İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 15

Varolan renklerin en sakinidir. Yeşil güven verir. O yüzden bankaların logolarında en çok tercih edilen renklerden biridir. Yaratıcılığı arttıran bir renktir. Bazı büyük oteller aşçıların yaratıcılığının artması için özellikle mutfaklarını yeşile boyamaktadırlar (Sarıhan, 2007: 3).

Mor kendine saygıyı, asaleti itibarı simgeler. Sanatçılık, tolerans ve anlayış bu renk ile özdeşleştirilmiştir. Ancak morun geriletici özellikleri arasında sorumsuzluk, saygısızlık ve tartışmacı yaklaşımlar vardır (Sun and Sun, 1998: 60). Bunun yanısıra mor gizemin rengidir. Bir yandan melankoli ve onuru simgelerken diğer yandan aklın simgesi olarak bilinmektedir. Mor kadınların rengidir. Bu yüzden pek çok kadın derneği ve kuruluşu logolarında ya da isimlerinde moru kullanmaktadır.

Sarı, yaşamı, dışavurumu ve coşkuyu simgeler.

Makam odası ilke olarak kurumun ikinci katında olmalıdır. Yönetici yardımcıları, danışmanlar, protokol, basın ve özel kalem müdürlüğü gibi birimlerde aynı katta olmalıdır. Makam odasında iki kapı bulunmalıdır: 1. Kapı (onur kapısı); koridora açılmalı, yönetici ile davetli ya da randevulu gelen eş ve üst düzey konuklar bu kapıdan alınmalıdır. 2. Kapı (sekreterlik kapısı); özel kaleme ya da sekreterliğe açılmalı, kurum personeli, iş sahipleri ve tüm ziyaretçiler bu kapıdan girmelidir (Aytürk, 2005: 84). Makam odası 40-45m kare, pencereleri tül perdeli, tabanı parke olmalıdır. Koltuk takımı konuk kabul köşesinde bulunmalıdır. Yan tarafta kare ya da yuvarlak bir toplantı masası olmalıdır.Bir duvarda kurumsal ve bilimsel yayınların olduğu vitrinli kitaplık bulunmalıdır. Oda üstten gizlenmiş çok sayıdaki florasan lamba ile aydınlatılmalıdır.Makam odasının bulunduğu bina tarihi bir bina ise,makam odası mutlaka klasik biçimde döşenmelidir. Dekorasyonda kullanılan tüm eşyeler uyumlu olmalıdır. Renkler iç açıcı, dinlendirici, pastel (açık renk) olmalıdır. Kesinlikle siyah, kahverengi gri gibi boğucu renkler kullanılmamalıdır (Aytürk, 2005: 8).

Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bulunan herkese selam verilmelidir. Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da “selam millet!” demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir “herkese merhaba!” denebilir.

Yönetici asistanı yönetici ile arkadaş, dost ya da akraba olsa da iş ortamında daima mesafeli, ciddi ve resmi olmalıdır. İş yaşamıyla özel ve sosyal yaşamını ayırmalıdır. Örneğin, yöneticinin bürosuna girdiğinde, yönetici kendisine “oturun” demeden ya da izin istemeden oturmamalı, oturduğunda bacak bacak üstüne atmamalı; sakız çiğnememeli, kahkahayla gülmemeli, laubali olmamalı, argo konuşmamalıdır.

"Dış ülkelerle ya da diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak anlaşma ve sözleşmeler için imza töreni düzenlemek" dışındaki seçenekler, yönetici/yönetici asistanı arasında uyulması gereken görgü ve protokol kurallarındandır.

Toplantılar koordinasyon, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir. Protokol kurallarının uygulandığı önemli yerler ve etkinliklerden biri de kurumsal, kurumlararası ve uluslararası toplantılardır.

iki taraflı toplantılarda toplantı dikdörtgen masada gerçekleştirilmeli. Katılımcılar masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak oturmalıdırlar. Kurum amiri (genel müdür) bu toplantıya katılmak ve iki heyete başkanlık etmek isteğinde, genel müdür dikdörtgen masanın uç merkezine tek olarak oturur; konuk tarafı sağına, kurum personelini soluna alır. Kurumlararası toplantılarda protokol sorunu olmaması için katılacakların unvanları önceden öğrenilmeli, oturacakları yerler belirlenmeli, isimlikleri masa üstüne konmalıdır. Aksi takdirde, toplantıda oturma yeri konusunda sorun çıkabilir. Tek başkanlı, çok taraflı toplantıda U masada başkan olarak oturma yeri U masanın açık ucunun ortasıdır. Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve oturma düzeni yuvarlak masadır.

