HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMALARI VE ÖRNEK OLAYLAR

Halkla ilişkiler uzmanları için basın odaları, e-posta gibi internet tabanlı iletişim araçları bazı önemli fırsatlar sunmaktadır:
• Web sayfaları medya çalışanlarının doğrudan ve hızlı biçimde bilgiye ulaşmasınısağlar.
• İnternet basınla iletişimi kolaylatıran bir unsurdur.
• Medya çalışanları bilgi edinirken veya bilgi aktarırken internetten yararlanır.
• Bilgilerin basın odası veya medya ilişkileri bölümünde yer alması medya çalışanlarının işini kolaylaştırır.

• İnternet sayesinde medya çalışanları oturdukları yerden, gerektiğinde istatistiki
verilere, fotoğraflara, bültenlere, grafiklere vb. ulaşabilir.
• Basınla, hedef kitleyle, paydaşlarla vb direkt iletişime geçerek mesajlarını doğrudan iletebilmektedirler.
• Sadece yazılı değil, görsel ve işitsel araçlarla da iletişime geçebilmektedirler (Theaker, 2006, s. 213; Steward, 2005, s. 217; Okay ve Okay, 2002, s.119).

Tüm ifadeler doğrudur.

Basın odası, kurumların iş dünyasına, basın mensuplarına, haber ajanslarına ve tüm internet kullanıcılarına basın bültenlerini duyurabildiği bir bölümdür.

İnsanlar bir kurumda neyin güncel olduğunu öğrenmek istediklerinde online medya odasına bakarlar.

Mesajınız nedir? Göndereceğiniz mesaja önem verin. İyi bir mesaj bilgi verir, eğlendirir ve teşvik eder. Ayrıca iyi bir mesajınız varsa ürününüzü, sermayenizi satabilir, görüntünüzü yansıtabilirsiniz.
Hedef kitleniz kimdir? Hedef kitlenizin kim olduğunu iyi belirleyin.
Ne tür bir iletişim yöntemi gerekli? Sosyal ağlara koyduğunuz bir video bile size geri
bildirimlerin olmasına olanak sağlar. O nedenle iletişimi siz başlatın.
Kaynaklarınız nedir? Hazırlayacağınız görüntülerde size yardımcı olacak, destek olacak kişiler var mı belirleyin.
Bütçeniz nedir? Videonuzu çekerken gerekli olacaklar için ne kadar kaynak ayırabileceğinizi belirleyin.
Yatırımınızın geri dönüşünü nasıl ölçeceksiniz? Videonuz için yaptığınız yatırımın
ne kadarını geri alabileceğinizin belirlenmesi teknolojinin ilerlemesiyle birlikte artık bu iş
son derece kolay olmaya başladı.
Nereden izlenmek istiyorsunuz? Takip edilmeyi istediğiniz yerin neresi olduğunu belirlemelisiniz. Sosyal medya siteleri mi kendi web siteniz mi?
Kaliteli web videoları yaratmak için daha başka ne yapabilirsiniz?

Halkla ilişkiler uzmanı da gazeteci de aynı yöntemleri kullanarak kitle iletişim araçlarında yayınlanmak üzere mesaj üretirler. Fakat her ikisinin de amaçları, hedef kitleleri ve iletişim kanalları açısından birbirlerinden farklıdır.

Amaçlar: Bir gazetecinin amacı, hedef kitlesini olabildiğince objektif ve tarafsız biçimde bilgilendirmektir. Halkla ilişkiler uzmanının yaptığı ise görev yaptığı kurumu savun- maktır. Şüphesiz yazar, hem hedef kitlesini bilgilendirmek hem de ikna ve motive etmek amacını taşır. Burada halkla ilişkiler uzmanı, işe kendine şu soruyu sorarak başlamalıdır. “Yazacağım metin kurumun amaçlarını gerçekleştirmesinde nasıl yardımcı olacaktır?”

Hedef Kitleler: Gazeteciler görev yaptıkları medyanın hitap ettiği kitleye yani tek bir hedef kitleye hitap ederler. Halkla ilişkiler uzmanı farklı farklı hedef kitlelere bazen aynı anda bazen de farklı zamanlarda hitap eder. Durum böyle olunca da hedef kitleyi çok iyi tanımalı, onların ihtiyaçlarını bilmeli ve onları en iyi nasıl etkileyebileceğini tahmin edebilmelidir.

İletişim Araçları: Gazeteci hazırladığı haberi hedef kitle ile paylaşabilmek için sadece görev yaptığı kuruluşun olanağından faydalanabilir. Hâlbuki iyi bir halkla ilişkiler uzmanı yaptığı işe uygun olarak o an hitap edeceği hedef kitlenin özelliğine göre farklı farklı araçları kullanarak mesajlarını iletir. Medya gündemi belirleme gibi bir özelliğe sahip. Onun için yeni bir konuya kamuoyunun dikkatini çekmek için önce basının dikkatini çekmeye çalışmakta yarar var. Bu yüzden haber değeri taşıyacak konuları ortaya çıkarmak gerekli.

