HUKUK DİLİ VE ADLİ YAZIŞMALAR - Deneme Sınavı - 8

Belge; fiziksel ortamda hazırlanarak, muhataba gönderilmek üzere paraflanarak, paraflı nüshası idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenmelidir.

Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasıdır.

Üstveri (metadata), bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgiler olarak tanımlanmaktadır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe göre resmî belge, yazı alanı, başlık, sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, metin ve imza gibi kısımlardan oluşmaktadır. Bunlara ilaveten, bazı durumlarda belgede ek olması hâlinde ek, birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım, makam oluru alınan belgelerde olur gibi bölümler de bulunmaktadır. Dolayısıyla E şıkkındaki "olur" her belgede mutlaka bulunması zorunlu bir bölüm değildir.

Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:” sırasıyla DETSİS’te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ve belge kayıt numarasından oluşur. Bu sayılar arasına kısa çizgi işareti (-) konur. “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Kayıt numarası, belge hazırlanırken EBYS üzerinden alınır ve belge üzerinde gösterilir (Örnek: E-67915368-903.07.02-4752).

Güvenli elektronik imzanın sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulmuş olması gerekir. Dolayısıyla b şıkkında ifade edildiği şekilde genel nitelikte olamaz.

Elektronik sertifika, imza sahibinin imza doğrulama verisini ve kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kayıttır. Bu kayıtla ilgili hizmetler,
elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından verilmektedir.

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı, Telekomünikasyon Kurumuna yapacağı bildirimden iki ay sonra faaliyete geçer.

Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı öncelikle, elektronik sertifika talep eden kişiden, elektronik sertifika vermek için gerekli bilgiler hariç bilgi
talep edemeyecektir.

Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz.

Belgeler elektronik ortamda hazırlandığında “Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi, normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times
New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır.

Metin içinde yer alan alıntılar, tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. Bu konuda bir zorunluluk yoktur.

Elektronik onay, güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasıdır.

Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgiler Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te üstveri olarak ifade edilir.

Belgenin muhatabı idare, bağlı veya ilgili idarelerden ise ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı (büyük harflerle), üçüncü satıra idarenin adı (ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle) ve dördüncü satıra da birimin adı (ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle) ortalanarak yazılır.

Örnek Şekilde, belgenin muhatabına göre Merkez Teşkilatı Örneği başlık örneğine yer verilmiştir.

Muhatap değil “Sayı” yan başlığının bir alt satırına yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı “İlgi” yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin
altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.

Metin, belgenin “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır

Görme engellilerin talepleri hâlinde imzalarında şahit aranır. Zorunlu değildir.