HALKLA İLİŞKİLER UYGULAMA TEKNİKLERİ - Deneme Sınavı - 10

Görsel materyalleri oluştururken dikkat edilecek temel kural basit ve sadece olmalarına dikkat etmektir. Bir görsel materyalde çok fazla bilgi aktarılmamalıdır. Aksi durumda dinleyiciler çabuk sıkılabilir. Seçeneklere bakıldığında ise “kullanılacak görsel materyallerin sayısının fazla olması” ifadesi, basit ve sade olmak ile çelişmektedir. Fazla görsel karmaşaya neden olabilir.

Soru kökünde şirketin mali durumu ile ilgili bir konudan ve bu konunun yöneticilere anlatılmasından bahsedilmektedir. Bu doğrultuda sunumun amacı mali durum ile ilgili olarak yöneticilerin bilgilendirilmesidir.

Soru kökünden anlaşılacağı üzere yeni çıkan bir ürün tanıtımı için gittiğiniz şirketi o ürünü almak için ikna etmeye çalışmak sunumunuzun ana amacıdır.

Etkili bir sunuş yapmanın doğuştan gelen bir yetenek olduğu ve öğretilemeyeceğine ilişkin bir inancınız olabilir. Ama bu inanç yanlıştır! Eski Yunan döneminde bile bu inancın yanlış olduğuna ilişkin çalışmalar yer almaktadır. Örneğin Aristo, M.Ö. 350 yıllında yazdığı kitabında etkili bir sunuşun nasıl yapılabileceğine ilişkin ipuçları vermektedir. Etkili sunuş yapabilme becerisine sahip olduğunu düşündüğümüz kişiler genellikle bu becerilerini geliştirmek için çok zaman harcamışlardır. Bunun için öncelikle temel yeterlikler olarak kabul edebileceğimiz düzenleme, hazırlanma, sunma ve heyecanı kontrol etme becerilerini öğrenmişlerdir.

Gereksinimler, olması gerekenler ile var olanlar arasındaki farklardır.

Notları sunuş öncesinde dağıtabiliriz. Böylece dinleyicilerimizin sunuş sırasında anlattıklarımızı takip etmesine olanak sağlamış oluruz. Ancak bu durumda dinleyicilerimiz bizi dinlemekten çok notları okuyabilirler. Bu sorunu ortadan kaldırmanın bir yolu, notları dinleyicilere sunuşun çok öncesinde dağıtmak ve incelemeleri için fırsat vermektir. Ek olarak, notların neden dağıtıldığını ve nasıl kullanılmaları gerektiğini belirtmek de yardımcı olabilir. Notları sunuş sırasında da dağıtalabiliriz. Ancak bu tür bir kullanımda dikkatli olmalıyız. Notların dağıtımını çok çabuk yapmalıyız. Ayrıca bu notlar o an vurgulamakta olduğumuz konu ile ilgili olmalıdır. Sunuş notlarını, sunuşun sonunda dağıtmayı da seçebiliriz. Dinleyicilerimiz notlarla uğraşarak bizi dinlemiyorlar ise, notları dağıtmak en sona bırakılabilir. Bu durumda, dinleyicilere sunuş sonunda notları alacakları belirtilmelidir. Böylece, örneğin, görsel materyallerdeki bilgileri yazmak ya da anlattıklarımızı not etmek gibi, bizi dinlemelerine engel olan işlerle uğraşmamaları sağlanabilir.

En uzak noktada oturan dinleyicinin rahat görebileceği bir büyüklük seçilmelidir. Deneyimler göstermiştir ki, yazı büyüklüğü en az 18 punto olmalıdır.

Her görselde en fazla 4 ayrı renk kullanılmalıdır. Bu sayının aşılması gözün yorulmasına yol açabilir ve iletilerin algılanması güçleşebilir.

Düşüncelerin düzenlenmesi, başka bir deyişle içeriğe ilişkin sık yapılan hatalar şunlardır:

Ana düşünceler arasında geçişi vurgulamamak

Düşünce ve bilgilerin aktarımında ise genellikle şu tür hatalar yapılmaktadır:

Soru soran kişiyle göz temasından kurmalıyız.

Düşüncelerimizi ya da aktarmak istediğimiz içeriği düzenleyebilmek için farklı teknikler kullanabiliriz. Bu tekniklerden biri aşağıda açıklanmıştır. Sekiz adımı olan bu teknik, beyin fırtınası ile başlayıp dinleyicilerin sorularına hazırlanmak ile sunuşa hazırlığın tamamlanmasını önermektedir.

Araştırmalar sunuş öncesinde en az iki kez bu tür prova yapmanın sunuşun etkisini arttıracağı görüşündedirler.

Planlama aşamasında sorulması gereken soruları dörde ayırmaktayız. Bunlar: kime sunuş yapacağım, neden bu sunuşu yapacağım, neyi sunacağım, nasıl sunacağımdır.

Dinleyicilerimizi tanıma sürecinde onlara ait dört farklı alanda bilgi toplamaya çalışırız. Bu alanlar: değerler, gereksinimler, özellikler ve sınırlılıklardır.

Sunuşlarda amaçları genel olarak dört başlıkta ele alabiliriz. Bu amaçlar; eğlendirmek, eğitmek, ikna etmek ve bilgilendirmektedir.

Sunuşta aktarmamız gereken düşünceleri düzenlemek ve daha iyi aktarmak için başvurduğumuz teknikler şunlardır: Beyin fırtınası gerçekleştirmek, destekleyici düşünceleri saptamak, kazançları belirlemek, görsel materyalleri tasarımlamak, dinleyici notları hazırlamak, çarpıcı bir giriş planlamak, akılda kalıcı bir şekilde sonlandırmak, dinleyicilerin sorularına hazırlanmak. Bunlardan dinleyici notları hazırlamak; önemli noktaların vurgulanması, yapılması gerekenlerin adım adım özetlenmesi ve sunuşta yer verilmeyen verilerin sunulması gibi faydalara sahiptir.

Böyle bir durumda dikkat edilmesi gereken nokta; dinleyicilerin yapmasını istediklerimizi yapmalarına engel olacak unsurlar yani sınırlılıklardır.

Sunuşlarda en çok faydalanılan uygulama Microsoft’un Power Point uygulamasıdır.

Görsellerin basit ve sade olması için başvurulan yöntemler bulunmaktadır. Bunlarda yanlış bilineni ise çok fazla sayıda görsel kullanımının daha iyi olacağıdır. Ancak temel kural iki dakika için bir görsel şeklinde olmalıdır.

Bayanların görünümlerinde makyajlarının sade; saçlarının dikkat çekmeyecek şekilde; çok parlak renkleri giymemiş; üzerine tam outran kıyafetleri tercih etmeleri gereklidir.