HALKLA İLİŞKİLER YAZARLIĞI - Deneme Sınavı - 8

Duyurum bir bilgiye veya duruma halkın dikkatini çekme sürecidir.

Halkla ilişkiler üzerine yapılan birçok tanımı analiz ettiğimizde bazı ortak
noktaları şöyle toplayabiliriz.
• Halkla ilişkiler, organizasyonlara özgü bir faaliyettir.
• Halkla ilişkilerde hedef kitle (ilgili çevreler) hem kurum içi hem de kurum dışı
çevreleri kapsamaktadır.
• Halkla ilişkiler, bir iletişim çabasıdır.
• Halkla ilişkiler, iletişimde anlayış, kabul ve işbirliği çerçevesinde gerçekleşir.
• Halkla ilişkilerde iletişimin ikna edici şekilde tasarlanıp gerçekleştirilmesi gerekir.
• Halkla ilişkiler, bir yönetim fonksiyonudur.
• Halkla ilişkiler, bir süreçtir.

Temeli iletişime dayanan halkla ilişkilerde iyi ve etkili bir iletişim kurulabilmesi için, işletmenin hedef kitlesini iyi tanıması ve onlara ulaşmada kullanılacak araçların buna göre belirlenmesi gerekir. Tanımada yapılması gereken ilk iş, karşımızdaki kitlenin eğitim seviyesi, kültür düzeyi, gelir durumu, mesleki dağılımları, yaşları, kurumla ilgili istekleri,
şikayetleri gibi bilgilere ulaşılarak hedef kitlenin tanınmasıdır. Anketler, toplantılar, basını
izleme, danışma ve hedef kitle ile yüzyüze ilişkiler gibi yöntem ve tekniklerle tanıma işlevi gerçekleştirilmektedir.

Halkla ilişkilerde ne olursa olsun topluma doğru bilgi verilmesi, etik ilkelere önem vererek insanların zihninde kurum ya da kişi hakkında olumlu imaj yaratmaya çalışılması gerekir.
Halkla ilişkilerin temel ilkerini kısaca özetleyelim:
Dürüstlük: Halkla ilişkilerin dürüstlük ilkesi “onurlu çalışma”, “doğruluk” ve “güvenilirlik” olarak ifade edilebilir. Halkla ilişkilerin başlıca amaçlarından birisi de güven ve
destek kazanmadır. Bu nedenle güvenilir olma ve dürüstlük ilkesine uyulması gerekir.
Açıkçası gerçekleri ifade eden, onurlu çalışan bir kurum niteliğinin sürdürülmesi önem
taşımaktadır.
İnandırıcılık: Güven sağlanmasında önemli etkenlerden birisi de mesajların inandırıcı olmasıdır. Karşımızdakileri söylediklerimizle, yazdıklarımızla inandırmamız için
öncelikle konuya kendimiz inanmalıyız. Ardından mesajın hazırlanmasında hedef kitleyi tanımamız, onun özelliklerini bilmemiz gerekir. Bunların sağlanmış olması mesajın
inandırıcılığı için gerekli ortamın oluştuğu anlamına gelir (Asna, 2006: 111). Mesajın
inandırıcı olabilmesi için verilen bilgi ile elde edilen sonucun tutarlı olması önemlidir.
Böylece hedef kitle ile kurumun bütünleşmesi daha kolay sağlanmış olur.
Yineleme: Önemli mesajların birçok kez yinelenmesi önemli etkilerden bir diğeridir.
Hedef kitle mesajla ne kadar sık karşılaşırsa, verileni kolay kolay unutmayacak şekilde
hafızasına yerleştirir. Mesajın birçok kez duyulması, mesajın anlamı ile ilgili kuşkuları
ortadan kaldırır. 
Sabırlı Çalışma: Halkla ilişkiler devamlı ve sabırlı çalışmayı gerektirir. Saygı, sevgi,
güven birkaç günde oluşmaz. Hedef kitlede sevgi, saygı, güven yaratmak zamana ve sabırlı çalışmaya bağlıdır. Bu nedenle halkla ilişkilerin planlı ve programlı bir çalışma olduğu gözardı edilmemelidir.
Yaygın Sorumluluk: Halkla ilişkiler çalışmaları bir kurumda sadece halkla ilişkiler
birimlerinin yapacağı işler değildir. Halkla ilişkiler sorumluluğu kurumun yöneticisinden, sekreterine, işçisine, danışmadaki görevlisine kadar herkesin sorumluluk duyması
gereken bir iştir.
Açıklık: Modern yönetim anlayışında şeffaf yönetim önemli bir yer tutar. Yapılan işlerde şeffaf olunması modern işletmeciliğin temel ilkelerindendir. Kurumların örgüt yapıları, ekonomik gücü, pazar alanları ve diğer yaptığı çalışmalar topluma açıklanmalıdır.
İki Yönlü İlişki: Halkla ilişkiler uzmanları gerçekleştirdikleri kampanyalar ile kamuoyuna gerekli ve yeterli bilgileri sunarak, onların ilgi ve desteklerini kazanırlar. Aynı zamanda halkın kuruluştan beklentileri, istekleri ve tepkileri öğrenilmeye çalışılır

