HALKLA İLİŞKİLERDE ETKİLİ İLETİŞİM

İletişime geçme ihtiyacının altında yatan temel nedenler; anlatma ve anlaşılma ihtiyacı, fikir ve ihtiyaçların iletişiminin yapılması gerekliliğidir.

İletişimin;sözlü, sözsüz, görsel, elektronik ya da yazılı türleri bulunmaktadır. Konuşma bunlardan biridir.

İletişimin; sözlü, sözsüz, görsel, elektronik ya da yazılı türleri bulunmaktadır.

Metin kavramının ne olduğuna dair literatürde farklı tanımlamalara rastlanmaktadır. Bu tanımlar
arasında; dilsel bir ürün olma, bir tümce dizisi özelliği gösterme, dilsel göstergelerin art arda geldiği anlamlı bir yapı olma gibi temel özellikler ön plana çıkmaktadır (Yüksel, 2007).

Daha genel bir tanım sunmak gerekirse; metin, sözlü veya yazılı olarak oluşturulan tutarlı bir dil birikimi olarak tanımlanmaktadır

İletişimin; sözlü, sözsüz, görsel, elektronik ya da yazılı türleri bulunmaktadır.

Metin kavramının ne olduğuna dair literatürde farklı tanımlamalara rastlanmaktadır. Bu tanımlar
arasında; dilsel bir ürün olma, bir tümce dizisi özelliği gösterme, dilsel göstergelerin art arda geldiği anlamlı bir yapı olma gibi temel özellikler ön plana çıkmaktadır (Yüksel, 2007).

Daha genel bir tanım sunmak gerekirse; metin, sözlü veya yazılı olarak oluşturulan tutarlı bir dil birikimi olarak tanımlanmaktadır

İspanyol CEDE eğitim kurumunun eğitmenleri tarafından metin türleri belirli
bir sınıflandırmaya ayrılmıştır. Sınıflandırma yazarın iletişim amaç ve niyeti temel alınarak gerçekleştirilmiştir. Bu sınıflandırmaya göre metin türleri
dört ana başlık altında ele alınmaktadır (Serrano,
2018): Tartışmacı metin, betimleyici metin, açıklayıcı metin, anlatı metni olarak sıralanır.

Betimleyici metinler, okuyucuya, yazarın hakkında bilgi vermek istediği bir nesnenin, sahnenin, kişinin veya duygusal durumun zihinsel bir görüntüsünü verir.

Açıklayıcı metinler kategorisine giren çok çeşitli yazılı metin vardır: Tanımlar, burçlar, hava durumu tahminleri,
seyahat rehberleri, talimatlar, kompozisyonlar, bilimsel incelemeler, ders kitapları, gazete makaleleri, konferanslar vb. bu kategorideki yazılı metinlerden yalnızca birkaçıdır.

Yazılı iletişimin diğer iletişim türlerine göre pek çok faydası bulunmaktadır. Geri dönüşü olmayan bir döneme bu yazılı
materyaller sayesinde ışık tutulabilecektir.Yazı, dilin kayda geçirilmesini sağlayan bir teknik olarak kabul edilmektedir.

Başarılı betimleyici metinlerin bazı özellikleri şu şekilde sıralanabilir: • Özenle seçilmiş sıfatlar ve zarflar ile oluşturulmuş bir kelime dağarcığına dayanır. • Yalnızca betimlemenin ana amacına bir şeyler ekleyen noktalara odaklanır. • Zihnin duyusal (duyulan, görülen, koklanan, hissedilen, tadılan şeylere dair) tanımında imgeler/resimler yaratmak için sıfatların, benzetmelerin, metaforların kusursuz bir kullanımı vardır.

Tartışmacı metinlerde yazarın amacı bir konuda pozisyon almak ve onu savunmaya, haklı çıkarmaya çalışmaktır. Bu ana amaca ulaşmak için yazar, fikirleri mantıklı bir sırayla destekler ve okuyucunun bir konudaki inançlarını tamamıyla değiştirmek veya üzerinde birtakım değişiklikler yapmak için gerekli tüm stratejileri kullanacaktır. Tartışmacı metinler genellikle sorunlar ve tartışmalı fikirlerle ilgilenir

Tartışmacı metinler genellikle sorunlar ve tartışmalı fikirlerle ilgilenir. Bu tür metinlerde, bazı konular lehinde veya aleyhinde mantıklı gerekçeler ileri sürülür. Bu mantıklı gerekçelerin ileri sürülmesindeki nihai amaç ise her zaman okuyucuyu yazar tarafına çekmektir. Herhangi bir tartışmacı metnin temelinde gerçekleri, kavramları, olguları ya da süreçleri tanımlayan açıklayıcı bölümler olmalıdır. Bu tür metinlerde izlenen iki temel akıl yürütme süreci vardır: Tümdengelim ve tümevarım. Tümdengelim genel bir ilke veya öncülle başlar, sonrasında ondan özel bir sonuca ulaşır. Tümevarımda ise spesifik gerçekler ya da olaylardan genel bir sonuca ulaşılması söz konusudur.

