HUKUK DİLİ VE ADLİ YAZIŞMALAR

Belge; fiziksel ortamda hazırlanarak, muhataba gönderilmek üzere paraflanarak, paraflı nüshası idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir.

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreçtir. 

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK'in

Tanımlar ve kısaltmalar

MADDE 3-'e göre

(1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini ifade eder.

Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda belgede dağıtım kısmı da bulunmalıdır.

Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.

Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ve belge kayıt numarasından oluşur. Bu sayılar arasına kısa çizgi işareti (-) konur.

Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir.

İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır.

İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

ASLI GİBİDİR. Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkarılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.

Belgelerin, A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır.Doğru cevap A’dır.

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tas­fiyesine kadar olan süreç. Doğru cevap A’dır.

Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretil­diği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elekt­ronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydı.

“Sayı” sırasıyla DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu (birim evrak bölümü kayıt numarası ve genel evrak bölümü kayıt numarası) ve belge kayıt numarasından oluşur. Doğru cevap B’dir.

Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Doğru cevap C’dir.

İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Doğru cevap E’dir.

Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir. Doğru cevap E’dir.

Fiziki ortamın yanı sıra elektronik ortamda atılan elektronik imzanın, hukuki ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esasları düzenleyen kanun, 23.01.2004 tarih ve 25355 sayılı Resmî Gazete’de yayım­lanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’dur (EİK). Doğru cevap C’dir.

Güvenli elektronik imzanın münhasıran imza sahibine bağlı olması gerekmektedir. Doğru cevap A’dır.

Format: Elektronik dosya türleridir. Doğru cevap A’dır.