İLETİŞİM BİLGİSİ

1960’larda İnsan Kaynakları Yaklaşımı yavaş yavaş İnsan İlişkileri Yaklaşımı’nın yerini aldı. Bu görüşü savunanlara göre, eğer astlara uygun koşullar sağlanıp örgütsel amaçların gerçekleşmesinde tüm yeteneklerini koyabilecekleri bir çevre yaratılırsa verimli çalışabileceklerdir.

Bürokratik model klasik yaklaşıma temel oluşturacak ilkeler ortaya koyar. Bu yapısal ilkeler birçok önemli noktayı ifade eder. Öncelikle iş; hoş, memnuniyet verici bir şekilde düzenlenmek zorunda değildir. Duygusal olmadan etkili bir biçimde düzenlenmeli ve ilgililerle çatışma çok az olmalıdır. İkinci olarak her şey açık olarak ifade edilmelidir. Pozisyonlar açık, net bir şekilde tanımlanmalıdır. Buradan görülmektedir ki örgütün yapısal ve yönetimsel durumuna insanın yaşamı ve işiyle ilgili durumdan daha fazla önem verilmektedir. Bu ilkeleri aşağıdaki gibi özetleyebiliriz: • Kurallar ve düzenlemeler açıktır. Bunların buyurulmaya ve devamlılığa gereksinimi vardır. • Belirli yetki alanları olmalıdır. İnsanlar iyi tanımlanmış işlere ve bu işleri aktaracakları bir otoriteye sahip olmalıdırlar. • Otoritenin kaynağı teknik eğitim, yeterlilik ve uzmanlıktır. • Yönetici sınıfa üyelikle üretim araçlarına sahipliğin birbirinden ayrılması gerekmektedir. Bunun nedeni alınan kararlarda daha mantıklı ve objektif olma zorunluluğudur. • Hiyerarşik ilkeye göre her düzeydeki çalışanlar daha üst düzeyde çalışanların doğrudan kontrolü ve denetimi altındadır. • Hareketler, kararlar ve kurallar yazılı olarak kayıt ve muhafaza edilir. Bürokratik modelin temelinde

Weber’in ileri sürdükleri, örgütler için ideal bir tipin oluşmasıyla ilgilidir. Fayol ise bu ideal tipi oluşturmak yerine başarılı bir örgütün görünüşünü tanımlamaya çalışmıştır. Fayol, yönetici ile ilgili beş, yönetim ile ilgili on dört temel ilke belirlemiştir. Planlama; Düzenleme; Emretme; Koordinasyonu Sağlama ve Kontrol yönetici ile ilgili ilkelerdir. Görev Bölümü; Yetki ve Sorumluluk; Disiplin; Emir Kumanda Birimi; Yönetim Birimi; Bireysel İlgilerin Genel İlgilere İtaati; Personelin Ödüllendirilmesi; Merkezîleşme; Emir – Kumanda Zinciri; Düzen; Adalet; Personelin Haklarının Korunması; Kişisel Teşebbüs ve Birlik Duygusu ise yönetimle ilgili ilkelerin ana başlıklarıdır. Weber de bu ilkelerin önemine değinmiştir ancak aynı zamanda yeni şeylerin varlığına da dikkat çekmiştir.

Bu yaklaşımı 1920’li yılların sonu ve 1930’lu yılların başına kadar indirebiliriz. Özellikle Amerika Birleşik Devletleri’nde bunalımlı dönemin başlamasıyla birlikte gelişen memnuniyetsizlik makinalaşma ve fazlaca standartlaştırılmış bazı değişmeleri de beraberinde getirdi. Yönetim bilimi, yönetimsel ve örgütsel davranış modellerinin etkinliğini oluşturmakla ilgili teknik bir disiplin olarak gelişti. Niceliksel teknikler karar vericilerin daha etkili olmalarına yardım etmek için geliştirildi. Karmaşık sorunların çözümü için matematiksel ve teknik çözümler üzerine vurgulamalar yapıldı. Çalışanın memnuniyeti aracılığı ile üretimin temel alındığı bu yaklaşımda Elton Mayo, alanda çalışma yapanların başında gelir. Yapılan çalışmaları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz: • Bir örgüt, insan – makine ilişkisinden çok daha fazla şeyi ifade etmektedir. İnsanlar sahip olduğu özellikleri ile bir örgütün oluşmasına katkıda bulunurlar. • Üretim düzeyi, yönetim tarafından oluşturulmuş bazı normlardan daha çok gruplar tarafından oluşturulmuş bazı norm ve standartlar tarafından belirlenir. • Çalışanlar her zaman yalnız hareket etmezler. Gerçekte kararları gruplar alır ve bu gruplar ve diğer alt gruplar biçimsel örgütün bir parçası olarak tanımlanabilirler. • Birçok durumda ekonomik olmayan ödüller ekonomik olanlar kadar önemlidir. • Araştırma yöntemleri iş çevresi ile ilgili çalışmalarda kullanılabilir. Toplumbilimciler örgüt içindeki çalışanların davranışlarını anlamakta önemli katkılarda bulunabilir.

