İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 17

Sosyal yaşamda tokalaşmada el uzatma hakkı evde ev sahibine, sosyal ortamda aynı cinsten olanlar arasında yaşlı olana, kadın erkek arasında kadına aittir. Resmi ortamda ise daima üst olan aittir. Doğru cevap A'dır.

İş hayatında öğleden önceki ziyaretler saat 10.00 - 11.30 arasında, öğleden sonraki ziyaretler 15.00 - 17.00 arasında, özel ziyaretler öğleden sonra 16.00 - 18.00 arasında izin ya da randevu alınarak yapılmalıdır. Habersiz, izinsiz ve randevusuz yapılan bir ziyaret her iki tarafı da zor durumda bırakabilir. Habersiz yapılan bir ziyaret ise süresi mutlaka kısa tutulmalıdır. Doğru cevap E'dir.

Sosyal yaşam ve protokol içinde ziyaret türlerini 7 ana başlık altında toplayabiliriz. Bunlar; 1. Göreve başlama ziyareti, 2. Çalışma ( iş ) ziyareti, 3. Tebrik ziyareti, 4. Veda ziyareti, 5. Bayram ziyareti, 6. Baş sağlığı ziyareti, 7. Hasta ziyaretidir. Doğru cevap A'dır.

Kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri

kaçınılmazdır. Bunlar: etkinliklerde bir koordinator bulunmalı, etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli, konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış davetiyeler hazırlanmalı, etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli ve bu kişiler iyi bir şekilde organize olmalı, etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir. Etkinlik üzerinden doğrudan kar etmek gibi bir amaç yoktur.

Öncegelme, eşdüzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli olmak” anlamına gelmektedir. Aynı düzeyde olan kişi ve kurumlar arasında ast/üstlük oluşturmamak için öncelik sırası yatay olarak gerçekleştirilir. Doğru cevap C'dir.

Nesnellik, kurumsal etkinliklerde göz önünde bulundurulması gereken protokol ilkelerinden biri değildir. Doğru cevap B'dir.

Baro başkanı il protokol listesindedir, diğerleri üniversite protokol listesindedir. Doğru cevap A'dır.

Bölge idare mahkeme başkanı, il protokol listesindedir. Doğru cevap E'dir.

Kolokyum, sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır. Doğru cevap B'dir.

Genel kurul, kurum/kuruluşların yasalar gereği belirli sürelerde yapmak zorunda olduğu toplantı türüdür. Doğru cevap E'dir.

Resmi toplantılarda; katılımcı sayısının 8-10 kişi olduğu ve eşit statüdeki kişiler arasında bilgi alışverişinde bulunulacak toplantılarda yuvarlak masa düzeni daha uygundur. Doğru cevap D'dir.

Onur konuğu, davet sahibi kişi olan yöneticinin üstü ya da davet edilenler arasında protokol yönünden devlet yetkilisi ya da eşit derecedeki yabancı kişidir. Doğru cevap C'dir.

İş görüşmeleri, resmi ziyaretlere örnektir. Doğru cevap E'dir.

Yukarıda sözü edilen ve etkinlik yönetiminde uygulanması gereken süreçlerin yanısıra
kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri
kaçınılmazdır. Bunlar;
• Etkinliklerde bir koordinatör bulunmalı,
• Etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli,
• Konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış
davetiyeler hazırlanmalı,
• Etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli ve bu kişiler iyi
bir şekilde organize olmalı,
• Etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir

Doğru cevap C şıkkıdır.

Protokol kuralları her alanda olduğu gibi kurumsal etkinliklerde de hukuksal, yönetsel ve sosyal olarak bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu ilkeler şunlardır;

Kurum/kuruluşların açılış törenlerinde program sunumu için bir sunucunun bulunması önemlidir.
Açılış törenlerinde sunucu ya da diğer konuşmacılar söze başlarken, törende bulunan resmi kişilere
unvanlarıyla (üsten asta doğru) hitap etmesi gerekir. Örneğin; Anadolu Üniversitesinin yeni öğretim yılı açılış törenine davetli protokol; “Vali”, “Milletvekili”, “Garnizon Komutanı”, “Rektörler”, “Konuklar” ve “Basın Mensupları”ndan oluşuyorsa, sunucu ya da konuşma yapanların hitap şekli ya “Sayın Vali”,“Sayın Milletvekili”, “Sayın Garnizon Komutanı”, “Sayın Rektör”, “Sayın Konuklar” ve “Sayın Basın Mensupları” şeklinde yapılmalı ya da sadece törene onur konuğu olarak davetli olan kişinin unvanı“Sayın Vali ve Sayın Konuklar” gibi söylenerek yapılmalıdır.

