HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMALARI VE ÖRNEK OLAYLAR

Giriş paragrafını 14 satırdan daha uzun yazmayın.

Makale, belirli bir konuda açıklayıcı, bilgilendirici, inandırıcı nitelikler taşıyan; ele alınan konunun düzeyli biçimde ayrıntıları ile incelendiği; kanıtlar ya da belgeler ile desteklenen, bilimsel üslupla kaleme alınan düşünce yazılarıdır.

Blog (web-based log ya da weblog) internet üzerinden yapılan kişisel yayın ya da içerik yönetimi sistemidir.

Basın dosyasında bulunması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz
(Okay ve Okay, 2002, s. 104):
• Basın bülteni
• Toplantı veya geziye katılanların listesi
• Kurum hakkında önemli ve kısa bilgilerin yer aldığı broşür veya rapor
• Konu ile ilgili kurumun çıkardığı yayınlar
• Konuşmacıların konuşma metinleri ve bu kişiler hakkında özgeçmiş
• Kurum yayınları
• Kuruluş hakkında bilgi veren fotoğraflar
• Kuruluş veya etkinlik hakkında bilgi veren CD’ler
• Etkiliğe ait davetiye varsa bu davetiyeler
• Etkinliğe katılım için basın kartı
Bunların yanı sıra basın dosyasında basın mensubunun kullanacağı şekilde not defteri
veya boş kâğıtlar ve kalem gibi malzemeler de yer almalıdır.

Halkla ilişkiler uzmanları için basın odaları, e-posta gibi internet tabanlı iletişim araçları bazı önemli fırsatlar sunmaktadır:
• Web sayfaları medya çalışanlarının doğrudan ve hızlı biçimde bilgiye ulaşmasınısağlar.
• İnternet basınla iletişimi kolaylatıran bir unsurdur.
• Medya çalışanları bilgi edinirken veya bilgi aktarırken internetten yararlanır.
• Bilgilerin basın odası veya medya ilişkileri bölümünde yer alması medya çalışanlarının işini kolaylaştırır.

• İnternet sayesinde medya çalışanları oturdukları yerden, gerektiğinde istatistiki
verilere, fotoğraflara, bültenlere, grafiklere vb. ulaşabilir.
• Basınla, hedef kitleyle, paydaşlarla vb direkt iletişime geçerek mesajlarını doğrudan iletebilmektedirler.
• Sadece yazılı değil, görsel ve işitsel araçlarla da iletişime geçebilmektedirler (Theaker, 2006, s. 213; Steward, 2005, s. 217; Okay ve Okay, 2002, s.119).

Tüm ifadeler doğrudur.

Basın odası, kurumların iş dünyasına, basın mensuplarına, haber ajanslarına ve tüm internet kullanıcılarına basın bültenlerini duyurabildiği bir bölümdür.

İnsanlar bir kurumda neyin güncel olduğunu öğrenmek istediklerinde online medya odasına bakarlar.

