HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMALARI VE ÖRNEK OLAYLAR - Deneme Sınavı - 7

İletişim Kalıpları (Communication Patterns): Bireylerin üst ve astlarla kurmuş oldukları iletişim düzeni ve sınırlılıkları.

Kurum çalışanları, kurumu ve o kurumda geçerli olan değerleri, normları genellikle kurumsal semboller aracılığıyla tanır, öğrenir ve pekiştirirler.

Halkla ilişkiler çalışmaları kurumun içine ve dışına yönelik olmak üzere iki kategoride gerçekleşir.

Halkla ilişkiler giderek bilgiden çok ilişki yönetimi biçimde tanımlanmaktadır.

İçsel faktörler, yönetim felsefesi, kurum yapısı, kurum kültürü, içsel güç ve kontrol sistemi ile ilgilidirler. Doğru cevap B'dir.

Kurum içi iletişimini etkileyen dışsal faktörler:; yeni teknoloji, pazardaki değişimler, tüketicilerin beklentilerindeki değişim ler, kalite ve standartlar, rakiplerin faaliyetleri, ekonomik değişimler, hükümet politikaları ve yasalarından oluşur. Yönetim felsefesi ise içsel faktörlerden bir tanesidir. Doğru cevap D'dir.

İşletme toplantıları, komisyonlar ve çalışma grupları, kurum içi halkla ilişkilerin sözlü araçları arasında yer alır. Doğru cevap C'dir.

Yıllık raporlar, çalışma raporları ve kurum broşürü kurum içi halkla ilişkilerin yazılı araçları arasında yer almaktadır. Doğru cevap B'dir.

Bireysel katılım, risk toleransı, yönetim desteği ve çalışma toleransı kurum kültürünü oluşturan temel karekteristikler arasında yer alır; kurum güvenliği bunlardan biri değildir. Doğru cevap E'dir.

Seremoniler, kurum üyelerinin organizasyonlarına ait mitleri sembolleri ve kahraman lıkları kutladıkları özel olaylardır. Doğru cevap A'dır.

Bazı yöneticiler ise çalışanlarıyla “bağlantı kurmak” için çaba sarfetmektedirler. Bu yöneticiler şu beş temel ilkeyi uygulamalıdır:

Güven bu temel ilkelerden bir tanesi değildir. Doğru cevap D'dir.

Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran yeni araçlardan birisi de intranettir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ sayesinde kurumlar çalışanlarıyla iletişim kurabilmektedirler. Doğru cevap A'dır.

Zaman zaman işin gerekleri veya çalışanların ihtiyacı doğrultusunda çeşitli seminerler, konferanslar gerçekleştirmek kurum içi eğitsel faaliyetlere örnek olarak gösterilebilir. Doğru cevap D'dir.

Rekabet üstünlüğü elde ederek geleceklerini garanti altına almak isteyen kurumların başarısı dinamik bir yapıya sahip olmalarına bağlıdır. Küresel rekabet ortamında, gerek kurum kontrolünün dışında gerekse kurum yönetiminin uyguladığı stratejilerin başarısızlığından dolayı kriz olarak nitelendirilebilecek olaylar, kurum yaşamının önemli bir parçası haline gelerek, kurumun sahip olduğu itibarını ve rekabet güçlerini olumsuz etkilemektedir. Bu nedenle kurumlar artık eskisinden çok daha fazla iletişim desteğine ve stratejilerine ihtiyaç duymaktadır.

Beklenmeyen ve önceden sezilemeyen, acele cevap verilmesi gereken, kurumların önleme ve uyum mekanizmalarını etkisiz hale getirerek mevcut değerlerini, amaçlarını ve işleyiş düzenini tehdit eden gerilim durumudur.

Her olay kriz anlamına gelmez. Krizin kendine özgü nitelikleri vardır. Kurumun hayatını tehlikeye sokmayan ve denge durumunu bozmayan her çatışma ve sıkıntıya kriz adını vermek doğru olmaz. Krizi rutin ortamdan ayıran özellikler şunlardır:

I. Kriz ciddi bir hastalık gibidir ve ciddi müdahale   gerektirir.        

II. Krizler kritik ve  tehdit  edicidir. 

III. Her stresli ortam kriz  değildir.

IV. Krizin kesin      çözüm   formülü yoktur. Bazı krizler tekrar ortaya çıkabilir.

V. Bazı durumlarda fırsatları değerlendirmek amacıyla kriz bilinçli olarak   geliştirilebilir.

VI. Kriz mutlak bir felaket  değildir. Tam tersine fırsatlara  dönüşebilir .

Krizler, aniden beklenmedik bir anda ortaya çıkıp, kurumlara zarar verebileceği gibi gelişlerini çeşitli yollarla, sinyallerle gösterebilmektedir. Bu doğrultuda krizleri zaman boyutu temelinde sınıflandırmak mümkündür. Bunlar; ani krizler ve içten içe devam eden krizlerdir. Ani krizler çoğu zaman kurumlar tarafından öngörülemeyen, kontrol edilemeyen ve kurumun kontrolü dışında meydana gelen olaylar nedeniyle yaşanmaktadır. İçten içe devam eden krizler ise genellikle kurumların içinde ufak sorunlardan meydana gelen, yönetim kadrosu tarafından gözden kaçırılan ancak, zamanla büyüyerek kurumu etkileyecek nitelikte krizlerdir.

