biriminde de saklanacaksa bir kopya daha çıkartılır. Dağılımlı yazılarda, dağıtılacak yer sayısı kadar kopya çıkartılır. Yazının resmî yazı niteliğinin devam edebilmesi için, kopyaların paraflanması gerekmektedir. Yazıların çoğaltılmasında kural, fotokopi makinesinin kullanılmasıdır.

Resmî Yazışmalarda Protokol Kuralları:

Doğru cevap C'dir.

Resmî Yazı Türleri:

Doğru cevap D'dir.

Tutanak, iki temel amaçla hazırlanır. Bir olayın, bir durumun nasıl gerçekleştiğinin ve çeşitli amaçlarla düzenlenen toplantılarda gerçekleştirilen konuşmaların olduğu gibi aktarıldığı yazılardır. Yazılanlar, yetkililerce imzalandıktan sonra resmî yazı niteliği kazanarak tutanak adını alır. Doğru cevap A'dır.

Özel ve tüzel kişilerin, kamu kurum ve kuruluşlarına ya da özel kuruluşlara, bir isteğini bildirmek için yazılan yazılara dilekçe denir. Doğru cevap D'dir.

Dilekçede şu temel başlık ve bölümler bulunmalıdır:

Doğru cevap C'dir.

İki gerçek veya tüzel kişinin, resmi bir konuda anlaşarak konuyla ilgili koşulları yazıya aktarmaları ve bu
metnin, taraflarca imzalanması sonucunda bir sözleşme belgesi hazırlanır.

Kim ile görüşüyorum efendim? Bu soru kendini tanıtmamış kimselere karşı seçenekler arasında kullanılması en uygun ifadedir.

Evrak kayıt numaralarında alan kodu bulunmamaktadır.