İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 13

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır

Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri
Protokol kuralları her alanda olduğu gibi kurumsal etkinliklerde de hukuksal, yönetsel
ve sosyal olarak bazı temel ilkelere dayanmaktadır. Bu ilkeler daha önceki ünitelerde de
belirtildiği gibi şöyle özetlenebilir.
Saygı ve Nezaket: Protokol kurallarının temel ilkelerinden biri davranışsal kurallardan oluşan saygı ve nezakettir. Devlete, kuruma ve kişiye hak ettiği önemi, değeri vermek,
saygı ve nezaketi gösterir. Hem kamusal hem de toplumsal yaşamda protokol ve sosyal
davranış kurallarının temel ilkesi olarak sayılan saygı ve nezaketin davranışsal olarak temelini üstlere, büyüklere, yaşlılara, kadınlara ve konuklara saygı duymak oluşturur.
Öndegelme: Protokol öndegelme sıralamasıdır. Protokolde öndegelme “öncelik-sonralık” olarak belirtilmektedir. Bunun anlamı makam, unvan ve rütbe sahibinin önceliğinin olmasıdır. Kurumsal etkinliklerde de tören, toplantı, davet ve ziyaretlerde öndegelme
hakkı önemlidir. Protokolde makam, unvan ve rütbe sahibi önde gelir. Protokolde öndegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken ölçütler; anayasal ve yasal sıralama,
makam unvanı, kuruluş tarihi ve üst unvan/rütbedir.
Öncegelme: Bu ilke eşdüzeyde olan, aynı unvanı taşıyan kişiler arasında “kıdemli
olmak” anlamına gelmektedir. Aynı düzeyde olan kişi ve kurumlar arasında ast/üstlük
oluşturmamak için öncelik sırası yatay olarak gerçekleştirilir. Bunu bir örnekle açıklayacak olursak; bir kurumda aynı unvanı taşıyan mühendisler, doktorlar, uzmanlar veya
aynı rütbeyi taşıyan subaylar, göreve başlama tarihlerine göre önceliğe sahip olmaktadır.
Kurum/kuruluşlarda öncegelme sırasında göz önünde bulundurulması gereken kriterler;
göreve başlama tarihi, mezuniyet tarihi ve derecesi, kurum sınavına giriş puanı, yaş ve
alfabetik sıradır.
Temsil: Protokol, kişisel temsil anlamına gelmemektedir. Protokolde herkes kendisini değil kurumu-nu, makamını, unvanını temsil etmektedir. Her yönetici kurumu adına
konuşmak ve hareket etmek durumundadır. Bundan dolayı protokolde temsil niteliği taşımak, yer ve ortamına göre giyinmek, konuşmak ve davranmak önemlidir. Kurumsal olarak temsil hakkı ve yetkisi taşıyan kişiler; kurum amiri, vekil yönetici, kurum temsilcisi,
yönetici temsilcisi ve yönetici eşinden oluşmaktadır.
Düzey Eşitliği ve Denklik: Toplumsal, siyasal ve kamusal yaşamdaki tüm ilişkilerde toplantılarda, davetlerde, konuşmalarda ve resmi yazışmalarda düzeylerin eşitliği ve
denkliğine göre hareket edilmektedir. Örneğin, Üniversitelerarası yazışmalarda rektör
imzasıyla gelen yazıya rektör imzası ile yanıt vermek gerekir. Bu yazıya rektör yardımcısı
imzası ile yanıt verilirse kurumun itibarı azalacaktır.
Karşılıklılık: Hukuki anlamda; devletin-devletle, kurumun-kurumla anlaşmış olduğu herhangi bir konuda, birbirlerine tanınmış olan işlem eşitliğidir. Yukarıdaki örnekten
hareketle, bir üniversite rektörü davetli olarak bir başka üniversiteye gittiğinde kendisini
üniversitenin genel sekreteri karşılarsa, diğer üniversitenin rektörü geldiğinde de kendisini o kurumun genel sekreteri karşılamalıdır (Aytürk, 2009: 23-33).

Protokol ve sosyal davranış kurallarının (nezaket ve görgü) önemli
olduğu ve tam olarak uygulandığı kişi, yer, alan, iş ve işlevler şunlardır:
• Protokolde kişiler: Yöneticiler, konuklar ve kadınlar
• Protokolde önemli yerler: Makam odaları, makam otomobilleri, toplantı, tören,
resmi davet ve ziyaret ortamları
• Protokolde önemli konular: Davetler (yemek, kokteyl, resepsiyon), karşılama ve
uğurlamalar, yazışmalar, yönetsel ve sosyal davranışlar (ast-üst ilişkisi), konuşmalar

