HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ

Planlama aşamasında sorulması gereken soruları dörde ayırmaktayız. Bunlar: kime sunuş yapacağım, neden bu sunuşu yapacağım, neyi sunacağım, nasıl sunacağımdır.

Dinleyicilerimizi tanıma sürecinde onlara ait dört farklı alanda bilgi toplamaya çalışırız. Bu alanlar: değerler, gereksinimler, özellikler ve sınırlılıklardır.

Sunuşlarda amaçları genel olarak dört başlıkta ele alabiliriz. Bu amaçlar; eğlendirmek, eğitmek, ikna etmek ve bilgilendirmektedir.

Sunuşta aktarmamız gereken düşünceleri düzenlemek ve daha iyi aktarmak için başvurduğumuz teknikler şunlardır: Beyin fırtınası gerçekleştirmek, destekleyici düşünceleri saptamak, kazançları belirlemek, görsel materyalleri tasarımlamak, dinleyici notları hazırlamak, çarpıcı bir giriş planlamak, akılda kalıcı bir şekilde sonlandırmak, dinleyicilerin sorularına hazırlanmak. Bunlardan dinleyici notları hazırlamak; önemli noktaların vurgulanması, yapılması gerekenlerin adım adım özetlenmesi ve sunuşta yer verilmeyen verilerin sunulması gibi faydalara sahiptir.

Böyle bir durumda dikkat edilmesi gereken nokta; dinleyicilerin yapmasını istediklerimizi yapmalarına engel olacak unsurlar yani sınırlılıklardır.

Sunuşlarda en çok faydalanılan uygulama Microsoft’un Power Point uygulamasıdır.

Görsellerin basit ve sade olması için başvurulan yöntemler bulunmaktadır. Bunlarda yanlış bilineni ise çok fazla sayıda görsel kullanımının daha iyi olacağıdır. Ancak temel kural iki dakika için bir görsel şeklinde olmalıdır.

Bayanların görünümlerinde makyajlarının sade; saçlarının dikkat çekmeyecek şekilde; çok parlak renkleri giymemiş; üzerine tam outran kıyafetleri tercih etmeleri gereklidir.

Normal konuşma hızını baz aldığımızda dakikada 125 kelime konuşmamız gerekmektedir.

Birçok insan sunuş öncesinde veya sunuş sırasında heyecanlanabilmektedir. Önemli olan heyecanı kontrol etmek ve heyecanı sunuşun daha canlı geçmesi için kullanmaktadır. Heyecanı kontrol edebilmek ya da . yapıştırabilmek için birtakım teknikler bulunmaktadır. Bunlar; düşünceleri düzenlemek, hayalde canlandırmak, prova yapmak, derin nefes almak, kasları gevşetici hareketler yapmak, göz teması kurmak vb. Seçeneklerde yer alan sabit durmak ise heyecanı yatıştırmak yerine arttırmaya neden olabilir. Sabit durmak yerine aslen hareket etmek heyecanı kontrol altına almaya yardımcı olur.

Bir sunuma çıkılmadan önce mutlaka çeşitli hazırlıklar yapılmalıdır. Hazırlık aşamasında doğal olarak sunum planlamasından bahsedilebilir. Sunum planlanmasında temelde 4 soruya cevap aranır. Bunlar kime, neden, neyi ve nasıl sorularıdır. Seçeneklerde yer alan “kaç kişiye sunum yapacağım?” sorusu ise önemli gibi görünse de aslında planlama aşamasında önemli bir yer tutmaz. Çünkü sunumunuz içeriğinin belirleyicisi kaç kişinin onu dinleyeceği olmamalıdır. Aksi taktirde kişiyi yanlışa götürecektir. 10 kişi de 100 kişi de olsa sunum aynı derece özenle hazırlanmalıdır.

Sunum için önemli olan bir unsur dinleyicilerin dikkatinin çekilmesidir. Dinleyici dikkati ise çarpıcı bir giriş ile sağlanabilir. Anekdot, fıkra ya da şaka, soru, bilimsel veri gibi unsurlar çarpıcı bir giriş yapmaya yardımcı olabilir. Fakat sunum yapılacak kişinin sahneye davet ile gelmesi oldukça sıradan bir durum olmaktadır.

Dinleyicilerin soru sorma vakitleri geldiğinde ne tür soruların sorulacağını kestirmek gerekir. Seçeneklerde verilen “sorunun kalitesine göre davranmak” ifadesi yanlış bir ifade olmaktadır. Çünkü etkili bir soru-cevap için aslında her soru eşit önem vermek gerekir. Aksi taktirde dinleyiciler bundan mutlu olmayacaktır.

Düşünceleri ya da aktarmak istenen içeriği düzenlemek için farklı teknikler kullanılır. Genellikle düşünceleri ya da içeriği düzenlemek için 8 adım atılmaktadır. Bunlar sırasıyla; beyin fırtınası gerçekleştirmek, destekleyici düşünceleri saptamak, kazançları belirlemek, görsel materyalleri tasarımlamak, dinleyici notları hazırlamak, çarpıcı bir giriş yapmak, akılda kalıcı biçimde sonlandırmak ve dinleyicilerin sorularına hazırlanmaktır.

Bir sunum planında düşünceleri planlamak için kullanılan 8 aşamalı tekniğin en son aşaması dinleyici sorularına hazırlanmaktır.

Temelde zihin görsellerle çalışmaktadır. Zihinlerin görsellerle çalışıyor olması, sunuşumuzda aktarmak istediğimiz düşünceleri dinleyicilerin daha kolay algılayabilmesi için görsel materyallerden yararlanmayı gerektirmektedir. Görsel materyalleri kullanmaktaki ana amaç sözel açıklamaların desteklenmesi, pekiştirilmesi ve görselleştirilmesidir.

Görsel materyalleri oluştururken dikkat edilecek temel kural basit ve sadece olmalarına dikkat etmektir. Bir görsel materyalde çok fazla bilgi aktarılmamalıdır. Aksi durumda dinleyiciler çabuk sıkılabilir. Seçeneklere bakıldığında ise “kullanılacak görsel materyallerin sayısının fazla olması” ifadesi, basit ve sade olmak ile çelişmektedir. Fazla görsel karmaşaya neden olabilir.

Soru kökünde şirketin mali durumu ile ilgili bir konudan bahsedilmektedir ve bu konunun yöneticilere anlatılmasından. Bu doğrultuda sunumun amacı mali durum ile ilgili olarak yöneticilerin bilgilendirilmesidir.

Soru kökünden anlaşılacağı üzere yeni çıkan bir ürün tanıtımı için gittiğiniz şirketi o ürünü almak için ikna etmeye çalışmak sunumunuzun ana amacıdır.

Sunumlarda heyecanı yenebilmek ve yatışmasını sağlayabilmek için bazı teknikler bulunmaktadır. Bunlar: düşünceleri düzenlemek, hayalde canlandırmak, prova yapmak, göz teması kurmak, derin nefes almak, kasları gevşetici hareketler yapmak, hareket etmektir.