Anlatıların temel amacı eğlendirmek, okuyucunun ilgisini çekmek ve okuyucunun ilgisini metinde ve metinde anlatılanlarda tutmaktır. Bununla birlikte anlatılar, öğretmek veya bilgilendirmek, tutumları veya toplumsal fikirleri değiştirmek için de yazılabilir. Anlatıların pek çok türü vardır. Bu türler hayali, gerçek veya her ikisinin bir kombinasyonu olabilir. Bu türler, peri hikayeleri, gizemler, bilim kurgu, aşk hikayeleri, korku hikayeleri, macera hikayeleri, fabllar, mitler ve efsaneler, tarihî anlatılar, baladlar, anekdotlar, kişisel deneyimler vb. içerebilir.

Açıklayıcı bir metnin amacı, okuyucuya bir şeyi açıklamak, bir şeyi netleştirmek veya bir konu hakkında okuyucuyu bilgilendirmektir. Metin içerisindeki açıklamalar, nesneleri ve fikirleri kendi aralarındaki ilişkiler içinde açıklar. Açıklayıcı metinler kategorisine giren çok çeşitli yazılı metin vardır: Tanımlar, burçlar, hava durumu tahminleri, seyahat rehberleri, talimatlar, kompozisyonlar, bilimsel incelemeler, ders kitapları, gazete makaleleri, konferanslar vb. bu kategorideki yazılı metinlerden yalnızca birkaçıdır.

Yazının toplumlar için en temel işlevleri arasında deneyimlerin, değer ve alışkanlıkların, düşüncelerin kalıcı hâle getirilmesine imkân sağlaması yer almaktadır.

Yazının temel işlevlerinden biri somutlaştırma işlevidir

Yazının bir diğer işlevi de mesafe işlevidir.

Günlük hayatımızda zihnimizi pek çok içerikle meşgul olmaya zorlarız.

Yazının bir diğer işlevi kültürel mirasın devamlılığını sağlama işlevidir.

Yazının bir başka işlevi sosyal kontrolü sağlama işlevidir.

Yazının işlevlerinden biri de etkileşim işlevidir.

Yazının işlevlerinden bir diğeri düşün alanına hizmet etme işlevidir.

Bir önceki işlevle bağlantılı olarak yazı aynı zaman da bilimsel ilerlemeye katkı sağlama işlevine sahiptir.

Yazı yalnızca fikir ve bilimsel alanlara katkı sağlamamakta aynı zamanda sanat alanına da hizmet etmektedir.

Yazılı iletişim söz konusu olduğunda en çok dikkat edilmesi gereken noktalardan biri yazma eyleminin gerektirdiği bilişsel süreç ve stratejilerdir.
Yazılı iletişimde yazı yazma eyleminin çeşitli iletişimsel amaçları vardır. Bilgi verme, güdüleme, harekete geçirme, sosyalleştirme gibi.

Biçim: Yazının yazılma şekli. Yazılı iletişimde biçim unsuru söz konusu olduğunda cevaplandırılması gereken sorular yapı unsurundan oldukça fazladır. Bu sorular şu şekildedir:

• Yazı düzenli görünüyor mu? • Kelimelerin doğru kullanımı ile kısa ve öz bir şekilde oluşturulmuş mu? • Basit, açık ve anlaşılır mı? • Paragraflar çok mu uzun? 10 satırdan az olan paragrafların okunması daha kolaydır. • Paragraflar arasında boş bir satır bırakıldı mı? Bu, metnin açıklığına ve netliğine yardımcı olacaktır. • Cümleler çok mu uzun? Bir cümle sadece bir fikir içermelidir. 30 kelimeden fazla olan cümleler bölünmelidir. • İlk cümle ilginç mi/ Okuyucuyu içine çekiyor mu? • Gereksiz jargondan kaçındınız mı?

