HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM

Proaktif iletişim, halkla ilişkilerin sorun çözme yerine sorun önleyici, hatta muhtemel sorunları önceden görüp, bu sorunları etkileyerek kurumsal bir fırsata ve kurum imajına dönüştürme sürecidir. Başka bir deyişle, halkla ilişkilerde iletişimin planlanan amaçlara göre sürekli olması ve uygulanması proaktif bir iletişimi gerektirir.

İletişim sürecinin öğeleri; kaynak, mesaj, hedef, kanal, geri besleme ve gürültü’dür.

Kurumun varlığını sürdürmesi ve geliştirmesi için gerekli olan kurum içi ve kurumla çevresi arasındaki iletişimi Koruma ve Geliştirme İletişim Sistemi sağlar. Halkla ilişkiler, insan kaynakları yönetimi, pazarlama ve reklâmcılık, araştırma-geliştirme vb. ile ilgili mesajlar bu sistem tarafından iletilir.

Bir kurumda alt kültürler kurum içi bölümler, kuruma yeni katılımlar, teknolojik yenilikler, ideolojik ve coğrafi farklılıklar gibi etkenlere bağlı olarak ortaya çıkmaktadır. Eğer bir kurumun herhangi bir bölümü diğer bölümlerden ayrı kültüre sahipse dikey alt kültür; belli bir konuda uzmanlaşmış kişiler, sadece kendi aralarında paylaştıkları bir kültüre sahiplerse, burada yatay alt kültür söz konusu demektir.

Kurum kültürünün payandasını oluşturan değerler, kurum içinde herkese, birlikte çalışma sonucu erişebilecekleri hedefleri gösterme, o hedeflere ulaşmak için kullanılacak stratejilerin ana noktalarını ortaya çıkarma ve çalışanlara günlük karar ve davranışlarında bağlı kalmaları gereken asgari müşterekleri göstermek gibi önemli bir işleve sahiptirler. Kurumsal değerlerin kaynağını, temel paradigmaların oluşturduğunu söyleyebiliriz. Değerler, “neyin önemli olması gerektiğini”, paradigmalar ise “neyin doğru olarak kabul edildiğini” ifade eder.

Nelson ve Campbell (1997) kurumlarda altı çeşit tören bulunduğunu belirlemişlerdir:

• Statü töreni: Bireyin statüsündeki değişimi ifade eder. Örneğin, kurumdan emekli olan biri için, kurum veya arkadaşları tarafından verilen yemeklerde olduğu gibi.
• Teşvik törenleri: Bireylerin başarılarına destek vermek amacını taşır. Satış yarışmasında kazananlara prim verilmesi gibi.
• Yenileme töreni: Kurumdaki değişime önem verir, öğrenmeyi ve başarmayı teşvik
eder. Buna, yeni bir eğitim merkezinin açılması örnek gösterilebilir.
• Bütünleşme törenleri: Kurumda farklı gurupları birleştirmeyi ve daha büyük bir
kurum olma amacını pekiştirir. Geleneksel olarak düzenlenen piknikler bu törenlere örnek teşkil edebilir.
• Çatışmayı azaltıcı törenler: Kurumda doğal olarak ortaya çıkan çatışma ve anlaşmazlıkları gidermeyi amaçlar. Buna verilecek örnek, şikâyetlerin dinlenmesi ve
birleşme sözleşmelerinin müzakereleri gibi.
• Derece indirme: Bazı kurumlar tarafından, davranış değer ve normlarını uygulamakta başarısız kişileri cezalandırmak için kullanılır. Örneğin bazı başkanlar kurumsal hedefleri başaramadıklarında veya etik olmayan davranışta bulunduklarında, gürültülü bir şekilde yerleri değiştirilmektedir. Derece indirmede önemli olan kuruma zarar veren bireyin yetkilerinin alınması ve çalışma hayatına son verilmesi söz konusudur. Bu durum diğer çalışanlardan özellikle gizlenmez ve onlara örnek olması amaçlanır.

Kurum iklimi, kuruma kimliğini kazandıran, görevlilerin davranışını etkileyen ve onlar tarafından algılanan, kuruma egemen olan özellikler bütünüdür. Meselâ bir okulun kurumsal iklimi, eğitim personalini etkileyen, okulu diğer okullardan ayıran iç özellikler bütünüdür. Başka bir deyişle okul iklimi, okulun bireysel kişiliğidir

Kurum kimliği kurumsal dizaynın yanı sıra; kurumsal davranış, kurumsal iletişim ve kurum felsefesinden meydana gelir. Bu unsurların işletmeye uygun olarak kullanılması ise, o kurumun kimliğini oluşturmaktadır.

İnsanlar bir kurumla ilişkiye girdiklerinde, o kurumun ismine ve sembolüne karşı bilinçaltı yaklaşımları oluşur. Daha sonra bu yaklaşım sonucu o kurumun sunduğu hizmet veya ürüne yönelir. Bu olaya bilgi ve duygu transferi denir. Bir sembol, görülen gerçek anlamı dışında gizli, bazen de kısmen anlaşılabilen bir anlama sahip olur. Örneğin, sert hatlara sahip geometrik şekiller erkekler üzerinde olumlu etki bıraktığı gözlenirken, kadınlar üzerinde ise aynı etkiyi gösterememiştir

Genellikle yeterli derecede iş çeşitliliği, çalışanlarda motivasyonu arttırıyor.