İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI - Deneme Sınavı - 15

Kültür bir insan topluluğunu diğer bir topluluktan ayıran değerler, normlar, inançlar, varsayımlar ve davranış biçimlerinin bütünüdür; çok katmanlıdır, homojen değildir ve durağan değil; değişkendir. Doğru cevap A seçeneğidir.

"Adab-ı muaşeret" kavramının, günümüz karşılığı "Görgü kuralları"dır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Protokol sözcüğü, Fransızca “protocole” kelimesinin Türkçe karşılığıdır. Protocole, sözcüğü, Fransa’da ilk defa 1330 yılında “Resmî Evrak, Resmî Tutanak” anlamında; 1829 yılında da, “Resmî ilişkilerde ve törenlerde önde gelme hakkı ve biçimsel davranışlar konusunda uyulması gereken kurallar bütünü” anlamında kullanılmıştır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Nezaket, "insanların birbirlerine zariflik, incelik ve ölçülülük çerçevesinde davranmaları veya birbirlerini incitmemek için gerekli özeni göstermeleri"; nazik olmaları, anlamında kullanılan bir kavramdır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Toplumda sevilen, sayılan, aranan ve sözü geçen bir insan olmamız, görgü kurallarını tam olarak bilmemize ve uygulamamıza bağlıdır. Görgü, insanın kendine saygı duygusunu güçlendirir ve bu saygı, güçsüzleri ezmekten alıkoyduğu gibi, kişinin dengesiz davranışlarına da engel olur. Terbiyeli kişi, kendisine saygı duyduğu için başkalarına da saygı duyan kişidir. Bu öz saygı, onu kişilik zaaflarına düşmekten daima alıkoyar. Görgünün esası da, kendine ve başkalarına karşı saygılı olmaktır. Çünkü insanı gerçek insan yapan onun davranışlarıdır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Görgüsüz davranışların temelinde, kişinin bilinçsizliği ya da sadece kendisinin farkında olması hali; bencilliği yer almaktadır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Sosyal ve kültürel olarak kendisinden daha alt düzeyde olan yoksun kişilere saygı ve anlayış göstermek olan tevazu, nezaketi oluşturan etmenlerin de arasında yer alır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Empati, anlaşmak için kişinin kendisini karşısındakinin yerine koyabilmesidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

İnternet üzerinden yapılan farklı yazışma türlerinde, özel yazı karakterleri kullanıldığı gibi; kimi yazı karakterlerinin, farklı anlamlar yaratmak için yeniden düzenlenmektedir. Örnek olarak; Büyük harflerle ileti yazmak, "bağırmak" anlamına gelmektedir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Bcc ve Cc (bilginize) adres satırlarının kullanımına özen göstermek gerekmektedir. Bcc satırı, geniş gruplar, çok sayıda kişiye; e-posta gönderirken kullanılmaktadır. Kişileri, konum, samimiyet düzeyi, ilişki türüne göre yerleştirerek; bununla da ayrı bir bilgi aktarabilirsiniz. Asıl sorumluyu, Cc yani bilginize satırında tek başına yazabilir; diğer kişileri de, ad soyad harf sırasına göre, çalışma yılına, kıdeme göre, sıralayarak, bir hiyerarşi ya da hiyerarşik olmama algısını yaratabilirsiniz. Doğru cevap E seçeneğidir.

Bir konuda görüş belirtilirken “Şöyle yaparız.”, “Böyle yapmak daha iyi.”, “Arkadaşlar bir incelesin.”, “Sanırım, böylesi daha iyi.” benzeri üstü kapalı cümleler kullanılabilir.

Tanıştırma ilişkileri şu şekildedir:

Erkek, kadına;
genç, yaşlıya;
yeni gelen, önce gelene;
alt düzey makamdakiler, üst düzey makamdakilere;
alt düzey rütbedekiler, üst düzey rütbedekilere;
tek kişi, gruba tanıştırılır.

Konuşurken, “Anladınız mı?” yerine “Anlatabildim mi?” denilebilir. Telefon eden kişi selam verdikten sonra hemen kendisini tanıtmalıdır. Telefonla konuşurken yönetici ya da amir, odaya girerse, telefon görüşmesi yapılan kişiye “Bir dakika.” denilerek ayağa kalkılmalı; yönetici/amir dinlendikten sonra yöneticinin/amirin izniyle konuşmaya devam edilebilir. Alınan notlar anlaşılır ve kısa olarak yazılmalıdır. Yanlış numaranın arandığı düşünülüyorsa, “Orası neresi?”, “Sen kimsin?” demek yanlıştır.

Sekreterlerin telefonla konuşurken dikkat etmeleri ve söylemeleri gerekenler şunlardır:

Üstler, sekreterler aracılığıyla aranmamalıdır.

Numaranız kendisinde var mı? yerine - Numaranızı alabilir miyim, lütfen?

İsminizi tekrar söyler misiniz lütfen? yerine - İsminizi doğru alabilmem için kodlar mısınız, lütfen?

"Kendisi şu anda dışarıda, daha sonra arayın." yerine - "Kendisi şu an ofiste değil. Mesaj bırakmak ister miydiniz?"

Kimsiniz? yerine - Kim arıyor? denmelidir.

Faks ile iletişim kurulduğunda da yazılar, beş gün içerisinde onayı alındıktan sonra
resmi yazı olarak değerlendirilir

Resmi yazılar, bir asıl bir kopyası olmak üzere iki nüsha hazırlanır.

Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılır.

Protokol kuralları; hukuk kuralları, yönetsel kurallar, ulusal normlar, kurumsal normlar ve sosyal normlar olarak ayrılmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Elçiler Topkapı Sarayı’nda Arz Odası’nda Padişahın huzuruna kabul edilirken, kendileri için hazırlanmış olan protokol kurallarına sıkı sıkıya uymak zorundaydılar. Mesela, elçiler kılıçla padişahın huzuruna giremezlerdi. Elçileri hapsetmek, dövdürmek, tercümanlarını öldürmek ve sınır dışı etmekle kendilerini salahiyetli gören sadrazamların tebliğ ve telkin eyledikleri maddeler dışında padişaha söz söyleyemezlerdi. Buna uymayanlar hakaret görür ve kılıçları zorla bellerinden çıkarılırdı. Doğru cevap C'dir.

Protokolün yapı taşları şunlardır;

Doğru cevap B'dir.