İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 8

Tebrik ziyaretinde ast ya da kıdemsiz olanlar üst ya da kıdemli olana giderler. Bu ziyaretler 8 gün içinde randevulu veya randevusuz yapılabilir. Yöneticiler mutlaka randevulu ziyaret edilmelidir. Tebrik ziyaretinde içeride 5 dakika kalınmalıdır. Doğru cevap C'dir.

Bütün ziyaretlerde, ziyaret zamanının uygun olmasına dikkat edilmelidir. Bayram,
hasta ve başsağlığı ziyaretleri ön bilgi alınarak, izinsiz ve randevusuz yapılır ve bu
ziyaretler daima kısa tutulur. Doğru cevap B'dir.

Tanıtma ve tanıştırma kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda resmi ve sosyal ilişkilerin
başlangıcını oluşturur. Bu yüzden sosyal yaşamda ve iş ortamında kendini veya başkasını
tanıtma önemli bir protokol konusudur. Özel ortamda kişi kendini ve başkasını adıyla;
sosyal ortamda adı ve soyadıyla; resmi ortamda unvanı ve adı-soyadıyla tanıtır. Özel ve
sosyal ortamda kişinin kendini veya başkasını yalnızca unvanıyla tanıtması ya da unvanını önce adını soyadını sonra söylemesi, kendisinin veya tanıştırdığı kişinin unvanıyla
övünmesi demektir. Bir devlet adamıyla, üst yönetici, yaşlı veya önemli biri ile tanışan bir kişi, hemen elini uzatmamalı, tanışma sonunda hafif baş eğerek tanıştığı kişiyi saygıyla selamlamalıdır. Bir kadınla ya da bir üst ile tanıştırılan kişi, tanıştığı kadın ya da üst elini
uzattığında hafifçe sıkmalı, öpmeye kalkmamalıdır. Tanıştırıldıktan sonra konuşmaya kadın ya da üst olan başlamalıdır. Doğru cevap E'dir.

Sekreteryada tokalaşmak için el uzatma hakkı ofis sahibi olarak daima yönetici
asistanına aittir. Gelen kişiye önce yönetici asistanı el uzatır ve hoş geldiniz der.
Tokalaşmak için; gelen ziyaretçinin önce el uzatması doğru değildir. Ancak ziyaretçi yönetici asistanından önce el uzattıysa eli sıkmamak, havada bırakmak da
saygısızlıktır.

Sıkılan el 2-3 saniye kadar avuç içinde tutulmalı fakat bu esnada kol sallanmamalı
ve mutlaka göz teması kurulmalıdır. Gülümseyerek hoş geldiniz demelidir. Gelen
üst düzey bir ziyaretçiyse şeref verdiniz demek daha doğru olur.

Bir kadın, makam ve statü sahibi ya da yaşlı bir erkek ile tanıştırıldığında erkeğin
önce el uzatmasını beklemelidir. 

Doğru cevap A'dır.

• Çalışma ortamında ve sosyal yaşamda daima ast üstü, erkek kadını selamlar.
• Açık alanda ise bir astın üstü, bir erkeğin kadını selamlaması için, önce üstün ya
da kadının bakması gerekir. Bir kadının ve/veya üstün bakması selamlama olarak
kabul edilir. Üst ya da kadın bakmadan kendisine selam vermek doğru değildir.
• Yönetici asistanı örgüt içinde karşılaştığı herkesi selamlamalı; verilen her selamı
mutlaka almalıdır. Örgüt dışında karşılaştığı ve tanıdığı örgüt tanıdığı çalışanlarına ise gülümseyerek bakmalı ve selamlamalıdır.
• Sekreteryaya gelen herkes, içeride önce ev sahibi rolündeki yönetici asistanını ve
sonra varsa orada bulunanları selamlamalıdır. Yönetici asistanı da mutlaka bu selama karşılık vermelidir.
• Selam nasıl verilirse, aynı biçimde karşılık verilmelidir. Doğru cevap C'dir.

Onur konuğu gelmeden program başlamaz. Onur konuğu gelip yerine oturunca,
program sunucusu onur konuğuna ve tüm konuklara hitaben “Hoş geldiniz” der ve
tören programını sunar.  Temel atma töreninde, protokol konuşmalarının sonunda, onur konuğu ve konuklar temel atılacak yere gelirler. (Temel atma yerinde yeteri kadar harç ve kürek önceden hazırlanmış olmalıdır.) Onur konuğu küreği eline alır, iyi dileklerini
belirterek ilk harcı temele atar. Sonra, üst konuklar da temele 2-3 kürek harç
atarlar. (Temel atma törenlerinde kurban kesmek ve temele kan akıtmak uygun
görülmemektedir.). Törene davet edilen, fakat mazereti nedeniyle katılamayan bir yönetici, kendisini temsilen yardımcısını ya da bir astını gönderdiğinde, bu ast yönetici/temsilci, gittiği yerde kurum amirinin oturacağı yere değil; kendi unvanına uygun yere oturur.
Bu temsilci, yönetici yardımcısı ise, yardımcılar sırasında; şube müdürü ise, şube
müdürleri sırasında yer alır ve kurumunu o düzeyde temsil eder. Doğru cevap D'dir.

