İLETİŞİM BİLGİSİ - Deneme Sınavı - 31

Yapılan çalışmaları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:
• Bir örgüt, insan – makine ilişkisinden çok daha fazla şeyi ifade etmektedir. İnsanlar sahip olduğu özellikleri ile bir örgütün oluşmasına katkıda bulunurlar.
• Üretim düzeyi, yönetim tarafından oluşturulmuş bazı normlardan daha çok gruplar tarafından oluşturulmuş bazı norm ve standartlar tarafından belirlenir.
• Çalışanlar her zaman yalnız hareket etmezler. Gerçekte kararları gruplar alır ve bu gruplar ve diğer alt gruplar biçimsel örgütün bir parçası olarak tanımlanabilirler.
• Birçok durumda ekonomik olmayan ödüller ekonomik olanlar kadar önemlidir.
• Araştırma yöntemleri iş çevresi ile ilgili çalışmalarda kullanılabilir. Toplumbilimciler örgüt içindeki çalışanların davranışlarını anlamakta önemli katkılarda bulunabilir.

Sistem yaklaşımının temel ilkeleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Bir sistem birbiriyle ilişkili parçalardan meydana gelir.
• Bütün, sadece parçaların özeti değildir. Sistem kendi kendine bir bütün olarak açıklanabilir.
• Sistemler iki açıdan ele alınır: a. Açık Sistem b. Kapalı Sistem.
• Açık sistem bir dönüşüm modeli olarak görülebilir. Eşitli girdiler olur. Bu girdiler bazı aşamalardan
sonra çıktılar olarak gönderilir.
• Kapalı sistemler içine girilmesi ve anlaşılması zor sınırları barındırırken açık sistemler kendisi ve
çevresi arasında daha kolay tanımlanan geçirgen sınırlara sahiptir.
• Kapalı sistemler belirsizliği daha çok barındırırlar. Açık sistemlerde bu belirsizlik durdurulabilir.
• Açık sistemlerde geri bildirim büyük önem kazanır. Geribildirim girdi olarak sisteme girer ve gelecek çıktılar ya da sürecin dönüşümünde değişmeye izin verir.
• Sistemdeki parçalar arasında hiyerarşik bir düzen vardır.

İletişim Ağı

Örgütteki insanlar belirli bir pozisyon ve roldedir. Bu insanlar arasında mesajın yaratımı ve değişimi iletişim ağı dediğimiz bir dizi yolu gerektirir.

Tören ve ritüeller: Bir örgütün değerlerinin önemini vurgulamak ve bu anlamda devamlılığı sağlamak için gerçekleştirilirler.

Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler:
• İtaatkâr bir yapı gösterirler çünkü göndericiye soru sorulmaz.
• Gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır.
• Gönderici kendini güvende ve saldırıdan uzakta hisseder.
• Hızlıdır.
• Bilgi hakkında az güven vardır.
• Alıcılara bir engel söz konusudur.

Hiyerarşik Kurallar: Bir örgütün tepesinden diğer düzeylere iletilecek politikaları, ilkeleri içerir. Bu kurallar yöneticiler tarafından oluşturulur ve diğer düzeylere iletilme ve yorumlama sürecinde bazı değişikliklere uğrayabilir.

Alan kullanımı: Bir örgütte alan ile ilgili durumları güç, statü, pozisyon, sahiplik, kişisel bölge
kavramları içinde değerlendirebiliriz.

Halkla ilişkilerin ikili ya da küçük grup iletişiminden farklı yönleri vardır:
• İkili ya da küçük grup iletişiminde iletişim kaynağı ve alıcı arasında karşılıklı bir iletişim söz konusuyken halkla ilişkilerdeki iletişim konuşmacı ağırlıklıdır.
• İkili ve küçük grup iletişimi sınırlı sayıda insanı içermesine karşılık, halkla ilişkiler çok sayıda insanı içerir. Hiçbir keyfî sınırlama getirilemez.
• Halkla ilişkilerde konuşmacı ve dinleyiciler arasında etkileşim azdır.
• Halkla ilişkilerde dil çok geneldir. Çok sayıda insana hitap edildiği için çoğunluğun hoşuna giden bir dil kullanılır

Örgütlerdeki halkla ilişkiler etkinliğinden bahsederken iç ve dış etkinlikler olarak bir sınıflama yapılabilir.
İç etkinlikler
• Toplantılar
• Öneri sistemleri
• Dedikodu
• Sosyal etkinlikler (piknikler, hafta sonu partileri, ödül törenleri vb.)
• Sunuşlar
• Eğitim programları
• Oryantasyon programları
• Bilgi verici toplantılar
• Yıllık raporlar
• İletişim teknolojilerinin kullanımı

