Halkla İlişkilerde Sunum Teknikleri ve Uygulamaları

Bunun için öncelikle temel yeterlikler olarak kabul edebilece¤imiz düzenleme, hazırlanma, sunma ve heyecanı kontrol etme becerilerini öğrenmişlerdir.

Konuyu ne kadar iyi bilirsek bilelim, eğer neler aktaracağımızı (düşüncelerimizi) bir düzene koymadan sunuşa başlarsak heyecanlanabiliriz. Düşüncelerimizin iyi düzenlenmiş olması kendimize güvenimizi artırır. Kendine güven ise enerjimizi sunuşa odaklamamıza yardımcı olur.

Prova ayakta, sanki dinleyicilerin önünde konuşuyormuş gibi ve görsel materyalleri (eğer varsa) kullanarak gerçekleştirilmelidir. Araştırmalar, sunuş önesinde en az iki kez bu tür prova yapmanın, sunuşun etkisini artırdığını ortaya koymaktadır. Eğer mümkünse birinin provayı izlemesini, eleştirmesini ve/veya videoya almasını sağlayın. Eleştirileri dinleyip videoda kendinizi izledikten sonra sunuşumuzdaki son değişiklikleri yapar ve bu değişikliklerle birlikte bir prova daha gerçekleştiririz. Bu tür bir prova sonunda gerçekleştirilen sunuşta heyecan tamamen kontrol altındadır.

Derin nefes almak ve kasları gevşetici hareketler yapmak bu tekniklerdendir.

Tek bir noktada çakılı kalıp hareket etmeyen ve mimiklerini kullanmayan konuşmacılar kendilerini gergin hisseder. Gerginlikten kurtulabilmek için kasların esnetilmesi gerekir. Sunuş sırasında, doğal ve abartıdan uzak olmasına dikkat ederek ellerimizi, kollarımızı ve başımızı hareket ettirebiliriz. Vücudumuzun üst kısmı gibi (eğer mümkünse) bacaklarımızı da çalıştırabiliriz. İleri ya da iki yana doğru bir kaç adım atmak yeterli olabilir. Adım atmaya yeterince yer olmadığı durumlarda bile, en azından hemen yana yarım adım atarak kaslarımızın esnemesine olanak tanıyabiliriz.

Planlama aşamasında dört temel soruya cevap ararız. Bunlar:

1. Kime sunuş yapacağım?

2. Neden bu sunuşu yapacağım?

3. Neyi sunacağım?

4. Nasıl sunacağım?

Bilgi toplamaya çalıştığımız alanlar; değerler, gereksinimler, sınırlılıklar ve özelliklerdir.

Sınırlılıklar, dinleyicilerin yapmasını istediklerimizi yapmalarına engel olacak unsurlardır. Örneğin, dinleyicilerimiz eğer kullanacağımız teknik terimleri, kısaltmaları, benzetmeleri bilmiyorlarsa, yapmalarını istediklerimizin belirli bir maliyeti varsa ve dinleyicilerimiz bu maliyeti karşılayamacaklarsa, aktaracağımız konuya ilişkin dinleyiciler arasında bir anlaşmazlık varsa sunuşumuz başarılı olmayabilir.

Eğlendirmek, eğitmek, ikna etmek ve bilgilendirmek bu temel dört amaçlardandır.

Beyin fırtınası ile aktarmak istediklerimizin ve gerekli olduğunu düşündüklerimizin hepsini düşünmeli ve bunları yazmalıyız. Her düşünce ya da bilgiyi “post-it” türü küçük kağıtlara yazmak, daha sonra bunları düzenlerken bize yardımcı olur. Olabildiğince çok düşünceyi yazdıktan sonra, sunuşta vurgulamamız gereken önemli ana düşünceleri çekip çıkarmalıyız. Herhangi bir sunuşta aktarılmak istenen ana düşünce sayısının iki ile beş arasında olmasına çalışılır. Aksi halde, dinleyicilerin içeriği algılamada zorlandıkları belirtilmektedir.

Sunuşa katılan dinleyicilere sunuş notlarını dağıtmanın

1. önemli noktaların vurgulanması,

2. yapılması gerekenlerin adım adım özetlenmesi,

3. sunuş sırasında kullanılan görsel materyallerde yer verilemeyen verilerin (istatistikler, tablolar, çizimler, vb) sunulması gibi çeşitli yararları vardır.

Girişin işlevlerinden ilki sunuşa ilişkin ön bilgi vermek ve dikkati çekmektir.

