İç ve Dış Halkla İlişkiler

Halkla ilişkiler, kurum kültürünün yönetilmesinden kurumsal iti­bar, kriz iletişimi, etkinlik yönetimi, kurumsal sos­yal sorumluluk çalışmalarına, medya ilişkilerinden etkinlik yönetimine değin geniş bir çalışma alanını kapsayan bir stratejik iletişim yönetimi faaliyetidir.

İç hedef kitlelere yönelik güven ve destek sağlama amaçlı halkla ilişkiler çabaları iç halkla ilişkiler, dış hedef kitlelere yönelik güven ve destek sağlama amaçlı çabalar ise dış halkla ilişkiler olarak adlandırılır.

Bir süreç olarak kurum içi halkla iliş­kilerin gerçekleştirmesi gereken birtakım görevler vardır:

• Çalışanlarla ilgili araştırmalar yaparak on­ların ilgi alanları, hassas oldukları konular, ihtiyaçları ve sıkıntılarını ortaya çıkarmak,
• Elde edilen araştırma bulgularından hare­ketle çalışanların kuruma en yüksek düzey­de katkı sunmalarını sağlayacak çeşitli faali­yet ve uygulamaları hayata geçirmek.

Marka mesajı verme: İçsel marka iletişimi, organizasyonun temel kültürünü, kimliğini, değerlerini, ilkelerini ve çalışma yön­temlerini destekler. Bu durum aslında insan kaynakları ve çalışma ekibinin herhangi bir çalışanla iletişim kurarken kullandığı bir dizi sesli yönergeye sahip olunması anlamı­na gelir.

Bir süreç olarak gözlemlendiğinde kurum içi halkla ilişkiler çalışmasının yerine getirmesi gere­ken görevler şunlardır:

İçsel ilgi grupları olarak çalışanları ilgileri, has­sasiyetleri ve ihtiyaçlarına yönelik olarak gözlemle­mek ve incelemek, elde edilen bilgileri organizas­yonun faaliyet yeteneğine yönelik olarak taşıdıkları önem bakımından değerlendirmektir.

Bu analizlerin neticelerini karar süreçlerine da­hil ederek bunları iletişimsel yönden bir teste tabi tutmak ve nihayetinde çalışanlara, uygun araçlarla, hedeflenmiş bir şekilde enformasyon potansiyellerini kullanıma sunmaktır.

Kurum içi halkla ilişkilerin amacı, çalışanla­rın kurumun faaliyetlerinden, hedeflerinden varsa sorunlarından haberdar olmasının sağlanması ve böylelikle kurumda etkin bir iletişim ortamıyla birlikte çalışanlarda takım ruhunun oluşturulma­sıdır. Kurumsal bilincin yerleştirilmesi etkin bir iletişim ortamı ve takım ruhu aracılığı ile gerçekle­şir.

Karangers ve diğerleri (2015)’e göre, kurum içi ile­tişim, halkla ilişkiler ve kurumsal iletişim çalışma alanı içinde önemli ve bağımsız bir fonksiyondur. Kurum içi iletişimin iki ana rolü bulunmaktadır: Bunlar; organizasyon içinde topluluk hissi yarat­mak ve bilginin tedarik edilmesini sağlamaktır. İç iletişim çabaları ile topluluk hissi yaratmak organizasyon, yöneticiler ve çalışanlar arasında ilişki kur­ma ve bunu devam ettirmeyi gerektirir.

Peltekoğlu (2009)’na göre, kurum içi iletişim kurumlar ve çalışanlar açısından şu şekilde değer­lendirilir:

Kurumlar açısından kurum içi iletişim;

• Verimlilik,
• Kâr,
• Olumlu imaj,
• İtibar demektir.

Çalışanlar açısından kurum içi iletişim;

• Aidiyet,
• Önemsenme,
• Kararlara katılmayı tarif eder.

Moss ve DeSanto, (2011) kurum içi iletişimi geliştirecek halkla ilişkiler stratejilerini şu başlıklar altında toplar:

• İçsel gündem yönetimi
• Stratejiler
• Taktikler

Yönetimle çalışanlar arasında gerçekleştirilecek iletişim faaliyetlerinde önem verilmesi gereken birtakım ilkeler vardır: Bunlar;

• Yönetimin çalışanlarla bilgi paylaşımına is­tekli olması,
• Yönetimin iletişimin önemini kavrayarak yeterli özeni göstermesi,
• İletişim kurma sürecinde genel bir yakla­şımdan ziyade mutlaka tüm çalışan grupla­rının (mavi yakalı, beyaz yakalı vd.) kendine has yapı ve farklılıklarının dikkate alınması,
• Yönetimin iletişim biçiminin gerçeklere da­yalı, motive edici ve çözüm odaklı olmasına önem vermesi ve
• Çalışanların bilgi ihtiyaçlarının geciktiril­meden karşılanması şeklinde sıralayabiliriz.

