Medya İlişkileri

Medya ile ilişkileri, yerel, bölgesel, ulusal, uluslararası yayın yapan, yazılı basın, haber ajansları, radyo, televizyon, video prodüksiyon şirketleri gibi ve bunlarda çalışan medya mensupları ile karşılıklı ilişkileri içermektedir.

• Zamanlılık
• Yakınlık
• Çatışma
• İlginçlik
• Duygu
• Şöhret
• Gerilim
• İlerleme

• Hedefleri tanımlama; halkla ilişkiler kampanya hede erinin tanımlanması
• Rakip ve pazar analizi gerçekleştirme; rakipleri, sektörü daha iyi görebilmek, anlayabilmek için çeşitli analizlerin yapılması
• Hedef kitleyi tanımlama; ayrıntılı bir hedef kitle analizinin gerçekleştirilmesi
• Geleneksel medya ve dijital medya ortamlarını belirleme; değerlendirmeler sonucunda uygun mecraların belirlenmesi
• Geleneksel ve dijital medya stratejilerini oluşturma; hede ere ve hedef kitleye yönelik olarak geleneksel ya da dijital stratejilerin oluşturulması
• Değerlendirme; tüm aşamalar değerlendirilerek sürecin devam ettirilmesi ya da gerektiğinde yeni kararların alınması

Değişimler yalnızca yeni medyanın ortaya çıkışıyla sınırlı değildir. Ayrıca, dijitalleşme ve internet ile birlikte geleneksel medyadan uzaklaşılması iletişimin karakterini değiştirmiştir ve onu paydaşlar açısından doğrudan ulaşılabilir hâle getirmiş ve iki yönlü bir iletişime dönüştürmüştür. Dikey iletişimden yatay iletişime doğru bir değişim söz konusudur. Bu değişimlerin bir sonucu olarak in-house medya üretimleri ortaya çıkmıştır.

Medya ilişkileri, hedef kitleye ulaşabilmek için geliştirilen mesajı doğru medya kaynaklarına dağıtma sürecidir. Halkla ilişkiler, gazetecilere ulaşmanızı ve çalışmalarınız hakkında yazmalarını sağlayan bir dizi eylemdir.

Medyayla iletişim kurmada basın bültenleri, basın gezisi, basın toplantısı, halkla ilişkiler amaçlı basın makalesi gibi çeşitli yöntemler vardır.

Basın bültenleri, medya ile ilişki kurmanın ve kurum itibarına katkı sağlamanın yollarından birisidir. Basın bülteni, medyaya kurum hakkındaki  her tür gelişmeyi haber vermek için, haber değeri taşıyacak biçimde hazırlanan yazılı metinlerdir. Bu metinler, görsel medyaya gönderilirken metinlerin video formatında hazırlanmasına özen gösterilmelidir. Kısacası kurum hakkında bilgi verir. Basın bülteninin içeriğini oluştururken stratejik olmakta yarar vardır. Aksi durumda basın bülteni medya tarafından kullanılmayacaktır.  Basın bülteni tipik olarak bir haber hikâyesi şeklinde yazılır ve çeşitli medya kanallarına, geniş bir kitleye ulaşmak için yayımlanması umuduyla dağıtılır (Gilpin, 2007).

Bir halkla ilişkiler uzmanı hazırladığı basın bültenlerini hem geleneksel medyayı hem de sosyal medyayı dikkate alarak gönderebilmelidir (www. edvido.com).

• Ulusal medyaya (Ulusal gazete, dergi, televizyon, radyo)
• Yerel medyaya (Yerel gazete, dergi, televizyon, radyo)
• Sanayi odaları, ticaret odaları, sektörel yayınların yapıldığı birimlere
• Genel haber sitelerine
• Basın bültenlerine yer veren profesyonel web sitelerine
• Sektördeki sosyal medya fenomenlerine, Influencer, Instagrammer, Blogger, Youtuber vb.

Duyurum nedeni olabilecek, basın bülteni gönderilebilecek liste özetle; kazanılan ödüller, ürün veya hizmetlere ilişkin lansman çalışmaları, kurumun yaptığı yeni yatırımlar, yeni ortaklıklar, çeşitli kapsamda gerçekleştirilen etkinlikler, yönetime katılan etkili, tanınmış kişilerin yeni işe alınmaları, kriz dönemlerindeki çalışmalar sayılabilir.

