HUKUK DİLİ VE ADLİ YAZIŞMALAR

Belge; fiziksel ortamda hazırlanarak, muhataba gönderilmek üzere paraflanarak, paraflı nüshası idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir. Belgelerin, A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Ancak belgenin ekleri varsa bunlar farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Ayrıca belgedeki üst yazılarda, kâğıdın bir yüzü kullanılır. Fakat üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

Belgeler elektronik ortamda hazırlandığında “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi, normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te geçen bazı kavramlar ve ifade ettikleri anlamlar şu şekildedir;
Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreçtir.

Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK

Yayımlandığı Resmî Gazetenin Tarihi : 10/6/2020 Sayısı : 31151

Yazı alanı
MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. “İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Metnin son bölümü, yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” ibaresiyle bitirilir. Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar ise “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir. Gerçek kişileri muhatap yazışmalar “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.

Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılarak belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır.

Güvenli elektronik imza oluşturmak için bazı şartların bir araya gelmesi gerekmektedir. Bu şartları sağlayarak oluşturulan elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurmaktadır.
Elektronik İmza Kanunu’nun 6. maddesine göre bunlar;
• Ürettiği elektronik imza oluşturma verilerinin kendi aralarında bir eşi daha bulunmamasını,
• Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin araç dışına hiçbir biçimde çıkarılamamasını ve gizliliğini,
• Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin, üçüncü kişilerce elde edilememesini, kullanılamamasını ve elektronik imzanın sahteciliğe karşı korunmasını ve
• İmzalanacak verinin imza sahibi dışında değiştirilememesini ve bu verinin imza sahibi tarafından imzanın oluşturulmasından önce görülebilmesini sağlayan imza oluşturma araçlarıdır.

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının yerine getirmek zorunda olduğu bazı yükümlülükler bulunmaktadır. Bu yükümlülükler, Elektronik İmza Kanunu’nun 10. maddesinde belirtilmiştir. Düzenlemede bahsi geçen yükümlülüklerden bazılarına değinecek olursak:
• Nitelikli sertifika verdiği kişilerin kimliğini resmî belgelere göre veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı vasıtasıyla uzaktan güvenilir bir biçimde tespit etmek,
• Sertifika sahibinin diğer bir kişi adına hareket edebilme yetkisi, mesleki veya diğer kişisel bilgilerinin sertifikada bulunması durumunda, bu bilgileri de resmî belgelere dayandırarak güvenilir bir biçimde belirlemek,
• Sertifikada bulunan imza doğrulama verisine karşılık gelen imza oluşturma verisini başkasına kullandırmaması konusunda, sertifika sahibini bilgilendirmek,
• Yaptığı hizmetlere ilişkin tüm kayıtları, yönetmelikle belirlenen süreyle saklamak

Ayrıca elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı, üretilen imza oluşturma verisinin bir kopyasını alamayacak veya bu veriyi saklayamayacaktır.

Eğer yükümlülüklerin ihlali, hizmet sağlayıcının istihdam ettiği kişiler tarafından gerçekleştirilir ise elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı yine de sorumlu olacak ve bu sorumluluğundan, TBK’de öngörülen türden bir kurtuluş kanıtı getirerek kurtulamayacaktır.

Belge; fiziksel ortamda hazırlanarak, muhataba gönderilmek üzere paraflanarak, paraflı nüshası idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreçtir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemlerdir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı (büyük harflerle), üçüncü satıra birimin adı (ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle) ortalanarak yazılır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne “Sayın” kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Doğru cevap B seçeneğidir.

İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. “İlgi” yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Metin, belgenin “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Fiziki ortamın yanı sıra elektronik ortamda atılan elektronik imzanın, hukuki ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esasları düzenleyen kanun, 23.01.2004 tarih ve 25355 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’dur. Doğru cevap E seçeneğidir.

Elektronik İmza Kanunu’nun 7. maddesinde, oluşturulmuş olan elektronik imzanın nasıl doğrulanacağına ilişkin araçlara dair şartlar belirtilmektedir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Elektronik sertifika, imza sahibinin imza doğrulama verisini ve kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kayıttır. Doğru cevap D seçeneğidir.