HALKLA İLİŞKİLER YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 1

Proaktif iletişim stratejileri kurumsal performans, hedef kitle katılımı, özel etkinlikler, anlaşma ve birliktelikler, sponsorluklar ve eylemliliktir.

Çeşitli yönetim şekilleri doğrultusunda kurumun hedefleri için yol gösterici üç farklı iletişim amacı bulunmaktadır.

•İtibar yönetimi amaçları, kurumun algı ve kimliği ile ilgilenir.

• İlişki yönetimi amaçları, kurumun ilgili hedef kitlesi ile olan bağlantısına odaklanır.

• Görev yönetimi amaçları, yapılması gerekenlerle ilgilidir.

Hedef kitle odaklı: Hedefler belli bir gruba ve o grubun ihtiyaç, ilgi ve isteklerine bağlıdır. Bir grup için geliştirilen hedefler başka bir grup için de benzerlikler gösterebilir, ama ayrıştığı noktalar da vardır

Farkındalık hedefleri, bilgi ile ilgilidirler,

• dikkat

• anlama

• hafızada tutma

Farkındalık hedefleri, bilgiye odaklıdır. Bu hedefler, kurumun belirlediği hedef kitlenin ilk anda ne bilmesi ve anlamasını istediğiyle ilgilidir. Farkındalık hedefleri, mesajın yayılımı ve mesaja maruz kalınması, mesajı anlama ve hafızada tutma seviyeleri ile ilgilidir

Kuruluşlar tarafından yönetilen ve kontrol edilebilen, daha çok içsel iletişime yönelik, kamuya çok da açık olmayan araçlardır. Bunların hepsini üç kategoride toplayabiliriz; genel yayınlar, doğrudan posta, farklı çeşitte basılı, görsel ve sesli medya araçları.

Uygulama planını genel hatları ile ortaya koyabilmek için projenin konusu, kim ya da kimler tarafından gerçekleştirileceği, paydaşları, zaman dilimi, genel olarak bütçe planlaması gibi başlıkların tanımlanması gerekir. Bu bilgiler projeye genel bir bakış ve/veya projenin tanıtımı için hazırlanan proje künyesinde yer alır.

Halkla ilişkilerde yaratıcılık, var olmayan bir şeyi hiç yoktan yaratmanın ötesinde, var olanlar arasında daha önce yapılmamış, yapılmış olandan farklı ve etki yaratabilecek yeni bağlantı yolları bulabilmek ve bunları hayata geçirebilmektir. Bu bağlamda halkla ilişkiler çalışmalarının farklılaşma ve farkındalık yaratma üzerine odaklanmasının yaratıcılığı sağlayabileceğini söylemek yanlış olmayacaktır

halkla ilişkiler çalışmalarında yaratıcılık boyutunun sağlam temellerle değerlendirilmesi için öncül koşul, uygulanabilir olması ve bu çalışmayı gerçekleştirecek bütçe olanaklarının sağlanmasıdır

Proje stratejisine ilişkin aşamaları şu şekilde özetleyebiliriz:

a. Hazırlık Aşaması: Projenin gerçekleştirilebilmesi için yapılacak her tür hazırlığı içerir. Proje uygulama biriminin kurulması, sözleşmelerin hazırlanması, teknik malzeme ve reklam materyallerinin hazırlanması gibi süreçler bu aşamada uygulanır.

b. Dikkat Çekme ve Merak Uyandırma Aşaması: Bu aşamada projenin hedef kitlesi içerisinde yer alanların projeye ilgi ve dikkatini çekmek, gerekirse bunu merak uyandırarak yapmak amaçlanır. Merak uyandırıcı veya dikkat çekici reklamlar bu aşamaya örnek verilebilir.

c. Bilgilendirme Aşaması: Bu aşamada daha önce dikkati çekilen ve meraklandırılan hedef kitlelerin projeye ilişkin bilgilendirilmeleri amaçlanır. Eğer bilgilendirme yeteri kadar gerçekleşmezse bir sonraki aşama olan harekete geçirme aşamasında yeterli sonuç alınamayabilir. Bu doğrultuda hedef kitleyi sıkmadan ilgilerini sürekli kılacak yaratıcı çalışmalar yapılmalı ve projeyi takip etmelerinde süreklilik sağlanabilmelidir.

d. Harekete Geçirme Aşaması: Öncelikle meraklandırılan ve bilgilendirilen hedef kitlelerin bu aşamada harekete geçmelerini sağlayacak faaliyetler planlanmalıdır. Bu faaliyetler içerisinde hedef kitle birebir faaliyetin uygulayıcısı olarak rol almalıdır. Harekete geçirme aşamasında uygulanacak faaliyetler bu unsur göz önünde bulundurularak planlanmalıdır.