Kalıcı Kayıt İhtiyacı Oluşan Durumlarda: Gönderici bazı durumlarda oluşturduğu mesajın gelecekte referans olarak kabul edilmesini ister. Böylesi durumlarda, yazılı iletişim kalıcı kayıt olanağına imkan sağlamaktadır.

Yazının temel işlevlerinden biri somutlaştırma işlevidir.

Yazının bir diğer işlevi de mesafe işlevidir.

Yazının bir diğer işlevi bellek destekleme işlevidir

Yazının bir diğer işlevi kültürel mirasın devamlılığını sağlama işlevidir.

Yazının bir başka işlevi sosyal kontrolü sağlama işlevidir.

Yazının işlevlerinden biri de etkileşim işlevidir.

Yazılı iletişimin gelişmesine dair sekiz ana öneride bulunulabilir: • Kısa ve tanıdık kelimelerin kullanılması, • Kısa cümle ve paragrafların kullanılması, • Teknik kavramların dikkatli bir şekilde kullanılması, • Aktif ifadeler kullanılması, • Örnekler ve tablolardan faydalanılması, • Fikirlerin mantıklı bir şekilde açıklanması, • Gereksiz kelimelerden uzak durulması ve • Ayrımcı kelimelerden kaçınılmasıdır.

yazılı iletişimin ne zaman etkili olacağı, ne zaman olmayacağına dair birkaç faktör devreye girmektedir. Bu faktörler şu şekilde
sıralanabilir;Karmaşık Anlatım, Gerekli Tartışma Miktarı, Anlam İzleri, Resmî İletişim.

Yazılı İletişimin Etkili İletişimdeki Önemi : Etkili iletişim, doğru zamanda, doğru kişilere, doğru mesaj aktarımı ile mümkün olmaktadır. Etkili iletişimde, oluşturulan mesajların içeriklerindeki zenginliği ve sizi iletişim hedeflerinize ulaştırıp ulaştırmadığı kritik önemdedir. Etkili iletişim, iletişim kanal ve türlerinin uygun zamanlarda kullanılması ile ortaya çıkmaktadır. Bu yüzden, özellikle kurumların hedef kitlelerle ne zaman, nerede ve nasıl iletişim kuracaklarını iyi bilmesi gerekmektedir. Hedef kitlelerle kurulacak iletişimde hangi iletişim türünden faydalanılması gerektiği daha iletişim sürecinin en başında belirlenmelidir. Kurumsal vaatlerin, ilkelerin, duyurumların, kurumsal yeniliklerin anlatılmasında ise yazılı iletişim ön plana çıkmaktadır.

Kurumların güncel faaliyetlerini gerek kurum içi hedef kitlelere gerekse kurum dışı hedef kitlelere iletmek amacıyla halkla ilişkiler ve yazılı iletişim konusunda sıklıkla faydalanılan yazılı halkla ilişkiler araçları şu şekilde sıralanabilir: • Haber mektupları, • gazete, dergi, katalog gibi basılı materyallerin arasına iliştirilen insörtler, • el ilanları ya da broşürler, • didaktik bir tarzda görselden çok yazılı içeriğe yer veren kitapçıklar, • basın kitleri, • kurum gazeteleri, • kurumsal dergiler, • Çeşitli konferans, sempozyum, açılış faaliyetleri gibi etkinlikler için oluşturulan davetiyeler, • Genellikle kurum faaliyetleri ve yöneticilerine dair bilgileri iletmek amacıyla oluşturulan röportajlar, • Kurum sözcüleri ya da yöneticileri için halkla ilişkiler uygulayıcıları tarafından hazırlanan konuşma metinleri, • Kurumsal faaliyetleri daha şeffaf ve kamuoyu ile paylaşılabilir hâle getiren yıllık faaliyet raporları.

Yukarıda bahsedilen ve geleneksel medya kullanımı kapsamında sayılabilecek yazılı iletişim araçlarının yanı sıra sosyal medyada yazılı iletişim konusu halkla ilişkiler için son zamanlarda olmazsa olmaz başlıklar arasındadır.

Kupür Derleme Halkla İlişkiler görevlilerinin basını dikkatle izleyerek, kurum hakkında çıkan haberleri değerlendirmesi gerekir. Bu amaçla halkla ilişkiler görevlileri gazetelerde çıkan haber, röportaj, fotoğraf, yazı, karikatür gibi materyallerin makaslanarak arşivlenmesini sağlar. Bu işleme kupür derleme diyoruz. Derlenen kupürler, daha sonra işletme için bir belge niteliği taşır.