İLETİŞİM BİLGİSİ - Deneme Sınavı - 29

Örgütlerdeki bu genel görünümle ilgili durum bazı sorunları ve bu sorunların çözümüyle ilgili farklı yaklaşımları beraberinde getirmiştir. Her yaklaşım, sorunları kendi bakış açısıyla çözmeye çalışmıştır. Alanla ilgili literatürde önemli yere sahip temel yaklaşımlar;

Klasik Yaklaşım
Bu kuramın doğuşunu endüstrileşme sürecinin yaşandığı döneme kadar götürmek mümkündür. Bu sürecin içinde yer alan örgütler belli etkilenmelerden kendilerini korumak için yeni düzenlemelere girmişlerdir. Taylor, Fayol ve Weber bu yaklaşımın en ünlü kuramcılarıdır. Taylor bilimsel kuramcı, Fayol ve Weber de bürokratik kuramcılar olarak anımlanmaktadır. Bilimsel kuramcılar örgütün gelişmesinin çalışanların etkinliği ile olacağını savunurken bürokratik kuramcılar da üretimin artmasının yönetimin kontrolü ile olacağını savunmaktadırlar. İkisinde de tek yönlü, yukarıdan aşağıya ve kişisel olmayan bir iletişim söz konusudur. Doğru cevap C'dir.

I. II. ve III.

İnsan İlişkileri Yaklaşımı
Bu yaklaşımı 1920’li yılların sonu ve 1930’lu yılların başına kadar indirebiliriz. Özellikle Amerika Birleşik Devletleri’nde bunalımlı dönemin başlamasıyla birlikte gelişen memnuniyetsizlik makinalaşma ve fazlaca standartlaştırılmış bazı değişmeleri de beraberinde getirdi. Yönetim bilimi, yönetimsel ve örgütsel davranış modellerinin etkinliğini oluşturmakla ilgili teknik bir disiplin olarak gelişti. Niceliksel teknikler karar vericilerin daha etkili olmalarına yardım etmek için geliştirildi. Karmaşık sorunların çözümü için matematiksel ve teknik çözümler üzerine vurgulamalar yapıldı. Çalışanın memnuniyeti aracılığı ile üretimin temel alındığı bu yaklaşımda Elton Mayo, alanda çalışma yapanların başında gelir. Maslow, McGregor, Likert, Black ve Mouton İnsan Kaynakları Yaklaşımı için önemli görüşler belirtmişlerdir.

Sistem yaklaşımının temel ilkeleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:
• Bir sistem birbiriyle ilişkili parçalardan meydana gelir.
• Bütün, sadece parçaların özeti değildir. Sistem kendi kendine bir bütün olarak açıklanabilir.
• Sistemler iki açıdan ele alınır: a. Açık Sistem b. Kapalı Sistem.
• Açık sistem bir dönüşüm modeli olarak görülebilir. Eşitli girdiler olur. Bu girdiler bazı aşamalardan
sonra çıktılar olarak gönderilir.
• Kapalı sistemler içine girilmesi ve anlaşılması zor sınırları barındırırken açık sistemler kendisi ve
çevresi arasında daha kolay tanımlanan geçirgen sınırlara sahiptir.
• Kapalı sistemler belirsizliği daha çok barındırırlar. Açık sistemlerde bu belirsizlik durdurulabilir.
• Açık sistemlerde geri bildirim büyük önem kazanır. Geribildirim girdi olarak sisteme girer ve gelecek çıktılar ya da sürecin dönüşümünde değişmeye izin verir.
• Sistemdeki parçalar arasında hiyerarşik bir düzen vardır. Doğru cevap E'dir.

Dedikodu

Örgütsel iletişim, çevresel belirsizliğin üstesinden gelmek için birbirleriyle bağlantılı ilişkiler ağı içindeki mesajların yaratılması ve değiş tokuş sürecidir (Goldhaber, 1986). Bu tanım 7 anahtar kavramı içerir: süreç, mesaj, iletişim ağı, karşılıklı bağlılık, ilişki, çevre ve belirsizliktir. Çevre; Örgütün ve bireylerin karar verme süreçlerini etkileyen fiziksel ve toplumsal faktörlerin bütünü çevreyi içerir. Bunlar iç ve dış unsurlar olarak ele alınır. İç ile ilgili unsurlar personel, amaçlar, ürünler, servisler; dış ile ilgili unsurlar da müşteriler, diğer rakip firmalar, teknoloji gibi unsurlardır. Doğru cevap E'dir.

