İÇERİK YÖNETİM SİSTEMLERİ

Yerelleştirme ve Çoklu Dil Desteği: Farklı coğrafi konumlara ya da dillere göre farklı içeriklerin yayınlanması gerekecek mi?

Kararlılık ve odaklanma  Aracı kurum ile ilgili alınan kararın verilmesinde öne çıkan 4 başlıktan biridir. (Şekil 8.1' i inceleyebilirsiniz.)

Uygulama Konuları
• Özelleştirme ihtiyacı (destek oluşturma ya da satın alma)
- Giriş şablonları
- Sunum şablonları
- Dosya formatları
- Kullanıcı grupları
- Kaynak beslemeleri
- Entegre edilecek uygulamalar
• Personel
- Ek personel ihtiyacı ya da var olan personelin eğitilmesi
- Eğitim materyallerinin oluşturulması ya da satın alınması
• Ek sunucu ya da diğer donanım ihtiyaçlarının belirlenmesi

Varlıklar (Assets): İçerik yönetim sisteminde yer alabilecek tüm dijital içerik varlık (assets) olarak isimlendirilebilir. Bu içerik kapsamında görseller, ses dosyaları, videolar ve dosyalar varlık yönetimi (assets management) olarak değerlendirilir.

Performans: İYS için performans kavramını “işlevlerin etkili bir şekilde yerine getirilmesi” olarak tanımlayabiliriz. (Şekil 8.2'yi inceleyebilirsiniz.)

Genel olarak barındırma hizmetleri alınırken dikkat edilmesi gereken noktalar;
• 24 saat destek (Anlaşma içeriğine göre)
• Günlük Yedekleme
• Trafik Hacmi
• Bant genişliği ve İçerik kısıtlamaları
• Eposta Kapasitesi
• Yönetim paneli özellikleri ve yetki kapasitesi
• Veri tabanı erişimi
• Yük dengeleme (load balancer) yönetimi
• Güvenlik olarak sıralanabilir

Drupal ile hazırlanmış sistemlerde yer alan görsellerin bağlantıları incelendiğinde ise genellikle sites/default/files tarzında “sites” ve “files” ifadeleri bize ipucu vermektedir. Eğer tam olarak İYS anlaşılamıyorsasistemi hazırlayan kurum özelleştirilmiş bir yapı kullanıyor olabilir.

Wordpress için daha farklı dijital hikâyeleştirme eklentileri de mevcuttur. Açık kaynak kodlu “Aesop Story Engine” bunlardan birisidir.

Karmaşık içerik sayfaları: Farklı bölümlerden gelen içerik sayfaları görsel olarak aşırıya kaçan bir şekilde sunulursa çok sorguya sebep olacağından yavaşlamaya sebep olabilir. Önbellek yönetiminin değiştirilmesi veya denormalizasyon yöntemleri ile bu soruna çözüm bulunabilir. (Şekil 8.4'ü inceleyebilirsiniz.)

SaaS (Yazılım Hizmeti): “Software as a Service” ifadelerinin baş harflerinden oluşur. Bu serviste uygulamalar, kullanıcılara web aracılığıyla ulaştırılır. Google dokümanlar
ya da Ofis 365 örnek verilebilir.

Site, sayıca fazla olan bir yazar (içerik yayınlayıcı) ekibi tarafından kullanılacak mı? Yöneticiler, site yazarları ve kullanıcıları çok fazla teknik bilgiye sahip olmadan gelişmiş işlevleri kullanmaya ihtiyaç duyacak mı? Farklı coğrafi konumlara ya da dillere göre farklı içeriklerin yayınlanması gerekecek mi? gibi sorulara verilen evet yanıtı iyi bir İYS arayışına gidilebileceğini gösteren kontrol maddeleridir. III. seçenek bu maddeler ile çelişmektedir.

Seçim süreci oldukça planlı ve dikkatli yürütülmelidir. Öncelikle, kurum için İYS gibi köklü bir sistemin uyarlanması süreci, bu amaca yönelik tüm paydaşları kapsayan bir proje olarak görülmeli ve yönetilmelidir. Bu yöntem zaman alıcı olsa da süreç için gerekli tüm bilgilerin toplanmasında ve gerekli algının oluşturulmasında önem taşır. Paydaşlar kapsamında sadece teknik ekibin değil, yazar, editör ve koordinatör gibi içerik ile ilgilenecek ekibin de görüşlerinin alınması bu algının tüm ekip tarafından kazanılmasında ve projenin sahiplenilmesinde önem taşır.

Aracı kurum ile ilgili bu kararın verilmesinde 4 başlık öne çıkmaktadır.
• Ne Kadar Destek Alınacak?: Basit bir yazılım güncellemesinden web sayfası barındırmaya, kullanıcı rehberliğinden stratejik desteğe kadar bir çok hizmet destek sürecinde yer alabilir. Bu noktaların karar öncesinde netleştirilmesi gerekir.
• Aracı Firma ile Vizyon Ne Kadar Örtüşüyor? İYS’nin alındığı aracı firma ile kurum vizyonu ne kadar örtüşürse yazılımın gelişim süreci ve projenin geleceği de o kadar başarılı olabilir. Ancak farklı hedefleri olan kurumlar, bir süre sonra İYS üzerinde fikir ayrılığı yaşayabilir.
• Hedef Kitle: Kurumların hâlihazırdaki müşteri/katılımcı topluluğu, hedef ve referanslar adına güzel bir çıkış noktasıdır.
• Kararlılık ve Odaklanma: İYS çözümleri sunan özellikle büyük çaplı firmaların geliştirme süreçlerinin temelinde satın alınan ürünün de yer aldığına emin olmak gerekir. Örneğin farklı ürünler sunan bir firma uzun vadede ilgili İYS çözümüne yönelik gelecek planlarına sahip değilse zaman içinde desteği ve güvencesi ortadan kalkabilir.

