Halkla İlişkilerde Kullanılan Geleneksel ve Dijital İletişim Araçları

İtibar mimarlığı olarak da ifade edilen halkla ilişkilerde geleneksel çalışmalar dendiğinde etkinliklerin planlanması, basılı malzeme (broşür, afiş, kitapçık, mektup, afiş…) basın (basın bülteni), sinema, radyo ve televizyon (haber bülteni, senaryo yazımı, yapımı…) gibi çeşitli iletişim araçlarında mesajın sunulması için metinlerin hazırlanması, prodüksiyonlarının gerçekleştirilmesi ve medyayla ilişkiler gibi çalışmalar bu kapsamda kabul edilmektedir.

Kurumsal yayınlar, kurum ya da kuruluşun muhatap olduğu ve olacağı tüm hedef kitlelerle kurum ilişkilerini düzenlemek, kitlelerin kurum hakkında doğru bilgi sahibi olmasını, ilgilerinin oluşması veya artmasını, kuruma karşı sempati gelişmesini ve bu sempatinin kurumsal kimliğe dönüştürmesini yönlendirmek amacıyla kullanılır.

Halkla ilişkilerde kullanılan yazılı araçlar; basın bülteni, basın makalesi, basın kiti, haber mektubu, insert, el ilanı, broşür, kitapçık, yıllık faaliyet raporu, afiş, kurumsal gazete, kurumsal dergi, kurumsal kitap, davetiye, röportaj, mektup ve doğrudan posta ve hatırlatma notu olarak sınıflandırılmaktadır.

Duyurum nedeni olabilecek, basın bülteni gönderilebilecek birçok durum söz konusudur. Bu durumlardan en çok kullanılanlar;

• Kazanılan ödüller,
• Ürün veya hizmetlere ilişkin lansman çalışmaları,
• Kurumun yaptığı yeni yatırımlar,
• Kurumun yeni ortaklıkları,
• Çeşitli kapsamda gerçekleştirilen etkinlikler,
• Yönetimde yeni işe başlayan etkili, tanınmış kişiler ve
• Kriz dönemlerindeki çalışmalar olarak sıralanabilir.

Basın bültenlerinin gönderileceği medya ortamları genel olarak;

• Ulusal medya (Ulusal gazete, dergi, televizyon, radyo),
• Yerel medya (Yerel gazete, dergi, televizyon, radyo),
• Sanayi odaları, ticaret odaları, sektörel yayınların yapıldığı birimler,
• Genel haber siteleri,
• Basın bültenlerini yayımlayan profesyonel web siteleri ve
• Sektördeki sosyal medya fenomenleri, Influencer, Instagrammer, Blogger, Youtuber vb. olarak sıralanabilir.

Basın makalesi, basın bülteninden çok daha uzun olup belirli bir konuda daha detaylı bir bilgi sunmaktadır. Diğer bir deyişle basın makalelerinin amacı okuyucunun dikkatini detaylar ve betimlemeler aracılığıyla çekmektir. Basın bültenleri birden fazla medyaya gönderilirken makaleler tek bir medyaya gönderilmektedir.

Basın kiti; bir kurumun kendini, basın / medya kuruluşlarına tanıtmak ve/veya anlatmak için oluşturduğu, içerisinde çeşitli tanıtıcı kurumsal yazılı ve görsel materyallerin olduğu bir settir. Basın kitinin hem medya mensuplarına ve basın kuruluşlarına ulaşacağını hem de takipçilere ve/veya potansiyel müşterilere hitap edeceği unutulmamalıdır. Basın kiti sayesinde kurum kendisini ilk ağızdan ifade etme fırsatına sahiptir, ayrıca basın kiti bir firmanın kurumsallaşma yolunda katetmesi gereken yolda önemli bir adımdır.

Kurumların halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında insert hazırlama amaçları;

• Markaya yönelik farkındalık yaratmak,
• Pazarlama iletişim çabalarını desteklemek,
• Medyanın ilgisini sağlamak ve
• Satın almaya motive etmek olarak sıralanabilir.

İyi bir el ilanı hazırlarken dikkat edilmesi gereken konuları aşağıda sıralamıştır. El ilanı;

• Hedef kitleyi net bir şekilde belirlemeli,
• Başlığı çarpıcı kullanmalı,
• İçerikte yer alan faydayı iyi vurgulamalı,
• Yaratıcı bir tasarıma sahip olmalı,
• Metin ile görsel arasındaki dengeyi iyi sağ­lamalı,
• Dağıtım biçimini belirlemeli ve
• Özgün/yaratıcı olmalıdır.

Yıllık faaliyet raporları, bir kurumun 12 aylık mali dönemdeki ticari, iktisadi, mali durumunu, kurumsal faaliyetlerinin özetlerini içeren yıllık bir rapordur. Bu raporlar mutlaka yıllık olarak hazır­lanmak zorundadır.

Afişlerin Dijital Ortamlardaki Kullanımı: Geleneksel olarak hazırlanan afişler şehrin bir­çok noktasında yer alırken, dijital ortamlardaki afişler, özellikle sosyal medyada çok yoğun olarak kullanılmaktadır. Kurumların kendi sosyal medya hesaplarında post olarak paylaştığı afişler hedef kitlenin re-post yapması ile daha da geniş kitle­lere ulaşmaktadır. Yine kurumun web sayfasında yer almasının yanı sıra bireylere e-posta olarak da gönderilmektedir.