1. Konu Hakkında Bilgi Sahibi Olmama: Alanlarına değer verilmesini isteyen halkla ilişkiler uzmanlarının konularında çok iyi bilgi sahibi olmaları gerekir. Başarılı
bir halkla ilişkiler uzmanı tanıttığı ürün hakkında yoğun bilgi birikimine sahip
olmalı ve ne konuştuğunu iyi bilmelidir.
2. Gazeteciliği Önemsememe: Bu durum gazetecilerle editörlern arasının açılmasına neden olabilir. Bazı halkla ilişkiler uzmanları gazetecilerin mesleğine saygı göstermemekte ve onlara işlerini öğretmeye çalışmaktadır. Yazdıkları hikâyeyi eleştirmek yerine, onlara sorular sormak veya onları anlamaya çalışmak daha iyidir.
3. Satış Yeteneğinin Olmaması: Grobowski mesleğini soranlara fikir satıcısı olduğunu söylüyor. Gazetecilere de ürün hakkındaki her şeyi verdiğini ve yazılmasını
istediği hikâye için onları ikna ettiğini belirtiyor.
4. Yazma Becerisinin Eksik Olması: Düşüncelerini kâğıda aktarabilenlerin organize
çalışan bir beyinleri vardır. Halkla ilişkiler uzmanlarının günümüzde yeni teknolojileri iyi kullanıyor olması, geleneksel araçlar için yazma becerisine tercih ediliyor
gibi olabilir. Ancak iyi yazma becerisi hala önemli ve artı bir değerdir.
5. Alışılmışın Dışındaki Yöntemlere Aşırı Güven Duyma: Burada aşırı abartılmış
medya kitlerinden sözediliyor. Medya ilişkileri çoğunlukla birebir görüşmelere dayanır. Bu tarz küçük renkli kitlerin şüphesiz önemi var, ama her şeyi biçime dayandırarak gerçekleştirmek doğru değil. Bunun derecesini iyi ayarlamak gerekli.
6. Eksik Planlama: Halkla ilişkiler bütçelerinin iyi hesaplanması gerekir. Bu yüzden
düzgün yazılmış ve esnek planların olması bu işleri kolaylaştırmaktadır.
7. Diğer Bölümlerle Eksik İletişim Kurma: Kurum içerisinde halkla ilişkiler birimlerinin faaliyetleri çok iyi bilinmediği için bazı yerlerde önemsenmez. Diğer birimlerdekileri de aktif olarak medya ilişkileri sürecine dahil edilerek yapılan işleri gösterebilirler

• Günlük yayınlar için her sabah saat 10:00’a kadar,
• Haftalık yayınlar için piyasaya çıktığı günden 5 gün öncesine kadar,
• Aylık yayınlar için her ayın 10. gününe kadar,
• Televizyonlar için yer alınmak istenen program ve kuşağın yayın saatiyle doğru
orantılı olarak birkaç saat ve gün önceden,
• Sosyal medya için bilginin elimize ulaştığı her an beklemeden gönderim yapılır.

Mesajınız nedir? Göndereceğiniz mesaja önem verin. İyi bir mesaj bilgi verir, eğlendirir ve teşvik eder. Ayrıca iyi bir mesajınız varsa ürününüzü, sermayenizi satabilir, görüntünüzü yansıtabilirsiniz.
Hedef kitleniz kimdir? Hedef kitlenizin kim olduğunu iyi belirleyin.
Ne tür bir iletişim yöntemi gerekli? Sosyal ağlara koyduğunuz bir video bile size geri
bildirimlerin olmasına olanak sağlar. O nedenle iletişimi siz başlatın.
Kaynaklarınız nedir? Hazırlayacağınız görüntülerde size yardımcı olacak, destek olacak kişiler var mı belirleyin.
Bütçeniz nedir? Videonuzu çekerken gerekli olacaklar için ne kadar kaynak ayırabileceğinizi belirleyin.
Yatırımınızın geri dönüşünü nasıl ölçeceksiniz? Videonuz için yaptığınız yatırımın
ne kadarını geri alabileceğinizin belirlenmesi teknolojinin ilerlemesiyle birlikte artık bu iş
son derece kolay olmaya başladı.
Nereden izlenmek istiyorsunuz? Takip edilmeyi istediğiniz yerin neresi olduğunu belirlemelisiniz. Sosyal medya siteleri mi kendi web siteniz mi?
Kaliteli web videoları yaratmak için daha başka ne yapabilirsiniz?

Ter piramittir

Halkla ilişkiler uzmanı da gazeteci de aynı yöntemleri kullanarak kitle iletişim araçlarında yayınlanmak üzere mesaj üretirler. Fakat her ikisinin de amaçları, hedef kitleleri ve iletişim kanalları açısından birbirlerinden farklıdır.

Amaçlar: Bir gazetecinin amacı, hedef kitlesini olabildiğince objektif ve tarafsız biçimde bilgilendirmektir. Halkla ilişkiler uzmanının yaptığı ise görev yaptığı kurumu savun- maktır. Şüphesiz yazar, hem hedef kitlesini bilgilendirmek hem de ikna ve motive etmek amacını taşır. Burada halkla ilişkiler uzmanı, işe kendine şu soruyu sorarak başlamalıdır. “Yazacağım metin kurumun amaçlarını gerçekleştirmesinde nasıl yardımcı olacaktır?”