Doğru sıralama B şıkkında verilmiştir.

Kurum/kuruluşların etkinlik temeline dayalı olarak gerçekleştirdikleri toplantı türleri aşağıda
açıklanmaktadır:
Kongre: Bilimsel bir kuruluştan siyasi partiye kadar farklı alanlarda ulusal ya da uluslararası boyutta
gerçekleştirilen ve kişilerarası bilgi alış-verişinin yapıldığı ve çok sayıda katılımcının yer aldığı
toplantılardır.
Konferans: Kültür, sanat, bilim, çevre, ekonomi v.b konularda, konu uzmanı kişi tarafından
gerçekleştirilen ve katılımcılara bilgi vermeyi amaçlayan bir toplantı türüdür.
Panel: Belirli bir konuda ve o konuda uzman olan bir panel yöneticisinin başkanlığında, belirli sayıda
panelistin konuyu belli zaman sınırında tartıştıkları ve görüşlerini aktardıkları toplantı türüdür.
Sempozyum: Bilimsel konular başta olmak üzere farklı konularda çok sayıda katılımcının katkılarıyla aynı anda farklı oturumlarda bildiri ve çeşitli paneller şeklinde tartışıldığı toplantılardır.
Seminer: Mesleki ve teknik konularda bir uzman kişinin eğitim amaçlı olarak bilgilerini aktardığı ve
katılımcıların bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantı türüdür.
Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi
alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.
Genel kurul: Kurum/kuruluşların yasalar gereği belirli sürelerde yapmak zorunda olduğu toplantı
türüdür.
Çalıştay: Bilim, sanat, kültür, ekonomi, iletişim gibi çok farklı alanlarda, bilgi ve özellikle beceri
edinmek amacıyla gerçekleştirilen ve katılımcıların birbirleriyle iletişim içinde birbirlerini eğittikleri
toplantılardır.

D şıkkında Çalıştay'ın tanımı doğru verilmiştir.

Toplantılarda mekân düzenlenmesi konusunda dikkat edilmesi gereken noktalar ise şu şekilde belirtilebilir:
• Toplantı yeri seçilirken fiziksel koşullar göz önüne alınmalı; salonun ısısı, havalandırması,
aydınlatılması ve ses tesisatı iyi olmalıdır.
• Salon, katılımcı sayısına göre seçilmeli ve çok küçük bir salonda katılımcı sayısı fazla olan bir
toplantı, çok büyük bir salonda ise katılımcı sayısı az olan bir toplantı düzenlenmemelidir.
• Toplantı katılımcılarının isimlikleri masada bulunmalı, ayrıca masada kâğıt, kalem, bloknot ve
su gibi ayrıntılar da unutulmamalıdır.
• Toplantı salonu büyükse katılımcılara mikrofon sağlanmalı, ayrıca soru sormak ve toplantıya
katkıda bulunmak isteyenler için de mikrofon bulundurulmalıdır.
• Yabancı katılımcılarla yapılan toplantılarda ise simültane (anında) çeviri sistemi ve çevirmen
olmalıdır.
• Toplantı salonunda mutlaka çiçek bulunmalıdır.

Doru cevap E şıkkıdır.

Resmi toplantılarda;

Katılımcı sayısının 8-10 kişi olduğu ve eşit statüdeki kişiler arasında bilgi  alışverişinde bulunulacak toplantılarda yuvarlak masa düzeni,

4-5 kişilik kısa sonuç alınacak bir toplantı gerçekleştirilecekse kare masa düzeni,

Bir otorite başkanlığında 5-8 kişi ile gerçekleştirilecek toplantı için dikdörtgen masa düzeni,

Otorite başkanlığında ancak bilgi vermeye yönelik, yönetimi ve iletişimi kolaylaştıran bir etkisi olan ve 10-15 kişinin katılımında yapılacak toplantı için U veya T masa düzeni 

Kalabalık toplantılar için ise “sınıf” veya “tiyatro” düzeni kullanılması daha uygundur.

Doğru cevap A şıkkıdır.

Kokteyl, resepsiyon ya da yemek gibi davetler için hazırlanan davetiyelerde;
• Üstte davet eden kişinin ismi ve unvanı yazılmalı
• Davetin türü ve nedeni belirtilmeli
• Davetiye metni nezaket sözcükleri ile ve üçüncü şahıs fiil kullanılarak yazılmalı
• Davetiyenin alt bölümünde davetin “yeri”, “tarihi” ve “saati” ile “kıyafet” belirtilmeli
• LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi konulmalıdır.

Doğru cevap E şıkkıdır.