HALKLA İLİŞKİLER YAZARLIĞI

IPRA'nın (International Public Relations Association-Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği) merkezi İngiltere'de bulunmaktadır. Doğru cevap B'dir. 

Halkla ilişkilerin temel ilkelerini kısaca şöyle özetleyebiliriz: Dürüstlük, inandırıcılık, yineleme, sabırlı çalışma, yaygın sorumluluk, açıklık, iki yönlü ilişki. Şıklarda yer alan "tek yönlü ilişki" bunlar arasında değildir. İki yönlü ilişkide halkla ilişkiler uzmanları gerçekleştirdikleri kampanyalar ile kamuoyuna gerekli ve yeterli bilgileri sunarak, onların ilgi ve desteklerini kazanırlar. Aynı zamanda halkın kuruluştan beklentileri, istekleri ve tepkileri öğrenilmeye çalışılır. Doğru cevap E'dir.

Halkla ilişkiler uygulayıcılarının iletişim teknisyeni rolü kurum için iletişim malzemesi üretmek, medya ile ilgilenmek gibi alanları kapsar. İletişim teknisyenleri diğer yöneticilerden farklı olarak yazma, yayına hazırlama ve konferans organize etme gibi yeteneklerini kullanarak halkla ilişkiler çalışmalarını yürütürler. Doğru cevap A'dır.

Kurum ve hedef kitlesi arasında iki yönlü iletişim sağlayıp bilgi alışverişini kolaylaştırarak bilgi sağlayıcı, yorumcu ve arabulucu olarak hizmet vermek, "iletişim uzmanı" rolü kapsamındadır. Bütün amaç, kurum ve hedef kitlesi olmak üzere, iki tarafın da çıkarlarına hizmet edecek biçimde kararlar almaları için ihtiyaç duydukları bilgileri sağlamaktır. Halkla ilişkiler uygulayıcıları, organizasyonları ve çevrelerini birbirine bağlayarak ve iletişimi kolaylaştırma yoluyla kararların kalitesini arttırmak suretiyle sınır yeri rolü üstlenir. Doğru cevap E'dir.

Halkla ilişkiler üzerine yapılan birçok tanım analiz edildiğinde ortaya çıkan bazı ortak noktalar şöyle özetlenebilir: Halkla ilişkiler, organizasyonlara özgü bir faaliyettir.  Halkla ilişkiler, bir iletişim çabasıdır. Halkla ilişkiler, iletişimde anlayış, kabul ve işbirliği çerçevesinde gerçekleşir. Halkla ilişkilerde iletişimin ikna edici şekilde tasarlanıp gerçekleştirilmesi gerekir. Halkla ilişkiler, bir yönetim fonksiyonudur. Halkla ilişkiler, bir süreçtir. Halkla ilişkilerde hedef kitle (ilgili çevreler) hem kurum içi hem de kurum dışı çevreleri kapsamaktadır. Oysa sorudaki şıkta, halkla ilişkilerde hedef kitlenin sadece kurum dışı çevreleri kapsadığı ifade edilmektedir. Doğru cevap C'dir.

Halkla ilişkiler üzerine yapılan birçok tanımı analiz ettiğimizde bazı ortak
noktaları şöyle toplayabiliriz.
• Halkla ilişkiler, organizasyonlara özgü bir faaliyettir.
• Halkla ilişkilerde hedef kitle (ilgili çevreler) hem kurum içi hem de kurum dışı
çevreleri kapsamaktadır.
• Halkla ilişkiler, bir iletişim çabasıdır.
• Halkla ilişkiler, iletişimde anlayış, kabul ve işbirliği çerçevesinde gerçekleşir.
• Halkla ilişkilerde iletişimin ikna edici şekilde tasarlanıp gerçekleştirilmesi gerekir.
• Halkla ilişkiler, bir yönetim fonksiyonudur.
• Halkla ilişkiler, bir süreçtir.