Önleyici (proaktif) kriz yönetimleri kriz belirtileri daha ortaya çıkmadan çalışmalarına başlar. Krizin açıkça ortaya çıkmadığı, olası kriz risklerine yönelik iç ve dış çevreye bağlı olarak ortaya çıkacak krizlere yönelik önceden çalışmalarını gerçekleştirir. Kriz dönemlerinde tepki vermeye yönelik (reaktif) bir tutumla sorunlar ortaya çıktıkça bastırmaya çalışmak yerine, önleyici (proaktif) davranarak, sorunların kaynağını ortaya çıkarmak ve bunların yeni bir kaynağı olmasını önlemek daha akıllıca bir yoldur.

Kriz öncesi dönem kriz belirtilerinin ortaya çıkmaya başladığı krizin “potansiyel veya gizli kriz” olarak adlandırıldığı dönemdir.

Körlük Dönemi: Krizin tanınması gereken dönemdir. Kriz ile ilgili ilk sinyaller bu dönemde başlar ancak örgüt yöneticileri iç ve dış çevreden gelen bu sinyalleri algılasalar bile doğru teşhis etme ve tanımlamada yetersiz kalırlar.

Eyleme Geçmeme: Körlük aşamasındaki sorunlar devam eder ve giderek ağırlaşmaya başlar. Kriz ile ilgili iç ve dış belirtiler iyice ortaya çıkar ancak kurum yöneticileri halen bu duruma bir tepki vermezler. Değişim yönünde bir hareketlilik yoktur. Değişim yönünde bir adım atılmazsa ya da yanlış bir adım atılırsa kriz ortaya çıkmaya başlar.

Yanlış Eylem: Performans düşüklüğü ve sorunlar devam edince bilindik sıradan yöntemlerle çözüme ulaşmak istenir. Değişime uygun eylemler uygulanmaz huzursuzluklar ve gerilimler artar. Yanlış karar ve faaliyetler krizi kontrol edilemeyen bir krize dönüştürür ve krizi önleme mekanizmaları harekete geçirilemez, kurum hızla krize doğru sürüklenir.   Her sistem gibi               kurumlarda çevrelerinden etkilenir ve yaşam döngülerini bu çevredeki değişimin hızı belirler. Yanlış eylem aşamasında krize neden olabilecek söz konusu sorunları çözebilmek için bilinen, alışılagelmiş hatta yanlış çözümler uygulanmaya çalışılmaktadır. Krizi önlemeye yönelik herhangi etkin ve doğru bir eyleme geçilemediği için de kurum krize doğru sürüklenmektedir.         

Kısacası I. Madde Körlük dönemini, II ve III. Madde eyleme geçememe, IV. Maddede ise yanlış eylemi ifade etmektedir. Bu nedenle doğru cevap A (II ve III) seçeneğidir.

Kurumların kriz durumlarında başvurdukları savunma mekanizmaları ve söylemlerini şöyle açıklamak mümkündür.  

İnkar Etme: “Biz asla kriz yaşamayız. Krize daima başkaları kapılır” ya da “bizim sağlam bir kurum sal yapımız var.”

İtiraf Edememe: “Krizler yaşanır, fakat bu krizlerin bizim kurumumuz üzerindeki etkisi fazla olmayacaktır. Bizi çok fazla etkilemez.”

İdealleştirme: “İyi kurumlar krize yakalanmazlar”.

Gösteriş Yapma, Böbürlenme: “Biz o kadar büyük bir kurumuz ki, krizlerden korunuruz.”

Sıyrılma “Eğer bir kriz olursa, bu başarısızlık, bize ayak uyduramayan birinin yüzünden olur.”

Ussallaştırma: “Bir kriz ciddiye alınmadan önce, krizin olabilirliği ve sonuçları tam olarak değerlendirilmelidir.”

Bölümlere Ayırma: “Krizler, kurumun bütününü etkilemezler. Bölümler, birbirlerinden bağımsızdır.”

Kısacası doğru cevap A seçeneğidir.

Kriz sonrası dönem, krizin artık şiddetini yitirdiği ancak doğurduğu sonuçlar itibariyle etkilerinin devam ettiği zaman dilimini ifade eder. Kriz artık kontrol altına alınmıştır ve kriz sonrası iyileştirme ve yeniden inşa çalışmaları başlamıştır. Bu çalışmalar gelecek dönem için bu ve benzeri krizlerin tekrarlanıp tekrarlanmayacağını da belirler. “Çözüm veya çöküş aşaması” olarak da adlandırılabilecek bu dönemde yapılacak çalışmalar kurumun geleceğini de etkiler.