İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 9

Doğru cevap B seçeneğidir.

Dudakların hareketi ile insanlar çevrelerine pek çok şey anlatabilirler.
Gülen dudaklar barış iletisi verir. Özellikle günlük yaşam ve iş yaşamı içerisinde
güleryüzlü olmak görgü kuralları açısından önemlidir. Güleryüzle bir konuğu karşılamak ya da bir yöneticinin yanına girmek hem o kişilere saygı gösterildiğinin hem
de kişilerin sizin yanınızda rahat edebileceklerinin bir göstergesidir. Yöneticiyi ziyarete
gelen konukların sekreter tarafından güler yüzle karşılanması kurum itibarı için önemli
bir davranıştır.Saldırı ve nefret anında dudakların şekli değişir. Sıkıntılı ve endişeli anlarda dudaklar
ısırılır ya da sıkılır. Duygusal anlarda, konuşacak güç bulunmadığında ise dudaklar kenetlenir. Aynı şekilde suçluluk ve pişmanlık anında da dudakların kenetlendiği gözlemlenmiştir. Beğenilmeyen bir şey karşısında ise dudaklar büzülürken, tiksinti anında dudaklar gerilir . Cevap D seçeneğidir.

Farklı oturma biçimlerinin de anlamları farklıdır. Koltuk ucuna ya da
sandalyeyi ters çevirip oturmak kendine olan güveni göstermektedir. Çünkü ortada oturulması gereken pek çok alan varken o kişi farklı davranıp, farklılaşarak güç ve güven
gösterisinde bulunmaktadır. Otururken dik durmak da bir güven gösterisidir. Kamburu
çıkartarak oturmak ise pasif ve ezilmeye uygun bir insan görüntüsü vermektedir. Aynı şekilde dik yürüyen insanlar da özgüvenlerinin yüksek olduğunu göstemiş olurlar (Kaşıkçı,
2006: 162). Oturma düzenleri açısından bakıldığında ise yan yana oturan kişiler işbirliği
içerisindedirler. Birbirine rakip kişiler genellikle yüz yüze otururlar. 

Ortada oturmak kendine güvenen insanların duruş biçimlerinden değildir. Bu yüzden cevap B seçeneğidir.

Ses, tonu, yüksekliği, rezonansı ve temposu ile kişinin duygularının en önemli aktarıcılarından biridir. Kişinin mutluluğunun, hüznünün, samimiyetinin, tereddüdünün bir
göstergesidir ses tonu. Kısaca bütün duygular ses tonu ile aktarılır (Baltaş ve Baltaş, 2006:
31). Ses tonları kendi içinde yumuşak-inandırıcı, kızgınsert, sıcak-sempatik, soğuk-kayıtsız sesler olmak üzere gruplandırılmaktadır. Konuşurken o anki duygularımıza göre
bu ses tonlarını kullanırız. Örneğin, yumuşak- inandırıcı bir ses tonu insanları yatıştırır
ve sahibine saygınlık kazandırır. Kızgın-sert ses tonu insanları kızdırır. Sorunları çıkmaz
bir hale getirir. Sıcak-sempatik ses tonu güven verir, işbirliğini özendirir. Soğuk-kayıtsız
ses tonu ise lütfediyormuş gibi bir duygu uyandırır, ilgisizlik gösterir.

Ses tonları kendi içinde dört gruba ayrıldığından cevap C seçeneğidir.

Protokolle ilgili başlangıçta altın kurallar;
1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.
4. Görgülü olun.
5. Toplumda geçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce
kendinize saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.
9. Konuşmadan önce düşünün. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız
erkekleri selamlamak gerekir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Yönetici asistanı, yöneticinin her zaman, her yerde gözü-kulağı olmalı; örgüt içinde veya dışında hiçbir zaman yöneticisini eleştirmemelidir. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Yönetici asistanı yöneticisinin tebrik, teşekkür ve taziye mesajlarını hazırlar ve bunları ilgili kişi ve kuruluşlara ulaşmasını sağlar. Doğru yanıt B şıkkıdır.