Bütün bu medya biçimleri arasında kalıcılığı nedeniyle yazılı basında olmak pek çok kişinin isteğidir. Radyo insanlara arabada giderken bile ulaşabilmesi nedeniyle çok önemli bir araçtır, fakat televizyon gibi radyoda da belirli bir anda yer alır, daha sonra kaybolursunuz. Ayrıca insanlar televizyon ya da radyoda sizin çıktığınız yayını görmedilerse yapılanlardan pek emin olamazlar. Ama yazılı basında sizden bahsedilen makalenin bir kopyasını göstermeniz tüm kuşkuları ortadan kaldırır. Televizyon ve radyonun satışlarda ve saygınlık kazanmadaki etkileri onları asla vazgeçilmez bir noktada tutmaktadır. Ancak etkilerinin izleyiciye ve zamanlamaya bağlı olduğu unutulmaması gereken bir gerçektir.

Çoğunlukla basın bülteni ile basın makalesi kavramları birbiriyle karıştırılır. Basın bültenleri, basın makalelerine benzemelerine karşın birçok farklılık taşırlar.

1. Basın bültenleri, basın makalelerine oranla daha kısadır ve daha az yer kaplar.

2. Basın bültenleri birkaç medyaya gönderilebilmesinin yanı sıra çoğunlukla geneldir. Basın makaleleri ise daha önceden belirlenmiş bir kitle iletişim aracı için hazırlanmıştır.

3. Basın bültenleri medya editörleri tarafından yeniden yazılabilir. Ancak basın makaleleri editörler tarafından yeniden yazılmaz.

4. Basın bültenlerini yazan kişi belirli olmasına rağmen medyada bu kişinin ismi yayınlanmaz. Basın makalelerinin yazarları bellidir ve bu isim adı altında yayınlanır. Kimi zaman ise gölge yazarların adı ile yayınlanır.

5. Basın bültenlerinde girişte 5N1K kuralı ile olayın özeti verilir. Basın makalelerinde ise girişte olayın özetinin verilmesi gerekmez. Girişin dikkat çekmesi yeterlidir.

6. Basın bültenleri, verilere dayanarak yorumsuz bir şekilde yazılır. Makaleler ise bu açıdan daha esnektir. Mizahi tarz taşıyabileceği gibi kişisel görüş ve yorumlara da yer verilir.

7. Basın bültenlerinin yaşam süresi daha kısadır. Basın makalelerinin yaşam süresi ise daha uzun ömürlüdür

• Günlük yayınlar için her sabah saat 10:00’a kadar,
• Ha alık yayınlar için piyasaya çıktığı günden 5 gün öncesine kadar,
• Aylık yayınlar için her ayın 10. gününe kadar,
• Televizyonlar için yer alınmak istenen program ve kuşağın yayın saatiyle doğru orantılı olarak birkaç saat ve gün önceden,
• Sosyal medya için bilginin elimize ulaştığı her an beklemeden gönderim yapılır.

Basın dosyaları ve basın kitleri, basın toplantılarına veya basın gezilerine katılan basın mensuplarını katıldıkları faaliyet hakkında bilgilendirmeyi amaçlayan ve çeşitli malzemeleri içeren dosyalarıdır. Basın dosyasında bulunması gerekenleri şöyle özetleyebiliriz:

• Basın bülteni
• Toplantı veya geziye katılanların listesi
• Kurum hakkında önemli ve kısa bilgilerin yer aldığı broşür veya rapor
• Konu ile ilgili kurumun çıkardığı yayınlar
• Konuşmacıların konuşma metinleri ve bu kişiler hakkında özgeçmiş
• Kurum yayınları
• Kuruluş hakkında bilgi veren fotoğraflar
• Kuruluş veya etkinlik hakkında bilgi veren CD’ler
• Etkiliğe ait davetiye varsa bu davetiyeler
• Etkinliğe katılım için basın kartı

Bunların yanı sıra basın dosyasında basın mensubunun kullanacağı şekilde not defteri veya boş kâğıtlar ve kalem gibi malzemeler de yer almalıdır.

Kriz Döneminde Medya ile İlişkide Temel Kurallar:

İşin başından itibaren medya ile ilişkide uygulanacak stratejiye karar vermeli ve taktikleri değiştirmeye hazır olmalı.

Kurumun çıkarları ile uyuştuğu sürece medya ile mümkün olduğu kadar tam bir işbirliğine gitmeli.

Medyayı yönetirken mümkün olduğu ölçüde eşit davranmalı.

İnisiyatifi mümkün olduğu kadar hızlı ele geçirmeli.

Medyaya söylenenler veya verilenler üzerinde katı bir denetim sürdürmeli.

Yerine getirilemeyecek hiçbir söz verilmemeli.

Sağlam bilgilere sıkı sıkıya sarılarak, kararsız görünmekten, gereksiz ve fazla konuşmaktan kaçınılmalı.

Sadece kriz ortamında bulunulması nedeniyle medya ile iyi ilişkiler kurma kura- lı askıya alınmamalı.

Bilgiyi hızla yaymalı.

Paniğe kapılarak telaş yaşanmamalı.

Medya ilişkilerinde başarılı olabilmek için yapmamanız gerekenleri şöyle sıralayabiliriz:

Ne kadar

Ticari bir dil kullanmak

I,II ve III

Günlük yayınlar için her sabah saat 10:00’a kadar

Diğer bölümlerle iletişim kurma

I, II ve III

Ürün raporu

Satış yeteneğine sahip olmak