İÇERİK YÖNETİM SİSTEMLERİ

Ne Kadar Destek Alınacak?: Basit bir yazılım güncellemesinden web sayfası barındırma­ya, kullanıcı rehberliğinden stratejik des­teğe kadar bir çok hizmet destek sürecinde yer alabilir. Bu noktaların karar öncesinde netleştirilmesi gerekir.

Aracı Firma ile Vizyon Ne Kadar Örtüşü­yor? İYS’nin alındığı aracı firma ile kurum vizyonu ne kadar örtüşürse yazılımın geli­şim süreci ve projenin geleceği de o kadar başarılı olabilir. Ancak farklı hedefleri olan kurumlar, bir süre sonra İYS üzerinde fikir ayrılığı yaşayabilir.

Hedef Kitle: Kurumların hâlihazırdaki müşteri/katılımcı topluluğu, hedef ve refe­ranslar adına güzel bir çıkış noktasıdır.

Kararlılık ve Odaklanma: İYS çözümleri sunan özellikle büyük çaplı firmaların ge­liştirme süreçlerinin temelinde satın alınan ürünün de yer aldığına emin olmak gere­kir. Örneğin farklı ürünler sunan bir firma uzun vadede ilgili İYS çözümüne yönelik gelecek planlarına sahip değilse zaman için­de desteği ve güvencesi ortadan kalkabilir.

1. Durum ve İhtiyaç Analizi
2. Ölçütlerin ve İşlevlerin Belirlenmesi
3. Kullanım Senaryoları Oluşturmak
4. Temel Bir Liste Oluşturmak
5. Tarafsız Referans ve Benzer Deneyimlerin Değerlendirilmesi
6. Aday IYS Çözüm ve Firmaların Tespit
7. Test Süreci
8. Karar

Raporlama ve Analiz: Site kullanımı, ziya­retçi bilgileri, içerik dağılımı, hata raporları ve sistem durumu hakkında kolay ve açıkla­yıcı rapor alabilmek, birçok değerlendirme süreci için hayati önem taşımaktadır. İYS uygulamalarının bu noktada basit, hızlı, dönüştürülebilir rapor ve analizleri suna­bilmesi gerekir. İhtiyaç analizi ile ölçütlerin belirlenmesi süreci çok fazla ayrıntı ile uğraşmaya ve belki de temel he­deflerden uzaklaşmaya sebep olabilmektedir. İkinci tehlike ise yönetim ekibi ile teknik ekibin farklı bir dil kullanmasının, ortak bir çerçeve oluşturmayı zorlaştırmasıdır. Bu noktada çerçeveyi netleştire­bilmek adına kullanım senaryolarından yararlanı­labilir.

İçerik yönetim sistemleri sanıldığının aksine ol­dukça geniş bir pazardır. Önemli olan, bu yazılım­ları farklı kanallar aracılığı ile tespit edebilmektir. İYS seçiminde bulunacak kişi ya da kurumlar tarafından sıklıkla düşülen tuzak ise İYS çözümlerinin sınırlı sayıda olduğunu varsaymaktır. Bu nedenle öncelikle seçenekleri arttırıcı keşif çalış­ması yapılmalıdır. İYS çözümlerinin %30’u benzer özellikler taşırken %70’i farklı özellikler taşıyabil­mektedir. Eğer az sayıda İYS çözümü incelenirse muhtemelen çok daha uygun olan çözüm ıskala­nacaktır. Bu nedenle kurumların öncelikle yerel İYS marketini incelemeleri ve tüm olası çözümleri ortaya çıkarmaları gerekmektedir.

Risk yönetimi kurumlar için önemli bir ko­nudur. Bu hassasiyet, İYS çözümlerinin seçimine de yansıtılmalıdır. Karmaşık ve güçlü bir İYS çö­zümü ile olası risklerin ve sorunların önüne geç­mek mümkün olmayabilir. Büyük sistemlerin iyi olduğu ön yargısı ile yola çıkılmamalıdır. Gerçekçi ihtiyaçlara cevap verebilen tüm İYS çözümleri, bu açıdan da ele alınarak uygun seçenek sayısı müm­künse 2’ye kadar düşürülebilir. Bu süreçte, SWOT (Kuvvetli yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler) analizinden de yararlanılabilir.