Özetle bir etkinliğin yapılabilmesi için öncelikle yukarıda anlatılanlar doğrultusunda
bir etkinlik tasarımının yapılması ve bu tasarımı yaparken de aşağıda belirtilen soruların
sorulması önemlidir.
Neden: Kurum neden böyle bir etkinliğe ihtiyaç duymaktadır? (Etkinliği gerçekleştirmek için kurum/kuruluşun varmak istediği temel hedefin ne olduğu belirlenir).
Kim: Etkinliğe katılması beklenen ya da hedeflenen kişiler kimlerdir? (Örneğin, bir
üniversitenin yeni öğretim yılı açılış töreninin hedef kitlesi o üniversitenin öğretim üyeleri, öğrencileri, basın mensupları ve devlet erkânıdır).
Ne zaman: Etkinlik ne zaman gerçekleştirilmek istenmektedir? (Bir üniversitenin öğretim yılı açılış töreni, öğretim yılının başında gerçekleştirilmelidir).
Nerede: Etkinliğin gerçekleştirileceği mekân neresi olacak? Dış mekan mı kullanılacak, iç mekan mı? (Aynı örnek üzerinden açıklayacak olursak, bir üniversitenin yeni
öğretim yılı açılış töreni için gerçekleştirilecek etkinliğin yeri, üniversitenin konferans
salonu olabilir).
Ne: Etkinlik sırasında neler yapılacaktır? (Örneğin, bir açılış töreni akışında konuşmalar, konser veya gösteriler yer alabilir).
Nasıl bir etkinlik olacak? Kurum açısından etkinliğin başarısı ne olacak ve kuruma ne
katkı sağlayacak?

Kurumlarda bir üstün, astan isteyeceği iki temel tutum ve davranış vardır. Bunlar:

Üstlerin uymaları gereken protokol kuralları şunlardır:
• Üstler, kurumlardaki pozisyonlarını düşünerek hareket etmelidir. Yöneticiler; beceri, nezaket, örgütsel kurallara ve hedeflere bağlılık bakımından kendilerinden
örnek alınacak insanlar olmalıdırlar.
• Üstler, hiçbir zaman yetki ve sorumluluk devretmekten kaçınmamalı, kendisi sürekli yetkiyi kullanan, astları ise sorumluluk taşıyan insanlar konumunda olmamalıdır. Astların kararlara katılmasını sağlamalıdır. Bu bir nezaket kuralı, hem de çağdaş yönetim anlayışının bir gereğidir.
• Üstlerin astlarına karşı adaletli davranmaları, astların kendilerinden olan beklentilerinin başında gelir. Üstler yalnızca adil davranmakla yetinmemeli, aynı zamanda çalışanların iş tatminini arttırmak ve örgütsel amaçlara bağlanmalarını sağlamak için onlara karşı sevgi ve saygı beslemelidir.
• Yönetimin fonksiyonlarından biri de kontrol fonksiyonudur. Ancak, çağdaş yönetim işgörenlerin değil, işin yönetimini dolayısıyla kontrolden işin kontrolünü anlamak gerekecektir. Bu nedenle üstler, astlarını kontrol adı altında sıkı bir disipline sokmamalıdır.
• Üstlerin, astlarına karşı göstermeleri gereken önemli bir kurumsal protokol de çalışanları isteklendirerek çalıştırmaktır. Bunun için üstler astlarını gerektiğinde takdir etmeli ve ödüllendirmelidirler. Üstler, astlarının yanlışlıklarını görmede gösterdikleri duyarlılığı, onların başarılarını görmede de göstermelidirler. “İnsan
iltifata susuzdur” anlayışıyla üstler astlarının susuzluklarını giderme konusunda gerekli duyarlılığı göstermelidirler.

Bu durumda doğru cevap "b" şıkkıdır.Yani"Üstler,altlarını hiç bir zaman rahatsız etmemelidir."

Ekip halinde çalışabilmenin ilk kuralı; protokol kurallarına uygun davranmaktır.

Dürüst olmak: Özü-sözü bir olmaktır; sözünü yerine getirmek ve güven vermektir.

Karşılamada insanların yaşları, makamları ve sosyal statüleri gibi faktörler rol oynar.

Uçaklardan karşılama ve uğurlamalarda hava limanı ve alanlarında kullanılan özel mekânlar şöyledir;

• Büyük Şeref Salonu. Türk ve yabancı Devlet büyüklerinin karşılıklı ziyaretlerinde karşılama ve uğurlama sırasında kullanılan bir mekândır. Devlet büyüklerinin ziyaret ve görüşmelerle ilgili basına ve kamuoyuna açıklama yapmak için kullandıkları salondur.
• VIP. Devlet protokolüne dahil kişilerin hava limanı ve alanlarından karşılama ve uğurlama sırasında kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandırıldıkları özel mekânlardır.
• CIP. Topluma mal olmuş sanatçılar, yazarlar, iş adamları ve kamu kurumu niteliğindeki hizmet kuruluşlarının yöneticilerine kullandırılan ve ziyaretçilerin ağırlandıkları özel mekândır.

Yöneticiler, ast konukları ağırlarken odalarında makam koltuklarında oturmalıdırlar.

Kurum ve kuruluş çalışanları, kendisiyle aynı ya da daha küçük yaşta olanlara hitap ederken de “siz” diye hitap etmelidir.

(U) Düzeni; Çoğu kez başvurulan ve uygulanan tek başkanlı toplantı düzenidir.

Göreve başlayan kişi, ilk yöneticiyi ziyaretle başlar.

Etkinliklerde uygulanan  süreçler;etkinlik yönetimi olarak tanımlanmaktadır.

Yönetim; en genel tanım ile kişileri ortak bir amaca
ulaştırmak için yapılan planlama, uygulama ve değerlendirme süreci olarak belirtilebilir.

Protokol kuralları, kamusal yaşam kurallarıdır.

Kurumsal Etkinliklerde Protokol İlkeleri;

Bu durumda doğru cevap "d" şıkkıdır.Yani "Uygulama"dır.

Salonda orta merkezdeki koltuğa onur konuğu oturur.