HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMALARI VE ÖRNEK OLAYLAR

Gilgeous´a, yönetim programlarının ve kurum içi iletişimin etkisini belirleyen iki faktörden söz eder: İçsel ve dışsal faktörler.

Dışsal Faktörler: Yeni teknoloji, pazardaki değişimler, tüketicilerin beklentilerindeki değişimler, kalite ve standartlar, rakiplerin faaliyetleri, ekonomik değişimler, hükümet politikaları ve yasalarından oluşurken,

İçsel Faktörler: Yönetim felsefesi, kurum yapısı, kurum kültürü, içsel güç ve kontrol sistemi ile ilgilidirler.

Gilgeous´a, yönetim programlarının ve kurum içi iletişimin etkisini belirleyen iki faktörden söz eder: İçsel ve dışsal faktörler.

Dışsal Faktörler: Yeni teknoloji, pazardaki değişimler, tüketicilerin beklentilerindeki değişimler, kalite ve standartlar, rakiplerin faaliyetleri, ekonomik değişimler, hükümet politikaları ve yasalarından oluşurken,

İçsel Faktörler: Yönetim felsefesi, kurum yapısı, kurum kültürü, içsel güç ve kontrol sistemi ile ilgilidirler.

Kısacası A seçeneği doğru cevaptır. Yönetim felsefesi, kurum yapısı ve kurum kültürü içsel faktörleri, diğer seçenekler ise dışsal faktörleri ifade etmektedir.

 

Kurum içi iletişimin resmi bir şekli olan kurum içi halkla ilişkiler, aynen kurum dışı halkla ilişkilerde olduğu gibi kurumun yani yönetimin yaptıklarını kurum içi hedef kitleye karşı temsil eder. Öte yandan kurum içi hedef kitle olan çalışanların isteklerini de yönetime iletir. Bu doğrultuda yazılı, sözlü ve görsel araçlardan faydalanır. Afişler ve sergiler görsel araçları, yıllık raporlar ve çalışma raporları yazılı araçları ifade eder. A seçeneğindeki işletme toplantıları sözlü araçları ifade ettiği için doğru cevaptır.

Kurum içi iletişimin resmi bir şekli olan kurum içi halkla ilişkiler, aynen kurum dışı halkla ilişkilerde olduğu gibi kurumun yani yönetimin yaptıklarını kurum içi hedef kitleye karşı temsil eder. Öte yandan kurum içi hedef kitle olan çalışanların isteklerini de yönetime iletir. Bu doğrultuda yazılı, sözlü ve görsel araçlardan faydalanır. Yıllık raporlar ve broşürler yazılı araçları, seminerler ve yöneticinin yaptığı konuşmalar sözlü araçları ifade eder. A seçeneğindeki filmler ise görsel araçları ifade ettiği için doğru cevaptır.

Kurum kültürü bireyin kurum içindeki iletişimini davranışını etkilemesi açısından oldukça önemlidir. Kurum kültürü, kurumun içinde yer aldığı toplumun kültürel ortamından ve kurumun kendisinin ürettiği kültürel değerlerden beslenir

Kurum kültürü, kurum içinde bireylerin nasıl davranması, birbirlerini nasıl etkilemeleri gerektiğini biçimlendiren, işlerin nasıl yapıldığını gösteren, ortak paylaşılan inançlar, tutumlar, tahminler ve beklentiler modelidir. Diğer bir deyişle kurum kültürü, kurum üyelerince paylaşılan ve kurumu diğer kurumlardan ayıran anlam ve özelliklerin sistemli bir bütünüdür.

