HALKLA İLİŞKİLERDE ETKİLİ İLETİŞİM

Metin kavramının ne olduğuna dair literatürde farklı tanımlamalara rastlanmaktadır. Bu tanımlar
arasında; dilsel bir ürün olma, bir tümce dizisi özelliği gösterme, dilsel göstergelerin art arda geldiği anlamlı bir yapı olma gibi temel özellikler ön plana çıkmaktadır. Daha genel bir tanım sunmak gerekirse; metin, sözlü veya yazılı olarak oluşturulan tutarlı bir dil birikimi olarak tanımlanmaktadır.

Betimleme, bir kişi, yer, nesne veya olay hakkında canlı bir izlenim yaratmak için tüm yazı
biçimlerinde kullanılır. Betimleyici metinler, okuyucuya, yazarın hakkında bilgi vermek istediği bir
nesnenin, sahnenin, kişinin veya duygusal durumun zihinsel bir görüntüsünü verir. Betimleyici
anlatım bir metinde genellikle baskın bir rol oynamaz, çoğunlukla ikincil bir rol oynar. Betimleyici
bir metin fotoğrafik bir niteliğe sahip olduğundan; bir betimlemenin temel amacı, okuyucuları, anlatılanları gerçekten görselleştirebilmeleri için metne yeterince dâhil etmektir. Betimleme, belirli bir ruh hâlini, belirli bir atmosferi yaratmak veya bir yeri tanımlamak için kullanılabilir. Yazar, okuyucunun metinde yazarın anlattığı şeyi zihninde resmedebilmesini ister. Betimleyici metinler okuyucunun dikkatini çeker, karakterler yaratır, bir ruh hâli veya atmosfer yaratır ve yazıya hayat verir.

Tartışmacı metinlerin büyük bir kısmı şu yapıya sahiptir:
• Metnin başında konuya dair yazarın takındığı tutumu açıklayan bir konum beyanı ile yazıya giriş yapılır. Bazen metne yazarın konumu ile değil de karşı tarafın bakış açısı ile giriş yapılabilir. Yazarın bakış açısı olabilir veya zıtlıkla tartışmak tam tersi olabilir.
• Metnin yapısı içerisinde bir diğer önemli nokta; güvenilir, doğrulanabilir veya bir otoriteye başvuran yeterli kanıtları sağlayan mantıklı bir dizi noktadır. Burada konuya bağlı olarak, yazarlar bazen fikirlerini desteklemek için sebep ve sonuç argümanlarını kullanırlar.
• Yapının son aşaması ise metnin sonunda bir özet sunulması ya da yazarın konuya dair konumunun yeniden ifade edilmesidir.

Açıklayıcı metinlerin çeşitliliğine rağmen, metinsel yapılarında birtakım özellikleri paylaştıklarına dikkat çekilir. Açıklayıcı bir metnin yapısı genellikle üç bölüme ayrılır. 
• Giriş, genellikle geliştirilecek konuyu sunan bir paragraftan oluşur.
• İlk aşamadan sonrası konunun birkaç paragrafa dönüştürülmesidir. Bu paragrafların her biri, bir yandan bir önceki paragrafta sunulan bilgiyi değerlendirirken diğer yandan da yeni bilgiler sunar.
• Üçüncü kısım, metnin bütününde yer alan bilgilerin bir özeti veya metin içerisinde okuyucuya sağlanan bilgilerden çıkarılan bir sonuç olarak tanımlanabilecek sonuç bölümüdür. Bu kısım aslında metnin toparlayıcı kısmı olarak da düşünülebilir.

Geleneksel anlatılar için prototip şema/yapı üç ana bölümden oluşur:
• Giriş: Hikâyenin karakterleri, ortamı ve zamanı belirlenir genellikle kim, kime, ne zaman sorularının yanıtını verir.
• Problem: Bu kısım genellikle ana karakter(ler)i içerir ve sıklıkla gerçek hayattaki problemleri yansıtır. Bu problemler, karakter(ler) için beklenmedik, şaşırtıcı veya tehlikeli bir eylem veya olaydan kaynaklanır.
• Çözüm: Anlatı içerisinde geçen problemin bir çözüme kavuşturulması gerekmektedir. Anlatının bu kısmında anlatıdaki problemlerin çözüme kavuşturulması söz konusudur.

