HALKLA İLİŞKİLER YAZARLIĞI

Yazılı iletişimin, sözlü ve görsel iletişimin yerine kullanılmasının başlıca nedenleri şu şekilde sıralanabilir
• Yazılı belgenin arşiv değeri vardır ve daha kalıcıdır,
• Konu bir bütünlük içinde ifade edilir ve iletilebilir,
• Daha resmidir ve yetkiyi daha fazla hissettirir,
• Kişilerin gidemeyeceği yerlere gidebilir,
• Zaman açısından daha elverişlidir; uygun olunduğu zaman yazılabilir ve okunabilir; gerektiğinde üzerinde değişiklikler yapılabilir,
• Kurumun konuyla yakından ilgilendiğini gösterir.

TV de Hikâyenin uzunluğu en az 15 sn, en fazla 90 sn’dir. Radyoda Haberin uzunluğu 30 ila 60 sn arasında değişir.

Halkla ilişkiler uzmanının dikkate alması gereken yazı işleri taslağı aşağıdaki bilgilere yanıt vermek durumundadır:
Kuruluşun içinden haberler (çalışanların, bölümlerin, ürünlerin, düzenin tanıtılması, her çeşit haber, ekonomik durum ve başarılar), halkla ilişkiler faaliyetleri, planlanan faaliyetler, sosyal alan (olaylar, spor, haberler, öneriler, sosyal başarılar, dâhili bağlantıların ve bölüm sorunlarının şeffaflaştırılması, kazalardan korunma, kuruluşa gelen ziyaretçiler).

Biçimsel Özellikler: Sayfa boyutu, sütun sayısı, yayının siyah-beyaz veya renkli oluşu, tipografi, görsel materyalden yararlanma ölçüsü, haber ya da makale ağırlıklı oluşu, biçimsel özellikleri oluşturur. Bir kurum gazetesi, okurunun ücret karşılığı almak isteyeceği biçimsel özelliklere sahip olmalı, mizanpaj açısından dengeli, uyumlu ve orantılı olmalıdır. Örneğin tabloid (ufak resimli gazete) gazetede çok aşırı ve parlak renklerin kullanımı güvenilirlik oranını olumsuz yönde etkiler.

Haber bülteni (haber mektubunu); içerisinde belirli bir grubu ilgilendiren haberlerin yer aldığı, basılı, küçük bir gazete ya da broşürdür, güncel bilgiler için önemli bir kaynaktır.

İşlevsel bir dergi hazırlanması için rehber olacak bazı önemli noktalar şunlardır:
• Okuyucuların özelliklerinin bilinmesi ve ona göre bir profil oluşturulması,
• Derginin amaçlarının belirlenmesi,
• Derginin planlama çalışmasının iyi yapılması. Yayın periyodunun mümkün olduğunca düzenli olması ve derginin okuyucuya zamanında ulaştırılması,
• Dergi için uygun ismin seçilmesi,
• Derginin tasarımına önem verilmesi, dolayısıyla bu konuda gerekirse profesyonellerle çalışılması

Kurumsal dergilerde farklı içerikler oluşturulmakta ve farklı hedef kitlelerin beğenisini kazanmaya çalışılmaktadır. Genel olarak kurumsal dergilerde başlıca şu konular yer almaktadır, Donanım, Ödüller, Mali işler, Tanıtım, Tarih, Hukuki Konular.

Kültürel afişler: Festival, seminer, sempozyum, balo, konser, sinema, tiyatro, sergi ve spor gibi kültürel etkinlikleri tanıtan afişler bu gruba girer.

Afişteki sözel unsurlar mümkün olduğunca azaltılmalıdır. Çünkü üç, dört ya da beş sözcükten oluşan başlık ve sloganlar mesajı daha çabuk iletir.

Amblem ve Logo: Reklamı yapılan ürün ya da logosu, reklam üzerinde bir imza işlevi görür. Bu nedenle bütün reklamlarda ve reklamcılık araçlarında vazgeçilmez olarak kullanılırlar.