Zamanlama çizelgesinin hazırlanmasından önce dikkat edilmesi gereken önemli husus projenin uygulanacağı tarihtir. Büyük araştırmalar, stratejiler ve uygulamalar içeren bir halkla ilişkiler projesinin yanlış bir tarihte planlanması tüm çalışmayı başarısız kılar. Örneğin, genellikle ağustos ayında pek az öğrencinin bulunduğu üniversite kampüslerinde öğrencilere yönelik bir faaliyetin gerçekleştirilmesi ciddi bir zamanlama hatasıdır

Projenin uygulanması düşünülen tarihlerde ekonomik, siyasi, iklim, diplomatik çevrelerin analiz edilmesi, projenin başarısı için son derece önemlidir.

Halkla ilişkiler programlarında bütçe yapmanın temelinde dört neden vardır 

1. Halkla ilişkiler çalışmalarının genel bütçeye ne kadarlık yük getireceğini hesaplamak,

2. Belirli bir bütçe ile ne gibi bir halkla ilişkiler programı yapılabileceğini öğrenmek,

3. Hem belirlenmiş hem de ekstra harcamalar için disiplin oluşturmak,

4. Kampanya bitiminde sonuçların değerlendirilmesine olanak sağlamak.

Bütçenin belirlenmesinde en çok uygulanan bütçe yöntemleri; satışların yüzdesi yönetimi, rakiplere göre bütçeleme yöntemi, ayrılabildiği kadar bütçeleme yöntemi, yatırımın karlılığı yöntemi, keyfi ele alış yöntemi, amaç ve görev yöntemidir.

Keyfi ele alış yönteminde yöneticiler ve planlayıcıların kişisel sezgi ve öngörülerine göre bütçe ayrımı yapılmaktadır.

halkla ilişkiler programı bütçesi beş öğeden oluşur:

Personel: Bütçe içerisindeki personel giderleri uygulamanın amacına ulaşması için bu işte yer alan insanlar için yapılan harcamadır. Bu insanlar işletme içinde ve işletme dışında bulunabilirler. Halkla ilişkiler ajans çalışanları, teknik ekip, işletmenin halkla ilişkiler biriminden sorumlu çalışanlar, şoförler, korumalar ve güvenlik bunlardan bazılarıdır. Personel harcamaları saatlik ücretlendirme ile bütçeleneceği gibi, günlük ya da kampanya bitimi esasına göre de bütçelendirilebilir.

Malzeme: Malzeme harcamaları halkla ilişkiler uygulamasının gerçekleştirilmesinde kullanılacak maddi araç-gereçleri kapsamaktadır. Broşürler, basın bülteni için hazırlanmış haber kitleri, uygulamada çalışacak personel için alınmış üniformalar, sanatçının açık hava konserine çıkmadan önce barındığı karavan gibi “şey”ler malzeme bütçelendirmesine girer. Yine bunlar da saatlik, günlük, aylık ya da uygulama bitimine kadar kiralanabilen malzemeler olabilmektedir.

Medya Maliyeti: Bütçe özellikle medyadan yer satın alma ve reklam uygulamaları için son derece gereklidir. Reklam ajansına, radyo, televizyon, dergi, internet, sosyal medya gibi iletişim kanallarına yararlanılması durumunda belli oranda ücret ödenir. Genellikle bu ücret toplam bütçenin %15’ine tekabül etmektedir. Ancak reklam ajansı ile yapılacak anlaşmalarda bu ücret oranı değişebilir. Diğer yandan medya maliyetleri aynı oranda halkla ilişkiler ajansı aracılığı ile de oluşabilir.

Ekipman ve Tesisler: Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılacak bilgisayar, dizüstü bilgisayar, bilgisayar yazılımı, tarayıcı, yazıcı, görsel ve işitsel ekipmanlar, teknik malzemeleri oluşturmaktadır. Diğer yandan uygulamanın yapılacağı tesislerin harcamaları da bu kategoride yer almaktadır. Örneğin bir konser alanının tahsisi, gösteri yapılacak alanın kirası, verilecek konferans alanının kirası, bu harcama kaleminde ele alınır.

Yönetimsel Harcamalar: Yönetimsel harcamalar daha çok gözle görülmeyen, halkla ilişkiler uygulamasının gerçekleştirilmesinde oluşan yönetim maliyetlerinin bütçelendirilmesini kapsar. Örneğin telefon görüşmelerinin maliyetleri, teknik ekipmanların ya da donanımların sigortalanması, posta, kargo ve kurye harcamaları bu harcama kategorisinde ele alınır.