İYS’lerde olması gereken temel işlevlerin bilinmesi, ihtiyaç listesi oluşturmayı kolaylaştıracaktır. Nitelik ve nicelik olarak çok fazla sayıda İYS çözümü yer alsa da bu sistemlerin temel işlevleri aşağıdaki şekilde toplanabilir;

Çekirdek işlevler, Editör, Varlıklar, Arama, Özelleştirebilme, Kullanıcı etkileşimi, Roller ve izinler, Sürüm Desteği, Çoklu site desteği, çoklu dil desteği, raporlama ve analiz.

Maliyet ise İYS'lerin temel işlevleri arasında yer almamaktadır.

Durum ve ihtiyaç analizinin yapılması ve genel İYS ölçütleri incelendikten sonra, kurum ihtiyacına yönelik ölçütlerin yer alacağı temel bir liste oluşturulmalıdır. Bu listede çok fazla ölçütün belirlenmesi, doğru çözümün bulunmasını kolaylaştırmadığı gibi aşağıdaki sorunlara neden olabilir;
• Önemli ihtiyaçlar ile cazip özellikler birbirine karışabilir.
• Ürünler arasındaki farkları tanımlamak zorlaşır.
• Tüm ölçütlerin karşılanabilmesi adına daha kapsamlı ve pahalı bir ürünün seçilmesini gerektirir.
• Teklifleri değerlendirmek daha fazla zaman ve emek ister.
• Firmalar için dönüş yapmak daha uzun sürer ve maliyeti arttırır.
• Birçok firmanın dönüş yapmasını engeller.

İYS seçiminde gerçekçi bilgi alabilmek için doğal olarak taraflı bilginin verildiği firma sunumlarının ve web sayfalarının dışında bilgilere ihtiyaç vardır. Bunun için bazı dış kaynaklara başvurulabilir:
• Kurumun referansları: İYS platformu ile çalışmış farklı kurumlardır.
• Kurum Forumları: İYS platformuna ait sorunların paylaşıldığı ve firmanın karakterini ortaya koyan kullanıcı forumlarına göz atılabilir. Bu noktada LinkedIn ya da Quora gibi ortamlar da incelenebilir.
• İnternet Üzerinde Arama: İnternet üzerinde açık şekilde yer alabilecek kaynaklar taranabilir ya da BuiltWith.com gibi belli İYS çözümlerini kullanan firmaların listelendiği sitelerden yararlanılabilir. Google üzerinden de bu eğilimler incelenebilir.

Yazılımların uygulama esnasında incelenmesi gerçekte istenen ve sunulan özelliklerin net bir şekilde karşılaştırılmasını sağlar. Test süreci uzun vakit alsa da ilgili teknik ve idari ekiplere bu sürecin gerekli ve önemli olduğu ayrıca bir vakit kaybı olmadığı açıklanabilmelidir. Böylece şu sorulara cevap bulma şansı doğacaktır:
• Satıcı/pazarlayıcı/ürün gerçekten ihtiyacı ve kurum vizyonunu anlayabilmiş mi?
• Önemli bir müşteri olarak mı görülüyorum?
• Ekibim, satıcı ile iyi bir uyum sağladı mı?
• Ürün, kurum vizyonuna ne kadar uyuyor?
• İlgili ürün seçildiğinde hangi özelleştirme ve ek anlaşmalar gerekecek?

Dahili barındırma, kurumun kendi imkanları ölçüsünde genellikle kendi fiziki ortamlarında bu süreci yönetmesini kapsar. Sunucu, elektrik ve ağ donanımlarının kurulumu ve tüm teknik sürecin yönetilebilmesi gerekmektedir. Bu durumda performansı ve maliyeti etkileyebilecek durumlar şöyle özetlenebilir;
• Sunucu olarak kullanılacak bilgisayarın donanım özellikleri
- Yüksek kapasitede işlem yapabilme desteği
- 24 saat çalışabilme
- Soğutma sistemi
• Özel elektrik alt yapısı ve güç kaynağı desteği
• Yüksek hızlı İnternet bağlantısı
• Özel sunucu işletim sistemi
• Yazılım lisansları ve güvenlik sertifikası ihtiyacı
• Gerekli veri tabanı kurulum, bakım ve yönetimi
• Donanımsal ve yazılımsal teknik destek kapasitesi

Yönetimli barındırma hizmeti (managed hosting service): Bu seçenekte kurum bir sunucu satın almış olur ancak tam yetki verilmez. Temel veri depolama ve belli hizmetler kullanılabilir.

Bileşen ve eklentiler aşağıdaki durumlar nedeni ile sorun çıkarabilmektedir;