Dildeki sözcüklerin, duyguların, düşüncelerin belli işaretlerle; kağıda, taşa, toprağa, tahtaya... dökülmüş biçimine yazı denir. Konuşma dilinin aracı ses ise yazı dilinin aracı da yazıdır. Yazının
düşünceyi ortaya koymada, yaymada ve iletmede önemi büyüktür.

Yazılı dilin özellikleri incelendiğinde aşağıdaki temel hususlar ön plana çıkmaktadır:
• Yazı; planlı ve düzenlenebilirdir.
• Yazılı dil, tarihsel olarak konuşma diline göre ikincil olarak konumlandırılmıştır.
• Sözlü dille kıyaslandığında yazı çok yavaş bir şekilde oluşturulmaktadır.
• Yazı kalıcı ve statiktir.
• Yazı yazma süreci genellikle zaman kısıtlılıklarından uzak olduğundan karmaşık cümle yapılarında dikkatli örgütleme süreçlerine katkıda bulunur.
• Yazı, genellikle yaratım sürecini gizlediği ve sürecin sonunda çıkan cilalı ürünü bize gösterdiğinden hataları ve yetersizlikleri ortadan kaldırır.
• Yazı kesinlik ve açıklık arar. Muğlaklık ya da gizem yazı dili için uygun olmayan unsurlardır.
• Okuyucuyla görsel temasın olmaması, anında geri bildirim olmadığı anlamına gelir: Grafolojik (yazıbilimsel) ve dilsel kaynaklar, bir şekilde, paralinguistik unsurların (ses tonu, ses vurgusu, konuşma hızı vs.) işlevlerini yerine getirecektir.
• Yazılı dil, önemli ölçüde daha uzun ve daha karmaşık olma eğilimindedir; daha uzun fikir birimlerine sahiptir.
• Yazılı dilin dolaylı bir özelliği, gerçeklerin kaydedilmesine, hafıza ve öğrenme görevlerine uygunluğudur.
• Yazı dilinin görsel doğası, görsel olarak özümsenmesi gereken ve yüksek sesle verimli bir şekilde okunamayan yazılı metin çeşitlerinin (zaman çizelgeleri, grafikler...) varlığını desteklemektedir.
• Yazı, sayfalar, satırlar, büyük harf kullanımı veya uzamsal organizasyon gibi bazı benzersiz özelliklere sahiptir.

Düzenleme ve Taslak Oluşturma: Cümleleri detaylandırarak, sözcükleri seçerek ve metin ögelerini tanımlayarak fikirleri gerçek dilsel biçimlere dönüştürme sürecidir. Aynı zamanda, farklı cümleleri birbirine bağlamayı, metin içerisine uygun noktalama işaretlerinin yerleştirilmesini, farklı fikirleri sıralamayı veya yazılı söylemin parçaları arasında çeşitli bağlantılar kurmayı içerir. Bu aşama, yazmadaki zorluklarla başa çıkmak için kullanılan stratejilerden sözlük kullanımı, söylenilmek istenilen başka kavram ve sözcüklerle ifade edilmesi veya eş anlamlıları arama gibi bellek ve düzenleme stratejileri aşamasıdır.

Yapı: Yazılı iletişimde içeriğin düzenlenme şeklini ifade eder. İyi bir yapı, kendinizi daha net ifade etmenize yardımcı olacaktır. Bu ifade ediş bir tezde, kompozisyonda, iş mektubunda vs. olabilir.
Bu kısımda cevaplandırılması gereken sorular şu şekilde sıralanmaktadır:
• Yazı düzeni net ve takip etmesi kolay mı?
• Başlıklar öne çıkıyor mu (Örneğin, daha büyük bir yazı tipi boyutundalar mı)?
• Bilgiler, bir başlangıç (giriş), gelişme ve son (sonuç) olacak şekilde mantıksal bir sırayla mı     düzenlenmiş?
• Giriş, konuyu ve amacı açıkça belirtiyor mu?
• Giriş, içeriği kısaca özetliyor mu?