Yazılı iletişimin, sözlü ve görsel iletişimin yerine kullanılmasının başlıca nedenleri şu şekilde sıralanabilir (Özdemirci 1996: 98):
• Yazılı belgenin arşiv değeri vardır ve daha kalıcıdır,
• Konu bir bütünlük içinde ifade edilir ve iletilebilir,
• Daha resmidir ve yetkiyi daha fazla hissettirir,
• Kişilerin gidemeyeceği yerlere gidebilir,
• Zaman açısından daha elverişlidir; uygun olunduğu zaman yazılabilir ve okunabilir; gerektiğinde üzerinde değişiklikler yapılabilir,
• Kurumun konuyla yakından ilgilendiğini gösterir.

Basılı iletişim araçlarının temel avantajı, yüksek bilgi aktarma kapasitesine sahip olması, hedef kitleye birebir ulaştırılma imkânı sunması, her zaman erişilebilme fırsatı yaratması ve uzun ömürlü olmasıdır. Basılı araçlar, maksimum dikkat
çekmek için stratejik önem taşıyan yerlere konumlandırılabilirler. Bununla birlikte basılı araçlar, geleneksel medya olmaları nedeniyle internet ve e-posta erişimi olmayan yerler dâhil olmak üzere, dünyanın dört bir yanına ulaştırılabilirler. Yazılı iletişim, kurumlarda; sözleşmeler, duyurular, davetiyeler ve faturalar gibi birçok konunun aktarılmasında önemli role sahip olması nedeniyle günümüzde tercih edilirliği devam etmektedir.

Basılı iletişim, sahip olduğu avantajların yanı sıra birçok dezavantaja da sahiptir. Baskı ve basılan araçların dağıtımı çok pahalıya mal olabilmektedir. Basılı aracın dağıtıldığı hedef kitle, bir süre sonra yayına ilgisini kaybedebilir ve bu nedenle kaybedilmiş bir hedef kitle size daha fazla maliyet ve zaman kaybı getirebilir. Buna ek olarak basılı materyallerin hazırlanması uzun bir işlem gerektirdiğinden, zaman alıcı olabilir. Aynı zamanda tek yönlü iletişim sunması ve prosedür olarak farklı konularda zaman kaybettirmesi çeşitli sorunlar yaratabilmektedir.

Biçimsel Özellikler: Sayfa boyutu, sütun sayısı, yayının siyah-beyaz veya renkli oluşu, tipografi, görsel materyalden yararlanma ölçüsü, haber ya da makale ağırlıklı oluşu, biçimsel özellikleri oluşturur.
Bir kurum gazetesi, okurunun ücret karşılığı almak isteyeceği biçimsel özelliklere sahip olmalı, mizanpaj açısından dengeli, uyumlu ve orantılı olmalıdır. Örneğin tabloid (ufak resimli gazete) gazetede çok aşırı ve parlak renklerin kullanımı güvenilirlik oranını olumsuz yönde etkiler.

Kurumsal gazetelerin yayınlanmasının temel amacı kurumun pozitif algısını kalıcı
bir ortam tarafından desteklemektir. Bu nedenle kurumsal gazeteler kuruma ilişkin bilgi verirken abartıya kaçmamalı doğru haberi düzgün bir üslupla aktarmalıdır. Günümüzde kurumsal gazeteler kâğıt olarak basılmanın yanında elektronik ortamda da yayınlanabilmekte, bazı kurumlar fazla maliyeti olmaması nedeniyle sadece elektronik ortamı seçebilmektedir.

