İletişim ve İletişim Sürecinde Halkla İlişkiler

Genel anlamıyla “İletişim, iki birim arasında birbiriyle ilişkili bir dizi mesaj alışverişidir.”

İletişim sürecini etkileyen ve çalıştıran dört temel unsur dikkat çeker. Belirtilen bu dört unsur iletişimi anlamlı hale getirir. Bunlar; birim, ilişkili olma, mesaj ve geri bildirimdir. 

İletişim birimleri; kaynak birim ve hedef birim olarak ikiye ayrılır. Kaynak birim, mesaj gönderen birimdir. Adından da anlaşılacağı gibi kaynak birim mesajın kaynaklandığı, oluştuğu birimdir. Hedef birim ise, mesajın gönderildiği birimdir. İki kişi konuşurken konuşan kaynak, dinleyen ise hedef birim konumundadır.

Genel anlamda iletişimin gerçekleşmesi için iki sistem gereklidir. Bu sistemler iki insan, iki hayvan, iki makine ya da bir insan ile bir hayvan, bir insan ile bir makine olabilir. Nitelikleri ne olursa olsun, iki sistem arasındaki bilgi alışverişini iletişim olarak kabul edebiliriz.

Tek yönlü iletişim, kaynağın alıcıda istediği yönde değişim sağlamak için yürüttüğü etkileme sürecidir. Kaynağın iletisini, alıcıdan gelen tepkiye dayanarak değiştirebildiği ve yeni bir iletiyi karşılıklı olarak oluşturduğu çift yönlü iletişim ise, etkileşim sürecidir.

Psikoloji ile ilgili bilimsel yayınlara bakıldığında, iletişimle ilgili farklı tanımların yapıldığı görülmektedir. Bu tanımların ortak yanlarını birleştiren, uzlaştırıcı bir tanım şöyle ifade edilebilir: “İletişim, katılanların bilgi/sembol üreterek birbirlerine ilettikleri ve bu iletileri anlamaya, yorumlamaya çalıştıkları ortaklaşa bir süreçtir.”

Kişiler açısından amaçları farklı olsa bile, bundaki asıl amaç çevre üzerinde etkili olmak, karşısındaki kişilerde davranış oluşturmak, tutum değiştirmek ve geliştirmektir.

İletişim amaçları, karşılığı hemen beklendiğinde “tüketime” yönelik; daha sonraki ödüllendirilmeler hedeflendiğinde ise “araçsal” olarak ayırt edilebilir.

İletişimin temel amaçları: varolmak, bilgi edinmek, paylaşmak, etkilemek, eğlendirmek, ilişki geliştirmek, kişilik geliştirmek ve ihtiyaçları gidermektedir. 

Varolmanın temel amacı bir yandan toplumla bütünleşen, toplumsal nitelikli sosyal olayların neden-sonuç ilişkisini kavrayan, diğer yandan da düşünce, duygu, tutum ve davranışları ile beğeni kazanarak, kabul edilmiş insan kimliğinin saygınlık ve onurunu elde etmektir.

İletişimin temel amaçlarından biri de, bireylerde sağlıklı bir kişilik geliştirme sürecidir. Bireysel düzeyde kişilik, toplumsal düzeyde kimlik kazanma sürecinin temelinde, kişilerin ilişki sırasında bulunduğu ortamlar ve ilişki kurduğu kişiler yeni rol ve statüler ile birlikte kişilik ve kimlik kazanmalarında belirleyici olmaktadır. Kişinin diğerleri ile nasıl ve hangi yönde iletişim kurduğu ve iletişim sırasında hangi rolleri üslendiği, toplumsal yapı içinde kimlik ve kişilik edinmesini sağlamaktadır.

İletişim bir süreç içerisinde gerçekleşen temel olgudur. Bu süreç içerisinde kod, kodlama, kod açma, yorumlama, geribildirim yer almaktadır.

Kaynak birimin gönderdiği mesaja karşılık hedef birimin gönderdiği yanıta geribildirim adı verilir.