Kurumun pazarlama stratejilerinin etkili olmasında halkla ilişkiler faaliyetleri gerçekleştirilirken “PENCILS” olarak sınıflandırılabilecek bazı araçlar kullanılmaktadır: 

• Yayınlar (Publications): Kurum dergileri, yıllık faaliyet raporları, broşürler.
• Olaylar (Events): Spor ya da sanat gösterileri ve ticari gösterilerin sponsorluğu.
• Haberler (News): Kurum, kurum çalışanları ve ürünleri/ hizmetleri, kurumun
yaptığı çalışmalar hakkında olumlu haberler.
• Toplum için yararlıfaaliyetler (Community involvement activities): Kurumların toplumun ihtiyaçları veya istekleri için bütçe ya da zaman ayırarak katkıda bulunmaları.
• Kurum kimliğisunumları (Identity media): Kurumların tüm yazışmalarında kullandığı antetli kağıtlar, kartvizitler, kurumun kimliği doğrultusunda geliştirilmiş
çalışanların giyim-kuşam biçimleri vb.
• Lobi faaliyetleri (Lobbying activity): Kurum için yararlı kararların ve kanunların
çıkmasını ya da kurumu olumsuz etkileyecek olan karar ve kanunların çıkmamasını sağlama çabaları.
• Toplumsal sosyal sorumluluk faaliyetleri (Social responsibility activities): Kurumlar toplumsal sorumluluk konusundaki faaliyetlerini geliştirerek iyi bir isim
yapmalıdırlar

Kuşkusuz halkla ilişkiler yazarları tabloda özetlendiği gibi bu çalışma biçimleri doğrultusunda mesajlarını oluşturmadan önce, temsil ettiği kuruluşun hedeflerine uygun şekilde amaçlarını belirlemiş, hedef kitlenin özelliklerini dikkate alarak onlara uygun mesajın nasıl olması gerektiğini tasarlamış ve belirlemiş olmalıdır. Bunları gerçekleştirebilecek bir halkla ilişkilercinin bazı niteliklere sahip olması gerekir. Halkla ilişkiler yazarının özellikleri;
• Etkili ve ikna edici yazabilme becerisi
• Çok yönlü düşünebilme
• Dinleme becerisi ve müşteriden brief alabilme
• Sorumluluk alabilme ve yaptığı işi zamanında teslim edebilme
• Medya konusunda bilgi sahibi olma
• İnternetten yararlanabilme
• En az bir yabancı dili çok iyi bilme
• Takım çalışması yapabilme
• Yaratıcı ve derin düşünebilme
• Sunuş becerisi

Doğru haber kaynağına ulaşma gazetecinin temel özelliklerindendir.