Haber bülteni oluştururken dikkat edilmesi gereken bazı kriterler bulunmaktadır.
Bunlar aşağıdaki gibi özetlenebilmektedir (Newsom ve Haynes, 2008: 357):
1. Haber bülteni içeriğini oluştururken, hedef kitlenizin özelliklerini dikkate almaya özen gösterin. Onlar için neler önemlidir? Ne tarz haberler ilgilerini çeker?
2. Haber bülteni etkili yönetim ve planlama gerektirir. İyi bir yayın yapısı, içerik takvimi ve yazarlar belirleyin.
3. Bir haber bülteni sürekli olmalıdır. Tutarlı bir üretim yapmak için içerik miktarı
konusunda gerçekçi olun.
4. Haber bültenini sağlam bir zemin üzerine inşa edin. Haber bültenleri içerisinde
kısa haberler, hikâyeler ve liderin mesajını taşımalıdır. Daha gelişmiş haber bültenleri karikatür, editör yazısı, bölgesel haberler vb. içerikler taşır.
5. Haber bülteninde verilen tarihlere oldukça özen gösterin.
6. Bir editörün, bir kaptan gibi gemiyi sürmesi gereklidir. Editör, haber bülteni içerisinde yer alan haberlerin uzunlukları, konuları, önemi vb. konularda yazarlara müdahale etmeli ve yönlendirmelerde bulunun.
7. İmzalı bir yazarın/yazarların haber bülteniniz içerisinde yazı yazmasını sağlayın. Böylece haber bülteni daha fazla inanılırlık ve ilgi toplar.
8. Bültenin okurlar tarafından beğeni düzeyinin ölçülmesine yönelik anketler ve benzer çalışmalar yapmaya özen gösterin.
9. Eğer posta ile gönderilen bir haber bültenine sahipseniz, bülten içeriğinin oldukça açık ve net olmasına dikkat edin. Metinleri düz tutun ve gerekli yerlerde alt açıklamalarda bulunun. Aynı zamanda web sitenizde eski bültenlerin ulaşımına dair bir arşiv açın.
10. İyi bir yazı ve iyi bir düzenleme zor bir iştir. Haber bültenleri içerisinde yer alan başlıklar, okurların alt satırları okumasında yönlendirici nitelik taşır. Bu nedenle başlıklar açıklayıcı ve kısa olsun.
11. Haber bülteni içerisinde dikkat çekici ve ilgi uyandırıcı haberler kullanın.
12. Bülten içerisinde verdiğiniz bilgileri kaynaklardan alıntı yaparak zenginleştirin.
13. Başarılı bir haber bülteni güvenilir kaynaklardan oluşur.
14. Okuyucu geri dönüşümünü takip edin. Resmi bir okuyucu anketi düzenleyin ve düşünceleri izleyin.

Bir haber bülteni oluştururken aşağıdaki soruları dikkate almak gerekmektedir (Hume:
2001: 12):
• Bülten içerisinde ne tür bilgiler yer alacak?
• Bültenin içerik kısmının hazırlanmasından kim sorumlu olacak?
• Bülten yazıları kim tarafından düzenlenecek?

• Bülten nasıl dağıtılacak? (İşletme içine konulması, personelin e-postasına gönderilmesi veya elektronik bir yayın içerisine yerleştirilmesi vb.)
• Bültenin içeriğinin onaylanmasından kim sorumlu olacak? vb.

İşlevsel bir dergi hazırlanması için rehber olacak bazı önemli noktalar şunlardır:
• Okuyucuların özelliklerinin bilinmesi ve ona göre bir profil oluşturulması,
• Derginin amaçlarının belirlenmesi,
• Derginin planlama çalışmasının iyi yapılması. Yayın periyodunun mümkün olduğunca düzenli olması ve derginin okuyucuya zamanında ulaştırılması,
• Dergi için uygun ismin seçilmesi,
• Derginin tasarımına önem verilmesi, dolayısıyla bu konuda gerekirse profesyonellerle çalışılması

Bir derginin başarısını olumsuz yönde etkileyen birçok neden vardır. Ama en sık karşılaşılan sorunlar yetersiz içerik ve bunun sonucunda derginin okuyucularının beklentilerini karşılayamamasıdır. Eğer yazılar canlı, ilginç bir tarzda yazılmamışsa, güncelliğini yitirmiş haberleri içeriyorsa derginin etkin olması mümkün değildir.

Kültürel afişler: Festival, seminer, sempozyum, balo, konser, sinema, tiyatro, sergi ve spor gibi kültürel etkinlikleri tanıtan afişler bu gruba girer.