Resmî Yazışmalar

Resmî yazış­malar bilgi, belge ve doküman alışverişini kapsa­maktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarındaki resmî ya­zışma niteliğindeki belgeler, 18.10.2019 tarih ve 30922 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (DAHHY) hükümleri uyarınca saklanır.

Devlet Arşiv Hizmet­leri Hakkında Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; düzenlenmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine, herhangi bir sebepten dolayı kaybının önlenmesine, devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendi­rilmelerine, kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve ileride arşiv belgesi ha­line gelecek arşivlik belgelerin tespit edilmesine, saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklan­masına, imhasına ve arşiv belgelerinin Devlet Ar­şivleri Başkanlığına devrine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Belge; fiziksel ortamda hazırlanarak, muhataba gönderilmek üzere paraflanarak, paraflı nüshası ida­rede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlen­melidir.

Belgeler elektronik ortamda hazırlandığında “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi, normal yazı stilinde kullanılır.

Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tas­fiyesine kadar olan süreçtir.

Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarru­funda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalan­mış elektronik veride sonradan herhangi bir de­ğişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre resmî belge, yazı alanı, başlık, sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, metin ve imza gibi kısımlardan oluşmaktadır.

Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenmesiyle meydana gelmektedir.

Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ve belge kayıt numarasından oluşur.

Muhatap bölümü, konunun son satırından itiba­ren belgenin uzunluğuna göre iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır.

İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır.

Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda, dağıtım bölümüne yer verilir

İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır.

“ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye ise belgede belirtilen süre içinde cevap veri­lir.

Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkarılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafın­dan ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır.

Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (EİKUY) ise bildirim ve sertifikasyon süreçlerine, güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama verileri ile araçları­na, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısına, kurum, nitelikli elektronik sertifika sahibi ve üçüncü kişilerin yükümlülüklerine, denetime, faaliyetin sona erme hâllerine, zaman damgasına, yabancı elektronik sertifi­kalara, güvenliğe, teknik ve mali hususlara ilişkin usul ve esasları kapsamaktadır.

Güvenli elektronik imzanın şartları şunlardır:

• Güvenli elektronik imzanın münhasıran imza sahibine bağlı olması,
• Güvenli elektronik imzanın sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluştu­rulmuş olması,
• Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlaması,
• İmzalanmış elektronik veride sonradan her­hangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlamakta olmasıdır.

Ülkemizde siber güvenlikle ilgili olarak kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişiler tarafından alınacak önlemleri belirlemeye, hazırlanan plan, program, rapor, usul, esas ve standartları onaylamaya ve bunların uygulanmasını ve koordinasyonunu sağlamaya yönelik olarak oluşturulan kurum, Siber Güvenlik Kuruludur.

Hizmet sağlayıcının; elektronik sertifika sahibinin izni olmaksızın sertifikayı üçüncü kişilerin ulaşabileceği ortamlarda  bulundurması ve bilgileri sertifika sahibinin onayı olmaksızın üçüncü kişilere iletmesi ya da başka amaçlarla kullanması da yasaklanmıştır.

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısının, elekt­ronik sertifika sahibi kişiye karşı yükümlülüklerini ihlal etmesi hâlinde sorumluluğu genel hükümlere tabidir. Bunun sonucunda elektronik sertifika hiz­met sağlayıcısı, belirtilen hükümlere aykırı davra­narak, üçüncü kişilere zarar verdiğinde bu zararı tazmin etmekle yükümlüdür.

Kural olarak tüm işlemler güvenli elektronik imza ile imzala­nabilir ancak bu kurala bazı istisnalar tanınmıştır. Eğer kanunen resmî şekle veya özel bir merasime tabi tutulan bir işlem varsa bu işlemler ile banka teminat mektupları dışındaki teminat sözleşmeleri, güvenli elektronik imza ile imzalanamayacaktır.