İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 2

(U) Düzeni; çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir. Toplantıda etkinliği sağlama, yönetimi ve iletişimi kolaylaştırma açısından avantajları bulunmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Değer verilen ve başarılı kişilerle yakın iletişim kurulmalı, ancak diğerleriyle de kötü olunmamalıdır. Ödüllendirilen iş arkadaşlarının başarılarından mutluluk duyulmalı ve bu duygular belirtilmelidir. Aksi halde iş arkadaşlarının ödüllendirilmesini kutlamayan kişi kıskanç ve başarısız kişi olarak algılanır. İnsanların mutlu ve mutsuz günlerinde yanında olan dostları hiçbir zaman unutulmaz. Bayram, yılbaşı ve doğum günü gibi özel günlerde iş arkadaşları her zaman hatırlanmalıdır. Nezaket her kapıyı açar ve herkesin hoşuna gider.

Karşıdakinin unvanı ve mesleği hakkında bilginizin olmaması durumunda ise hitaplarda “sayın”, “efendim”, “beyefendi” gibi toplumsal görgü kurallarına uygun sıfatların kullanılmasında bir sakınca yoktur. “Dayı”, ”teyze”, “amca”, “ağabey” gibi akrabalık ilişkileri çağrıştıran ifadelerin kullanılması, laubaliliğin yanında aynı zamanda bir kabalık ve görgüsüzlük örneğidir.

Oval veya Yuvarlak Düzen. Başkansız ya da eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık demokratik bir toplantı düzenidir. Oval veya yuvarlak masa düzeninde otorite azalır; iletişim ve katılım artar. Yuvarlak masa, toplantıda başkan ve katılımcılar arasında eşitlik sağlar.

İş yaşamı ve sosyal yaşamda görgülü, nazik, zarif ve ölçülü olmanın koşulları ise şöyle sıralanabilir:
• Dengeli olmak: Bireyin davranışlarının farkında olması, aşırı ve ölçüsüz tepkilerden uzak, her durumda kabul edilebilir davranış içinde olmakla olanaklı olabilir.
• Dürüst olmak: Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir. Kısaca sözünde ve davranışlarında doğruluktan ayrılmayan insan dürüst insandır. Bunların yanında gerçekçi, olmak da gerekir.
• Gerçekçi olmak: Gerçeği içeren ve ona göre davranma anlamındadır. Buradaki gerçekçilik aynı zamanda içtenlikle de ilgilidir. Yapmacık nezaket, görgü değil görgüsüzlük, saygı değil, saygısızlıktır.
• Görgülü olmak: Hem iş yaşamının, hem de özel yaşamın bir gereğidir. Toplumsal ilişkiler bakımından da görgülü olmanın önemi büyüktür. Toplumsal yaşam açısından görgülü olmak, toplumda geçerli olan kurallara, kısaca davranış düzlemine uygun davranmakla olur. Doğru cevap C'dir.

Uçaklardan karşılama ve uğurlamalarda hava limanı ve alanlarında kullanılan özel mekânlar şöyledir:
• Büyük Şeref Salonu: Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur.
• VIP: Devlet protokolüne dahil kişilerin hava limanı ve alanlarından karşılama ve uğurlama sırasında kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekânlardır.
• CIP: Topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekândır.

Resmi makamlarda üst konuklar ve şeref konukları dış kapıda, akran (eş düzey) konuklar iç kapıda (makam kapısında) karşılanmalı ve uğurlanmalıdır. Doğru cevap D'dir.

Bir yöneticinin makamına kendi üstleri veya yaş, kıdem, protokol yönünden kendinden önde olan akranları (eşitleri) veya önemli zevat ya da önem verdiği kişiler geldiği zaman, kendisi makam koltuğunda oturmamalı, konuk koltuğunda oturmalıdır. Aksi takdirde bu kişileri kendi astı durumuna koymuş ve saygısızlık etmiş olur. Ancak, bu kişileri kendi makam koltuğuna “Buyur” etmesi ve oturtması da doğru değildir; makam daima sahibine aittir. Eş ve üst mevki ve statüdeki konukları kabul etmek için, makam odasının en uygun köşesinde, ortası yuvarlak sehpalı bir “konuk köşesi” düzenlemek ve konukları bu köşede kabul etmek ve ağırlamak en uygun olandır. Böyle bir konuk köşesi olmadığı takdirde, makam masasının önündeki koltuklarda üstle
birlikte karşılıklı oturmak tercih edilmelidir. Doğru cevap

A, B, C ve D seçeneklerinde belirtilenler üstlerle ilişkilerde uyulması gereken protokol kuralları arasında yer almaktadır. Resmi ortamda üst ile birlikte yürürken veya ayakta dururken ast daima üstün solunda yer almalıdır, sağında değil. Doğru cevap E'dir.

(U) Düzeni: Çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir. Toplantıda etkinliği sağlama, yönetimi ve iletişimi kolaylaştırma açısından avantajları bulunmaktadır.