Temeli iletişime dayanan halkla ilişkilerde iyi ve etkili bir iletişim kurulabilmesi için, işletmenin hedef kitlesini iyi tanıması ve onlara ulaşmada kullanılacak araçların buna göre belirlenmesi gerekir. Tanımada yapılması gereken ilk iş, karşımızdaki kitlenin eğitim seviyesi, kültür düzeyi, gelir durumu, mesleki dağılımları, yaşları, kurumla ilgili istekleri,
şikayetleri gibi bilgilere ulaşılarak hedef kitlenin tanınmasıdır. Anketler, toplantılar, basını
izleme, danışma ve hedef kitle ile yüzyüze ilişkiler gibi yöntem ve tekniklerle tanıma işlevi gerçekleştirilmektedir.

Halkla ilişkilerde ne olursa olsun topluma doğru bilgi verilmesi, etik ilkelere önem vererek insanların zihninde kurum ya da kişi hakkında olumlu imaj yaratmaya çalışılması gerekir.
Halkla ilişkilerin temel ilkerini kısaca özetleyelim:
Dürüstlük: Halkla ilişkilerin dürüstlük ilkesi “onurlu çalışma”, “doğruluk” ve “güvenilirlik” olarak ifade edilebilir. Halkla ilişkilerin başlıca amaçlarından birisi de güven ve
destek kazanmadır. Bu nedenle güvenilir olma ve dürüstlük ilkesine uyulması gerekir.
Açıkçası gerçekleri ifade eden, onurlu çalışan bir kurum niteliğinin sürdürülmesi önem
taşımaktadır.
İnandırıcılık: Güven sağlanmasında önemli etkenlerden birisi de mesajların inandırıcı olmasıdır. Karşımızdakileri söylediklerimizle, yazdıklarımızla inandırmamız için
öncelikle konuya kendimiz inanmalıyız. Ardından mesajın hazırlanmasında hedef kitleyi tanımamız, onun özelliklerini bilmemiz gerekir. Bunların sağlanmış olması mesajın
inandırıcılığı için gerekli ortamın oluştuğu anlamına gelir (Asna, 2006: 111). Mesajın
inandırıcı olabilmesi için verilen bilgi ile elde edilen sonucun tutarlı olması önemlidir.
Böylece hedef kitle ile kurumun bütünleşmesi daha kolay sağlanmış olur.
Yineleme: Önemli mesajların birçok kez yinelenmesi önemli etkilerden bir diğeridir.
Hedef kitle mesajla ne kadar sık karşılaşırsa, verileni kolay kolay unutmayacak şekilde
hafızasına yerleştirir. Mesajın birçok kez duyulması, mesajın anlamı ile ilgili kuşkuları
ortadan kaldırır. 
Sabırlı Çalışma: Halkla ilişkiler devamlı ve sabırlı çalışmayı gerektirir. Saygı, sevgi,
güven birkaç günde oluşmaz. Hedef kitlede sevgi, saygı, güven yaratmak zamana ve sabırlı çalışmaya bağlıdır. Bu nedenle halkla ilişkilerin planlı ve programlı bir çalışma olduğu gözardı edilmemelidir.
Yaygın Sorumluluk: Halkla ilişkiler çalışmaları bir kurumda sadece halkla ilişkiler
birimlerinin yapacağı işler değildir. Halkla ilişkiler sorumluluğu kurumun yöneticisinden, sekreterine, işçisine, danışmadaki görevlisine kadar herkesin sorumluluk duyması
gereken bir iştir.
Açıklık: Modern yönetim anlayışında şeffaf yönetim önemli bir yer tutar. Yapılan işlerde şeffaf olunması modern işletmeciliğin temel ilkelerindendir. Kurumların örgüt yapıları, ekonomik gücü, pazar alanları ve diğer yaptığı çalışmalar topluma açıklanmalıdır.
İki Yönlü İlişki: Halkla ilişkiler uzmanları gerçekleştirdikleri kampanyalar ile kamuoyuna gerekli ve yeterli bilgileri sunarak, onların ilgi ve desteklerini kazanırlar. Aynı zamanda halkın kuruluştan beklentileri, istekleri ve tepkileri öğrenilmeye çalışılır