Kurum içi hedef kitle denildiğinde anlaşılma­sı gereken gruplar, çalışanlar, çalışanların aileleri, ortaklar (hissedarlar) ve belirli bir sayıda çalışan olması durumunda sendikalardır. Sözü edilen kit­lelere aileler, akrabalar ve yakınlar da ilave edildi­ğinde toplumda geniş bir çevre oluşturur.

Çalışan savunuculuğu (employee advo-cacy): Çalışanların iş yerine olan bağlılıkları ve iş motivasyonları olarak ifade edilir. Çalışanlar arasında aktif ve kuruluş lehine konuşacak elçi konumundadır.

Center ve diğerleri tarafından belirtilen etkili çalı­şan ilişkileri için açık kurallar dizisi aşağıda sıralanmaktadır:

• Önce çalışanlara söyleyin.
• Kötü ve iyi haberleri birlikte anlatın.
• Vaktinde davranın.
• Çalışanları kendileri için önemli olan konu­larda bilgilendirin.
• Çalışanların güvendiği medyayı kullanın.

Kurum içi halkla ilişkilerde yararlanılan ile­tişim araçları yazılı, sözlü ve görsel araçlardan oluşan geleneksel üçlüye dijital araçların da ka­tılması ile dört başlık altında ele alınır. Yazılı araçların dijital versiyonları olabileceği gibi (di­jital kurumsal dergi veya dijital broşür gibi), söz­lü araçlar arasında yer alan toplantıların da gü­nümüz iş dünyasında çeşitli dijital platformlarda yapılan türleri (Zoom Meeting, Microsoft Teams vb.) bulunmaktadır. Özellikle Covid-19 pande­misi ile birlikte, görsel araçlar kategorisinde yer alan sergiler gibi araçların da dijital versiyonları (örneğin, Pera Müzesi web sitesinden giriş yapı­labilen dijital sergiler gibi) bulunmaktadır.

Kurum içerisinde etkili bir sosyal medya kulla­nımı için dikkate alınması gereken noktalar;

• Bir iş hedefi olmalı,
• Bilgilendirici olmalı,
• Eğlendirici olmalı ve
• İlgi çekici bir içeriğe sahip olmalı şeklinde sıralanabilir.

Kurum içinde dedikoduları ele alma stratejileri:

• Herhangi bir organizasyonel değişikliğe rehberlik etmek için kullanılan değerlerin ve prosedürlerin düzenli olarak güçlendiril­mesi,
• İletişim güncellemelerinin oluşturulması,
• Karar verme süreçlerinin açıklanması ve
• Güveni artırmak için söylentinin kabulü veya teyidi olarak sıralanabilir.

Kurum Dışı Halkla İlişkiler: Kurumun dış hedef kitleleri ile arasında karşılıklı anlayış, iletişim, iş birliği sağlayıp sürdürmeye yönelik iletişim çabalarıdır. Kurum dışı halkla ilişkiler, kurum içi halkla ilişkiler ile entegre bir şekilde kurumsal itibarın inşasında rol oynar.

Kurum dışı halkla ilişkilerde hedef kitle, kuru­mun ürettiği ürün ve hizmetlerin mevcut ve olası müşterileri ile kurumun dış çevresinde etkileşime gireceği kişi, grup ve oluşumlardır.

Aktif hedef kitleler: Kuruluşun bir sorununu veya gündemini algılayan, yüksek ilginlikli, sorun hakkında aktif bir şekilde bilgi arayan, genellikle bu bilgiyi paylaşan kişi ya da gruplardır. Geniş bir iletişim kaynağına sahip oldukları için bu hedef kitlelerin biliş, tutum ve davranış oluşumu için daha geniş bilgi kaynaklarına gereksinim duyulur.

Kurum dışı halkla ilişkilerde kullanılan araçlar, bazı yazarların dörtlü çember olarak isimlendir­diği, akademik araştırmalarda ve sektör yayın­larında PESO Model olarak referans verilen bir sınıflamaya göre de ayrılır. Satın alınmış (paid), sahip olunan, (owned), kazanılmış (earned) model olarak anılan ve kimi yazarlar tarafından “medya üçlüsü” olarak adlandırılan yapıya sosyal medya “shared media” başlığı altında dördüncü çember olarak giriş yap­mıştır. Böylece, dış halkla ilişkilerde kullanılabilecek araçlar;

• Kazanılmış,
• Sahip olunan,
• Satın alınmış ve
• Paylaşılan medya olmak üzere dört ana başlık altında toplanır.