Hedef Kitleler: Gazeteciler görev yaptıkları medyanın hitap ettiği kitleye yani tek bir hedef kitleye hitap ederler. Halkla ilişkiler uzmanı farklı farklı hedef kitlelere bazen aynı anda bazen de farklı zamanlarda hitap eder. Durum böyle olunca da hedef kitleyi çok iyi tanımalı, onların ihtiyaçlarını bilmeli ve onları en iyi nasıl etkileyebileceğini tahmin edebilmelidir.

İletişim Araçları: Gazeteci hazırladığı haberi hedef kitle ile paylaşabilmek için sadece görev yaptığı kuruluşun olanağından faydalanabilir. Hâlbuki iyi bir halkla ilişkiler uzmanı yaptığı işe uygun olarak o an hitap edeceği hedef kitlenin özelliğine göre farklı farklı araçları kullanarak mesajlarını iletir. Medya gündemi belirleme gibi bir özelliğe sahip. Onun için yeni bir konuya kamuoyunun dikkatini çekmek için önce basının dikkatini çekmeye çalışmakta yarar var. Bu yüzden haber değeri taşıyacak konuları ortaya çıkarmak gerekli.

Yayın Politikası; halkla ilişkiler uzmanı medyanın politikasını (olayları değerlendirme biçimini), ilgi alanını bilmek zorundadır.

Yayın Periyodu; halkla ilişkiler uzmanı doğru medyaya doğru zamanda ulaşabilmek için yayınlanma periyotlarını (günlük, haftalık, aylık vb) bilmelidir.

Dizgi-Baskı Tarihi; yazılan haberin en son ne zaman verileceğini, yayının sıklığını ve baskı tekniği ile ilgili bilgi edinmelidir.

Baskı Tekniği; fotogrovür, litograf, ofset vb. tekniklerini bilirse kendisine kolaylık sağlayabilir.

Yayın Alanı; doğru hedef kitleye mesajını ulaştırabilmek için gazete, dergi, radyo, televizyon vb. ulusal, uluslararası ya da yerel olup olmadığını araştırmalıdır.

Okuyucu Profili; doğru hedef kitle için seçtiği medyanın (gazete, TV programı, radyo, dergi) yaş, eğitim, sosyal statü, cinsiyet, meslek, hobiler vb açısından hangi tür okuyucuya veya izleyiciye hitap ettiğini bilirse mesajı amacına ulaşır.

Dağıtım Yöntemleri; yayınların bayilerde mi satıldığını yoksa abonelere bir bedel karşılığında mı, bedelsiz mi dağıtıldığını bilmelidir.

Bütün bu medya biçimleri arasında kalıcılığı nedeniyle yazılı basında olmak pek çok kişinin isteğidir. Radyo insanlara arabada giderken bile ulaşabilmesi nedeniyle çok önemli bir araçtır, fakat televizyon gibi radyoda da belirli bir anda yer alır, daha sonra kaybolursunuz. Ayrıca insanlar televizyon ya da radyoda sizin çıktığınız yayını görmedilerse yapılanlardan pek emin olamazlar. Ama yazılı basında sizden bahsedilen makalenin bir kopyasını göstermeniz tüm kuşkuları ortadan kaldırır. Televizyon ve radyonun satışlarda ve saygınlık kazanmadaki etkileri onları asla vazgeçilmez bir noktada tutmaktadır. Ancak etkilerinin izleyiciye ve zamanlamaya bağlı olduğu unutulmaması gereken bir gerçektir.

Reklam ve halkla ilişkiler çalışmaları özel bir amaca sahip olmalıdır. Bu amaç hedef kitle, mesaj ve bütçe medya seçimini belirlemelidir. Bu seçim kontrol edilen ve kontrol edilmeyen medya arasındadır. Kontrol edilen medyaya reklamların yanısıra bilboardları örnek olarak göstermek mümkündür. Bilboardların içeriği ve görünümü üzerinde halkla ilişkiler uzmanı/yazarı tam bir kontrole sahiptir. Nerede yer alabileceğine karar verebilir, çünkü belli bir yer satın alınır. Diğer yandan televizyon kontrol edilemeyen bir araçtır. Mesajın içeriği kontrol edilse de, hangi spottan önce ya da sonra yer alacağını kontrol edemezsiniz.