İş bölümü, hiyerarşik ve fonksiyonel süreç, yasal güç ve otorite, standartlaşma, açık ve net kurallar ve prosedür klasik yaklaşımda önem kazanan kavramlardır. İnsan ilişkileri yaklaşımı ise dikkati daha çok çalışan bireyler üzerine çekmiştir. Onların iş  durumuna ve çevredeki insanlara gösterdikleri tepkiler, bir grup içinde çalışmanın biçimsel görünüşü kadar önemlidir. Bu yaklaşıma göre insanlar ait olma, hoşlanılma ve saygı duyulma gibi bir dizi gereksinime sahiptir. Bireysel olarak tanınma ve örgüt içinde faydalı bir unsur olarak bilinme gereksinimi insanlara yüksek moral verir. Karar sürecine  katılma da insanlar için bir diğer önemli konudur. doğru cevap E'dir.

1960’larda İnsan Kaynakları Yaklaşımı yavaş yavaş İnsan İlişkileri Yaklaşımı’nın yerini aldı. Bu görüşü savunanlara göre, eğer astlara uygun koşullar sağlanıp örgütsel amaçların gerçekleşmesinde tüm yeteneklerini koyabilecekleri bir çevre yaratılırsa verimli çalışabileceklerdir. Bazen çok yakın yönetici ve ödüller pek işe yaramamaktadır. Ayrıca yönetici rutin kararlara astın katılmasını teşvik etmekten çok önemli durumlarda onu devreye sokmalıdır. Astın kendini yönetme ve kontrol etme yeteneği kendisini geliştirmesi yönünde genişletilmelidir. Doğru cevap B'dir.

Bu yaklaşım karmaşık örgütler için geçerlidir ve iletişim hem üretimde hem de çalışanların memnuniyeti için önem kazanmaktadır. Bu yaklaşıma göre bütün durumlar için geçerli belli bir liderlik tipi ve örgütsel yapı söz konusu değildir. En iyi olan birden fazla yöntem olabilir. Örneğin herhangi bir durumda en iyi liderlik tipini seçmek için üç değişken önem kazanır: Nasıl tip liderden hoşlanılır? Liderin gücü nedir? Görev nasıl tanımlanır? Eğer bir yöneticiden hoşlanılmıyor ama büyük bir güce sahipse ve görev çok iyi tanımlanmışsa muhtemelen görevle ilgili yaklaşım kullanıldığında daha etkili olunacaktır. Aynı şey tersi için de geçerli olabilir. Değişkenlerin göz önüne alınıp ona göre bir liderlik tipi oluşturulması gerekmektedir. Olasılık yaklaşımında iletişim biçimi duruma göre değişebilir. Doğru cevap D'dir.

Hangi örgütsel ortamda olursak olalım kendimizi bir iletişim süreci içinde buluruz. Bu, farklı yaklaşımlarda değişik görünümler kazansa da iletişimin temel özellikleri açısından değerlendirmek gerekmektedir. Goldhaber’in örgütsel iletişim ile ilgili yaptığı “Örgütün yaşaması için gerekli olan kan” “Örgütü birbirine birleştiren yapıştırıcı” “Örgüt fonksiyonlarını yumuşatan yağ” ve “Sistemi birbirine bağlayan ip” benzetmeleri konuyu çok iyi özetlemektedir. Örgütsel iletişim, çevresel belirsizliğin üstesinden gelmek için birbirleriyle bağlantılı ilişkiler ağı içindeki mesajların yaratılması ve değiş tokuş sürecidir. Doğru cevap C'dir.

Bir örgüt için hem tek yönlü hem de iki yönlü iletişim kendi avantaj ve dezavantajlarına sahiptir. Bu bağlamda ikisinin de genel özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir: Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler:
• İtaatkâr bir yapı gösterirler çünkü göndericiye soru sorulmaz.
• Gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır.
• Gönderici kendini güvende ve saldırıdan uzakta hisseder.
• Hızlıdır.
• Bilgi hakkında az güven vardır.
• Alıcılara bir engel söz konusudur.
İki yönlü iletişim ile ilgili özellikler:
• Gerçekliği tek yönlü iletişimden daha fazladır.
• Yüksek güven duygusu verir.
• Yüksek moral verir.
• Gönderici üzerinde bir baskı vardır.
• Göndericinin prestijini aşağı çekebilir.
• Zaman tüketimi söz konusu olabilir. doğru cevap E'dir.

Her iletişim düzeyinin olduğu gibi örgütsel iletişimin de kendine has farklılıkları vardır. Bunları bilmek örgütsel iletişimi anlamak açısından da önemlidir. Bu farklılıklar ve özellikler aşağıdaki gibi ifade edilebilir.

