Etkili İletişimde Sunum Teknikleri

Bilgi aktarma, duygu yaratma ve davranış değiştirme/pekiştirme olarak tanımlayabileceğimiz tutum değişimleri hemen her iletişim biçimde yer almaktadır.

Bu yüzdendir ki bir sunumum önemli başarı kriteri dinleyiciler tarafından akılda kalıcı ve/ veya kullanılabilir olmasıdır.

Sunumun başarısı için
aşağıda yer alan özelliklere dikkat edilmelidir:
• Sunumun, belli bir hedef doğrultusunda
yapılması ve bunun ilgili kitle tarafından
anlaşılması
• Sunucunun içerik konusunda bilgili olması
ve ilgili kitleye bunu aktarabilmesi
• Sunucunun içeriğe yönelik hazırlıklarını
yapması ve ilgili kitlenin bunu takdir etmesi
• Sunucunun etkili biçimde giriş yaparak konunun önemini vurgulaması
• İlgili kitlenin anlayabileceği dil ve jargon
kullanılması, abartılı ve teknik kavramlardan kaçınılması
• Sunucunun, dil ötesi unsurları (beden dili,
vurgulama, ses tonundaki değişimler vb.)
doğru kullanması ve bunları kullanırken
abartıya kaçmaması
• İlgili kitle ile göz teması kopuşunun engellenmesi
• Sunucunun heyecana kapılmaması, heyecanını kontrol etmesi ve olası bir heyecan durumunun sunumu etkilemesine izin vermemesi
• Sunum sırasında farklı olay, anlatım, etkinliklerle, ilgili kitlenin sunuma mümkün olduğunca katılımının sağlanması

Sunucunun içerikle ilgili gerçek hayatla
bağlantılar kurması ve katılımcıların da bu
örneklerle konu içeriği arasında bağlantı
kurabilmesi
• Sunumun farklı araçlarla zenginleştirilmesi,
bu yapılırken de dikkatlerin dağılmamasınının sağlanması
• Sunucunun, sunum sırası ve sonrasında katılımcıların sorularını cevaplayabilmesi
• Sunum esnasında karşılaşılabilecek aksaklıkların giderilebilmesi
• Sunum içeriğinin sunum sonrasında da ilgili kitlenin hafızalarında kalabilmesi için
etkili bir bitiş hazırlanması
• Sunucunun sunum zamanlamasını (başlangıç ve bitiş) belirlenen süre içinde doğru
ayarlaması

Sunum, bir bilginin, tecrübenin veya fikrin belli bir kişi ya da gruba belli bir hedef doğrultusunda
planlı, organize bir biçimde gerektiği zaman sözel,
görsel ve/veya işitsel araçlar kullanılarak aktarılmasıdır

Sunumu Planlama: Dinleyici kitlesinin özellikleri göz önünde bulundurularak aktarılacak içeriğin en etkili biçimde verilmesi
için kullanılacak araçların seçimi

Sunum özelinde kaynak yani konuşmacı tipleri dörde ayrılır:
• Kaçınan: Herhangi bir kitlenin önünde sunum yapmayı reddeden,
• Direnç gösteren: Kendisinden bir sunum
istendiğinde kaygılanan,
• Kabul eden: İşleri gereği sunum yapan,
• Fırsat yaratan: Bir sunum yapmak için fırsat
kollayan

Birden fazla kanal kullanmak sunum yapan kişiye çeşitli faydalar sağlayacaktır. Bunlar:
• Sunuş süresini kısaltır
• İlgiyi canlı tutar
• Paylaşmaya olan isteği arttırır
• Soyut birtakım kavramları somutlaştırır
• Gerçekçi yaşantılar sağlar

Sunum sırasında görsellerin ve ifadelerin hedef kitle tarafından algılanamaması veya farklı yorumlanmasına semantik gürültü denir

Yardımcı Sunuş Araçlarının Doğru Seçimi: PowerPoint sunusu, ses ve video kullanımı, tepegöz gibi yardımcı araçlar katılımcıların dikkatini toplar, ilgisini arttırır. Bu araçlarda kullanılacak içeriklerin yaratıcı biçimde kullanılması ise içeriğin
uzun süre hedef kitlenin hafızalarında kalmasına yardımcı olur. Dikkat edilmesi gereken nokta sunum yardımcılarında kullanılacak içeriğin basit ve anlaşılır biçimde kullanılmasıdır. Katılımcıların ne zaman neye odaklanacaklarını bilmek, sunumu yapan kişi için de faydalıdır.