Halkla ilişkiler uzmanları gelişen dünyanın yeniliklerine kolay uyum sağlamalıdır. Hedef
kitleleri ile etkili iletişim kurabilmek için teknolojideki gelişmeleri çok iyi takip ederek
uygulama becerisine sahip olmalıdır. Geleceğin halkla ilişkiler uzmanları başarılı olabilmek için şu özelliklere sahip olmak durumundadır . Geleceğin halkla ilişkiler uzmanları;
• İşlerinin gerektirdiklerinden daha çok analitik düşünme yeteneğine sahip olacak
kişilerdir.
• İşini iyi bilmesinin yanısıra bunu etrafına kanıtlayan kişilerdir.
• Kendi kariyerlerini kendileri çizen kişilerdir.
• Vizyona sahip olan kişilerdir.
• Belirli kademelerden seçildikten sonra yükselerek gelen kişilerdir.
• Bilgi düzeylerini sürekli güncel tutan kişilerdir.
• Güçlerini sermaye, aile dostluk, arkadaşlık gibi ilişkilerden değil, bilgi, deneyim ve
becerilerden alan kişilerdir.
• İş ahlakı ve normlarına uyan, oyunu kurallarına gore oynayan kişilerdir.
• Hayır demesini bilen kişilerdir.
• Zamanı iyi yöneten, etkili kullanan kişilerdir.
• Köşeyi dönme amacından çok iş yapmayı amaçlayan kişilerdir.
• Zıt görünen iki kavramı birleştirerek yorumlayan kişilerdir.
• Önceden konmayan kuralları doğaçlamayla anında koyabilen kişilerdir.
• İçinde amatör ruhunu her zaman taşıyan ve yaptığı işten mutluluk ve heyecan duyan kişilerdir.
• İletişimi merkeze alan kişilerdir.

Halkla ilişkiler sürecinde yer alan araştırma, planlama, iletişim ve değerleme aşamaları yazarlık aşamasının da önemli bir parçasını oluşturur. Halkla ilişkiler yazarlığı açısından bu aşamaları değerlendirdiğimizde, kurumların hedef kitlelerini amaçları doğrultusunda etkilemek istemeleri üçüncü yani iletişim aşamasında gerçekleşir. Peki ama Halkla ilişkiler
yazarlığı nedir? Halkla ilişkiler yazarlığı planlanmış hedeflere ulaşmak için belirlenmiş
hedef kitlelerini etkilemek, ikna etmek amacıyla açık, anlaşılır, net, gerçek verilere dayanan etkili mesaj oluşturmadır.

Bir halkla ilişkiler yazarı, görev yaptığı kurum ve endüstri hakkında tüm bilgileri içeren bir “bilgi dosyası” hazırlamalıdır. Böylelikle halkla ilişkiler yazarı ihtiyaç duyduğu anda tüm bilgilere kolaylıkla ulaşabileceği temel bir kaynağa sahip olacaktır. Bu dosyanın
içerisinde şu bilgiler yer alır:
İstatistikler: Kurum ve kurumun faaliyet gösterdiği alan hakkında istatistiki bilgiler
Tarihçe: Eski kayıtlar, yıllık ve özel raporlar, kurumun tüm eski yayınları
Kurumun Yayınları: Kurumun hem kurum içi hem kurum dışı yayınları (gazete ve
dergiler, haber mektupları, tek sayfalık broşürler, kitapçıklar vb.)
Konuşmalar: Kurum çalışanlarının ve aynı sektörde görev yapan diğer çalışanların
çeşitli konuşma metinleri
Haber Metinleri: Kurumun medyada yayınlanan basın bültenleri ve makaleleri ile bu
yayınların gazete küpürleri.
Gazete Kupürleri: Kuruluşu direk veya dolaylı olarak etkileyen, kurum dışındaki diğer kaynaklar tarafından hazırlanmış haberlerin, makalelerin kesilen kupürleri.
Durum Raporları: Kurum ile ilgili her konuyu içeren raporlar.
Pozisyon Raporları: Kurumu etkileyen olaylar ve kurumun faaliyet gösterdiği sektördeki konumu ile ilgili olan raporlar.
Biyografiler: Kurumda görev yapan kilit personelin biyografileri
Görsel Malzemeler: Kurum ile ilgili fotoğraflar, amblem, logo, resim, cd vb. materyaller

Halkla ilişkiler yazarları dosyalarında bu bilgiler sayesinde, kuruluşları veya hizmet
verdikleri müşterileri için hem yazılı hem de sözel haber üretme tekniklerini kullanırlar.
Hedef kitle ile iletişim kurarken bazı araçlardan yararlanırlar, bu araçların içerik ve biçimini oluşturarak tasarımını gerçekleşitirler.
Halkla ilişkiler yazarı neler yazıyor?
• Web sayfasında yer alan bilgiler
• Basın bülteni
• Konuşma metni
• Reklam metni
• Yıllık, rapor
• Personele yönelik yayınlar
• Broşür, haber mektupları vb