Sistem yaklaşımının temel ilkeleri aşağıdaki gibi özetlenebilir: • Bir sistem birbiriyle ilişkili parçalardan meydana gelir. • Bütün, sadece parçaların özeti değildir. Sistem kendi kendine bir bütün olarak açıklanabilir. • Sistemler iki açıdan ele alınır: a. Açık Sistem b. Kapalı Sistem. • Açık sistem bir dönüşüm modeli olarak görülebilir. Eşitli girdiler olur. Bu girdiler bazı aşamalardan sonra çıktılar olarak gönderilir. • Kapalı sistemler içine girilmesi ve anlaşılması zor sınırları barındırırken açık sistemler kendisi ve çevresi arasında daha kolay tanımlanan geçirgen sınırlara sahiptir. • Kapalı sistemler belirsizliği daha çok barındırırlar. Açık sistemlerde bu belirsizlik durdurulabilir. • Açık sistemlerde geri bildirim büyük önem kazanır. Geribildirim girdi olarak sisteme girer ve gelecek çıktılar ya da sürecin dönüşümünde değişmeye izin verir. • Sistemdeki parçalar arasında hiyerarşik bir düzen vardır.

Olasılık Yaklaşımı Bu yaklaşım karmaşık örgütler için geçerlidir ve iletişim hem üretimde hem de çalışanların memnuniyeti için önem kazanmaktadır. Bu yaklaşıma göre bütün durumlar için geçerli belli bir liderlik tipi ve örgütsel yapı söz konusu değildir. En iyi olan birden fazla yöntem olabilir. Örneğin herhangi bir durumda en iyi liderlik tipini seçmek için üç değişken önem kazanır: Nasıl tip liderden hoşlanılır? Liderin gücü nedir? Görev nasıl tanımlanır? Eğer bir yöneticiden hoşlanılmıyor ama büyük bir güce sahipse ve görev çok iyi tanımlanmışsa muhtemelen görevle ilgili yaklaşım kullanıldığında daha etkili olunacaktır. Aynı şey tersi için de geçerli olabilir. Değişkenlerin göz önüne alınıp ona göre bir liderlik tipi oluşturulması gerekmektedir. Olasılık yaklaşımında iletişim biçimi duruma göre değişebilir.

Karşılıklı Bağlılık Örgüt bütün alt parçaların bütünle ve onun da çevresiyle ilişkide olduğu bir açık sistemdir. Bu ilişkiye karşılıklı bağlılık denir.

Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler: • İtaatkâr bir yapı gösterirler çünkü göndericiye soru sorulmaz. • Gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır. • Gönderici kendini güvende ve saldırıdan uzakta hisseder. • Hızlıdır. • Bilgi hakkında az güven vardır. • Alıcılara bir engel söz konusudur. İki yönlü iletişim ile ilgili özellikler: • Gerçekliği tek yönlü iletişimden daha fazladır. • Yüksek güven duygusu verir. • Yüksek moral verir. • Gönderici üzerinde bir baskı vardır. • Göndericinin prestijini aşağı çekebilir. • Zaman tüketimi söz konusu olabilir.

Bir örgütte iletişimin doğası ile ilgili dört çeşit kuraldan söz edilir: • Hiyerarşik Kurallar: Bir örgütün tepesinden diğer düzeylere iletilecek politikaları, ilkeleri içerir. Bu kurallar yöneticiler tarafından oluşturulur ve diğer düzeylere iletilme ve yorumlama sürecinde bazı değişikliklere uğrayabilir. • Görev ile İlgili Kurallar: Bunlar uzmanlar tarafından oluşturulmuş, görevlerin yerine getirilmesine rehberlik eden ve çoğunlukla çalışanlara eğitim dönemlerinde gösterilen kurallardır. Çalışanların işlerini öğrenmesine olanak sağlar. • Çalışma Grubu Kuralları: Dayanışma, birbirine bağlılığı oluşturmak, örgüt içinde hiyerarşi ve itaatin sınırlarını belirlemek ve güçlenmek için çalışanların birbirleri ile etkileşime girmeleri sonucu oluşur. • Bireysel Kurallar: Bireylerin örgüt dışından getirdikleri kurallardır. Bireyin örgüt dışından getirdiği kurallar eğer örgüt kuralları ile çatışırsa bu değişik yöntemlerle düzeltilmeye ve devam ettiği sürece de bireyi soyutlamaya gidecektir.