Genel bağlam olarak bunlara dikkat
ederek tüm sunum amaçları şu şekilde sıralanabilir:
• Bilgilendirme
• İlham verme
• Savunma
• Teşvik etme
• Eğlendirme
• İkna etme

Bu nedenle sunum planlamasında sunum sürecinin hedefi, hedef kitlenin özellikleri, sunum yeri, sunum süresi sunumun planlamasında önemlidir

Konunun tanımlanması: Sunumun konuşma çerçevesini konu oluşturur. Konunun kapsamı, genişliği, büyüklüğü değişkenlik gösterebilir. Sunucunun konuyu yapılandırmasına olanak sağlayan noktalar şunlardır (Gürüz ve Eğinli, 2013: 21):
• Sunumu yapan kişi, bilgili olduğu ve hakkında bilgiye kolayca ulaşabileceği konuyu seçmelidir.
• Sunucu sunduğu konuya ilgi duymalıdır.
• Seçilen konu dinleyenlerce ilgi çekici bulunmalıdır.
• Seçilen konu duruma ve ortama uygun olmalıdır.
• Sunucu sunum zamanına göre konuşmasını yapılandırmalıdır.

Hedefe karar verilmesi: Sunumda belirlenen hedef, hedef kitlede neyin başarılmak istendiğini belirler. Sunumun ardından dinleyicilerde kalması istenen ne ise hedef odur. Hedef açık, anlaşılır ve net olmalıdır. Hedefin taşıması gereken temel özellikler şu şekilde sıralanabilir (Adair, 2004: 156):
• Açık ve kesin
• Dikkate değer
• Özel
• Belli bir zamanla sınırlı
• Gerçekçi
• Rekabetçi
• Katılıma yöneltici
• Sunuma değer

Konuşmacı, sunumunu bir kompozisyon şeklinde görürse ve mantıksal bir çerçeveye yerleştirirse dinleyicilerin sunumu takip etmeleri kolaylaşır.

Düşünsel plan, konuşmacının profesyonelliğinin altını çizerek gerekli hazırlığı yaptığını vurgular. Konuşmacıların kendine has yöntemleri olmakla birlikte sunumlarında genellikle yararlanılan yapılandırma yöntemleri mevcuttur. Bunlar (Akım, 2014: 122):
• Kronolojik/Zamansal Düzenleme
• Uzamsal/Mekânsal Düzenleme
• Problem-Çözüm Düzenleme
• Neden-Sonuç ve Sonuç-Neden Bağlantısı ile Düzenleme
• İlişki Ağları Düzenlemesi
• Konusal Düzenleme
• Tümevarım ve Tümdengelim Yöntemi ile Düzenleme
• Soru-Cevap-Önem Sıralaması ile Düzenleme

İdeal bir sunum için dikkat edilmesi gereken unsurlar şu şekilde özetlenebilir (Chan, 1998: 67):
• Koltukların sunum süresince katılımcıların
konforunu koruyup koruyamayacağı,
• Dinleyiciler ile koltuk sayısının eşit olması,
• Sunum salonunun sıcaklığının çok soğuk ya da çok sıcak olmaması,
• Havalandırma koşulları,
• Çok parlak olmayan ve az ışıklı bir aydınlatma,
• Sunumu yapanın herkes tarafından duyulabilmesi,
• Sunum içeriğinde yer alan görsellerin her koltuktan görülebilmesi, yazıların okunabilmesi,
• Teknik ekipmanların (tepegöz, projeksiyon
vb.) çalıştığından emin olunması,
• Mekânın yiyecek ve içecek ikramına uygun olması, tuvalet imkânlarının gözden geçirilmesi.

Sunumdaki oturma düzeni hem konuşmacı hem dinleyici bakımından sunumun etkin biçimde yürütülmesinde etkilidir. Oturma düzenleri aşağıdaki şekilde sıralanabilir:
• U şeklinde oturma düzeni
• V şeklinde oturma düzeni
• Dikdörtgen şeklinde oturma düzeni
• Daire şeklinde oturma düzeni
• Balıksırtı şeklinde oturma düzeni
• Bistro oturma düzeni
• Amfi tiyatro oturma düzeni
• Sınıf şeklindeki oturma düzeni

U şeklinde oturma düzeni
Dezavantajlar
• En ön sırada oturan dinleyiciler
uzun süren sunumlar sonunda
boyun ağrısı yaşayabilir.
• U biçimli masanın iç köşelerinde
oturan dinleyiciler, konuşmacı ile
diğerlerine göre daha seyrek göz
teması kurabilir.
• Arkada oturan dinleyiciler
ekrandan ve diğer
materyallerden uzak kalabilirler

Daire şeklinde oturma düzeni

Avantajlar
• Konuşmacı ve dinleyici arasında
etkileşime imkân tanır.
• Dinleyicilerin yüksek seviyede katılımına
olanak tanır.
• Eğitim oturumları için idealdir.
• Sunum esnasında çeşitli uygulamaların
gerçekleştirilmesine imkân verdiği
için alternatif sunumların yapılmasını
mümkün kılar.

