HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 11

Notları sunuş öncesinde dağıtabiliriz. Böylece dinleyicilerimizin sunuş sırasında anlattıklarımızı takip etmesine olanak sağlamış oluruz. Ancak bu durumda dinleyicilerimiz bizi dinlemekten çok notları okuyabilirler. Bu sorunu ortadan kaldırmanın bir yolu, notları dinleyicilere sunuşun çok öncesinde dağıtmak ve incelemeleri için fırsat vermektir. Ek olarak, notların neden dağıtıldığını ve nasıl kullanılmaları gerektiğini belirtmek de yardımcı olabilir. Notları sunuş sırasında da dağıtabiliriz. Ancak bu tür bir kullanımda dikkatli olmalıyız. Notların dağıtımını çok çabuk yapmalıyız. Ayrıca bu notlar o an vurgulamakta olduğumuz konu ile ilgili olmalıdır. Sunuş notlarını, sunuşun sonunda dağıtmayı da seçebiliriz. Dinleyicilerimiz notlarla uğraşarak bizi dinlemiyorlar ise, notları dağıtmak en sona bırakılabilir. Bu durumda, dinleyicilere sunuş sonunda notları alacakları belirtilmelidir. Böylece, örneğin, görsel materyallerdeki bilgileri yazmak ya da anlattıklarımızı not etmek gibi, bizi dinlemelerine engel olan işlerle uğraşmamaları sağlanabilir.

Sunuşa ilişkin ön bilgi vermek, kendimizi tanıtmak, konunun önemini vurgulamak, sunuşun akışını belirtmek, sunuş sırasında ne tür materyallere gereksinim duyacaklarını açıklamak, dinleyicilerin neler kazanacaklarından söz etmek, sunuşun içeriğine ilişkin ipuçları vermek türü etkinlikler giriş kısmının işlevleri altında değerlendirilmektedir. Çarpıcı bir giriş yapmak için bunların yanı sıra, öncelikle sunuş konusu olmak üzere farklı değişkenlere bağlı olarak bir video programının ya da ilgi çekici resimlerin gösterilmesi, bir şiir ya da makaleden kısa bir bölümün okunması ve hatta küçük bir canlandırmanın yapılması gibi farklı yöntemler de kullanılabilir.

Planlama, sunuşa hazırlık sürecinin önemli bir aşamasıdır. Planlama aşamasında dört temel soruya cevap ararız. Bunlar:
1.Kime sunuş yapacağım?
2. Neden bu sunuşu yapacağım?
3. Neyi sunacağım?
4. Nasıl sunacağım?

Sunuş yaparken düşüncelerin düzenlenmesi, başka bir deyişle içeriğe ilişkin sık yapılan hatalardan bazıları şunlardır:

Heyecanı kontrol edebilmek ya da yatışmasını sağlamak için uygulayabileceğimiz bazı teknikler bulunmaktadır:
Düşüncelerimizi Düzenlemek - Hayalimizde Canlandırmak - Prova Yapmak - Derin Nefes Almak - Kasları Gevşedici Hareketler Yapmak - Hareket Etmek - Göz Teması Kurmak. Doğru cevap A'dır.

Düşüncelerimizi ya da aktarmak istediğimiz içeriği düzenleyebilmek için farklı teknikler kullanabiliriz. Bu tekniklerden biri aşağıda açıklanmıştır. Sekiz adımı olan bu teknik, beyin fırtınası ile başlayıp dinleyicilerin sorularına hazırlanmak ile sunuşa hazırlığın tamamlanmasını önermektedir.

Her ne kadar çeşitli durumlarda farklılık olsa da genellikle, önce “kime sunuş yapacağım?” sorusunu cevaplamaya çalışırız. Başka bir deyişle sunuşumuza dinleyici olarak katılacakları tanımaya çalışırız. Dinleyicileri ve özelliklerini tanımak neyi, neden, nasıl anlatmamız gerektiği konusunda bize ipuçları verir. Doğru cevap D'dir

Düşüncelerimizi ya da aktarmak istediğimiz içeriği düzenleyebilmek için farklı
tekniklerde farklı adımlar kullanabiliriz, bu adımlar şöyle sıralanabilir: Beyin Fırtınası Gerçekleştirmek, Destekleyici Düşünceleri Saptamak, Kazançları Belirlemek, Görsel Materyalleri Tasarımlamak, Dinleyici Notları Hazırlamak, Çarpıcı Bir Giriş Planlamak, Akılda Kalıcı Biçimde Sonlandırmak, Dinleyicilerin Sorularına Hazırlanmak. Doğru cevap E'dir.

Okunabilirliği arttıran doğru yazı karakterinin kullanılması, punto değerinin seçimi, satır/kelime arası boşlukları doğru ayarlanması; Metin ve sayıların görünür olmasını sağlayacaktır. Doğru cevap A'dır.

