HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ

Planlama, sunuşa hazırlık sürecinin önemli bir aşamasıdır. Planlama aşamasında dört temel soruya cevap ararız. Bunlar: 1. Kime sunuş yapacağım? 2. Neden bu sunuşu yapacağım? 3. Neyi sunacağım? 4. Nasıl sunacağım?

Heyecan, insanların kendilerini stres altında hissettikleri an ortaya çıkan doğal bir tepkidir. Stresi hissettiğimizde, psikolojik değişime bağlı olarak, mide bulantısı, baş dönmesi, terleme, ellerde ve bacaklarda kaşıntı, hızlı kalp atışı gibi rahatsızlıklar ortaya çıkabilir. Sunuş yapmak da genelde strese neden olur. Heyecanımızı kontrol edebilmek ya da yatışmasını sağlamak için uygulayabileceğimiz bazı teknikler bulunmaktadır: DÜşüncelerimizi düzenlemek, Hayalimizde canlandırmak, Prova yapmak, Derin nefes almak, Kasları gevşetici hareketler yapmak, Hareket etmek, Göz teması kurmak gibi.

Dinleyicilerimizi tanıma sürecinde dört farklı alana ilişkin bilgi toplamaya çalışırız. Bunlar: Değerler Gereksinimler Sınırlılıklar ve Özelliklerdir.

Etkili bir soru-cevap ya da tartışma etkinliği gerçekleştirebilmek için şu kurallara dikkat etmelisiniz: • Soruyu dikkatli dinleyip tam olarak ne sorulduğunu net olarak anlayın. • Soru sorulurken nasıl cevaplayacağınız konusunda ipuçları verecek vücut hareketlerinden kaçının. • Her soruya eşit önem verin. “iyi bir soru”, “bravo” ya da “çok güzel bir soru” gibi ifadeler kullanmayın. • Olumlu ifadeler içeren soruları tekrar ederek herkesin duymasını sağlayın. • Olumsuz ifadeler içeren soruları olumlu ifadeler ile tekrar ederek kontrolün sizde olduğunu vurgulayın. • Cevaplarınız samimi olsun. Eğer cevabı bilmiyorsanız, bilmediğinizi söyleyin ve cevabı bularak ileteceğiniz konusunda söz verin. • Soruyu dinlerken ve cevaplarken, soru soran dinleyici ile göz temasınızı kaybetmeyin. • Cevaplarınızı, sunuşta vurguladığınız ana düşüncelerle ilişkilendirin. • Soruları cevaplarken kendi deneyimlerinizi, uzman görüşlerini, bilimsel verileri kullanın.

Görsel materyalleri kullanmaktaki amacımız ekranda bir şeylerin görünmesi, herkesin kullanıyor olması, daha profesyonel görünmek ya da dinleyicileri ayrıntılı tablo ve şekillerle etkilemek değildir. Görsel materyalleri temelde sözel aç›klamalarımızı desteklemek, pekiştirmek ve görselleştirmek için kullanmalıyız.

Görünümünüz ile dinleyicilerde olumlu bir izlenim yaratabilmek için uyulması gereken ana kural aşırılığa kaçmamaktır. Odak noktası, giydikleriniz ya da taktıklarınız değil, siz olmalısınız. Bunun için sade desenleri, takıları ve renkleri seçmelisiniz.

Bir sunuşun etkili olmasına engel olabilecek etkenler genellikle düşüncelerin düzenlenmesi ve bunların aktarımına ilişkindir. Düşüncelerin düzenlenmesi, başka bir deyişle içeriğe ilişkin sık yapılan hatalar şunlardır: * Net ve açık bir hedef belirlememek • Dinleyicilerin değerleri, gereksinimleri, sınırlılıkları ve özelliklerini dikkate almamak • Sunuşun başlangıcında dinleyicilere konuyu uygun biçimde tanıtmamak • Anahtar kavramları ya da teknik terimleri tanımlamamak • Sunuş için öngörülen zamana sığmayacak kadar çok bilgiyi aktarmaya çalışmak • Kendini tekrar etmek • Zamanı doldurmak için içeriği yaymaya çalışmak • Çok fazla ve gereksiz ayrıntıya girmek • Çok fazla ya da yetersiz sayıda görsel materyal kullanmak • Soru ve tartışmalara olanak tanımamak • Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise genellikle şu tür hatalar yapılmaktadır: • Konuyu istekli ve heyecanlı biçimde sunmamak • Çok yavaş ya da çok hızlı, çok yüksek ya da çok alçak sesle konuşmak • Sunuş notlarınızla ya da kalemle oynamak • Sunuş kartlarından kelime kelime okumak • Dinleyicilerin tamam›yla göz temas› kurmamak • Dinleyicilere şirin görünmeye çalışmak • Dinleyicilerin anlamayacağı bir dil kullanmak • Hatalar ya da eksiklikler için özür dilemek • Hataları saklamaya çalışmak • “›››”, “eee” ve “aaa” gibi duraklama sesleri çıkarmak • Sürekli hareket halinde olmak ya da hareketsiz kaskatı kesilmek • Kürsünün ya da yansıtma cihazlarının arkasına saklanmak • Perdenin önünde durarak dinleyicilerin görmesini engellemek

