İLETİŞİM BİLGİSİ

Örgütlerdeki halkla ilişkiler etkinliğinden bahsederken iç ve dış etkinlikler olarak bir sınıflama yapılabilir.

Dış etkinlikler

Örgütlerdeki halkla ilişkiler etkinliğinden bahsederken iç ve dış etkinlikler olarak bir sınıflama yapılabilir.

İç etkinlikler

Halkla ilişkileri çok genel olarak “bir örgüt ve onun ilişkide olduğu halk arasında karşılıklı bir anlayışı oluşturmak ve sürdürmek için düşünülen, planlanan ve kuvvetlendirilen güç” olarak tanımlayabiliriz. Halkla ilişkiler iki yönlü bir iletişimi içerir. İyi bir halkla ilişkiler seçicidir ve dikkatlice tanımlanmış hedef kitlenin belirli gereksinimlerine ve ilgilerine göre mesajların düzenlenmesini gerektirir. Ayrı bir fonksiyon olarak ele alındığında örgü¬tün hem iç hem de dış çevresiyle ilgili kaynaklarını ve becerilerini bilmek zorundadır. Halkla ilişkilerin ikili ya da küçük grup iletişiminden farklı yönleri vardır:

Dokunma: Bir örgütte dokunma, sınırlı da olsa, önceden haber verici bir iletişim rolü oynar. Dokunma ile ilgili beş fonksiyon birçok örgütte görülür. Fonksiyonel – profesyonel, mesleki bir amaçla kişisel olmayan bir dokunmadır (doktorun hastasını mua¬yene etmesi); Toplumsal – nazik, toplumsal etkileşim içinde geleneksel olarak tanımlanmış bir dokunma¬dır (meslekten iki insanın tokalaşması); Sevgi gösterisi yakın kişisel alanı ihlal edici dokunmadır (birinin sırtına hafifçe vurmak); Mantıklı – hâkim, ast – üst ilişkisini pekiştirici bir dokunmadır (bir yönetici¬nin çalışanına sarılmakta kendini rahat hissetmesi); Mantıklı – belli bir amaç, bir insanın belirli bir çıkar için yaptığı dokunmadır (herkesin elini sıkma bazen de samimiyet gösterisi olarak onlara sarılma).

Bir örgütte dokunma, sınırlı da olsa, önceden haber verici bir iletişim rolü oynar. Dokunma ile ilgili beş fonksiyon birçok örgütte görülür. Toplumsal – nazik, toplumsal etkileşim içinde geleneksel olarak tanımlanmış bir dokunmadır (meslekten iki insanın tokalaşması).

Bir örgütte alan ile ilgili durumları güç, statü, pozisyon, sahiplik, kişisel bölge kavramları içinde değerlendirebiliriz. Alan, bir örgütte bireylerarası dinamikler içinde bir unsurdur. Bireyler alanları çeşitli faktörlere göre ayarlarlar. Bir örgüt içinde çok yakın durumlar sınırlıdır. Bu tür bir yakınlık bireyleri iş ilişkileri içinde rahatsız eder. Kişisel uzaklık, karşılıklı normal ölçülerde oturma ya da bir masa çevresinde ya da kahve – çay molalarındaki masalar etrafındaki uzaklığı içerir. Bu durum bir örgütte çok yaygındır. Sosyal uzaklık çoğunlukla örgütte çok yakından tanımadığımız ya da diğer örgütlerden kişilerle biçimsel, kişisel olmayan ortamlarda oluşur. Alan kullanımı hem doğrudan hem de ima yoluyla yapılabilir. Her iki durumda da duyarlı olmak, örgütteki bireylerin birbiriyle iletişimi kolaylaştırır.

Örgütsel iletişimde destekleyici iklim önemlidir. Örgütün iklimi, etkili bir örgüt yaratmada iletişim becerilerinden ya da tekniklerinden daha önemlidir. Savunmacı iklimde rastgele yargılama, ayıplama, standartları sorgulama (değerlendirme); diğerinin tutumu ve davranışını sorgulama (kontrol); diğerlerine hile yapma; diğerine karşı ilgisizlik; birçok konuda diğerlerine karşı üstün bir tutum içinde olmak (üstünlük); kesinlik öne çıkan özelliklerdendir.