İYS çözümlerinin alınacağı firmalara, Uyumlu/ Uyumlu Değil/Kısmen uyumlu tarzında bir liste­nin doldurtulması aslında bir vakit kaybıdır. Bu cevaplar, aracı firma ya da satıcıya sözleşmedeki gerçekleri gizleme şansı vermekle birlikte ürünün gerçek kapasitesini de gizler. Bu yaklaşım yerine, aracı kurumlardan açık ifadelerle cevaplarını ver­meleri ve gerektiğinde ekran görüntüleri ile örnek­ler vermeleri sağlanmalıdır. Hatta gerektiğinde ge­rekli ek bilgi ve dönüş yapmayan aracı kurumların sonraki aşamalarda yer alamayacağı bildirilmelidir.

• Sunucu olarak kullanılacak bilgisayarın do­nanım özellikleri

- Yüksek kapasitede işlem yapabilme des­teği

- 24 saat çalışabilme

- Soğutma sistemi

• Özel elektrik alt yapısı ve güç kaynağı desteği

• Yüksek hızlı İnternet bağlantısı

• Özel sunucu işletim sistemi

• Yazılım lisansları ve güvenlik sertifikası ihti­yacı

• Gerekli veri tabanı kurulum, bakım ve yö­netimi

• Donanımsal ve yazılımsal teknik destek ka­pasitesi (emek ve zaman maliyeti)

. Bu durumda per­formansı ve maliyeti etkileyebilecek durumlar şöyle özetlenebilir;

• Sunucu olarak kullanılacak bilgisayarın do­nanım özellikleri

- Yüksek kapasitede işlem yapabilme des­teği

- 24 saat çalışabilme

- Soğutma sistemi

• Özel elektrik alt yapısı ve güç kaynağı desteği

• Yüksek hızlı İnternet bağlantısı

• Özel sunucu işletim sistemi

• Yazılım lisansları ve güvenlik sertifikası ihti­yacı

• Gerekli veri tabanı kurulum, bakım ve yö­netimi

• Donanımsal ve yazılımsal teknik destek ka­pasitesi (emek ve zaman maliyeti)

Verimli bir içerik yönetimi için görsel, video, ses ve diğer dosya türlerinin gerekli tüm kullanı­cılar tarafından belirli bir düzen içinde erişilebilir olması önemlidir. Bu noktada içeriklerde kullanı­lan görsel, ses, video ve kaynak dosyaların, çok özel olmadıkça diğer yazar ve editörler tarafından da kullanılabilir olması gerekir. Her kullanıcıya özel medya arşiv ortamlarının yanı sıra belli klasörler, sistemdeki tüm editör ve yazarların kullanımına açılabilir. Haber ya da içerik türleri içinde bütün­lük sağlamaya yönelik ikon setleri, ses dosyaları ya da daha önce sisteme yüklenmiş (upload edilmiş) medyanın ortak kullanımı sağlanabilir. Deneyim­siz kullanıcıların bu içerikleri silmemesi için izin­lerin kullanıcı türlerine ya da bire-bir kullanıcılara göre ayarlanabilmesi gerekir.

Deneyimsiz kullanıcılar için belli boyutları ge­çen görsellerin yüklenmesi engellenebilir ve böyle durumlarda hazır ve kolay araçlara yönlendirilerek görsellerin küçültülmesi sağlanabilir. Görsel ka­litesinin düşürülmeden yayınlanması gerekiyorsa bulut ortamları veya ücretsiz görsel servisleri gibi dış kaynaklar kullanılabilir. Örneğin Wordpress’te kullanılabilen WP Smush eklentisi ile görseller hızlıca kırpılabilir, boyut olarak küçültülebilir ve gerektiğinde bulut servisi üzerinden ücretsiz olarak yayınlanabilir. Farklı İYS’ler için benzer eklentiler bulmak mümkündür.

Önbellek eklentileri, farklı özellik ve türlerde olabilir. Temelde veri tabanı sorgularına olan ba­ğımlılığı veya farklı yapılardan kaynaklanan veri toplama süresini azaltmayı amaçlar. Önbellek; bir kullanıcının; ilk kez site içindeki bir sayfayı görün­tülediğinde, o sayfanın statik bir kopyasını oluştu­rur. Sonraki ziyaretçi geldiğinde ise sistem tekrar  aynı sorguları yapmakla uğraşmaz ve bu statik say­fayı sunar. Önbellek eklentilerinin olumsuz yönü ise sayfa içinde değişen içeriğin ya da dinamik say­faların verilerini güncellemekte problem yaşaması­dır. Ancak site yapısına göre önbellek eklenti ayar­ları değiştirilerek optimum ayar sağlanabilir.