• Etik bir felsefedir.            • Ahlak, gelenek, töre ve değerlerdir
• Etik evrenseldir.              • Ahlak gelenekseldir.
• Etikte kontrol içseldir.      • Ahlakda kontrol dışsaldır
• Etik bireyseldir.               • Ahlak toplumsaldır
• Etik davranışları kodlar.    •Ahlak daha çok psikolojiktir.
• Etik bir standarttır           •Ahlak, moral değerlerdir

İletişim, “duyguların, düşüncelerin, bilgi ve becerilerin aktarılma süreci; yaşayan bir evrenin parçalarının ilintilenmesi, bağlantılarının kurulma süreci; iletiyi alanın belleğinin, iletiyi gönderenin beklentisine uygun yanıt verecek biçimde uyarılması; organizmanın ortamdaki uyarıya verdiği fark edilir yanıt, ortamdaki değişime
uyarlanma yanıtı; bu yanıtla diğerini etkileme; kaynaktan çıktıktan sonra iletiyi alan için bir uyaran olan davranış; kaynağın karşı tarafı etkilemeyi amaçlayan davranışıdır” Doğru cevap E'dir.

Bir sistem olarak iletişime baktığımızda, bu sistem içinde kaynak oluşturma, etkide bulunma, hedefe ulaşma, sembollerle yönlendirme gibi işlevler ve tüm bunları toparlayıp yönlendiren bir kanaldan bahsetmek mümkündür (McQuail ve Windahl, 1994: 7). Dolayısıyla bir süreç olarak iletişimden söz ederken, süreci oluşturan çeşitli unsurların varlığından bahsetmek mümkündür. İletişimin öğeleri olarak belirtilebilecek bu unsurlar; kaynak, hedef, kanal, ileti ve geri bildirim olarak sıralanabilir. Doğru cevap D'dir.

İletişim sürecinin önemli elemanı mesaj yani iletidir. İleti, kaynağın çeşitli görsel, işitsel ve sözel sembolleri kullanarak kodladığı ve hedefte belli bir düşünce, kişi, kurum ya da marka ile ilgili bir olumlu tutum, algı yaratmak için bir kanal üzerinden gönderdiği semboller bütünüdür. Bu noktada iletinin kodlanması sırasında kullanılan sembollerin hedefin doğru olarak algılamasını sağlayacak biçimde ve hedefin özelliklerine uygun olarak oluşturulması, kodlanması gerekmektedir. Doğru cevap C'dir.

İletişimin söz konusu amaçlarını aşağıdaki şekilde açıklamak mümkündür (Seitel, 2004: 54):
• Bilgi Vermek: İletişim sürecinde hedef konumunda yer alan kişi ya da kişileri belli bir konu hakkında bilgilendirmek ve eğitmek amacını ifade eder.
• İkna Etmek: Bireyleri belli bir davranışa yönelik olarak harekete geçirmek, onların tutum ve davranışlarına etki etmek amacını ifade eder.
• Motive Etmek: Kurumun çalışanlarının kuruma bağlılıklarını kuvvetlendirmek, bir tüketici kitlesini belli bir marka mal/hizmeti kullanmak için isteklendirmek ve onları harekete geçirmek, kişilerarası iletişimde ise iletişim kurulan bireyi, bir konuda harekete geçecek şekilde isteklendirmek amacını ifade eder.
• Karşılıklı Anlayışı Sağlamak: İletişimin taraflarını oluşturan grupların belli bir konu ya da durum hakkında düşüncelerini etkilemek ve kaynak ile hedef kişi ya da kişiler arasında mümkün olduğu kadar ortak bir anlayışın oluşmasının sağlanması amacını ifade eder. Doğru cevap B'dir.

