HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ

Sunuşlarda yaptığımız açıklamalar genellikle insanların işitme duyularına yöneliktir. Ancak, farklı kaynaklardan gelen iletilerin yaklaşık % 80’ini görme duyumuz aracılığıyla algılanmaktadır. Sözel açıklamalarımızın yanı sıra dinleyicilerin görme duyularına yönelik görseller kullanmamız da önemlidir. Doğru cevap C'dir.

Birçok insan sunuş öncesinde veya sunuş sırasında heyecanlanabilmektedir. Önemli olan heyecanı kontrol etmek ve heyecanı sunuşun daha canlı geçmesi için kullanmaktadır. Heyecanı kontrol edebilmek ya da yapıştırabilmek için birtakım teknikler bulunmaktadır. Bunlar; düşünceleri düzenlemek, hayalde canlandırmak, prova yapmak, derin nefes almak, kasları gevşetici hareketler yapmak, göz teması kurmak vb. Seçeneklerde yer alan sabit durmak ise heyecanı yatıştırmak yerine arttırmaya neden olabilir. Sabit durmak yerine aslen hareket etmek heyecanı kontrol altına almaya yardımcı olur.

Bir sunuma çıkılmadan önce mutlaka çeşitli hazırlıklar yapılmalıdır. Hazırlık aşamasında doğal olarak sunum planlamasından bahsedilebilir. Sunum planlanmasında temelde 4 soruya cevap aranır. Bunlar kime, neden, neyi ve nasıl sorularıdır. Seçeneklerde yer alan “kaç kişiye sunum yapacağım?” sorusu ise önemli gibi görünse de aslında planlama aşamasında önemli bir yer tutmaz. Çünkü sunumunuz içeriğinin belirleyicisi kaç kişinin onu dinleyeceği olmamalıdır. Aksi takdirde kişiyi yanlışa götürecektir. 10 kişi de 100 kişi de olsa sunum aynı derece özenle hazırlanmalıdır.

Sunum için önemli olan bir unsur dinleyicilerin dikkatinin çekilmesidir. Dinleyici dikkatini çekmek ise çarpıcı bir giriş ile sağlanabilir. Anekdot, fıkra ya da şaka, soru, bilimsel veri gibi unsurlar çarpıcı bir giriş yapmaya yardımcı olabilir. Fakat sunum yapılacak kişinin sahneye davet ile gelmesi oldukça sıradan bir durum olmaktadır.

Dinleyicilerin soru sorma vakitleri geldiğinde ne tür soruların sorulacağını kestirmek gerekir. Seçeneklerde verilen “sorunun kalitesine göre davranmak” ifadesi yanlış bir ifade olmaktadır. Çünkü etkili bir soru-cevap için aslında her soru eşit önem vermek gerekir. Aksi takdirde dinleyiciler bundan mutlu olmayacaktır.

Düşünceleri ya da aktarmak istenen içeriği düzenlemek için farklı teknikler kullanılır. Genellikle düşünceleri ya da içeriği düzenlemek için 8 adım atılmaktadır. Bunlar sırasıyla; beyin fırtınası gerçekleştirmek, destekleyici düşünceleri saptamak, kazançları belirlemek, görsel materyalleri tasarımlamak, dinleyici notları hazırlamak, çarpıcı bir giriş yapmak, akılda kalıcı biçimde sonlandırmak ve dinleyicilerin sorularına hazırlanmaktır.

Bir sunum planında düşünceleri planlamak için kullanılan 8 aşamalı tekniğin en son aşaması dinleyici sorularına hazırlanmaktır.

Temelde zihin görsellerle çalışmaktadır. Zihinlerin görsellerle çalışıyor olması, sunuşumuzda aktarmak istediğimiz düşünceleri dinleyicilerin daha kolay algılayabilmesi için görsel materyallerden yararlanmayı gerektirmektedir. Görsel materyalleri kullanmaktaki ana amaç sözel açıklamaların desteklenmesi, pekiştirilmesi ve görselleştirilmesidir.

Görsel materyalleri oluştururken dikkat edilecek temel kural basit ve sadece olmalarına dikkat etmektir. Bir görsel materyalde çok fazla bilgi aktarılmamalıdır. Aksi durumda dinleyiciler çabuk sıkılabilir. Seçeneklere bakıldığında ise “kullanılacak görsel materyallerin sayısının fazla olması” ifadesi, basit ve sade olmak ile çelişmektedir. Fazla görsel karmaşaya neden olabilir.