İletişim sürecini etkileyebilecek nitelikleri olan ve iletişim halinde bulunan kişi nesne ve olayların tümüne “iletişim ortamı” adı verilir.

İletişim ortamı, şu bölümlere ayrılarak daha ayrıntılı biçimde ele alınabilir:
• İletişimde bulunan kişilere bağlı özellikler,
• İletişimin gerçekleştiği ortamın psiko-sosyal özellikleri,
• İletişimin gerçekleştiği ortamın fiziksel özellikleri. 

letişim türleri genellikle dört gruba ayrılır:
• Kendimizle iletişim,
• Kişilerarası iletişim,
• Örgüt-içi iletişim,
• Kitle iletişimi.

Bir insanın kendi kendine düşünmesini, duygulanmasını, kişisel ihtiyaçlarının farkına varmasını, iç gözlem yapmasını, rüya görerek kendi içinden mesaj almasını, ya da kendine sorular sorarak bunlara cevaplar üretmesini kendimizle iletişim sayabiliriz.

Genel bir tanımlamayla, kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişime kişilerarası iletişim denir.

Örgütü belirli bir amaca ulaşmak için, kişilerin faaliyetlerinin bir bölümünün işbölümü içerisinde koordine edildiği ve çevresiyle etkileşim içerisinde bulunduğu yapı olarak tanımlamak mümkündür.

Çalışanlar işletmenin iç sosyal sistemini oluşturur. Bireyi ve grupları, yani küçük ve büyük grupları kapsar. Biçimsel ve biçimsel olmayan gruplar olabilir. Gruplar dinamiktir. Oluşur, değişir ve çözülürler. İşletmede çalışan insanlar yaşayan, düşünen ve duyan varlıklardır. İşletmeler kişilerin amaçlarına ulaşmasını sağlar. İnsanlar hizmet etmek için değil işletmeler insanlara hizmet etmek için kurulurlar.

Bir takım bilgilerin/sembollerin bir takım hedeflere yönelik üretilmesi, geniş insan topluluklarına iletilmesi ve bunun insanlar tarafından yorumlanması sürecine “kitle iletişimi” adı verilir.

Geniş anlamıyla halkla ilişkiler, bir kuruluş ile hedef kitle arasında ilişki kurma, güçlendirme ve korumaya yönelik çabaları içerir. Tüm bunlar ekonomik, politik, sosyal ve teknolojik gelişmelerle etkilenebilir.

Halkla ilişkiler uzmanının görevi hizmet verdiği kuruluşları bu gelişmelerden haberdar ederek, sistemlerin düzenlemesine ve uyum içinde çalışmasına yardımcı olmaktır.

En genel ve yalın haliyle Halkla İlişkiler; “Bir organizasyonla onun kitlesi arasındaki iletişim yönetimi” olarak açıklanabilir. Bu tanım üç tane ipucu içerir: halkla ilişkiler kurumsal bir faaliyettir, bir şekilde iletişim içerir ve bir dereceye kadar da özgüllük gerektirir.

Halkla ilişkilerin temel amacı, kurum ve kuruluşların çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve verimli bir iletişim/etkileşim ortamı yaratmaktır

Halkla ilişkilerin temel amaçlarını maddeler halinde saymak gerekirse;
• Halkla ilişkiler, gerçekleri yansıtır,
• Halkla ilişkiler, bir uzmanlık işidir,
• Halkla ilişkiler faaliyeti bilimsel temellere dayandırılır,
• Halkla ilişkiler bireylerde demokratik tutum ve davranışlar geliştirir,
• Halkla ilişkiler halkı aydınlatır ve çalışmaları benimsetir,
• Halkta yönetime karşı olumlu davranışlar üretir,
• Yönetimle olan ilişkilerinde, halkın işlerini kolaylaştırır,
• Kararların isabet derecesini arttırmak için halktan bilgi alır,
• Kanun ve kurallara uyulmasını sağlamak için, bunlar hakkında halka aydınlatıcı bilgi verir,
• Halkla ilişkilerin amacı, özel şirket ve kamu yararına cevap vermeye çalışmak ve herkesin kişiliğine saygı duyarak sosyal sorumluluk duygusu yaratmaktır.