Kurum kültürü, kurum üyelerince paylaşılan ve kurumu diğer kurumlardan ayıran anlam ve özelliklerin sistemli bir bütünüdür. Bu tanımda söz edilen paylaşılan anlam ve özellikler ise kurumun temel değerleridir. Buna göre kurum kültürünü oluşturan bazı temel karakteristikler vardır. Bunları on basamakta özetlemek mümkündür: Bireysel katılım veya teşebbüs, Risk toleransı, Yön, Birleşme, Yönetim desteği, Kontrol, Benlik, Ödül sistemi, Çalışma Toleransı, İletişim kalıplarıdır. Dolayısıyla romen rakamı ile verilen ifadelerin tümü temel özellikleri ifade ettiği için doğru cevap A seçeneğidir.

Seremoniler kurum üyelerinin organizasyonlarına ait mitleri sembolleri ve kahramanlıkları kutladıkları özel olaylardır. İşte bunun için seremoniler, önemli kültürel normların ve değerlerin anıldığı ve sağlamlaştırıldığı olaylara örnektir. Örneğin; yaptığı başarılı satışlardan ötürü yıllık seremonilerle ödüllendirilen çalışanlar, kurum normlarına ve değerlerine daha sıkı bağlanacaklardır.

Tek yönlü iletişim, mesajın kaynaktan alıcıya, alıcının herhangi bir geri bildirimi olmadan gerçekleştirilen iletişim biçimidir. Tek yönlü iletişim çoğunlukla kaynağın tek, hedefin ise birden fazla olduğu durumları ifade eder. Bu iletişimde amaç, mesajı hedefe ulaştırmak olduğu için kaynak mesajı gönderdiğinden, hedeften geribildirimde bulunması beklenmemektedir

İnranet, kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran yeni araçlardan birisidir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ (kurum içi internet gibi düşünülebilir) sayesinde kurumlar çalışanlarıyla iletişim kurabilmektedirler. Ancak, intranetin yerel bir ağ sitesi olması çalışanların yeterli biçimde bilgi için oraya başvuracağı anlamına gelmez. İntranet sistemi etkili içeriğin yanı sıra görsel açıdan çalışanları cezp edebilmelidir. Aksi taktirde az kullanılacak olan bu sistemin yok sayılması olasıdır. Bunu önlemek için yerel ağ tasarımcıları birçok önemli faktörü dikkate almak zorundadırlar:

Çalışanlar kurumların en önemli gruplarından birisidir. Çünkü çalışanlar kurumun performansı ile ilgili değerlendirmelerini diğer hedef kitlelerle paylaşacaklardır. Bu paylaşımın sonucunda da kurumun performansı etkilenecektir. Kurum içi araçları ve etkinlikleri uygulayan pek çok kurum var.

Kurum içi eğitimler, çalışanlara yönelik etkinlikler hemen hemen her kurumda var. Bu etkinlikler hem kuruma bağlılığı sağlıyor hem de çalışanlar arasındaki ilişkiyi geliştirip takım çalışmasını kuvvetlendiriyor. Biz duygusunu destekleyip, aidiyet duygusunun oluşturulması, duygusal bütünleşmenin desteklenmesi ve iş performansının artması çalışanlar üzerindeki pozitif etkileri ifade etmektedir.  Dans kursu, yemek kursu, yelken takımı, çalışanlardan oluşan müzik grubu, tiyatro kulübü en çok duyduğumuz aktiviteler. Bu etkinliklerin yanı sıra ilginç eğitimler, aktiviteler gerçekleştiren kurumlar da vardır. İşte bu nedenlerle kurumlar çalışanlarına gereken önemi vermek ve bunlar gibi kurum içi iletişim çalışmalarına, etkinliklere yer vermek durumundadırlar.

İçsel Faktörler: Yönetim felsefesi, kurum yapısı, kurum kültürü, içsel güç ve kontrol sistemi ile ilgilidirler.

Çalışma Toleransı (Conflict Tolerans): Çalışanların kendilerine yöneltilen eleştirilere karşı kendilerini savunmalarına gösterilen desteğin derecesidir.

İletişim Kalıpları (Communication Patterns): Bireylerin üst ve astlarla kurmuş oldukları iletişim düzeni ve sınırlılıkları.