Bir sunuşun etkili olmasına engel olabilecek etkenler genellikle düşüncelerin düzenlenmesi ve bunların aktarımına ilişkindir. Düşüncelerin düzenlenmesi, başka bir deyişle içeriğe ilişkin sık yapılan hatalar şunlardır: * Net ve açık bir hedef belirlememek • Dinleyicilerin değerleri, gereksinimleri, sınırlılıkları ve özelliklerini dikkate almamak • Sunuşun başlangıcında dinleyicilere konuyu uygun biçimde tanıtmamak • Anahtar kavramları ya da teknik terimleri tanımlamamak • Sunuş için öngörülen zamana sığmayacak kadar çok bilgiyi aktarmaya çalışmak • Kendini tekrar etmek • Zamanı doldurmak için içeriği yaymaya çalışmak • Çok fazla ve gereksiz ayrıntıya girmek • Çok fazla ya da yetersiz sayıda görsel materyal kullanmak • Soru ve tartışmalara olanak tanımamak • Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise genellikle şu tür hatalar yapılmaktadır: • Konuyu istekli ve heyecanlı biçimde sunmamak • Çok yavaş ya da çok hızlı, çok yüksek ya da çok alçak sesle konuşmak • Sunuş notlarınızla ya da kalemle oynamak • Sunuş kartlarından kelime kelime okumak • Dinleyicilerin tamam›yla göz temas› kurmamak • Dinleyicilere şirin görünmeye çalışmak • Dinleyicilerin anlamayacağı bir dil kullanmak • Hatalar ya da eksiklikler için özür dilemek • Hataları saklamaya çalışmak • “›››”, “eee” ve “aaa” gibi duraklama sesleri çıkarmak • Sürekli hareket halinde olmak ya da hareketsiz kaskatı kesilmek • Kürsünün ya da yansıtma cihazlarının arkasına saklanmak • Perdenin önünde durarak dinleyicilerin görmesini engellemek.

Herhangi bir konuda aktarmak isteyebileceğimiz çok sayıda düşünce ya da bilgi olabilir. Beyin fırtınası ile aktarmak istediklerimizin ve gerekli olduğunu düşündüklerimizin hepsini düşünmeli ve bunları yazmalıyız. Her düşünce ya da bilgiyi “post-it” türü küçük kağıtlara yazmak, daha sonra bunları düzenlerken bize yardımcı olur. Olabildiğince çok düşünceyi yazdıktan sonra, sunuşta vurgulamamız gereken önemli ana düşünceleri çekip çıkarmalıyız. Herhangi bir sunuşta aktarılmak istenen ana düşünce sayısının iki ile beş arasında olmasına çalışılır. Ana düşüncelerimiz, sunuşta üzerinde duracağımız genel iddialarımızdır. Bunları seçerken daha önce cevapladığımız kim ve neden sorularını kendimize ölçüt olarak almalıyız. Böylece dinleyicilerimizin de¤er, gereksinim, sınırlılık ve özelliklerine uygun bir sunuş gerçekleştirebiliriz.

İletişim alanında yapılan araştırmalar, insanların en çok kendilerine ilk ve en son söylenenleri daha iyi hat›rladıklarını ortaya koymaktadır. Bu nedenle etkili bir sunuşun temel bileşenlerinden biri çarpıcı bir giriş yapmaktır. Girişlerin iki işlevi vardır: 1. Sunuşa ilişkin ön bilgi vermek - 2. Dikkati çekmek

Doğru Cevap A

"Kendini tekrar etmek" sunum yaparken yapılan yanlışlardan biridir.