Kurumun pazarlama stratejilerinin etkili olmasında halkla ilişkiler faaliyetleri gerçekleştirilirken “PENCILS” olarak sınıflandırılabilecek bazı araçlar kullanılmaktadır: 

• Yayınlar (Publications): Kurum dergileri, yıllık faaliyet raporları, broşürler.
• Olaylar (Events): Spor ya da sanat gösterileri ve ticari gösterilerin sponsorluğu.
• Haberler (News): Kurum, kurum çalışanları ve ürünleri/ hizmetleri, kurumun
yaptığı çalışmalar hakkında olumlu haberler.
• Toplum için yararlıfaaliyetler (Community involvement activities): Kurumların toplumun ihtiyaçları veya istekleri için bütçe ya da zaman ayırarak katkıda bulunmaları.
• Kurum kimliğisunumları (Identity media): Kurumların tüm yazışmalarında kullandığı antetli kağıtlar, kartvizitler, kurumun kimliği doğrultusunda geliştirilmiş
çalışanların giyim-kuşam biçimleri vb.
• Lobi faaliyetleri (Lobbying activity): Kurum için yararlı kararların ve kanunların
çıkmasını ya da kurumu olumsuz etkileyecek olan karar ve kanunların çıkmamasını sağlama çabaları.
• Toplumsal sosyal sorumluluk faaliyetleri (Social responsibility activities): Kurumlar toplumsal sorumluluk konusundaki faaliyetlerini geliştirerek iyi bir isim
yapmalıdırlar

Kuşkusuz halkla ilişkiler yazarları tabloda özetlendiği gibi bu çalışma biçimleri doğrultusunda mesajlarını oluşturmadan önce, temsil ettiği kuruluşun hedeflerine uygun şekilde amaçlarını belirlemiş, hedef kitlenin özelliklerini dikkate alarak onlara uygun mesajın nasıl olması gerektiğini tasarlamış ve belirlemiş olmalıdır. Bunları gerçekleştirebilecek bir halkla ilişkilercinin bazı niteliklere sahip olması gerekir. Halkla ilişkiler yazarının özellikleri;
• Etkili ve ikna edici yazabilme becerisi
• Çok yönlü düşünebilme
• Dinleme becerisi ve müşteriden brief alabilme
• Sorumluluk alabilme ve yaptığı işi zamanında teslim edebilme
• Medya konusunda bilgi sahibi olma
• İnternetten yararlanabilme
• En az bir yabancı dili çok iyi bilme
• Takım çalışması yapabilme
• Yaratıcı ve derin düşünebilme
• Sunuş becerisi

Doğru haber kaynağına ulaşma gazetecinin temel özelliklerindendir.

Halkla ilişkiler uzmanları gelişen dünyanın yeniliklerine kolay uyum sağlamalıdır. Hedef
kitleleri ile etkili iletişim kurabilmek için teknolojideki gelişmeleri çok iyi takip ederek
uygulama becerisine sahip olmalıdır. Geleceğin halkla ilişkiler uzmanları başarılı olabilmek için şu özelliklere sahip olmak durumundadır . Geleceğin halkla ilişkiler uzmanları;
• İşlerinin gerektirdiklerinden daha çok analitik düşünme yeteneğine sahip olacak
kişilerdir.
• İşini iyi bilmesinin yanısıra bunu etrafına kanıtlayan kişilerdir.
• Kendi kariyerlerini kendileri çizen kişilerdir.
• Vizyona sahip olan kişilerdir.
• Belirli kademelerden seçildikten sonra yükselerek gelen kişilerdir.
• Bilgi düzeylerini sürekli güncel tutan kişilerdir.
• Güçlerini sermaye, aile dostluk, arkadaşlık gibi ilişkilerden değil, bilgi, deneyim ve
becerilerden alan kişilerdir.
• İş ahlakı ve normlarına uyan, oyunu kurallarına gore oynayan kişilerdir.
• Hayır demesini bilen kişilerdir.
• Zamanı iyi yöneten, etkili kullanan kişilerdir.
• Köşeyi dönme amacından çok iş yapmayı amaçlayan kişilerdir.
• Zıt görünen iki kavramı birleştirerek yorumlayan kişilerdir.
• Önceden konmayan kuralları doğaçlamayla anında koyabilen kişilerdir.
• İçinde amatör ruhunu her zaman taşıyan ve yaptığı işten mutluluk ve heyecan duyan kişilerdir.
• İletişimi merkeze alan kişilerdir.