(L) veya (V) Düzeni. Etkili bir toplantı düzeni değildir. Eşbaşkanlı toplantılar için uygulanabilir. (V) düzeni, iki taraflı imza törenleri için uygundur.

(T) Düzeni. (T) düzeninin uygulandığı toplantılarda, toplantıya katılanlar konuşmacıyı rahat izler ve grup iletişimi de kolay bir biçimde gerçekleşir. (T) düzeni, çok başkanlı ve eş başkanlı toplantılar için de uygun olmaktadır.

Oval veya Yuvarlak Düzen. Başkansız ya da eşit düzeydeki yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya açık demokratik bir toplantı düzenidir.

Konferans Düzeni. Çok sayıda kişinin katılacağı, bilgilendirme, yönlendirme, eğitme, emir verme amacıyla yapılan tek taraflı ve tek başkanlı toplantılar için uygundur. Yönetici önde, katılanlar toplu halde yöneticinin karşısında otururlar. Pasif bir toplantı düzenidir. Doğru cevap C'dir.

Davetlerde konukların, davetin başlangıç saatinden itibaren en geç 20 dakika içinde gelmiş olmaları gerekir. En uygun giriş saati, davetiyede belirtilen başlangıç saatinden 5-10 dakika sonrası olarak kabul edilmektedir. Yemek davetinde, davet saatinden 30 dakika sonra sofraya geçilir. Doğru cevap A'dır.

Kokteyl, sayıca fazla olan konukları sosyal, kültürel, resmi ve özel olarak bir araya getirmek ve ayaküstü kısaca görüşmelerini sağlamak ve bu esnada içecek ve hafif çerezler (ordövr) ikram etmek için kış aylarında 17:00-19:00, yaz aylarında 18:00-20:00 saatleri arasında ve akşam yemeğinden önce, konutta, iş yerinde, otelde veya sosyal tesislerde düzenlenen bir davettir. Konukları oturtma zorunluluğu yoktur. Kokteylin en önemli özellikleri, yarı resmi ya da sosyal nitelikte olması, kıyafet zorunluluğu bulunmaması, kabul ve karşılama hattı oluşturmaması ve hafif ikramlarda bulunulmasıdır. Doğru cevap D'dir.

Kadın olsun, erkek olsun herkes, eşi ve çocukları dışında herkese “siz” diye hitap etmelidir. Çok samimi arkadaşlar arasında “sen” demek bir nezaketsizlik olarak görülmemelidir. Bir nezaket sözcüğü olarak kullanılan “sayın” sözcüğünden sonra, ad ve soyad söylenir; ancak “bey”, “hanım” gibi başka bir nezaket sözcüğü ile birlikte kullanılmaz. “Sayın Celil Topuz Bey” demek yanlıştır. Bey denilecekse yalnızca “Celil Bey” demek gerekir. Ayrıca, sayın sözcüğü, makamdan sonra gelmelidir (Genel Müdürümüz Sayın Mehmet Çalışkan). Sayın gibi bir nezaket sözcüğünden sonra, kişinin adı söylenmeyecekse, “sayın” sözcüğü makamdan önce kullanılır (Sayın Rektör). Üstler, astları için sayın sözcüğü kullanacak iseler, astın soyadını, sayın sözcüğü ile birlikte kullanırlar (Sayın İpek). Ancak, astlar sayın sözcüğü ile üstlerin soyadlarını birleştiremezler. Bir sekreterin yöneticisi Nihat Selçuk’u arayan biri için “Sayın Selçuk yoklar efendim” demesi yanlış olur. Bunun yerine ya, “Sayın Nihat Selçuk yoklar”, ya da “Sayın Genel Müdürümüz yoklar” demesi gerekir. Doğru cevap D'dir.

Resepsiyonlar yaklaşık iki saat sürer, konukların davete en geç davetin başlama saatinden 20 dakika sonra varmaları ve bitiş saatinden 15-20 dakika önce ayrılmaları beklenir. Doğru cevap D'dir.

Sekreterlerin yöneticisi, misafirleri, çalışma arkadaşları, müşterileri ve diğer yöneticileri 'bir evsahibi' anlayışı ile protokol kuralları dahilinde ağırlaması gerekir. Özel hayatında arkadaşları ile yaptığı görüşmelerde bu kurallara uymasına gerek yoktur. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Yöneticinin yanında başkaları varken -makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve oturma düzeni yuvarlak masadır. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Yönetici asistanı kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola oturmalıdır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Açılış töreni hizmete açılış tarihinde yapılmalıdır. Ancak açılışa onur konuğunun katılması istendiğinde, açılış töreni bir hafta içinde yapılmalıdır. Bina fiilen açıldıktan, hizmet başladıktan 2-3 ay sonra açılış töreni yapmak doğru değildir. Doğru yanıt A şıkkıdır.