İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 7

Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmeli, yöneticinin önüne geçmemelidir. Doğru cevap B'dir.

Özel, sosyal ve iş yaşamında bir kişiye hitap biçimi ona duyulan saygı, sevgi ve samimiyeti ya da mesafeyi, ciddiyeti ve resmiyeti gösterir. İş ortamında daima resmiyet korunmalı ve doğru hitap edilmelidir.Bu nedenle iş ortamında yönetici asistanı; yöneticisiyle, üstleriyle ve eşdüzey çalışanlarla, astlarıyla ve ziyaretçilerle kısacası iletişim içinde olduğu herkesle daima ciddi ve mesafeli olmalıdır. Doğru cevap D'dir.

A seçenği, ''Sıkılan el 2-3 saniye kadar avuç içinde tutulmalı fakat bu esnada kol sallanmamalı'' olmalı, B seçeneği ''Sekreteryada tokalaşmak için el uzatma hakkı ofis sahibi olarak daima yönetici asistanına aittir.''olmalıdır. C seçeneği ''Sosyal ortamda el sıkarken erkekler ayağa kalkar; kadınlar kalkmaz.''olmalıdır. D seçeneği, ''Mutluluğu veya başarıyı kutlama amacıyla yapılan tokalaşma biraz uzun süreli'' olmalıdır. Doğru cevap E'dir.

Yönetici asistanı, yöneticiye gelen bir telefonu açınca, “İyi günler, X Genel Müdür- lüğü, ben Ayşe. Nasıl yardımcı olabilirim?” veya “X Genel Müdürlük Özel Kalemi, buyurun efendim!” ya da “X Genel Müdürü Sayın Ali Esin’in makamı, buyurun efendim” demeli ve karşı tarafın ilk sözünü dinlemeli; telefonu açınca kesinlikle “alo” dememelidir. Doğru yanıt C'dir.

C seçeneği,''İş yerinde giyilen ayakkabı burnu kapalı, orta topuklu, tabanı kösele, temiz ve boyalı, yumuşak deri olmalı; yürürken ses çıkarmamalıdır.'' olmalıdır. Doğru cevap C'dir.

Sayın gibi bir nezaket sözcüğünden sonra, kişinin adı söylenmeyecekse, “sayın” sözcü- ğü makamdan önce kullanılır (Sayın Rektör). Üstler, astları için sayın sözcüğü kullanacak iseler, astın soyadını, sayın sözcüğü ile birlikte kullanırlar (Sayın İpek). Ancak, astlar sayın sözcüğü ile üstlerin soyadlarını birleştiremezler. Bir sekreterin yöneticisi Nihat Selçuk’u arayan biri için “Sayın Selçuk yoklar efendim” demesi yanlış olur. Bunun yerine ya, “Sayın Nihat Selçuk yoklar”, ya da “Sayın Genel Müdürümüz yoklar” demesi gerekir.

İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları ise şöyle sıralanabilir: • Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir. • Dürüst olmak. Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Kısaca sözünde ve davranışlarında doğruluktan ayrılmayan insan dürüst insandır. Bunların yanında gerçekçi, olmak da gerekir. • Gerçekçi olmak. Gerçeği içeren ve ona göre davranma anlamındadır. Buradaki gerçekçilik aynı zamanda içtenlikle de ilgilidir. Yapmacık nezaket, görgü değil görgüsüzlük, saygı değil, saygısızlıktır. • Görgülü olmak. Hem iş yaşamının, hem de özel yaşamın bir gereğidir. Toplumsal ilişkiler bakımından da görgülü olmanın önemi büyüktür. Toplumsal yaşam açı- sından görgülü olmak, toplumda geçerli olan kurallara, kısaca davranış düzlemine uygun davranmakla olur

Oval veya Yuvarlak Düzen. Başkansız ya da eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık demokratik bir toplantı düzenidir. Oval veya yuvarlak masa düzeninde otorite azalır; iletişim ve katılım artar. Yuvarlak masa, toplantıda başkan ve katılımcılar arasında eşitlik sağlar.

Törenlerde konuşma sırası daima asttan üst’e doğrudur. Ancak ilk konuşmayı davet sahibi olan kurum amiri, son konuşmayı onur konuğu yapar. Açılış konuşması, program sunucusunun daveti üzerine evsahibi yönetici tarafından yapılır. (Kurumiçi törenlerde açılış konuşması ilgili birim amiri tarafından yapılır.)

Resmi Kabul (Resepsiyon). Ulusal gün ve bayram kutlamalarında düzenlenen toplantılardır. Günün herhangi bir saatinde olabilir. Koyu renk elbise koşulu aranır. Resepsiyonlarda, makam sahipleri, onur konukları veya resepsiyonu düzenleyenler, salona giriş hattında durarak misafirleri karşılarlar. Resepsiyon, resmi bir amaçla verilmiş ise kabul hattında resepsiyonu veren kişi ve varsa eşi yer alır. Ev sahipleri ve onur konukları kabul hattında yer alarak konukları birlikte karşılarlar. Resepsiyonlar yaklaşık iki saat sürer, konukların davete en geç davetin başlama saatinden 20 dakika sonra varmaları ve bitiş saatinden 15-20 dakika önce ayrılmaları beklenir. Konuklar salonuna girerken, genelde önde erkek arkada kadın olmak üzere girmelidirler.

Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır.

İlke olarak, resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Karşılamada, makam sahibi (ev sahibi) olan, gelen konuğa ilk önce “hoş geldiniz” ya da “Şeref verdiniz Beyefendi” ya da “Sayın Bakanım” vb. hitaplarla karşılar. Uğurlamada ise, en son ev sahibi, konuğa “Saygılar Beyefendi” der. Yani, konuk ayrılırken en son ev sahibine “Allahaısmarladık/Teşekkür ederim” der ve tokalaşarak ayrılır.

Karşıdakinin unvanı ve mesleği hakkında bilginizin olmaması durumunda ise hitaplarda “sayın”, “efendim”, “beyefendi” gibi toplumsal görgü kurallarına uygun sıfatların kullanılmasında bir sakınca yoktur. “Dayı”, ”teyze”, “amca”, “ağabey” gibi akrabalık ilişkileri çağrıştıran ifadelerin kullanılması, laubaliliğin yanında aynı zamanda bir kabalık ve görgüsüzlük örneğidir.

Dengeli olmak. Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir.

Öndegelme: Protokol öndegelme sıralamasıdır. Protokolde öndegelme “öncelik-sonralık” olarak
belirtilmektedir. Bunun anlamı makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olmasıdır. Kurumsal
etkinliklerde de tören, toplantı, davet ve ziyaretlerde öndegelme hakkı önemlidir. Protokolde makam,
unvan ve rütbe sahibi önde gelir. Protokolde öndegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama, makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.

(T) Düzeni. (T) düzeninin uygulandığı toplantılarda, toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler ve grup iletişimi de kolay bir biçimde gerçekleşir. (T) düzeni, çok başkanlı ve eş başkanlı toplantılar için de uygun olmaktadır.

Yemek Davetleri. Öğle ve akşam için yapılır. Oturarak veya açık büfe şeklinde dü- zenlenir. Oturarak yemekte servis masalara yapılır; açık büfe yemeklerinde, yemek servis masalarından alınır; hazırlanmış masalara oturulur.

Resmi davetlerde, davet eden makam, “ev sahibi”dir. Resepsiyon, kokteyl ve resmi ye- mek davetlerinde, ev sahibi tarafından karşılama salon girişinde yapılır. Resmi karşılama- da ev sahibi (makam sahibi) ve eşi ile yardımcısı ve eşi bulunur.

Davetliler davet edildikleri yere vardıklarında ev sahipleriyle tokalaşarak selamlaşır- ken, saygı ve memnuniyet ifade eden bir davranış içinde olmalıdır. Bu sırada davetlinin ceketinin önü açık ve eli cebinde olmamalı, elinde sigara, puro, pipo, cep telefonu vb. bulunmamalıdır.

Öğle yemeklerinde; özellikle bahar ve yaz aylarında açık renk elbise giyilebilir. Akşam davetlerinde; kıyafet belirtilmemişse erkeklerin koyu renk, kadınların da tayyör/döpiyes veya uzun etek elbise giymesi uygundur.

Çiçek sunmak sosyal ve kurumsal yaşamda kişinin duygularını yansıtan güzel ve asil bir davranıştır. Çiçekler üç ayrı şekilde düzenlenir. Buket, sepet ve çelenk. Bunların kullanım yerleri ve biçimleri ayrıdır. Buket elden verilir. Sepet ve çelenk yalnızca gönderilir. Çelenk anıtlara konur, cenazeye gönderilir. Sepet; nişan, nikah ve düğünlerde, sanatsal etkinlik- lerde, açılış törenlerinde, tayin ve terfilerde gönderilir. Türkiye’de nişan, nikah ve düğün törenlerine, kuruluşların açılış törenlerine çelenk gönderilmektedir.

Göreve başlamada özel olarak dikkat edilecek protokol kurallarının önceliğini, kurumun yetkilisiyle olan ilişkiler oluşturur. İşe yeni başlama sırasında, örgütsel hiyerarşi bakımından üst konumunda olan yemek ısmarlamak isteyebilir. Bu davetin reddedilmesi, görgü kurallarına aykırıdır. Davet bir defalığına kabul edilmelidir; ancak davet ikinci kez tekrarlanırsa, nazik bir üslupla geri çevrilmelidir.

Kurum ve kuruluşlarda verimlilik ve etkinlik için esas olan, yalnızca bilgi ve beceri değil, aynı zamanda ekip halinde çalışabilme yeteneğidir. Ekip halinde çalışabilmenin ilk kuralı protokol kurallarına uygun davranmaktır. Başarı için takım oyununu bilmek gere- kir, bunun için de yazılı olmayan protokol kurallarına uygun davranmak gerekir. Çünkü iş yaşamında hiç kimse tek başına bir güç değildir. Başarıya götüren birlikte çalışabilme gücüdür; sinerji bu birlikte iş yapabilme yeteneğinin sonucunda ortaya çıkar.