Halkla ilişkiler çalışmalarının tarihi süreç içerisinde üç evreden oluşmaktadır. Bunlar; yönlendirme, bilgilendirme ile etkileşim ve anlayış geliştirme evresidir. 

Bu dönemde halkla ilişkilerin başlıca amacı siyasal kampanyalarda çeşitli propaganda yöntemleri denemek olmuştur.

Ondokuzuncu yüzyılın ikinci yarısında halkla ilişkiler sistematik bir kimliğe bürünmüştür. Bu sistematik kimliğe göre kamuoyunu görmezlikten gelmek mümkün değildir. Kamuoyu toplumsal gelişmelerden mutlaka haberli kılınmalı, bunun için de basınla ilişkiler sağlıklı bir biçimde yürütülmelidir. Bu tür ilişkiler nitelikli hizmetlerle desteklenmeli ve bu yoldan hizmetin geliştirilmesi de sağlanmalıdır.

Halkla ilişkiler basın ve kamu ile ilişkilerin yanı sıra, işletmelerde danışmanlık görevini de üstlenmeye başlamıştır. Kamuoyu hakkında yönetimin bilgilendirilmesi, basının ve kamuoyunun bilgilendirilmesi kadar önemli hale gelmiştir. Özellikle ekonomik, sosyal, siyasal ve bireysel kriz dönemlerinde bilinçli bir biçimde halk aydınlatılarak krizin atlatılması noktasında etkileşim ve anlayış geliştirmesi, halkla ilişkilerin temel amaçlarının başında gelmektedir.

Halkla ilişkiler süreci dört aşamadan oluşur: Araştırma, planlama, uygulama, değerlendirme.

Halkla ilişkilerde araştırma, bir kurum ya da kuruluş hakkında halkın ya da kitlenin ne düşündüğünü ortaya koymak, mevcut tutumu bu doğrultuda yeniden düzenlemek için yapılan bir etkinliktir.

Halkla ilişkileri belirli bir plan dâhilinde yürütmek için yapılan araştırmalar şöyle sıralanabilir;
• Çevreyi izleme amaçlı araştırmalar,
• Kimlik araştırmaları,
• İletişim araştırmaları,
• Sosyal sorumluluk araştırmaları.

Halkla ilişkilerde ikinci aşama planlama aşamasıdır. Planlama, gelecekte yapılacak çalışmaların düzenli, sistemli ve verimli bir biçimde yerine getirilmesi için, gereken önlemlerin ve kararların alınmasıdır

Planlama yapmanın yararları şöylece sıralanabilir;
• Zaman ve emek savurganlığı azalır,
• Yöneticilerin dikkatini amaçlara yöneltir,
• Faaliyetlerin uyumlulaştırılmasını mümkün kılar,
• Örgüt kaynaklarının amaca uygun yöneltilip yöneltilemediğini izleme ve denetleme imkânı sağlar,
• Planlama, örgütlerde yetki devrini sağlamak suretiyle, daha esnek yapıların oluşmasına zemin hazırlar.
• Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine imkân tanır,
• Denetim amacıyla kullanılacak standartların belirlenmesi ve temel alınmasısağlanır,
• Plansız çalışmaların yönetici ve çalışanlar üzerindeki olumsuz etkileri, planlamayla yok edilebilir.

• Sorunun tanımlanması
• Durum değerlendirmesi
• Halkla ilişkiler programının hedeflerinin belirlenmesi
• Halkla ilişkiler programının hedef aldığı kitlelerin belirlenmesi ve çözümlenmesi
• Her hedef kitle için amaçların saptanması
• Etkinlik ve iletişim programının hazırlanması
• Programın değerlendirilmesi
• Program uygulama planlarının hazırlanması

Araştırma ve planlama sonucunda oluşturulan kararların faaliyete geçirilmesi, uygulama aşamasında gerçekleşir. Planlama aşamasında her şey kâğıt üzerinde olup, bu aşamada düşünceler harekete geçirilir.