Müşterinin hizmet ve ürünleri hakkında danışman şirkete ulaşan bilgiler arasından, haber değeri taşıdığına inanılan konular seçilerek ve bu konularda daha ayrıntılı bilgi edinilerek hazırlanır. Müşterinin her faaliyeti ve ürününde yaptığı her yenilik haber değeri taşımaz. Varolan hizmet ve ürüne eklenen, niteliğinde fark yaratmayan küçük değişiklikler, üzerinden zaman geçtiği için unutulduğu düşünülen konular, gazeteci için haber değeri taşımaz. Bu nedenle bir gazeteci gibi haberin okuyucuyu neden ilgilendireceği, hangi alanda işine yarayacağı düşünülmeli, bülten yazmaya öyle karar verilmelidir. Hizmet ve ürünle ilgili tüm yararlı bilgiler metne eklenerek, önce gazetecinin, onun aracılığıyla da okuyucunun konuyla ilgili bilgi sahibi olması sağlanmalıdır.

Çoğunlukla basın bülteni ile basın makalesi kavramları birbiriyle karıştırılır. Basın bültenleri, basın makalelerine benzemelerine karşın birçok farklılık taşırlar.

1. Basın bültenleri, basın makalelerine oranla daha kısadır ve daha az yer kaplar.

2. Basın bültenleri birkaç medyaya gönderilebilmesinin yanı sıra çoğunlukla geneldir. Basın makaleleri ise daha önceden belirlenmiş bir kitle iletişim aracı için hazırlanmıştır.

3. Basın bültenleri medya editörleri tarafından yeniden yazılabilir. Ancak basın makaleleri editörler tarafından yeniden yazılmaz.

4. Basın bültenlerini yazan kişi belirli olmasına rağmen medyada bu kişinin ismi yayınlanmaz. Basın makalelerinin yazarları bellidir ve bu isim adı altında yayınlanır. Kimi zaman ise gölge yazarların adı ile yayınlanır.

5. Basın bültenlerinde girişte 5N1K kuralı ile olayın özeti verilir. Basın makalelerinde ise girişte olayın özetinin verilmesi gerekmez. Girişin dikkat çekmesi yeterlidir.

6. Basın bültenleri, verilere dayanarak yorumsuz bir şekilde yazılır. Makaleler ise bu açıdan daha esnektir. Mizahi tarz taşıyabileceği gibi kişisel görüş ve yorumlara da yer verilir.

7. Basın bültenlerinin yaşam süresi daha kısadır. Basın makalelerinin yaşam süresi ise daha uzun ömürlüdür

• Günlük yayınlar için her sabah saat 10:00’a kadar,
• Ha alık yayınlar için piyasaya çıktığı günden 5 gün öncesine kadar,
• Aylık yayınlar için her ayın 10. gününe kadar,
• Televizyonlar için yer alınmak istenen program ve kuşağın yayın saatiyle doğru orantılı olarak birkaç saat ve gün önceden,
• Sosyal medya için bilginin elimize ulaştığı her an beklemeden gönderim yapılır.

Basın dosyaları ve basın kitleri, basın toplantılarına veya basın gezilerine katılan basın mensuplarını katıldıkları faaliyet hakkında bilgilendirmeyi amaçlayan ve çeşitli malzemeleri içeren dosyalarıdır. Basın dosyasında bulunması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz:

• Basın bülteni
• Toplantı veya geziye katılanların listesi
• Kurum hakkında önemli ve kısa bilgilerin yer aldığı broşür veya rapor
• Konu ile ilgili kurumun çıkardığı yayınlar
• Konuşmacıların konuşma metinleri ve bu kişiler hakkında özgeçmiş
• Kurum yayınları
• Kuruluş hakkında bilgi veren fotoğraflar
• Kuruluş veya etkinlik hakkında bilgi veren CD’ler
• Etkiliğe ait davetiye varsa bu davetiyeler
• Etkinliğe katılım için basın kartı

Bunların yanı sıra basın dosyasında basın mensubunun kullanacağı şekilde not defteri veya boş kâğıtlar ve kalem gibi malzemeler de yer almalıdır.