İş hayatındaki yazılı iletişime dair aşağıdaki önerilerin kritik önemde olduğu belirtilebilir:

• Kısa ve verimli olun
• Dil bilgisine dikkat edin
• Yazım kontrolü yapın
• Yazıyı göndermeden önce okuyun
• Gerçeklerden faydalanın
• E-mail, SMS ve sosyal ağlara dikkat edin

Tanımlar, burçlar, hava durumu tahminleri, seyahat rehberleri, talimatlar, kompozisyonlar, bilimsel incelemeler, ders kitapları, gazete makaleleri ve konferanslar açıklayıcı metinlere örnek olarak verilebilir. Reklam broşürleri ise açıklayıcı değil, mal ve hizmet satmayı amaçlayan tartışmacı metinler içerirler.

Betimleyici metinler iki ana kategoride ele alınmaktadır. Bunlardan ilki öznel (sübjektif ) betimlemeler, diğeri de nesnel (objektif ) betimlemelerdir. Objektif betimlemeyi ayırt eden temel özellik görsel bir fotoğraf kalitesidir. Bu özellik, somut ve spesifik kelimeler kullanan nesnel gözlemcinin ana aracıdır. Bu tür betimlemeler aynı zamanda teknik betimlemeler olarak görülmekle birlikte; tarafsız, kesin ve kişisel olmama özelliklerine sahiptir. Diğer yandan, öznel (sübjektif) betimlemeler yazarın tepkilerini yansıtır ve yazarın duygu ve ruh hâllerini ifade eder.

Zihnin duyusal (duyulan, görülen, koklanan, hissedilen, tadılan şeylere dair) tanımında imgeler/resimler yaratmak için sıfatların, benzetmelerin, metaforların kusursuz bir şekilde kullanımı başarılı betimleyici metinlerin özelliklerindendir.

Bir kaynaktan bir alıcıya gönderilmek üzere yazılı ya da belgelenmiş bir şekilde hazırlanan her türlü iletişim türüne yazılı iletişim adı verilmektedir. Notlar, mektuplar, araştırma dosyaları, raporlar yazılı iletişim örnekleri arasındadır.  Telefon görüşmesi, kişiden kişiye konuşma, sesli not, çığlık ve düdük ise sözlü iletişim örnekleridir.

Tarihte, Sümer, Mısır, Aztek, Hint ve Çin gibi uygarlıklar ağaç, kaya, taş gibi nesnelerin üzerine çeşitli yazı sistemleri çizmişlerdir. Bunların arasında; resim yazısı (pictogram), fikir yazısı (ideogram), hece yazısı (syllabic writing) ve bu ürünlerin karışımıyla oluşturulan yazı sistemleri (hiyeroglifler ve çivi yazıları) yer almaktadır. İdeogram, fikir yazısı anlamına gelen bir terimdir.

Planlama, hedefleri seçmek ve belirlemek için metnin grafik veya zihinsel anahtarlarını ifade eder. Yazının türü, tarzı ve içeriği hakkında kararlar almak için mesajın alıcılarını analiz etmeyi içerir. Aynı zamanda fikir üretme ve bu fikirlerin organize edilmesi ile ilgilidir. Zihinsel detaylandırma, tanımlama ve seçme, yazma sürecinin bu aşamasında kullanılan ana stratejilerdir.

Yanıt soyutlaştırma değil somutlaştırma işlevi olmalıdır. Yazının temel işlevlerinden biri somutlaştırma işlevidir. Bu işlev sayesinde insanlar zihinlerinden geçirdikleri fikirlerini ve duygularını başkalarının da görebileceği ya da kendilerinin de sonradan erişebileceği şekilde somut bir hâle getirme imkânı elde ederler.

Yazılı iletişimin üç ana unsurundan olan biçim, yazının yazılma şeklini ifade eder.

Radyo reklamları yazılı değil işitsel bir halkla ilişkiler aracıdır.

Yazı kesinlik ve açıklık arar. Muğlaklık ya da gizem yazı dili için uygun olmayan unsurlardır.