Kasları Gevşedici Hareketler Yapmak - Stres kaslarımızın gerilmesine, ellerimizin
ve ayaklarımızın titremesine yol açabilir. Sunuşa başlamadan hemen önce
bazı basit hareketler yaparak kasları gevşetmek yararlı olabilir. Doğru cevap C'dir

Renk kullanımında dikkatli davranın - Her görselde en fazla 4 ayrı renk kullanın. Bu sayıyı aştığında gözün yorulmasına yol açacağından, aktarmak istediğiniz
iletilerin algılanması güçleşebilir. Doğru cevap D'dir.

İkna etme amacı taşıyan bir sunumun sonunda dinleyicilere neyin (hangi eylemin), ne zaman ve nasıl yapılması gerektiği açıkça söylenmelidir. Doğru cevap E'dir.

Sunuşlarda yaptığımız açıklamalar genellikle insanların işitme duyularına yöneliktir. Ancak, farklı kaynaklardan gelen iletilerin yaklaşık % 80’ini görme duyumuz aracılığıyla algılanmaktadır. Sözel açıklamalarımızın yanı sıra dinleyicilerin görme duyularına yönelik görseller kullanmamız da önemlidir. Doğru cevap C'dir.

Birçok insan sunuş öncesinde veya sunuş sırasında heyecanlanabilmektedir. Önemli olan heyecanı kontrol etmek ve heyecanı sunuşun daha canlı geçmesi için kullanmaktadır. Heyecanı kontrol edebilmek ya da yapıştırabilmek için birtakım teknikler bulunmaktadır. Bunlar; düşünceleri düzenlemek, hayalde canlandırmak, prova yapmak, derin nefes almak, kasları gevşetici hareketler yapmak, göz teması kurmak vb. Seçeneklerde yer alan sabit durmak ise heyecanı yatıştırmak yerine arttırmaya neden olabilir. Sabit durmak yerine aslen hareket etmek heyecanı kontrol altına almaya yardımcı olur.

Bir sunuma çıkılmadan önce mutlaka çeşitli hazırlıklar yapılmalıdır. Hazırlık aşamasında doğal olarak sunum planlamasından bahsedilebilir. Sunum planlanmasında temelde 4 soruya cevap aranır. Bunlar kime, neden, neyi ve nasıl sorularıdır. Seçeneklerde yer alan “kaç kişiye sunum yapacağım?” sorusu ise önemli gibi görünse de aslında planlama aşamasında önemli bir yer tutmaz. Çünkü sunumunuz içeriğinin belirleyicisi kaç kişinin onu dinleyeceği olmamalıdır. Aksi takdirde kişiyi yanlışa götürecektir. 10 kişi de 100 kişi de olsa sunum aynı derece özenle hazırlanmalıdır.

Sunum için önemli olan bir unsur dinleyicilerin dikkatinin çekilmesidir. Dinleyici dikkatini çekmek ise çarpıcı bir giriş ile sağlanabilir. Anekdot, fıkra ya da şaka, soru, bilimsel veri gibi unsurlar çarpıcı bir giriş yapmaya yardımcı olabilir. Fakat sunum yapılacak kişinin sahneye davet ile gelmesi oldukça sıradan bir durum olmaktadır.

Dinleyicilerin soru sorma vakitleri geldiğinde ne tür soruların sorulacağını kestirmek gerekir. Seçeneklerde verilen “sorunun kalitesine göre davranmak” ifadesi yanlış bir ifade olmaktadır. Çünkü etkili bir soru-cevap için aslında her soru eşit önem vermek gerekir. Aksi takdirde dinleyiciler bundan mutlu olmayacaktır.

Düşünceleri ya da aktarmak istenen içeriği düzenlemek için farklı teknikler kullanılır. Genellikle düşünceleri ya da içeriği düzenlemek için 8 adım atılmaktadır. Bunlar sırasıyla; beyin fırtınası gerçekleştirmek, destekleyici düşünceleri saptamak, kazançları belirlemek, görsel materyalleri tasarımlamak, dinleyici notları hazırlamak, çarpıcı bir giriş yapmak, akılda kalıcı biçimde sonlandırmak ve dinleyicilerin sorularına hazırlanmaktır.

Bir sunum planında düşünceleri planlamak için kullanılan 8 aşamalı tekniğin en son aşaması dinleyici sorularına hazırlanmaktır.

Temelde zihin görsellerle çalışmaktadır. Zihinlerin görsellerle çalışıyor olması, sunuşumuzda aktarmak istediğimiz düşünceleri dinleyicilerin daha kolay algılayabilmesi için görsel materyallerden yararlanmayı gerektirmektedir. Görsel materyalleri kullanmaktaki ana amaç sözel açıklamaların desteklenmesi, pekiştirilmesi ve görselleştirilmesidir.