Kurumsal dergiler hedef kitle üzerinde kalite algısı yaratmak ve uzun vadede daha fazla insana ulaşmanın yanı sıra verimliliği ve motivasyonu art­tırma, kurum içi ve dışı kitle ile iletişim kurma, eğitme ve bilgi verme gibi amaçlarla tasarlanıp ya­yımlanmaktadır.

Katalogların kurumlara sağladığı avantajla­rı şöyle ifade edebiliriz: Pazarlama çalışmalarını destekler, satışların arttırılmasını etkiler, pratiktir, marka farkındalığı yaratmayı destekler. Kataloglar, yeni çıkan ürünlerin duyurumunda, mevcut hiz­metler ve ücretler hakkında bilgi vermede, indirim ve kampanyalara dikkat çekmek amaçlarıyla hazır­lanabilmektedir.

Röportajın Dijital Ortamlardaki Kullanımı: Geleneksel mecralar için hazırlanan röportajlar, di­jital ortamlarda da paylaşılabilir. Genellikle dijital ortamda paylaşılmak için de röportaj hazırlanabi­lir. Dijital ortamlardaki röportajlar özellikle sosyal medya üzerinden yapılır. Röportaj soruları, cevap­ları, görseller iyi bir tasarımla Instagram, Facebook gibi ortamlarda paylaşılmak üzere kaydırmalı post şeklinde hazırlanır. YouTube gibi mecralarda ise videoya çekilen röportaj kurgulanarak paylaşıma hazır hâle getirilir. Bu video röportajlar Instagram, Facebook, LinkedIn gibi araçlarda da paylaşılabi­lir. Televizyonda yayımlanan bir röportajın bir ke­siti kurgulanarak da sosyal medyada paylaşılabilir. Bunların yanı sıra sosyal medyada canlı yayınlar ile de röportaj yapmak mümkündür. Yine web sayfasında röportaja yer verilir.

Radyonun Dijital Ortamlardaki Kullanımı: Radyo dijitalleşme ile yeniden ilgi çekici hâle geldi. Radyolarda canlı olarak yayımlanan röportaj ya da sohbet şeklinde ilerleyen programlar da kurumlar açısından halkla ilişkiler anlamında son derece et­kilidir. Dinleyicilerin telefonla bağlantı kurabilme­si, fikirlerini rahatlıkla dile getirebilmesi ve kurum­la/markayla ilgili özellikle olumlu düşünceleri ilgi çekecektir. Podcast, modern radyo programı olarak görülüyor. Podcast yayınları dinleyiciler isterse online dinleyebilir isterse de cihazlarına indirebilir.

Halkla ilişkiler uygula­malarında televizyon, haber bülteni, açık oturum, eğlence, dizi, belgesel, spor gibi program türlerinin içinde röportaj, sponsorluk, ilan, yorum, tekzip, cevap ve düzeltme, ürün tanıtımı ve ürün yerleş­tirme gibi uygulamalarla kullanılmaktadır. Tele­vizyon görsel ağırlıklı bir iletişim aracı olduğu için kurumla ilgili görüntülerin son derece ilgi çekici ve etkili bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Özellikle kurumu temsil edecek kişilerin doğru, anlaşılır, içten ve etkili konuşma yeteneğine sa­hip olması markanın izleyiciler gözündeki algısını olumlu yönde etkileyecektir.

Etkinlik, halkla ilişkiler amaç ve hedeflerine ulaşmak için özel durumları kapsayan çeşitli sosyal, kültürel faaliyetleri içeren gösteriler, kutlamalardır. Halkla ilişkiler çalışmaları kapsamında toplantı, seminer/sempozyum, sergi, fuar, festival, yarışma, törenler (temel atma, açılış), kutlama vb. birçok etkinlik yapılır. Halkla ilişkiler sorunun çözümüne yönelik bu taktikler ile amaca ulaşmada son derece etkili sonuçlar yaratır.

Bloglar, kişiselleştirilmiş bir web sayfası üze­rinden kişisel veya kurumsal bilgilendirme yapılan uygulamadır. Bloglara; metinler, videolar, resimler, ses kayıtları, bağlantılar, yüklenerek hedef kitlenin rahatlıkla ulaşması sağlanır.

Kurumsal blog, kuruluş̧ yönetimi tarafından onaylanır ve kuruluşun halkla ilişkiler sorumluları tarafından yürütülür. Bir kurum blogu, kurumla­rın hedef kitleleriyle iki yönlü iletişim kurmasına olanak sağlar.

Sosyal medyanın temel özellikleri arasında, katılım, açıklık, karşılıklı diyalog, topluluk oluşturma ve bağlantılı olma sayılabilir. Sosyal medya herhangi bir sınır olmaksızın herkesin katılım sağlayacağı bir platformdur. Kullanıcılar açısından her zaman geri bildirime açıktır.

Instagram; fotoğraf, kısa video ve mesajların paylaşıldığı bir sosyal medya platformudur. Et­kileşim, paylaşım ve katılım özelliklerine sahiptir. Fotoğraf, kısa video paylaşımlarında çeşitli filtreler ile fotoğraflar daha ilgi çekici hâle getirilir. Pratik, eğlenceli ve hızlı paylaşımı ile kolay ve ücretsiz bir arayüze sahiptir. Kurumlar Instagramı kendi mar­kalarını tanıtmak amacıyla çeşitli şekillerde kullanmaktadırlar.