Güçlü bir kültür için dört anahtar kavram vardır:
• Değerler: Bir örgütün üyesi olmak, değerleri benimseyip uymakla mümkündür. Değerler örgütle ilgili inançları ve beklentileri içerir.
• Kahramanlar: Bir örgütün değerlerine örnek oluşturacak bireylerdir. Bunlar kurucular ya da başarılı yöneticiler olabilir; kendileriyle ilgili mitler ve öyküler aracılığı ile tanınırlar. Bu da diğer çalışanları güdüleyici bir durumdur.
• Tören ve ritüeller: Bir örgütün değerlerinin önemini vurgulamak ve bu anlamda devamlılığı sağlamak için gerçekleştirilirler.   

• Kültürel ağ: İletişim sistemi. Bu ağ hem örgütteki biçimsel hem de biçimsel olmayan kanallarla oluşturulur. Doğru cevap B'dir.

Bir örgüt için hem tek yönlü hem de iki yönlü iletişim kendi avantaj ve dezavantajlarına sahiptir. Bu bağlamda ikisinin de genel özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler:
• İtaatkâr bir yapı gösterirler çünkü göndericiye soru sorulmaz.
• Gönderici için daha fazla prestij ve otorite sağlanır.
• Gönderici kendini güvende ve saldırıdan uzakta hisseder.
• Hızlıdır.
• Bilgi hakkında az güven vardır.
• Alıcılara bir engel söz konusudur.
İki yönlü iletişim ile ilgili özellikler:
• Gerçekliği tek yönlü iletişimden daha fazladır.
• Yüksek güven duygusu verir.
• Yüksek moral verir.
• Gönderici üzerinde bir baskı vardır.
• Göndericinin prestijini aşağı çekebilir.
• Zaman tüketimi söz konusu olabilir. Doğru cevap C'dir.

ÖRGÜTSEL İKLİM; İletişim bir örgütsel iklim üzerinde biçimlenir. Yatay, aşağıdan yukarı, yukarıdan aşağı, biçimsel ya da biçimsel olmayan iletişim olsun bir örgüt içinde yer alan iletişimin tümü onun iklimini de oluşturacaktır. İklim örgüt üyeleri arasındaki ilişkilerin tümünün niteliğini ölçen bir barometre olarak düşünülebilir. Örgütsel iklimi anlamak için bireylerce yaşanan özgürlüğün miktarını çalışanlar ve pozisyonlar üzerinde etkili olan yapıyı bir örgütün ödülle ilgili eğilimini saygının, sıcaklığın ve desteğin miktarını gözlemlemek gerekir. Doğru cevap D'dir.

Örgütlerdeki halkla ilişkiler etkinliğinden bahsederken iç ve dış etkinlikler olarak bir sınıflama yapılabilir.

Dış etkinlikler

Örgütlerdeki halkla ilişkiler etkinliğinden bahsederken iç ve dış etkinlikler olarak bir sınıflama yapılabilir.

İç etkinlikler

Halkla ilişkileri çok genel olarak “bir örgüt ve onun ilişkide olduğu halk arasında karşılıklı bir anlayışı oluşturmak ve sürdürmek için düşünülen, planlanan ve kuvvetlendirilen güç” olarak tanımlayabiliriz. Halkla ilişkiler iki yönlü bir iletişimi içerir. İyi bir halkla ilişkiler seçicidir ve dikkatlice tanımlanmış hedef kitlenin belirli gereksinimlerine ve ilgilerine göre mesajların düzenlenmesini gerektirir. Ayrı bir fonksiyon olarak ele alındığında örgü¬tün hem iç hem de dış çevresiyle ilgili kaynaklarını ve becerilerini bilmek zorundadır. Halkla ilişkilerin ikili ya da küçük grup iletişiminden farklı yönleri vardır:

Dokunma: Bir örgütte dokunma, sınırlı da olsa, önceden haber verici bir iletişim rolü oynar. Dokunma ile ilgili beş fonksiyon birçok örgütte görülür. Fonksiyonel – profesyonel, mesleki bir amaçla kişisel olmayan bir dokunmadır (doktorun hastasını mua¬yene etmesi); Toplumsal – nazik, toplumsal etkileşim içinde geleneksel olarak tanımlanmış bir dokunma¬dır (meslekten iki insanın tokalaşması); Sevgi gösterisi yakın kişisel alanı ihlal edici dokunmadır (birinin sırtına hafifçe vurmak); Mantıklı – hâkim, ast – üst ilişkisini pekiştirici bir dokunmadır (bir yönetici¬nin çalışanına sarılmakta kendini rahat hissetmesi); Mantıklı – belli bir amaç, bir insanın belirli bir çıkar için yaptığı dokunmadır (herkesin elini sıkma bazen de samimiyet gösterisi olarak onlara sarılma).

Bir örgütte dokunma, sınırlı da olsa, önceden haber verici bir iletişim rolü oynar. Dokunma ile ilgili beş fonksiyon birçok örgütte görülür. Toplumsal – nazik, toplumsal etkileşim içinde geleneksel olarak tanımlanmış bir dokunmadır (meslekten iki insanın tokalaşması).

Bir örgütte alan ile ilgili durumları güç, statü, pozisyon, sahiplik, kişisel bölge kavramları içinde değerlendirebiliriz. Alan, bir örgütte bireylerarası dinamikler içinde bir unsurdur. Bireyler alanları çeşitli faktörlere göre ayarlarlar. Bir örgüt içinde çok yakın durumlar sınırlıdır. Bu tür bir yakınlık bireyleri iş ilişkileri içinde rahatsız eder. Kişisel uzaklık, karşılıklı normal ölçülerde oturma ya da bir masa çevresinde ya da kahve – çay molalarındaki masalar etrafındaki uzaklığı içerir. Bu durum bir örgütte çok yaygındır. Sosyal uzaklık çoğunlukla örgütte çok yakından tanımadığımız ya da diğer örgütlerden kişilerle biçimsel, kişisel olmayan ortamlarda oluşur. Alan kullanımı hem doğrudan hem de ima yoluyla yapılabilir. Her iki durumda da duyarlı olmak, örgütteki bireylerin birbiriyle iletişimi kolaylaştırır.

Örgütsel iletişimde destekleyici iklim önemlidir. Örgütün iklimi, etkili bir örgüt yaratmada iletişim becerilerinden ya da tekniklerinden daha önemlidir. Savunmacı iklimde rastgele yargılama, ayıplama, standartları sorgulama (değerlendirme); diğerinin tutumu ve davranışını sorgulama (kontrol); diğerlerine hile yapma; diğerine karşı ilgisizlik; birçok konuda diğerlerine karşı üstün bir tutum içinde olmak (üstünlük); kesinlik öne çıkan özelliklerdendir.

Örgütsel iletişimde destekleyici iklim önemlidir. Örgütün iklimi, etkili bir örgüt yaratmada iletişim becerilerinden ya da tekniklerinden daha önemlidir. Temel inanç şudur: Bir bireyin örgütle ilgili kavramsal ve duygusal algılamaları örgüt içindeki insan davranışlarını etkiler. Destekleyici iklimde yargıda bulunmama, bilgi için soru sorma (betimleme); karşılıklı problemin tanımlanması ve alıcının amaçlarını ve gelişmesini engellemeden çözüm yolları arama (problem oryantasyonu); hileden, aldatıcılıktan uzak kalmak, dürüst olmak (kendiliğindenlik); güç, statü ve görüntünün etkisi olmadan katılımı sağlamak (eşitlik) öne çıkan özelliklerdendir.

Tek yönlü iletişim ile ilgili özellikler:

İki yönlü iletişim ile ilgili özellikler:

Örgüt ile ilgili temel yaklaşımlar; klasik, insan ilişkileri, insan kaynakları, olasılık ve sistem yaklaşımıdır. Doğru cevap C seçeneğinde verilmektedir.