Kendimizi tanıtmak, konunun önemini vurgulamak, sunuşun akışını belirtmek, sunuş sırasında ne tür materyallere gereksinim duyacaklarını açıklamak, dinleyicilerin neler kazanacaklarından söz etmek, sunuşun içeriğine ilişkin ipuçları vermek türü etkinlikler bu işlev altında değerlendirilmektedir.

Anekdot, fıkra ya da şaka, soru ve bilimsel bir veri paylaşmak çarpıcı bir giriş için kullanılabilecek yöntemlerdendir.

Etkili bir soru-cevap ya da tartışma etkinliği gerçekleştirebilmek için şu kurallara dikkat etmelisiniz:

• Soruyu dikkatli dinleyip tam olarak ne sorulduğunu net olarak anlayın.

• Soru sorulurken nasıl cevaplayacağınız konusunda ipuçları verecek vücut hareketlerinden kaçının.

• Her soruya eşit önem verin. “İyi bir soru”, “bravo” ya da “çok güzel bir soru” gibi ifadeler kullanmayın.

• Olumlu ifadeler içeren soruları tekrar ederek herkesin duymasını sağlayın.

• Olumsuz ifadeler içeren soruları olumlu ifadeler ile tekrar ederek kontrolün sizde olduğunu vurgulayın.

• Cevaplarınız samimi olsun. Eğer cevabı bilmiyorsanız, bilmediğinizi söyleyin ve cevabı bularak ileteceğiniz konusunda söz verin.

• Soruyu dinlerken ve cevaplarken, soru soran dinleyici ile göz temasınızı kaybetmeyin.

• Cevaplarınızı, sunuşta vurguladığınız ana düşüncelerle ilişkilendirin.

• Soruları cevaplarken kendi deneyimlerinizi, uzman görüşlerini, bilimsel verileri kullanın.

Görsel materyallerin basit ve kısa olmasını sağlayabilmek için;

• Görsel materyallerin sayısında cimri davranın
• Olabildiğince iletileri görselleştirin, metinlerden kaçının
• Her görselde yalnız bir düşünceyi vurgulayın
• Metin ve sayıların görünür olmasını sağlayın
• Renk kullanımında dikkatli davranın
• Görülmesi kolay resim ve çizimleri tercih edin
• “Olsun” diye görsel kullanmayın
• Görsel algıyı kolaylaştırın
• Tutarlı davranın.

Bir resim onlarca kelimeye değerdir. Sayısal ve istatistiksel veriler tablolar halinde sunulduğunda, dinleyiciler bunları ve aralarındaki ilişkileri kavramada zorlanmaktadır. Oysa bir grafik yardımıyla, soyut sayısal veriler görsel bir şekil alabilir. Böylece daha somut ve çok daha akılda kalıcı biçimde sunulabilir. Grafik kullanırken, olabildiğince basit olmasına, yalnızca önemli sayıların verilmesine, yatay ve dikey eksenlerin etiketlerinin belirtilmesine dikkat etmeliyiz. Benzer biçimde özellikle soyut düşünce ve bilgiler de resim ya da çizim biçiminde somutlaştırılabilir. Böylece dinleyicilerin daha kolay algılamaları sağlanabilir.

• Slayt, tepegöz ya da data/video yansıtma cihazı kullanıyorsanız, bu araçların sizin sol tarafınızda ve dinleyicilere 45 dereceli bir açıyla yerleştirilmelerini sağlayın. İnsanların göz hareketleri soldan başlayarak sağa doğru ilerler. Görsel araçları sola yerleştirdiğimizde dinleyicilerinizin gözleri önce sizin üzerinizde olacak, daha sonra görüşlerinizi yansıtan görselleri görecek, sonra size geri döneceklerdir. Görsel yardımcı araçların yanında, dinleyicilere yüzünüz dönük olarak ayakta durun.
• İşaret etmek istediğiniz noktaları göstermek için bir tahta ya da lazer nokta (pointer) kullanabilirsiniz. Bunları sol elinizde tutun ve gösterirken olabildiğince dinleyicilerle göz temasını kaçırmayın.
• Sunuşun yapıldığını salonun tamamen aydınlatılmasını sağlayın. Ekrandaki görüntülerin net görülemediği durumlarda ekrana yakın olan ışıkları söndürebilirsiniz. Ancak karanlıkta kalmamalısınız. Benzer biçimde dinleyicilerin oldu¤u bölümün de aydınlık kalmasına dikkat edin.
• Tahta ya da çevirmeli yaprak (flipchart) üzerine yazı yazmanız gerekebilir. Yazı yazarken, sırtınız dinleyicilere dönük durumda konuşmayın. Yazdıktan sonra dinleyicilerle göz temasını kurup konuşmaya başlayın.