• Planlama yapılmalı
• Toplantının ana mesajı belirlenmeli
• Arka plan malzemeleri hazırlanmalı
• Davetli basın belirlenmeli
• Davet metni hazırlanmalı
• Toplantı metni yazılmalı
• Basın sözcüsü belirlenmeli
• Basın bülteni hazırlanmalı
• Toplantı hatırlatılmalı
• Hazırlıklar kontrol edilmeli
• Toplantıya gelmeyenler bilgilendirilmeli

Medya mensuplarına bilgi vermek amacıyla kurumların medyaya yönelik düzenlediği etkinliktir. Basın gezilerinin amacı, medya mensuplarının kurumu daha yakından tanıması, kurumun yöneticileri ile tanışmasıdır. Bu amacın yanı sıra medya mensupları, yöneticilerin verdiği bilgiler doğrultusunda hem kurumu daha iyi tanıyacak hem de kendi gözlemlerini yorumlayarak, kendi mecralarında haber olarak yer verecektir.

• Basın bülteni
• Kısa mektup
• Kurum tarihçesi/hakkında
• Broşür/kitapçık/katalog
• Ürün örneği
• Geçmiş basın yorumları
• Web sayfasına ilişkin bilgiler
• Kurum geçmişi
• Yönetici biyografileri
• Departmanlar/yönetim kurulu hakkında bilgiler
• Yüksek çözünürlüklü görüntüler (logo, ürün/kurum görselleri vb.)
• Ödüller ve önemli görülen sertifikalar
• Sosyal sorumluluk projeleri
• CD, DVD, Flash sürücüler, yazılı ve video gibi multimedya içerikler
• İletişim bilgileri/Kurumun sosyal medya sayfaları

• Öncelikle makalenin hangi medyada yer alacağına karar verilmeli,
• Makalenin yer alacağı medyanın makale içeriğine yönelik yaklaşımının ve makalenin, medyanın mevcut içeriğiyle uyumlu olup olmadığı bilinmeli,
• Ne söylenmek istendiğine ve bunun neden ilginç olabileceğine yönelik bir sayfalık özet yazılması ve bu özetin kurumdaki diğer insanlar ve halkla ilişkiler danışmanlarıyla paylaşılması,
• Makalede yer alacak pratik ve güncel örnekler belirlenmeli ve makalenin onayının alınacağı kişilere ulaşılmalı,
• Makaleyi daha nitelikli hâle getirmek için yazma pratiğine birkaç gün ara verilmeli ve ardından yazmaya tekrar başlamalı,
• Makalede hedef kitleyi oluşturan okuyucuların ilgisini çeken bilgilere yer verilmeli,
• Makalede temsil edilen kurumun uzmanlığı tatmin edici bir şekilde gösterilmeli,
• Makalenin yayımlanmasının herhangi bir soruna yol açmayacağından emin olunmalı,
• Makale düzenlenip kontrol edilmeli; gereksiz kelimeler makaleden çıkarılmalı,
• Makalenin nasıl dağıtılacağına ve yayımlandıktan sonra takibinin nasıl yapılacağına karar verilmelidir.

Röportaj, söyleşi (sohbet) veya görüşme (mülakat), birbiri yerine kullanılan ancak birbirinden farklı kavramlardır. Röportaj, genellikle araştırmaya, incelemeye, soruşturmaya dayalı, birtakım gerçeklerin belirlenmesini amaçlayan, çok yönlü, renkli anlatıma sahip yazı türüdür. Görüşme, kişinin tutum ve fikirlerini öğrenmek amacıyla sorular sormak ve alınan yanıtlarla bir konuyu aydınlatmak üzere yapılan görüşmedir. Söyleşi ise görüşme yoluyla edinilen bilgilerin, bir sohbet havasında soru ve cevaba dayalı olarak kaleme alındığı yazı türüdür (Yüksel, 2013).

Kurumlar, ajanslar medya ile ilişkilerini geleneksel olarak devam ettirseler de, son dönemlerde daha çok dijital olarak yürütüldüğü de bir gerçektir. Çünkü yeni iletişim teknolojilerindeki gelişmeler medya ilişkilerini kurmada ve yürütmede sunduğu olanaklar nedeniyle tercih edilmektedir. Dijital medya ilişkileri son dönemlerde kurumsal web sayfaları, sanal basın odaları, e-posta ve sosyal medya üzerinden yapılıyor.