Örgütsel iletişimde destekleyici iklim önemlidir. Örgütün iklimi, etkili bir örgüt yaratmada iletişim becerilerinden ya da tekniklerinden daha önemlidir. Temel inanç şudur: Bir bireyin örgütle ilgili kavramsal ve duygusal algılamaları örgüt içindeki insan davranışlarını etkiler. Destekleyici iklimde yargıda bulunmama, bilgi için soru sorma (betimleme); karşılıklı problemin tanımlanması ve alıcının amaçlarını ve gelişmesini engellemeden çözüm yolları arama (problem oryantasyonu); hileden, aldatıcılıktan uzak kalmak, dürüst olmak (kendiliğindenlik); güç, statü ve görüntünün etkisi olmadan katılımı sağlamak (eşitlik) öne çıkan özelliklerdendir.

Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler:

İki yönlü iletişim ile ilgili özellikler:

Örgüt ile ilgili temel yaklaşımlar; klasik, insan ilişkileri, insan kaynakları, olasılık ve sistem yaklaşımıdır. Doğru cevap C seçeneğinde verilmektedir.

Soruda verilmiş olan cümle, İnsan İlişkileri Yaklaşımı üzerine yapılan çalışma özetlerinden biridir. Doğru cevap E seçeneğinde verilmektedir.

Katz, Khan, Thompson, Frace, Monge ve Russels sistem yaklaşımı üzerine çalışmışlardır. Doğru cevap A seçeneğinde verilmektedir.

Tanımlanan anahtar kavramlar; süreç, mesaj, iletişim ağı, karşılıklı bağlılık, ilişki, çevre ve belirsizlik'tir. Doğru cevap D seçeneğinde verilmektedir.

Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler; itaatkardır bir yapı gösterirler çünkü göndericiye soru sorulmaz, gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır, gönderici kendini güvende ve saldırıdan uzakta hisseder, hızlıdır, bilgi hakkında az güven vardır, alıcılara bir engel söz konusudur. Doğru cevap E seçeneğinde verilmektedir.

İki yönlü iletişim özellikleri; gerçekliği tek yönlü iletişimden daha fazladır, yüksek güven duygusu verir, yüksek moral verir, gönderici üzerinde bir baskı vardır, göndericinin prestijini aşağı çekebilir ve zaman tüketimi söz konusu olabilir. Doğru cevap B seçeneğinde verilmektedir.

Çalışma Grubu Kuralları: Dayanışma, birbirine bağlılığı oluşturmak, örgüt içinde hiyerarşi ve itaatin sınırlarını belirlemek ve güçlenmek için çalışanların birbirleri ile etkileşime girmeleri sonucu oluşur. Doğru cevap A seçeneğinde verilmektedir.

Dış etkinlikleri; ticari konuşmalar ya da reklam, politik konuşmalar, lobi yapma, sivil ve toplumsal örgütlenmelerde konuşmalar, kongre ve konferanslar, resmi halk konuşmaları, danışma büroları ve iletişim teknolojilerinin kullanımı olarak verilmektedir. Doğru cevap C seçeneğinde verilmektedir.

İç etkinlikler; toplantılar, öneri sistemleri, dedikodu, sosyal etkinlikler, sunuşlar, eğitim programları, oryantasyon programları, bilgi verici toplantılar, yıllık raporlar ve iletişim teknolojilerinin kullanımı olarak verilmiştir. Doğru cevap B seçeneğinde verilmektedir.

Bir örgütte sözsüz iletişim alanları önem kazanır. Örgütsel şartlarda beş tip sözel olmayan mesajdan bahsedilebilir: vücut hareketleri, alan kullanımı, fiziksel özellikler, dil ve dokunmadır. Doğru cevap E seçeneğinde verilmektedir.