• Takım elbiseler tercih edilmelidir. Ancak, parlak renklerden ve kareli kumaşlardan kaçınılmalıdır. Genellikle, lacivert, gri ve siyah renkler daha profesyonel izlenim oluşturur. Dinleyicilerin özelliklerine ve değerlerine bağlı olarak spor ceketler ve bunlara uygun renkte pantolonlar da giyilebilir.
• Dinleyicilere bağlı olarak ceket düğmeleri iliklenebilir. Hatta bazen daha samimi bir hava oluşturmak için ceket tamamen çıkarılabilir.
• Kravat rengi seçerken, göz ve yüz rengi uyumuna dikkat edilebilir. Çoğu kaynakta önerilen kırmızı kravat rengi size uygun olmayabilir. Kırmızı renk dikkati çektiği için ilginin aktardıklarınızdan çok kravatınız üzerinde odaklanmasına yol açabilir. Daha az dikkati çeken renkler tercih edilmelidir.
• Ayakkabılar, giysilere uygun renkte ve modelde, rahat ve boyalı olmalıdır. Çoraplar da ayakkabılara uygun olmalıdır. Çoraplar, oturulduğunda pantolon paçasından bacağın görülmesini engelleyecek uzunlukta olmalıdır. Ayakkabı ile aynı ya da yakın renkte kemerler tercih edilmelidir.
• Saç, sakal, bıyık yeni kesilmiş ve taranmış olmalıdır.

Sunuş sırasında dinleyicilerle kurduğunuz göz teması, sesinizin tonunu kontrol edişiniz, vücut ve yüz hareketleriniz etkili bir konuşmanın gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Bazı kültürlerde farklılık göstermesine karşın çoğunlukla, konuşurken karşıdaki kişinin gözlerine bakmak kendine güven izlenimi ve samimiyet duygusu oluşturur. Bu nedenle konuşurken mutlaka dinleyicilerinize bakmalısınız. Ses tonumuzun doğal olması ve karşılıklı konuşma havası yaratması sunuşumuzun etkili olmasına katkı sağlayacaktır. Öte yandan, monoton bir ses, dikkatin kolay dağılmasına yol açabilir. Tüm dinleyicilerin sizi rahat duyabileceği bir yükseklikte konuşmalısınız. Yüz ve vücut hareketleri de olumlu izlenimin oluşmasına yardımcı olur. Yüz hareketlerinden (mimiklerden) yararlanılırken aşırıyaya kaçılmamasına çalışılmalıdır.

Sunuşun içeriğiyle ilgili sık yapılan hatalar ;

• Net ve açık bir hedef belirlememek
• Dinleyicilerin değerleri, gereksinimleri, sınırlılıkları ve özelliklerini dikkate almamak
• Sunuşun başlangıcında dinleyicilere konuyu uygun biçimde tanıtmamak
• Anahtar kavramları ya da teknik terimleri tanımlamamak
• Sunuş için öngörülen zamana s›¤mayacak kadar çok bilgiyi aktarmaya çalışmak
• Kendini tekrar etmek
• Zamanı doldurmak için içeriği yaymaya çalışmak
• Çok fazla ve gereksiz ayrıntıya girmek
• Çok fazla ya da yetersiz sayıda görsel materyal kullanmak
• Soru ve tartışmalara olanak tanımamak
• Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak.

Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise genellikle şu tür hatalar yapılmaktadır;

• Konuyu istekli ve heyecanlı biçimde sunmamak

• Çok yavaş ya da çok hızlı, çok yüksek ya da çok alçak sesle konuşmak

• Sunuş notlarınızla ya da kalemle oynamak

• Sunuş kartlarından kelime kelime okumak

• Dinleyicilerin tamamıyla göz teması kurmamak

• Dinleyicilere şirin görünmeye çalışmak

• Dinleyicilerin anlamayacağı bir dil kullanmak

• Hatalar ya da eksiklikler için özür dilemek

• Hataları saklamaya çalışmak

• “ııı”, “eee” ve “aaa” gibi duraklama sesleri çıkarmak

• Sürekli hareket halinde olmak ya da hareketsiz kaskatı kesilmek

• Kürsünün ya da yansıtma cihazlarının arkasına saklanmak

• Perdenin önünde durarak dinleyicilerin görmesini engellemektir.