İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 11

Karşıdaki kişinin gözüne az bakmak güvensizliği, çok bakmak ise diklenme ya da taciz etmeyi gösterir. Kesik kesik bakan insanlar ise güven verici değillerdir.

Sarı, renklerin en ışıklısı ve en göze çarpanıdır. Yaşamı, dışa vurumu ve coşkuyu simgeler. Altının ve güneşin rengi olmasından dolayı bereketin simgesi olarak da kullanılır.

Kahverengi renkler içinde en realist olanıdır. Sağlıklı yaşam ve gündelik işi simgelemektedir.

Frak, gündüz ve gece giyilebilen resmi bir elbisedir. Diplomatik kimliğe sahip olanlar, yüksek devlet memurları, yüksek mevki sahipleri, yüksek rütbeli subaylar diplomasi ile ilgili işlerde, resmi bayramlarda, resmi partilerde, resepsiyonlarda, balolarda ve resmi akşam yemeklerinde bu kıyafeti giyebilirler.

Renkler iç açıcı, dinlendirici, pastel (açık renk) olmalıdır. Kesinlikle siyah, kahverengi gri gibi boğucu renkler kullanılmamalıdır (Aytürk, 2005: 8)

Yönetici asistanı yöneticinin bürosunda otururken içeriye biri girdiğinde, yönetici ayağa kalkmadıkça yönetici asistanı kalkmamalıdır. Yönetici ayağa kalktığında ise kendisi de hemen kalkmalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin odasında iken kurum içinden kendi üstlerinden biri içeriye girdiğinde göz temasıyla ve başıyla onu selamlamalıdır.

YÖNETİCİ/YÖNETİCİ ASİSTANI İLETİŞİMİNDE UYULMASI
GEREKEN GÖRGÜ VE PROTOKOL KURALLARI

Yöneticinin yanında başkaları varken makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısılda mamalı; küçük bir not kağıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir.

Onur konuğu gelmeden program başlamaz. Onur konuğu gelip yerine oturunca,
program sunucusu onur konuğuna ve tüm konuklara hitaben “Hoş geldiniz” der ve tören programını sunar.

Yönetici asistanı ister kadın ister erkek olsun bacaklarını açarak veya öne doğru
uzatarak ya da ayaklarını çapraz tutarak oturmamalıdır

Bürosunda otururken, bir üstü ya da yaşça büyük bir ziyaretçi geldiğinde hemen
saygıyla ve gülümseyerek ayağa kalkmalıdır

Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve
sosyal yaşamda geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli
değildir

Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmelidir

Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa oturmalıdır

Sekretaryada tokalaşmak için el uzatma hakkı ofis sahibi olarak daima yönetici
asistanına aittir

Sosyal yaşamda genel olarak erkek kadına, küçük büyüğe, genç yaşlıya; yeni gelen, orada bulunanlara, yeni gelen üst düzeyde ise, orada bulunanlar yeni gelene; konuşmacı topluluğa; akraba ve yakın dostlar diğerlerine; kadınlar devlet adamlarına, üst yöneticilere, yaşlı erkeklere, bilim ve din adamlarına tanıştırılırlar

Telefonda Perdeleme Yöntemleri

Sayın Genel Müdürüm şu anda önemli bir toplantıdalar, mesaj bırakmak ister
misiniz?

Yönetici asistanı, yöneticinin odasındaki tüm ziyaretçilere ikram organizasyonunu en iyi şekilde yapmalıdır. 

Ziyaretçilere içecek ikram edilirken servis, önce kadınlardan veya üstlerden başlamalı, en son yöneticiye sunulmalıdır

Yönetici asistanı,ziyaretçilerin makamda ağırlanması için büroda sürekli olarak
sıcak ve soğuk içecekler bulundurmalı ve makam hizmetlisi aracılığıyla servis yapılmasını sağlamalıdır

Yönetici asistanı, yöneticiyi ziyaret eden ve çıkan her ziyaretçiye hafif baş eğerek ve gülümseyerek güle güle ya da iyi günler demelidir.

Yönetici ile görüşmesine gerek olmayan ziyaretçilerle yönetici asistanı kendisi veya yöneticinin yardımcısı ya da ilgili birim amiri ilgilenmelidir.

Resmî ziyaretler; göreve başlama ziyareti, tebrik ziyareti, iş (çalışma) ziyareti ve
veda ziyaretidir.

Toplantılarda ve makamda günlük ziyaretçi kabullerinde çay, kahve, soğuk/sıcak
içecek ikramı makam hizmetlisi tarafından yapılmalıdır.

Yöneticinin üst düzey ziyaretçileri ile davet ve kabul ettiği yabancı, özel ve önemli ziyaretçilerine onur konuklarına ikram servisini ise yönetici asistanı makam hizmetlisi ile birlikte yapmalıdır

Serviste, tepsi içine dantelli kâğıt örtü; çay bardakları/kahve fincanları altına tabakaltı yuvarlak, dantelli kâğıt konulmalıdır.

Toplantıda yapılan içecek servisleri, oturanların sağından yapılmalı, boşlar solundan alınmalıdır.

Ziyaretçi içeride iken boşları almak için hizmetlilerin ya da yönetici asistanının içeriye girmesi doğru değildir

Elektronik posta sözsüz iletişim öğelerinden biri değildir. Doğru cevap E'dir.

İletişim ve sözsüz iletişim kültürden ve toplumsal yaşamdan ayrı düşünülemez. Doğru cevap C'dir.

Yas durumunda başın öne eğilmesi uygun bir davranıştır. Doğru cevap A'dır.

iş görüşmelerinde gözlere doğrudan bakmak yerine alın bölgesine bakmak kişinin ciddiyetini gösterir ve karşınızdaki kişi sizi dikkatle dinler. Doğru cevap E'dir.

El sıkma konusunda genel kural şöyledir: Kadın erkeğe, yaşlı gence, statüsü daha yüksek olan daha altta olana önce elini uzatmak durumundadır. El sıkıldığı zaman karşıdaki kişinin yüzüne bakılması gerekir. Bu bakışa içten bir gülümseyiş eklendiği zaman karşıdaki kişiye önem verildiği gösterilmiş olur. Ayrıca uzatılan eli çok fazla sıkmak görgüsüzlük olarak nitelendirilebilecek bir davranıştır. Görgülü bir kişinin el sıkışı; fazla değil ama yeterince enerjik ve kısa ama aceleci olmamalıdır. Ayrıca erkekler el sıkmak için mutlaka ayağa kalkmalıdırlar. Kadınların böyle bir davranış
sergilemelerine gerek yoktur. Doğru cevap D'dir.