Kurumlarda düzenlenen törenlerde oturma düzeninde onur konuğu esas alınarak devlet ve/veya il protokolü ile kurumsal protokol uygulanır. Onur konuğunun oturacağı yeri göstermek üzere alanda veya salonda orta merkezdeki koltuğun önüne çiçekli bir sehpa konur. (Ön sıraya konan diğer sehpalar çiçeksiz olmalıdır.)  Kurumsal törenlerde onur konuğu (1 numara) orta merkezde, davet sahibi kurum amiri 2 numara olarak onur konuğunun sağında; onur konuğundan sonra gelen 2. konuk onur konuğunun solunda, 3. konuk kurum amiri ev sahibinin sağında olmak üzere, protokole dâhil diğer konuklar sağ ve solda ve arka sıralarda belirlenen yerlerine otururlar. (Törene katılacağını bildiren protokole dâhil zevatın oturacakları yerler önceden belirlenir; unvanları veya soyadları yazılarak koltukların üzerine konur.)

Sosyal ortamda el sıkarken erkekler ayağa kalkar; kadınlar kalkmaz. Bir kadın tokalaşmak için erkeğe elini uzatınca erkek, varsa şapkasını ve eldivenini çıkartmalıdır. Kadınlar tokalaşmak için eldivenini çıkartmayabilirler ancak yaş ve statü bakımından büyük olan bir erkekle tokalaşırken çıkartmalıdırlar. Kadın ve erkek iki çift karşılaştığında, önce her iki kadın tokalaşır; sonra erkekler kendi aralarında tokalaşırlar.

Tebrik ziyaretinde ast ya da kıdemsiz olanlar üst ya da kıdemli olana giderler. Bu ziyaretler 8 gün içinde randevulu veya randevusuz yapılabilir. Yöneticiler mutlaka randevulu ziyaret edilmelidir. Tebrik ziyaretinde içeride 5 dakika kalınmalıdır. Tebrik ziyaretinde, ziyaretten önce kart iliştirilmiş çiçek gönderilebilir. Tanıdık ve dostlara yapılan tebrik ziyaretinde çikolata, dolmakalem, kalemlik, isimlik vb. hediye götürülebilir. Tebrik ziyaretinde maddi değeri yüksek bir hediye vermek ve kabul etmek doğru değildir. Göreve başlayan kişi, eşdüzeyde olup tebrik ziyaretine gelenlere aynı süre içinde (bir hafta içinde) iadeyi ziyarette bulunmalıdır. Çiçek veya kutlama mektubu gönderenlere de teşekkür mektubu gönderilmelidir.

İş ortamında ve resmi hayatta takılar giyilen elbiseyle ve birbiriyle uyumlu ve en fazla
üç adet olmalıdır.

Kamusal bir yönetimde etik davranış kural­ları; tarafsızlık, dürüstlük, liyakat, nesnellik, saydamlık, hesap verebilirlik, adalet, eşitlik, kamu yararını gözetme, profesyonellik, tutumluluk ve etkinlik gibi ilke ve değerler bütü­nünden meydana gelmektedir.

Bir etkinlik tasarımı yapılırken sorulması gereken sorular neden, kim, ne zaman, nerede, ne ve nasıl soruları olmalıdır.

Özel gösterilerin planlanması: Etkinliğin amacına ve hedef kitlesine uygun olarak, et­kinlik içerisinde farklılık yaratmak ya da ilgi çekmek amacıyla yapılan özel müzik ya da sahne gösterilerinin yer alması kurumlar açısından önemlidir. Örneğin, resmi bir açılış töreninde 5-10 dakikalık bir klasik müzik dinletisi hem program akışına katkıda buluna­cak hem de izleyenlerin ilgisini çekebilecek ve etkinliğin değerini artırabilecektir

Protokolde önemli yerler: Makam odaları, makam otomobilleri, toplantı, tören, resmi davet ve ziyaret ortamlarıdır.

Protokolde önde­gelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama, makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.

Örneğin, bir üniversite etkinliğinde salona veya alana davetli kişiler için “Öğ­retim Üyeleri”, “Konuklar”, “Personel”, “Öğrenciler” ve “Basın Mensupları” için yer belir­ten yazılar konulmalıdır.

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda ka­tılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.