Örgütsel iletişimde destekleyici iklim önemlidir. Örgütün iklimi, etkili bir örgüt yaratmada iletişim becerilerinden ya da tekniklerinden daha önemlidir. Temel inanç şudur: Bir bireyin örgütle ilgili kavramsal ve duygusal algılamaları örgüt içindeki insan davranışlarını etkiler. Destekleyici iklimde yargıda bulunmama, bilgi için soru sorma (betimleme); karşılıklı problemin tanımlanması ve alıcının amaçlarını ve gelişmesini engellemeden çözüm yolları arama (problem oryantasyonu); hileden, aldatıcılıktan uzak kalmak, dürüst olmak (kendiliğindenlik); güç, statü ve görüntünün etkisi olmadan katılımı sağlamak (eşitlik); ön plana çıkarken savunmacı iklimde rastgele yargılama, ayıplama, standartları sorgulama (değerlendirme); diğerinin tutumu ve davranışını sorgulama (kontrol); diğerlerine hile yapma; diğerine karşı ilgisizlik; birçok konuda diğerlerine karşı üstün bir tutum içinde olmak (üstünlük); kesinlik öne çıkan özelliklerdendir. Bir örgütsel iklimde ikili ilişkiler önemlidir. Bir örgüt bir binanın ötesinde içindeki ilişkilerle vardır. McCroskey örgütsel iletişimi “soğuk binalarda sıcak ilişkiler” olarak tanımlar. Konu ile ilgili yapılan araştırmalar ilişkideki  ortakların algılanan özellikleri üzerinde odaklanır. Güven, etki, destekleme, karşılıklı etkileşim arzusu, ilişkinin yönü, doğruluk, açıklık, dürüstlük, güvenilirlik, anlama ve yetenek gibi kavramlar mesleki tatmin ve örgütsel yeterlilikte önem taşır. Başka bir deyişle örgütsel yaşamda ilişkilerin niteliği bu kavramlarla ilgilidir. Bunlar hem ast – üst ilişkisi için hem de aynı düzeyde çalışanlar için geçerlidir. Özellikle astların üstleri ile olan ilişkisinde güvenilirliğin ön planda olduğu görülmektedir. Ast – üst ilişkisinde üstlerin sahip olduğu özellikler örgüt içindeki iletişimin daha sağlıklı olmasını sağlamaktadır. Üstlerin iletişime karşı pozitif tutumları; dinleme yetenekleri; otoriter bir tavırdan çok istekli ve meraklı bir tavır içinde olmaları; çalışanların duygularına karşı duyarlılık; bilgiyi paylaşmaya isteklilik ikili ilişkilerde son derece önemli olmaktadır. Toplumsal yaşamdaki ilişkilerimizde olduğu gibi örgüt içi ilişkilerde de dinleme önemlidir. Çoğu zaman dinleme ve duyma aynı şey olarak düşünülür. Oysa duyma sadece dinlemenin ilk aşamasıdır.  Dinleme dört aşamalı bir süreçtir: Duyma, yorumlama, değerlendirme ve yanıt vermedir. Etkili bir dinleme için bu sıralama önemlidir. Örgütlerde ilişkilerde dinlemeye verilen önem iletişimde savunmacı yerine destekleyici bir iklim yaratacaktır. İyi bir dinleme dikkatin, ilginin ve motivasyonun bir karışımıdır. Doğru cevap B'dir.

I ve II

(Doğru cevap D'dir.)

Örgütsel yapılanmalarda çok yaygın olan çatışma uzun süre kötü bir şey olarak nitelendiyse de daha sonra birçok etkili, olumlu sonuca da yol açacağı konusunda görüş birliğine varıldı. Bir örgütte en çok “rol çatışmaları” ve “ast – üst ilişkilerinden doğan çatışma”ya rastlanır. Örgütlerde çatışma hem pozitif hem de negatif bir güç olarak görülebilir. Bir örgütteki çatışmaların düzenlenmesinde çeşitli çözüm yolları vardır:

• Yöneticiler otoritelerini kullanarak bir çözüme giderler ancak bu her zaman yeterli olmaz. En üst düzeydeki bir yöneticinin alt düzeylerde meydana gelen çatışmaların hepsini çözmesi gerçekçi değildir. Belli çatışmaları azaltmak için etkili olabilir.
• Çatışmalar görüşme ile çözülebilir. Taraflar bazı şeyler hakkında farklı düşünüyorlar ancak anlaşmaya da varmak istiyorlarsa bir görüşme düzenlenebilir. Taraflar kazanma - kaybetme düşüncesi yerine her iki taraf için de kazanma olmasını hedeflerse görüşme, çatışmanın yapıcı bir çözüme ulaşmasını sağlayacaktır. Bunun için açık bir şekilde iletişimde bulunmak, karşılıklı amaçları ortaya çıkarmak, belli bir esnekliğe sahip olmak ve tehditten kaçınmak gerekmektedir.
• Diğer bir yaklaşım üçüncü taraf olayıdır. İkili görüşmelerin yanında tarafsız bir insan çatışmaların çözümü için yardımcı olabilir. Bunun için her iki tarafın da çatışmanın çözümü için harekete geçici unsurlara sahip olması yönünde karşılıklı motivasyonu sağlar. Eğer taraflar arasında o anki güçler eşit değilse belli bir güven oluşturmak ve açık bir iletişim sağlamak olanaklı değildir. Bu eşitliği sağlamak gerekir. Diyaloglarda açıklık sağlanmasına yardımcı olunmalıdır. Bunun için de üçüncü kişi bu açıklığın kurallarını koyabilir.

Sözsüz iletişimle ilgili bir başka önemli konu da örgütlerdeki çevresel düzenlemelerdir. Örgütlerdeki çevresel düzenlemeler çalışanların örgüte karşı tepkilerini de önemli ölçüde etkiler. Örneğin kalabalık ve karanlık çalışma ortamlarının daha düşük iş tatminine sebep olduğu ve oda dışı molaları çok fazla artırdığı bilinen bir gerçektir. Ya da mobilyaların düzenlenmesi çalışanların birbiri ile etkileşimini de etkileyecektir. Bu, içinde bulunulan pozisyon, statü ve gücü de ilgilendiren bir durumdur. Birçok örgüt binası örgütün imajını pekiştirmek ya da arttırmak için düzenlenmiştir. Çalışanların rahatı, üretkenliği göz ardı edilmiştir. Bu da iş performansını etkileyici bir unsurdur. Hiyerarşide üst sıralarda oldukça mekânsal olarak diğerlerinden ayrılma durumları da artacaktır. Odanın büyüklüğü örgütsel statüyü vurgulayan bir  özelliktir. Odanın düzenlenişi, kullanılan mobilyalar hiyerarşik sıralama ile ilgili ipuçları verir. Statü ve güç örgütteki odaların düzenlenişinde açıkça görülebilir. Bu tür düzenlemeler çoğu zaman iletişim için engel olarak değerlendirilir. Zaman kavramı da önemli diğer bir unsurdur ve sözsüz iletişim içinde değerlendirilir. Bir örgütte zamanın kullanımı çoğu zaman statü ile ilgilidir. Daha yüksek statüdekiler diğerlerini bekletebilirler. Bekleme zamanı, konuşma zamanı ve çalışma zamanı bir örgütteki kişinin gücünden ve pozisyonundan etkilenir. Statü tanımlamalarının yanında örgütsel zaman kullanımı ast ve üstün ilişkilerini de etkiler. Örneğin istenilen bir raporun geç verilmesi yöneticinin çalışanın yeterliliği konusunda algılamasını etkileyebilir. Dakiklik ve zaman yönetimi bir örgütteki önemli konulardan biridir. Doğru cevap B'dir.

Örgütlerin iç unsurlarını ele alırken değinilmesi gereken önemli kavram “örgüt kültürü” dür. Kültür bir örgütteki bireylerin paylaştığı beklenti ve inançlardır. Örgütsel başarı güçlü bir kültürün gelişmesiyle arttırılabilir. Eğer bir kültür güçlü bileşenlere sahipse bu, hem bireyin hem de örgütün performansını geliştirecektir. Güçlü bir kültür için dört anahtar kavram vardır:
• Değerler: Bir örgütün üyesi olmak, değerleri benimseyip uymakla mümkündür. Değerler örgütle ilgili inançları ve beklentileri içerir.
• Kahramanlar: Bir örgütün değerlerine örnek oluşturacak bireylerdir. Bunlar kurucular ya da başarılı yöneticiler olabilir; kendileriyle ilgili mitler ve öyküler aracılığı ile tanınırlar. Bu da diğer çalışanları güdüleyici bir durumdur.
• Tören ve ritüeller: Bir örgütün değerlerinin önemini vurgulamak ve bu anlamda devamlılığı sağlamak için gerçekleştirilirler.

• Kültürel ağ: İletişim sistemi. Bu ağ hem örgütteki biçimsel hem de biçimsel olmayan kanallarla oluşturulur. Örgüt içindeki grupların ve bireylerin davranışını biçimlendiren kuralları öğreten kültür, içinde birçok unsurun olduğu karmaşık bir yapılanmayı da beraberinde getirir. Bu bağlamda farklı yapılanmalar içinde olan her örgüt kendi kimliğini oluşturarak bir diğerinden ayrılır. Doğru cevap E'dir.