CIP

Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilir.

Astlar, sosyal yaşamda üstleriyle ne kadar samimi olurlarsa olsunlar, resmi ortamlarda protokol kurallarına uymak zorundadırlar.

Protokolde temsil kurumsaldır.

(U) Düzeni

Saygı-Üstünlük-Karşılıklılık

20 dakika

Erkek resmi elbiseleri  genel olarak üçe ayrılmaktadır: takım elbise, smokin ve frak.
Takım elbise, resmi gündüz elbisesidir. Ayrıca cenaze törenlerinde, gündüz olan her türlü
resmi faaliyetler ve toplantılarda giyilebilir. Smokin, resmi ve resmi olmayan tüm sosyal
faaliyetlerde akşam giyilebilen bir kıyafettir. Resepsiyonlar, her türlü partiler, kokteyller,
akşam yemekleri gibi etkinliklerde giyilebilir. Smokin siyah veya koyu renk düz kumaştan
kuyruklu, kuyruksuz, yırtmaçsız bir ceket, aynı renk pantolon, çorap ve ayakkabıdan oluşur. Frak, gündüz ve gece giyilebilen resmi bir elbisedir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Renkler içinde en realist olanı kahverengidir.  Sağlıklı yaşam ve gündelik işi simgelemektedir. Koyu
tonlara yaklaştıkça siyahın özelliklerini üstlenmektedir. Turuncu en dikkat çekici renktir. Büyük bir enerjiye sahiptir. Eğer bir ürün ya da markada kullanılmış ise “herkes içindir” mesajını yollar. Yeşil varolan renklerin en sakinidir. Yeşil güven verir. O yüzden bankaların logolarında en çok
tercih edilen renklerden biridir. Mavi renk tayfının soğuk kısmında yer alır. Sorumluluk, güzellik ve incelik ile bağdaştırılmaktadır .Mor kendine saygıyı, asaleti itibarı simgeler. Sanatçılık, tolerans ve anlayış bu renk ile özdeşleştirilmiştir. Ancak morun geriletici özellikleri arasında sorumsuzluk, saygısızlık ve tartışmacı yaklaşımlar vardır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Başarı için takım oyununu, bunun içinse yazılı olmayan bazı protokol kurallarını bilmek gerekir.Bir odaya girerken eğer içeri davet edilmişseniz artık oturmak için yeniden izin almanıza gerek yoktur. Oysa yöneticinizin odasına girdiğinizde, içeri davet edilmiş bile olsanız oturmadan önce izin istemek ona karşı olan nezaketinizin bir göstergesi olacaktır.Doğru cevap B'dir.

Protokol kurallarının altın kuralları

1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.

4. Görgülü olun.

5. Toplumda geçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.

7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.

9. Konuşmadan önce düşünün.

Doğru cevap E'dir.

Yönetici asistanı, yöneticiye resmi ve özel işlerinde yardımcı olmalı; iş/görev alanıyla ilgili sorunlarını çözmeli, gerektiğinde yöneticisine önerilerde bulunmalı; zor anlarında ve yorgun zamanlarında kendisine moral vermeli, hatalarını ve zayıf noktalarını kapatmalı, ekip ruhu taşımalı ve yönetici ile işbirliği ve uyum içinde çalışmalıdır. B seçeneği yanlış verilmiştir. Yönetici asistanı ,yöneticinin zayıf noktalarını kapatmalıdır. Doğru cevap B'dir.

Toplantı salonunu, masa ve oturma düzenini toplantının amacına ve türüne uygun olarak önceden hazırlatmalı ve kontrol etmelidir.Katılımcılar masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak oturmalıdırlar. Kurum amiri (genel müdür) bu toplantıya katılmak ve iki heyete başkanlık etmek isteğinde, genel müdür dikdörtgen masanın uç merkezine tek olarak oturur; konuk tarafı sağına, kurum personelini soluna alır.

Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak prog- ram hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın üstünde kurumun amblemi ve adı yer alır. Doğru cevap C'dir.