Soru kökünde şirketin mali durumu ile ilgili bir konudan ve bu konunun yöneticilere anlatılmasından bahsedilmektedir. Bu doğrultuda sunumun amacı mali durum ile ilgili olarak yöneticilerin bilgilendirilmesidir.

Soru kökünden anlaşılacağı üzere yeni çıkan bir ürün tanıtımı için gittiğiniz şirketi o ürünü almak için ikna etmeye çalışmak sunumunuzun ana amacıdır.

Etkili bir sunuş yapmanın doğuştan gelen bir yetenek olduğu ve öğretilemeyeceğine ilişkin bir inancınız olabilir. Ama bu inanç yanlıştır! Eski Yunan döneminde bile bu inancın yanlış olduğuna ilişkin çalışmalar yer almaktadır. Örneğin Aristo, M.Ö. 350 yıllında yazdığı kitabında etkili bir sunuşun nasıl yapılabileceğine ilişkin ipuçları vermektedir. Etkili sunuş yapabilme becerisine sahip olduğunu düşündüğümüz kişiler genellikle bu becerilerini geliştirmek için çok zaman harcamışlardır. Bunun için öncelikle temel yeterlikler olarak kabul edebileceğimiz düzenleme, hazırlanma, sunma ve heyecanı kontrol etme becerilerini öğrenmişlerdir.

Gereksinimler, olması gerekenler ile var olanlar arasındaki farklardır.

Notları sunuş öncesinde dağıtabiliriz. Böylece dinleyicilerimizin sunuş sırasında anlattıklarımızı takip etmesine olanak sağlamış oluruz. Ancak bu durumda dinleyicilerimiz bizi dinlemekten çok notları okuyabilirler. Bu sorunu ortadan kaldırmanın bir yolu, notları dinleyicilere sunuşun çok öncesinde dağıtmak ve incelemeleri için fırsat vermektir. Ek olarak, notların neden dağıtıldığını ve nasıl kullanılmaları gerektiğini belirtmek de yardımcı olabilir. Notları sunuş sırasında da dağıtalabiliriz. Ancak bu tür bir kullanımda dikkatli olmalıyız. Notların dağıtımını çok çabuk yapmalıyız. Ayrıca bu notlar o an vurgulamakta olduğumuz konu ile ilgili olmalıdır. Sunuş notlarını, sunuşun sonunda dağıtmayı da seçebiliriz. Dinleyicilerimiz notlarla uğraşarak bizi dinlemiyorlar ise, notları dağıtmak en sona bırakılabilir. Bu durumda, dinleyicilere sunuş sonunda notları alacakları belirtilmelidir. Böylece, örneğin, görsel materyallerdeki bilgileri yazmak ya da anlattıklarımızı not etmek gibi, bizi dinlemelerine engel olan işlerle uğraşmamaları sağlanabilir.

En uzak noktada oturan dinleyicinin rahat görebileceği bir büyüklük seçilmelidir. Deneyimler göstermiştir ki, yazı büyüklüğü en az 18 punto olmalıdır.

Her görselde en fazla 4 ayrı renk kullanılmalıdır. Bu sayının aşılması gözün yorulmasına yol açabilir ve iletilerin algılanması güçleşebilir.

Düşüncelerin düzenlenmesi, başka bir deyişle içeriğe ilişkin sık yapılan hatalar şunlardır:

Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak

Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise genellikle şu tür hatalar yapılmaktadır:

Soru soran kişiyle göz temasından kurmalıyız.

Düşüncelerimizi ya da aktarmak istediğimiz içeriği düzenleyebilmek için farklı teknikler kullanabiliriz. Bu tekniklerden biri aşağıda açıklanmıştır. Sekiz adımı olan bu teknik, beyin fırtınası ile başlayıp dinleyicilerin sorularına hazırlanmak ile sunuşa hazırlığın tamamlanmasını önermektedir.

Araştırmalar sunuş öncesinde en az iki kez bu tür prova yapmanın sunuşun etkisini arttıracağı görüşündedirler.