Pate Jackson’un davranışsal değişimi uyarmak için geliştirdiği iletişim yaklaşımı beş aşamalı bir süreci içermektedir. Söz konusu süreç aşağıdaki gibi özetlenebilir (Seitel, 2004: 55):
• Farkındalık Yaratmak: Halkla ilişkiler uygulamaları ve reklamlarla hedef kitlelerde bir durum, kurum, kişi ya da markalara yönelik bir farkındalık yaratılması amaçlanmaktadır.
• Gizli Bir Gönüllülük Geliştirmek: Bilgi, duygu, sezme, bellek ve ilişkiler gibi faktörleri temel alan bir fikirden başlayan bir süreçtir.
• Olayı Tetiklemek: Olayı tetiklemek ya doğal ya da planlanmış olarak hedef kitlenin davranışlarını değiştirmeye yönelik bir yapıyı teşkil etmektedir.
• Orta Düzeyde Davranış: Jackson, bu davranışı, araştırma düzeyi olarak tanımlar. Birey arzulanan davranışın en iyi nasıl uygulanacağı ile ilgili belirlemeyi bu aşamada gerçekleştirir. Süreç hakkındaki bilgiler ve unsurlar bu aşamada araştırılır.
• Davranışsal Değişim: Son aşamadır ve yeni bir davranışın uyarlanmasını ifade eder. Doğru cevap A'dır.

Bu bağlamda ele alındığında iletişim aşağıdaki gibi bazı temel karakteristiklere göre sınıflandırılabilir (Zıllıoğlu, 2003: 19-20):

1. Bir toplumsal ilişkiler sistemi olarak:
• Kişilerarası iletişim
• Grup iletişimi
• Örgüt iletişimi
• Toplumsal iletişim

2. Grup ilişkilerinin yapısına göre:
• Biçimsel olmayan (informal)/yatay iletişim
• Biçimsel (formel)/dikey iletişim

3. Kullanılan kanallara ve araçlara göre:
• Görsel iletişim
• İşitsel iletişim
• Görsel-işitsel iletişim
• Dokunma ile iletişim
• Telekomünikasyon
• Kitle iletişimi

4. Kullanılan kodlara göre:
• Sözlü iletişim
• Yazılı iletişim
• Sözsüz iletişim

5. Zaman ve mekân boyutlarında:
• Yüz yüze iletişim
• Uzaktan iletişim, Doğru cevap A'dır.

Yazılı iletişimin başlıca tercih edilme sebepleri şöyledir (Öztekin ve Öztekin, 2008: 161):
• Yazılı iletişim, kullanılan ifadelerin daha net olması sebebiyle yanlış anlaşılmalara ve hatalara daha kapalı bir iletişim yöntemidir.
• Yazılı iletişimde karmaşık ve anlaşılması zor mesajları maddeler halinde sıralayarak onları kolayca iletmek mümkündür.
• Yazılar saklanabilme özelliğine sahip olmasından dolayı istenildiği zaman onlara tekrar göz atmak mümkündür.
• Yazılı iletişimde yazı istenildiği zaman okunabilir (bir işle meşgulseniz ya da o an okumak istemiyorsanız), ancak sözlü iletişimde ise konuşma esnasında herkesin o an orada olup, söylenilenleri o an dinleme zorunluluğu bulunmaktadır.
• Yazışmanın yapılabilmesi için bir ön hazırlık evresinden geçilmesi gereklidir. Söz konusu bu gerekliliğin amacı, iletişimsel anlamda hataları azaltmak ve ifadeleri netleştirmektir.
• Yazının kolaylıkla çoğaltılarak istenilen herkese ulaştırılabilme özelliği vardır.
• Yazılı iletişimin saklanabilmesi nedeniyle kanıt olma özelliği bulunmaktadır. Doğru cevap B'dir.

Yazım sonrası işlemlerin yapılmasının ardından yazım süreci artık tamamlanmış olur. Bu aşamada son haliyle yazarın elinde olan metnin genel olarak şu özelliklere sahip olması beklenir:

• Amacına uygun
• Hedef kitlesine uygun
• Yayınlanacağı mecraya uygun
• Akıcı bir dile sahip
• Dikkat çeken
• İkna eden
• Dil bilgisi kurallarına uyan
• Gerektiğe kadar uzun
• Açık, anlaşılır ifadelere sahip
• Anlatım bozuklukları içermeyen
• Okuyucunun okumasını kolaylaştıracak görsel düzenlemelere (yazı boyutu, rengi vb.) sahip
• Önceden belirlenmiş şablonlar (dilekçe, basın bülteni vb.) varsa o şablonlara uyan, Doğru cevap D'dir.