İki taraflı toplantılarda toplantı dikdörtgen masada gerçekleştirilmeli. Katılımcılar masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak oturmalıdırlar. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Tek başkanlı, çok taraflı toplantıda U masada başkan olarak oturma yeri U masanın açık ucunun ortasıdır. Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve
oturma düzeni yuvarlak masadır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Kurumsal törenler için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Onur konuğunu davet sahibi olan kurum amiri bina önünde, otomobilden inişte karşılar ve kendisine eşlik ederek tören yerine götürür,
oturacağı koltuğa buyur eder, kendisi de sağına oturur. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Ast düzey konuşmacıları kürsüye davet ederken, “… davet ediyorum”; onur konuğunu davet ederken “… teşriflerini arz ediyorum” demek uygundur. Doğru yanıt B şıkkıdır.

İş ortamında ve resmi hayatta takılar giyilen elbiseyle ve birbiriyle uyumlu ve en fazla
üç adet olmalıdır. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Yeniden izin istemeye gerek yoktur.

Güçlü olmak

Yönetim, resmi ilişkiler sistemi olarak daima “protokol kuralları” içinde gerçekleşir. Özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol içinde geçer. Yöneticiler protokol kurallarını önemserler, çoğu zaman asistanlarını da iş performanslarından çok protokol kurallarını bilmeleri ve uygulamaları açısından değerlendirirler. Yönetici asistanları protokol kurallarını bilip uymazlarsa, kurumsal düzeyde ast-üst
ilişkileri bozulur ve bu durum yönetici asistanı aleyhinde disiplin sorunu bile olur. Kurumlar arası düzeyde, resmi protokol kurallarının uygulanmaması durumunda ise, hem
kurumlar arası ilişkiler bozulur, hem de kurumun prestiji sarsılır. Bu nedenle iş yaşamında herkes gibi, hatta daha da fazla yönetici asistanlarının bu kuralları bilmesi gerekir. İş hayatında hiç kimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren ise birlikte çalışabilme gücüdür. İşte bu birlikte çalışabilmeyi sağlayan, sonuç olarak da kişinin gelişmesi
ve yükselmesi iş yaşamındaki görgü kurallarına uyabilmesine bağlıdır. İş yaşamının yazılı
olmayan kuralları, başarının tamamlayıcı anahtarıdır. Doğru cevap A'dır.

Yönetici asistanı, işyerinde yönetici ile samimiyetinde ince çizgiyi hiçbir zaman
aşmamalı, yöneticiye adıyla veya akrabalık sıfatı kullanarak değil unvanıyla hitap
etmelidir. Doğru cevap C'dir.

• Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa
oturmalıdır.
• Kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola oturmalıdır.
• Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve
sosyal yaşamda geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli
değildir.
• Yönetici asistanı ayakta dururken, iki ayağı üstünde rahat ve dik durmalı; kendine
güvendiğini göstermelidir.
• Yönetici asistanı ağır ve ölçülü hareket etmeli, kadınsa oturup-kalkarken, eğilip-uzanırken eteğine ve dekoltesine dikkat etmeli fakat ikide birde eteğini çekmemelidir. Yönetici asistanı otururken dik durmalı, omurgası koltuğa dayanmalı, ayakları yan
yana olmalı, dizleri ve topukları birbirine değmelidir.
• Yönetici asistanı ister kadın ister erkek olsun bacaklarını açarak veya öne doğru
uzatarak ya da ayaklarını çapraz tutarak oturmamalıdır. Yöneticinin, üstlerin ve üst
konukların yanında bacak bacak üstüne atmamalıdır.
• Bürosunda otururken, bir üstü ya da yaşça büyük bir ziyaretçi geldiğinde hemen
saygıyla ve gülümseyerek ayağa kalkmalıdır. Gelen üstlere, büyüklere ve konuklara
yer göstermeden ve onlar oturmadan yerine oturmamalıdır. Doğru cevap D'dir.

Makam otomobillerinde arka sağ koltuk onur yeridir ve makam sahibine aittir. Makam sahibi otomobilde olmadığında arka sağ koltuk boş kalır; makam sahibinin eşi, yardımcısı, arkadaşı veya akrabası makam otomobiline bindiğinde arka sol koltuğa oturur. Doğru cevap D'dir.