Değerlendirme aşamasında şu sorulara cevap aranmalıdır;
• Program, istenen hedeflere uygun tasarlanmış mı?
• Mevcut harcamalar nelerdir, masrafların etkinlikle ilişkisi nedir?
• Program belirlenmiş hedef gruba ve bölgeye ulaşıyor mu?
• Program planlandığı aşamada belirlendiği gibi mi yönetiliyor?
• Program istenen hedeflere ulaşmak için etkili mi?
• Programın sonuçları, programı kapsayan alternatif yöntemlerle açıklanabiliyor mu?
• Programın istenmeyen bazı etkileri var mı?
• Program, alternatif kullanımlarla kıyaslandığında, kaynakların verimli kullanımı söz konusu mudur?

Etkileyici bir iletişimin, hedef kitlelere yönelik üç farklı amaca bağlı olarak planlandığını söyleyebiliriz:
• Hedef kitlelerin bilgi düzeyinde bir değişiklik yaratmak,
• Hedef kitlelerin tutumunda değişiklik yaratmak,
• Hedef kitlelerin davranışlarında değişiklik yaratmak.

Halkla ilişkiler dediğimiz disiplin bir takım ilkelere sahiptir. Bu ilkelerden biri ve belki en önemlisi “yineleme” ilkesidir. Yineleme, hedef kitleye verilmek istenen mesajın belirli aralıklarla tekrarlanarak, hatırda kalmasının sağlanması, daha doğrusu da algılanmasının sağlanmasıdır. Dolayısıyla hedef kitleye verdiğimiz mesaj, bu ilkenin doğru bir biçimde uygulanması halinde amacına ulaşacaktır. Mesajın doğru biçimde belirlenmesi, bunun da öncesinde hedef kitlenin doğru bir biçimde seçilmesi, halkla ilişkilerin bünyesinde var olan iletişim yöntem ve araçlarının doğru bir biçimde kullanılmasıyla mümkün olacaktır. Bu noktada halkla ilişkilerin önemi, doğruluk ve dürüstlük ilkesinde yatmaktadır.

İletişim stratejisi eylem programını destekler, bunun içinde de şu noktalar bulunur:
• Halkla ilişkiler eylemi dâhili ve harici hedef kitleleri bilgilendirmeli,
• Halkla ilişkiler eyleminin desteklenmesi ve kabul görmesi için hedef kitleler ikna edilmeli,
• Halkla ilişkiler eyleminin gerçekleşmesi için her türlü isteği eyleme dönüştürme hususunda bu hedef kitleleri eğitmek.

Halkla ilişkilerde başvurulan sözlü iletişim araçlarının temelinde konuşma ve karşılıklı görüşme yatar. Halkla ilişkiler uzmanı ya da konuşmacı iletişimin iki yönlü işlevini de bünyesinde barındıran bu aracı kullanıp mesajını aktarırken, dikkat etmesi gereken bazı noktalar vardır. Şöyle ki başkalarıyla konuşurken sabırlı, nazik ve güler yüzlü olmalı; karşısındaki kişinin eğitim ve statüsüne göre bir davranış geliştirmeli muhatapları üzerinde olumlu bir etki bırakmalı; konuşurken karmaşık anlatımlardan uzak, sade ve anlaşılır bir dil kullanmalı, özellikle de argodan kaçınmalıdır. Daha açığı da dil düzeyini karşısındakinin toplumsal statüsüne, eğitimine ve dili kullanış biçimine göre belirlemelidir.

Konferanslar, iletilerin hedef kitleye ya da çeşitli düşünce ve görüşlerin aktarılması amacıyla düzenlenir.

Paneller belirli bir konuda, konuyla ilgili kişilerin dinleyiciler önünde yaptığı tartışmalı toplantılardır. Çok yönlü iletişim sürecinde önemli bir yer tutan paneller, bir konudaki değişik görüş ve değer yargılarının ortaya çıkardığı anlaşılmazlıkları gidermek, sorunları çözümlemek ve konuyu açıklığa kavuşturmak için düzenlenir.