İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 12

En temel tanımı ile toplantı, kişilerin birbiri ile bilgi alış-verişinde bulunduğu, belli bir yer ve zamanda yapılması planlanan ve önceden düzenlenen etkinliklerdir.

Genel kurul: Kurum/kuruluşların yasalar gereği belirli sürelerde yapmak zorunda olduğu toplantı türüdür.

Üzerinde uzlaşılan program ise temel olarak
yer ve saatleriyle birlikte şu adımlardan oluşur:
• Karşılama
• Otele veya konuk evine yerleşme
• Konuğun ziyareti
• Konuk ile resmi görüşme ya da toplantı
• Yemek
• Dinlenme
• İlgili kişi ve kuruluşlara nezaket ziyareti
• Sosyal etkinlikler (gezi, dinleti, gösteri v.b)
• Serbest zaman
• Uğurlama

Bu durumda doğru cevap "d" şıkkıdır.Yani "Hediyeleşme"dir.

Resmi olmayan davetlere ,özel davetler de denilmektedir.

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER:” ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, “Ek konulmadı” ya da “Ek-.... konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise, Ek-.... Konuldu” ifadesi yazılır

Protokolde önemli olan resmi yerler şunlardır: Makam odaları, makam otomobilleri, toplantılar, törenler, ve resmi davet / ziyafetler.

Etkinlik yönetiminde uygulanması gereken süreçlerin yanısıra
kurum/kuruluşların etkin ve başarılı bir etkinlik düzenlemeleri için bazı noktalara dikkat etmeleri kaçınılmazdır. Bunlar;
• Etkinliklerde bir koordinatör bulunmalı,
• Etkinliğin başarılı olabilmesi için gerçekçi amaçlar belirlenmeli,
• Konukların etkinliğe çağrılmasında profesyonel ekip tarafından tasarımı yapılmış ve basılmış davetiyeler hazırlanmalı,
• Etkinliğin büyüklüğüne göre, insan gücü yani görevli personel istihdam edilmeli ve bu kişiler iyi bir şekilde organize olmalı,
• Etkinlikler doğru zamanda ve doğru yerde gerçekleştirilmelidir

Davetin resmiyet derecesine göre kişiler ya telefonla ya da davetiye ile davet edilmektedir. Davetiyelerde mutlaka LCV (lütfen cevap veriniz) ibaresi bulunmalı ve LCV’ler telefonla alınmalıdır. Davet edilen kişi açısından da LCV ibaresine uyulması ve katılım durumunun belirtilmesi protokol ve nezaket kuralları açısından önem taşımaktadır. Ayrıca bu tür etkinliklerde davet edilecek kişi yüksek bir statüye sahipse, kurum/kuruluş yöneticisinin daveti bizzat ziyaret ederek yapması gerekmektedir.

Toplantılar koordinasyon, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir.

Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir.

Davet edilen kişilerin etkinliğe katılım durumunun belirlenmesi için mutlaka LCV (lütfen cevap veriniz) alınması gerekmektedir. Özellikle protokolün yoğun olduğu etkinliklerde LCV, etkinliğin olmazsa olmazları arasında yer almaktadır.

Cumhurbaşkanının katıldığı tören, toplantı, kongre ve konferanslarda yalnızca Cumhurbaşkanına hitap edilir (“Sayın Cumhurbaşkanım” denir). Salonda TBMM Başkanı olsa dahi anılmaz. Çünkü Cumhurbaşkanı devleti ve milleti temsil eder.

Kolokyum: Sadece akademik düzeyde bilimsel konuların tartışıldığı ve çok sayıda katılımcının bilgi alış-verişinde bulunduğu toplantılardır.

Sosyal yaşam ve protokol içinde ziyaret türlerini 7 ana başlık altında toplayabiliriz. Bunlar; 1. Göreve başlama ziyareti, 2. Çalışma ( iş ) ziyareti, 3. Tebrik ziyareti, 4. Veda ziyareti, 5. Bayram ziyareti, 6. Baş sağlığı ziyareti, 7. Hasta ziyaretidir.

Cumhurbaşkanının tüm resmi törenlere teşriflerinde “Sayın Cumhurbaşkanı” demek suretiyle gelişleri yüksek sesle belirtilir.

İnsanlar konuşurken anlattıklarını mimikler, el kol hareketleri gibi beden dili ile pekiştirirler. Çoğu kez ise konuşmadan beden dilini ve beden dilinin göstergelerini kullanarak iletişim süreçlerini tamamlarlar. Yapılan araştırmalar insanların iletişiminin %65’ini sözsüz iletişim biçimi ile gerçekleştirdiğini göstermektedir.

Yüz ifadeleri, jestler, mimikler, bakışlar, mekan kullanımı, kişisel görünüm, giyim kuşam gibi pek çok öge sözsüz iletişim içerisinde yer alır. Kısaca beden dili denildiğinde ise şöyle bir sıralama yapılabilir.
• Jest ve mimikler
• Hareketler
• Fiziksel görünüm
• Zaman ve mekan

Beden dilini bu kadar önemli yapan ögeler şöyle sıralanabilir (Kaşıkçı, 2006:
86-89).
2. Kişinin kendini tanıması ve iç dünyasından haberdar olmasına olanak sağlar.
3. Kişinin kendisini önemli hissetmesini sağlar.
4. Kişinin kendisini ifade etmesini sağlar.
5. İnsanların birbirlerini sevip, saygı duymalarına destek olur.
6. Kişinin karşısındaki insanı etkilemesini sağlar.
7. Kişinin karşısındaki insanı anlamasını ve ona ulaşmasını sağlar.
8. Kişinin konuşmasına bütünlük, iletişimine renk ve kalite katar.
9. İletişime duygusal faktörler katar.
10. Beden dilini doğru/yanlış kullanmak kişinin zekası ve kontrol mekanizması hakkında karşı tarafa bilgi verir.

Beden dilinin ögeleri şöyle sıralanabilir:
1. Mimikler ve Jestler
2. Başın Kullanımı (Gözler, saçlar, dudaklar)
3. El hareketleri
4. Ayaklar
5. Duruş Biçimleri

Başın yana doğru yatırılıp, karşımızdaki insana bakmamız ise sevgi ve şefkat duygularımızı ortaya çıkarabilir.