Kurumsal web sayfaları kurumların ürünleri, hizmetleri, hede eri, tarihçesi, çalışma alanları, projeleri gibi pek çok bilgilerini içeren ve bu bilgileri arama ağlarında gösteren tasarımdır. Kurumun paylaşmak istediği dokümanların toplu bir şekilde yer aldığı tasarımdır. Öyle ki web sayfaları, kurumların dünyaya açılan bir penceresi hatta vitrinidir.

• Ana sayfa öncelikle kurumun kimliğini yansıtmalı, sade bir tasarım, kurumun iletişim bilgileri, çalışma alanına ilişkin bilgiler yer almalıdır.
• Son derece önemli olan site haritası, kurumun web sitesine yol haritası işlevi sağlar. Web sayfasının arama motorlarında (örneğin; Google) çok daha hızlı bulunmasını sağlayarak basın mensuplarının beklentilerine daha iyi cevap vermelidir.
• Basın mensuplarının daha çabuk ulaşabilmesi açısından güncel basın bültenlerine yer verilir. Ayrıca kurum, daha önce yazılmış basın bültenlerine de sayfasında yer vermeye özen göstermelidir.
• Kurumun yazılı ve görüntülü basındaki yansımalarına ilişkin ekran görüntülerinin yer aldığı fotoğraf veya videolara ilişkin görüntülere yer verilmelidir.
• Kurumun ana sayfasında mutlaka “medya ile ilişkiler”, “basın odası” veya “basınla ilişkiler” gibi bir bağlantı verilmelidir. Bu kısım medyayla olan ilişkiler açısından son derece önemli olduğu için sıklıkla güncellenmesine özen gösterilmelidir. Ayrıca yakın gelecekte yapılacak etkinliklere, önemli toplantılara vb. ilişkin bir açıklama ve takvim verilmelidir.
• Basın mensupları kurum hakkında haber yaparken bazen ek bilgilere ihtiyaç duyar. Kurumun çalışmalarına, projeleriyle ilgili ayrıntılı bilgilere, sektöre ilişkin yapılmış araştırmaları vb. içeren bilgilerin ulaşılır olmasına dikkat etmelidir.
• Basın mensuplarının en çok ihtiyaç duyduklarının başında görseller gelir. Web sayfasında kurumun logosuna, yönetim kurulu başkanının ve üyelerinin fotoğraflarına, kurumun genel görüntülerine, faaliyetleri ile ilgili vb. yüksek çözünürlüklü, profesyonel görsellere ilişkin bir yer ayrılması son derece önemlidir.

E-bültenler geleneksel medyaya gönderilen bültenlerle karşılaştırıldığında en ayırt edici özellik, bu bültenlerin sadece sanal basın odalarında yer alması değil, sosyal medyada da kullanılmasıdır. Diğer bir deyişle e-bültenler, kurumun sosyal medya hesaplarında, bloglarda, kurumun web sayfasında yer almalıdır.

E-Mail (E-Posta), internet ortamında kullanıcıların birbirleri ile haberleşmesini sağlayan bir araçtır. Halkla ilişkiler açısından geri bildirimlerin daha hızlı alınması açısından önemlidir. İnteraktif yani çift yönlü olma özelliği iletişim kurulan kişi için önemli görülür (Okay & Okay, 2001).

• Geleneksel medya yerine kendi gündemini (profil, imaj ve kimlik tasarımı beraberinde) izleme ve yaratma olanağı
• Kolay bağlantı, dinamik ve hızlı erişim
• Etki yerine etkileşimin (yorum, beğeni, etiketleme gibi tık avantajlarıyla) ön plana çıkması
• Maliyeti düşük paylaşım, katılım ve sosyalleşme imkânı
• İletişimde “kaynak” konumunun değişmesi (salt okuma yerine oku-yaz olanağı ile gelen UGC odaklı Web 2.0)
• Kolay, anlaşılır ve hazır format (blog, forum, sosyal ağ gibi şablon hesap) fırsatı
• Kontrol ve ölçüm işlevlerini harekete geçirme
• Eş zamansız, bağlantılı ve çoklu ortam dinamikleriyle sanal iletişim kurma

Marka ve Influencer’ın içeriği arasındaki uyumluluk, post edilen (yayımlanan veya paylaşılan) içeriğin türü, Influencer’in ses veya ifadelerinin tonu, Influencer’ın takipçi sayısı, Influencer’ın güvenirliği, Influencer’ın takipçiler arasındaki popülerliği (Coco and Eckert, 2020).