Bistro oturma düzeni

Avantajlar
• Özellikle takım çalışması gerektiren
sunumlarda tercih edilmesi verimlilik
sağlar.
• Küçük çalışma grupları için idealdir.
• Gayriresmîdir, maksimum düzeyde
katılımı özendirir.
• Orjinaldir, açık fikirliliği özendirir.
• Sunum yapan kişinin dairesel hareketler
yapabilmesine imkân tanır.

Dezavantajlar
• Dinleyicilere kendi arasında
gruplaşarak konuşma imkânı
yaratması hem dinleyicilerin hem
de konuşmacıların dikkatinin
dağılmasına sebep olabilir.
• Masaların kendi aralarında
gruplaşmasına neden olur.
• Sunum esnasında herhangi
bir nesnenin ya da materyalin
gösterilmesi ve buna yönelik
anlatımların yapılması zordur.
• Tüm dinleyiciler aynı açıdan
göremedikleri için etkinlik azalır.

Amfi tiyatro oturma düzeni

Avantajlar
• Dinleyici sayısı çok olduğunda tercih edilir.
• Konferans tipi sunumlar için idealdir.
• Salonun iyi tasarlandığı durumlarda, mükemmel bir görüş açısı ve akustik bir ortam sağlar.
• Geniş ölçüde alan etkinliği sağlar.

Dezavantajlar
• Konuşmacı ve dinleyici arasındaki etkileşim zayıftır.
• Üniversite atmosferi yaratır.
• Salonun kalıcı şekilde dizayn edilmediği durumlarda kurulumu zordur.
• Bilinçaltına hiyerarşiyi yerleştirebilir

Sunum sürecinde kullanılacak araçların kullanımı sırasında dikkat edilmesi gereken hususları şu şekilde sıralamak mümkündür (Thomas,2003: 38):
• Sunum destek araçları katılımcıların göz teması kurabilecekleri şekilde tasarlanmalı,
• Önemli bilgilerin aktarımı sırasında yardımcı araçlar kullanılmalı,
• Destek araçların kullanımı profesyonelce
hazırlanmalı,
• Destek araçların kullanımı öğrenilmeli, kullanımı bilinmeyen araçlar tercih edilmemelidir

PowerPoint: PowerPoint, farklı yazı karakterleri tasarım şablonları animasyon ögeleri zengin renk paleti, farklı efekt sistemleri gibi imkanlar sağlayan ve yaygın şekilde kullanılan dinamik bir sunum programıdır. Bu programı tercih edenler mevcut şablonları kullanabilecekleri gibi kendi tasarımlarını da yapabilir. Bireysel tasarımlar hazırlamak konuyla ilgili temel bir bilgiye sahip olmayı gerektirir. Konuyla ilgili fazla
tecrübesi olmayan kişiler daha çok hazır şablonları tercih ederken profesyonel kişiler kendi tasarımlarından
yararlanır.

Bir sunum içerisinde kullanılabilecek görsel ögeler şunlardır:
• Fotoğraflar: 
• Çizimler: 
• Animasyonlar: 
• Tablolar: 
• Grafikler: 
• Diyagramlar: 
• Akış Şemaları: 
• Örgüt Şemaları: 

Teşvik etmek: Konuşmacı, sunumun ardından dinleyicilerin konuyla ilgili bir davranışta bulunmasını istiyorsa sunumu, gerçekleştirmesini istediği davranışı belirterek bu konuda öğütler vererek veya öneride bulunarak sona erdirebilir. Konuşmacı dinleyicilere, sunumun sonunda bir eylemde bulunulmasına ilişkin “yapacağız”, “yapacaklarınız”, “amaçladığımız”, “bizden beklenen” vb. ifadeler ile yönlendirici bir etki oluşturabilir.

Sunum kaygısını yaşayanların gerekçeleri şu
şekilde özetlenebilir (Chan, 1998: 13):225

• Sunumu yapmaya layık olmadığını düşünme
• Aptalca görünme korkusu
• İçeriğe yabancı olma
• Sunumun planlanmasında ve hazırlanmasında yapılan hatalar

Sunuş öncesinde özgüveni kazanmak için yapılabilecek şu çalışmalar yararlı olacaktır:
• Konuşmanızı çok iyi hazırlayın,
• İyi bir konuşma planı oluşturun,
• İzleyicilerinizi tanıyın,
• Ortamı kontrol edin,
• Prova yapın,
• Pozitif yaklaşım kullanın,
• Konuşmadan önce rahatlamanın yollarını
keşfedin.