Toplumsal yaşamdaki ilişkilerimizde olduğu gibi örgüt içi ilişkilerde de dinleme önemlidir. Çoğu zaman dinleme ve duyma aynı şey olarak düşünülür. Oysa duyma sadece dinlemenin ilk aşamasıdır. Dinleme dört aşamalı bir süreçtir: Duyma, yorumlama, değerlendirme ve yanıt vermedir. Etkili bir dinleme için bu sıralama önemlidir. Örgütlerde ilişkilerde dinlemeye verilen önem iletişimde savunmacı yerine destekleyici bir iklim yaratacaktır. İyi bir dinleme dikkatin, ilginin ve motivasyonun bir karışımıdır.

İç etkinlikler • Toplantılar • Öneri sistemleri • Dedikodu • Sosyal etkinlikler (piknikler, hafta sonu partileri, ödül törenleri vb.) • Sunuşlar • Eğitim programları • Oryantasyon programları • Bilgi verici toplantılar • Yıllık raporlar • İletişim teknolojilerinin kullanımı Dış etkinlikler • Ticari konuşmalar ya da reklam • Politik konuşmalar • Lobi yapma • Sivil ve toplumsal örgütlenmelerde konuşmalar • Kongre ve konferanslar • Resmî halk konuşmaları • Danışma büroları • İletişim teknolojilerinin kullanımı

Fayol, yönetici ile ilgili beş, yönetim ile ilgili on dört temel ilke belirlemiştir. Planlama; Düzenleme; Emretme; Koordinasyonu Sağlama ve Kontrol yönetici ile ilgili ilkelerdir.

Maslow insanın gereksinimleri ile ilgili hiyerarşik bir yapıdan söz eder. Bu hiyerarşik yapı Fiziksel Gereksinimler, Güvenlik Gereksinimi, Kabul Görme Gereksinimi, Onaylanma - Takdir Edilme Gereksinimi ve Kendini Gerçekleştirme Gereksinimi olarak sıralanır.

Fonksiyonel – profesyonel, mesleki bir amaçla kişisel olmayan bir dokunmadır (doktorun hastasını muayene etmesi); Toplumsal – nazik, toplumsal etkileşim içinde geleneksel olarak tanımlanmış bir dokunmadır (meslekten iki insanın tokalaşması); Sevgi gösterisi yakın kişisel alanı ihlal edici dokunmadır (birinin sırtına hafifçe vurmak); Mantıklı – hâkim, ast – üst ilişkisini pekiştirici bir dokunmadır (bir yöneticinin çalışanına sarılmakta kendini rahat hissetmesi); Mantıklı – belli bir amaç, bir insanın belirli bir çıkar için yaptığı dokunmadır (herkesin elini sıkma bazen de samimiyet gösterisi olarak onlara sarılma).

Bir örgütte sözsüz iletişim alanları önem kazanır. Örgütsel şartlarda beş tip sözel olmayan mesajdan bahsedilebilir: vücut hareketleri, alan kullanımı, fiziksel özellikler, dil ve dokunma.

Destekleyici iklimde yargıda bulunmama, bilgi için soru sorma (betimleme); karşılıklı problemin tanımlanması ve alıcının amaçlarını ve gelişmesini engellemeden çözüm yolları arama (problem oryantasyonu); hileden, aldatıcılıktan uzak kalmak, dürüst olmak (kendiliğindenlik); güç, statü ve görüntünün etkisi olmadan katılımı sağlamak (eşitlik); ön plana çıkarken savunmacı iklimde rastgele yargılama, ayıplama, standartları sorgulama (değerlendirme); diğerinin tutumu ve davranışını sorgulama (kontrol); diğerlerine hile yapma; diğerine karşı ilgisizlik; birçok konuda diğerlerine karşı üstün bir tutum içinde olmak (üstünlük); kesinlik öne çıkan özelliklerdendir.

Her türlü insan iletişiminde olduğu gibi örgütlerde de iletişim seridir. Mesajın ulaşmasında ve yanıtlanmasında bir sırayı içerir.

Tören ve ritüeller: Bir örgütün değerlerinin önemini vurgulamak ve bu anlamda devamlılığı sağlamak için gerçekleştirilirler.