Halkla ilişkiler sürecinde yer alan araştırma, planlama, iletişim ve değerleme aşamaları yazarlık aşamasının da önemli bir parçasını oluşturur. Halkla ilişkiler yazarlığı açısından bu aşamaları değerlendirdiğimizde, kurumların hedef kitlelerini amaçları doğrultusunda etkilemek istemeleri üçüncü yani iletişim aşamasında gerçekleşir. Peki ama Halkla ilişkiler
yazarlığı nedir? Halkla ilişkiler yazarlığı planlanmış hedeflere ulaşmak için belirlenmiş
hedef kitlelerini etkilemek, ikna etmek amacıyla açık, anlaşılır, net, gerçek verilere dayanan etkili mesaj oluşturmadır.

Bir halkla ilişkiler yazarı, görev yaptığı kurum ve endüstri hakkında tüm bilgileri içeren bir “bilgi dosyası” hazırlamalıdır. Böylelikle halkla ilişkiler yazarı ihtiyaç duyduğu anda tüm bilgilere kolaylıkla ulaşabileceği temel bir kaynağa sahip olacaktır. Bu dosyanın
içerisinde şu bilgiler yer alır:
İstatistikler: Kurum ve kurumun faaliyet gösterdiği alan hakkında istatistiki bilgiler
Tarihçe: Eski kayıtlar, yıllık ve özel raporlar, kurumun tüm eski yayınları
Kurumun Yayınları: Kurumun hem kurum içi hem kurum dışı yayınları (gazete ve
dergiler, haber mektupları, tek sayfalık broşürler, kitapçıklar vb.)
Konuşmalar: Kurum çalışanlarının ve aynı sektörde görev yapan diğer çalışanların
çeşitli konuşma metinleri
Haber Metinleri: Kurumun medyada yayınlanan basın bültenleri ve makaleleri ile bu
yayınların gazete küpürleri.
Gazete Kupürleri: Kuruluşu direk veya dolaylı olarak etkileyen, kurum dışındaki diğer kaynaklar tarafından hazırlanmış haberlerin, makalelerin kesilen kupürleri.
Durum Raporları: Kurum ile ilgili her konuyu içeren raporlar.
Pozisyon Raporları: Kurumu etkileyen olaylar ve kurumun faaliyet gösterdiği sektördeki konumu ile ilgili olan raporlar.
Biyografiler: Kurumda görev yapan kilit personelin biyografileri
Görsel Malzemeler: Kurum ile ilgili fotoğraflar, amblem, logo, resim, cd vb. materyaller

Halkla ilişkiler yazarları dosyalarında bu bilgiler sayesinde, kuruluşları veya hizmet
verdikleri müşterileri için hem yazılı hem de sözel haber üretme tekniklerini kullanırlar.
Hedef kitle ile iletişim kurarken bazı araçlardan yararlanırlar, bu araçların içerik ve biçimini oluşturarak tasarımını gerçekleşitirler.
Halkla ilişkiler yazarı neler yazıyor?
• Web sayfasında yer alan bilgiler
• Basın bülteni
• Konuşma metni
• Reklam metni
• Yıllık, rapor
• Personele yönelik yayınlar
• Broşür, haber mektupları vb

• Etik bir felsefedir.            • Ahlak, gelenek, töre ve değerlerdir
• Etik evrenseldir.              • Ahlak gelenekseldir.
• Etikte kontrol içseldir.      • Ahlakda kontrol dışsaldır
• Etik bireyseldir.               • Ahlak toplumsaldır
• Etik davranışları kodlar.    •Ahlak daha çok psikolojiktir.
• Etik bir standarttır           •Ahlak, moral değerlerdir