• Davranış için güvenlik oluşturulması
• Birbirine ait olma duygusunun ve genel bütünleşmenin geliştirilmesi
• “Biz” duygusunun desteklenmesi
• Temel değerlerin güçlendirilmesi ve onaylanması
• Bir aidiyet duygusunun
• Kurum içerisinde kişiler arasındaki mesafenin en aza indirilmesi
• Çalışanların daha hızlı entegrasyonu
• Ortaklık oluşturulması
• Duygusal bütünleşmenin desteklenmesi
• Gelişim sürecinin açıklanması için bir mekanizma olması
• Kültür ile ilgilenmek ve onu değiştirmek için hareket noktaları olması

Seremoniler: Seremoniler kurum üyelerinin organizasyonlarına ait mitleri sembolleri ve kahramanlıkları kutladıkları özel olaylardır ve önemli kültürel normların ve değerlerin anıldığı ve sağlamlaştırıldığı olaylara da örnektir.

Birçok kurumda, çalışanların kullandığı dil kurum kültürünün de aynasıdır. Kurumda kullanılan yazılı ve sözlü dil, bu dil içinde yeralan argo ifadeler, deyimler, şakalar, mecazlar, benzetmeler, sloganlar, selamlaşmalar sözel semboller arasındadır.

Semboller ve Dil: Semboller, kurum üyelerinin karmaşık fikirleri ve duygusal mesajları birbirine ak tarmasını sağlayan ve özel anlam taşıyan objeler, hareketler ve olaylardır. Kurumların logoları, bayrakları, ticari ünvanları kolayca hatırlanıp akılda kalabilecek sembollerdir. Öte yandan semboller görüldükleri anda algılanandan fazlasını ifade etmektedirler. Dil, kurum kültürünü yansıtan kelime ve semboller topluluğudur. Dil, her şeyden önce bir iletişim ve anlaşma aracı ve kültürün temel öğesidir.

Kurum içindeki hedef kitle şu faktörlere göre belirlenir :

* Demografik özellikler: Yaş, cinsiyet, gelir, eğitim/beceri düzeyi
* Psikografik özellikler: Kişilik, tutum, değerler, davranışlar

*Kadro grupları: Üst düzey yönetim (yönetim kurulu), kıdemli/orta düzey yöneticiler, şefler ve kıdemsiz yöneticiler, uzman profesyonel çalışanlar, daha uzakta çalışanlar ve emekliler

* Kurum ile anlaşma: Tam zamanlı, yarı zamanlı veya geçici olarak çalışanlar
* Coğrafi konum: Merkez ofis, bölge ofisi veya üretim merkezi/fabrika

Kurum içi halkla ilişkilerin amaçları:
• Çalışanlar ve yöneticiler arasında iki yönlü iletişimi gerçekleştirmek,
• Çalışanlara önemli olayları ve kararları olabildiğince hızlı bir şekilde ulaştırmak,
• Çalışanları kurumun amaçları ve politikaları doğrultusunda bilgilendirmek,
• Çalışanlara ortaya çıkan tüm sorunlar ve etkinliklerle ilgili olarak bilgi vermek,
• Çalışanlara duygusal veya olumsuz konular hakkında bilgi vermek,
• Yenilik ve yaratıcılığın özendirildiği bir ortam yaratmaktır.

• Kurum hakkında genel bilgi
• İşlerini yapmaya yardımcı olmak üzere özel bilgi
• Rolleri hakkında açıklık
• Net bir kurum vizyonu
• İşyeri pratiklerine yönelik bilgi
• Süreçlere dahil olmaları ve fikirlerinin sorulması için fırsat verilmesi
• Performansları ile ilgili geribildirim
• Eğitim ve gelişme şansı
• İletişim kanallarına ulaşım ; kurumların çalışanlarıyla iletişimlerinde, geliştirecekleri stratejiler bakımından  dikkat etmek zorunda oldukları unsurlardır.